采辦合同管理存在的問題及對(duì)策

張旭娟

（中海石油化學(xué)股份有限公司，海南 東方 572600）

一、采辦合同管理的相關(guān)簡(jiǎn)述

（一）基本概念

采辦合同，其實(shí)就是企業(yè)從其供方，通過有償?shù)姆绞蕉@得物資與服務(wù)等，并利用書面形式的方式對(duì)雙方的權(quán)利與義務(wù)進(jìn)行明確的規(guī)定與說明，由此確保合同雙方均受到合同法的有效約束與合理保護(hù)。

（二）主要特點(diǎn)

1.工期不確定性顯著

由于采辦合同的參與單位較多，如施工單位，服務(wù)商，代理商等，在主觀因素與客觀因素的共同作用下，無法充分確保各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都能夠符合預(yù)期施工計(jì)劃與目標(biāo)。這便會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目的工期出現(xiàn)不同程度的延長(zhǎng)，必將使得項(xiàng)目的整體成本投入明顯增加。

2.系統(tǒng)性較強(qiáng)

要完成采辦合同，需要多個(gè)部門的共同配合，例如財(cái)務(wù)部，技術(shù)部，法律部，以及審計(jì)監(jiān)察部等等。由于采辦合同會(huì)涉及到多個(gè)部門，要實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，也要保障合同的系統(tǒng)性，才能確保各個(gè)部門間信息傳遞的及時(shí)性與精準(zhǔn)性，在保障采辦合同法律效應(yīng)的基礎(chǔ)上提高合同的執(zhí)行效率與質(zhì)量。

（三）重要作用

針對(duì)市場(chǎng)而言，開展采辦合同管理，能確保企業(yè)的履約率得到顯著的提升，增強(qiáng)企業(yè)的信譽(yù)與口碑，從本質(zhì)上提升企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。針對(duì)企業(yè)而言，開展采辦合同管理，不僅有助于企業(yè)管理水平的提升，還能對(duì)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)的保護(hù)，避免因采辦合同缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性而給企業(yè)帶來不必要的麻煩與損失。

二、存在的問題

（一）缺乏科學(xué)完善的合同管理制度

科學(xué)完善的采辦合同管理制度能有效引導(dǎo)并監(jiān)督企業(yè)合同的簽訂與執(zhí)行，這是企業(yè)合同管理的主要依據(jù)。但是現(xiàn)階段大部分企業(yè)都缺乏科學(xué)完善的合同管理制度，甚至部分企業(yè)的合同管理制度還存在明顯的漏洞，這必然會(huì)直接提升企業(yè)發(fā)展過程中的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

（二）對(duì)合同的執(zhí)行與管理缺乏高度重視與科學(xué)認(rèn)知

1.大部分的企業(yè)在開展采辦合同簽訂前，都對(duì)合同雙方資質(zhì)審查工作缺乏重視與落實(shí)，一旦某一方的資質(zhì)存在問題，必將會(huì)對(duì)后期合同的執(zhí)行與管理造成相應(yīng)的影響。另外，部分企業(yè)在開展合同簽訂時(shí)，并未及時(shí)征求與考慮相關(guān)部門的意見與建議，由此必將對(duì)合同的完善性與嚴(yán)謹(jǐn)性造成不同程度的影響。

2.在采辦合同的簽訂環(huán)節(jié)，忽視招評(píng)標(biāo)過程的現(xiàn)象，以及對(duì)合同的談判過程缺乏合理安排等現(xiàn)象都十分常見，這些現(xiàn)象必將對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益造成嚴(yán)重的影響。與此同時(shí)，在合同談判結(jié)束后，大部分的企業(yè)都未能及時(shí)安排專業(yè)的人員，如法律，稅務(wù)，以及財(cái)務(wù)等，科學(xué)開展合同審查與會(huì)簽工作，由此便會(huì)直接提升合同執(zhí)行與管理階段的風(fēng)險(xiǎn)指數(shù)。

3.當(dāng)采辦合同簽訂工作結(jié)束之后，相關(guān)人員要立即對(duì)合同進(jìn)行編號(hào)與歸檔處理，但是部分企業(yè)都容易忽略該環(huán)節(jié)的工作，所以合同過程檔案遺失現(xiàn)象偶有發(fā)生。

三、應(yīng)對(duì)措施

（一）及時(shí)構(gòu)建采辦合同管理制度并對(duì)其進(jìn)行完善與優(yōu)化

科學(xué)完善的采辦合同管理制度能夠提升采辦合同管理工作的有效性與嚴(yán)謹(jǐn)性。為此，企業(yè)相關(guān)部門要結(jié)合自身采辦工作的需求與特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的采辦合同管理制度，并在后期的執(zhí)行過程中進(jìn)行優(yōu)化與完善，增強(qiáng)采辦合同管理的系統(tǒng)性，規(guī)范性以及法律性。

（二）強(qiáng)化采辦合同全過程管理

1.對(duì)采辦合同的特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的分析，由此確保企業(yè)選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商，保障采辦雙方的資質(zhì)符合具體要求，由此提升采辦合同的執(zhí)行效率。

2.在采辦合同的起草環(huán)節(jié)，要重視相關(guān)法律法規(guī)的查閱與參考，落實(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本的借鑒，提升采辦合同的精準(zhǔn)性與嚴(yán)謹(jǐn)性。在采辦合同的洽談中，要按照招標(biāo)文件和供應(yīng)商的投標(biāo)文件結(jié)合合同項(xiàng)目與內(nèi)容開展洽談工作，重視合同履約和罰則談判，從而給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

3.選派專業(yè)的人員及時(shí)審查采辦合同的內(nèi)容，針對(duì)不完善的部分進(jìn)行科學(xué)的修改。在合同簽訂時(shí)，要選派專業(yè)人員參與合同簽訂工作，由此保障合同內(nèi)容的規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。

4.嚴(yán)格按照相關(guān)要求使用合同專用章進(jìn)行合同的簽訂，當(dāng)合同簽訂結(jié)束后要及時(shí)對(duì)合同開展編號(hào)與歸檔處理，利用信息化手段建立合同臺(tái)賬，保存電子合同文檔，由此為后期的查閱提供便利。

（三）落實(shí)工作團(tuán)隊(duì)的強(qiáng)化與提升

1.結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求開展合同管理人才的選拔工作，確保合同管理團(tuán)隊(duì)的工作人員具有過硬的專業(yè)能力與良好的職業(yè)素養(yǎng)。避免企業(yè)法律法規(guī)方面的工作進(jìn)行純粹的外包處理，提升企業(yè)自身對(duì)合同管理的主動(dòng)性。

2.企業(yè)相關(guān)部門要有效落實(shí)對(duì)采辦合同管理人員的培訓(xùn)與提升工作，同時(shí)積極開展與合同法相關(guān)的法律法規(guī)培訓(xùn)工作，拓展企業(yè)管理范圍，增強(qiáng)企業(yè)管理的整體水平。

3.在企業(yè)的業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門開展定期調(diào)查研究工作，實(shí)際了解與掌握企業(yè)不同部門的具體需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)采辦合同管理中存在的問題并科學(xué)處理，提升企業(yè)采辦合同管理的實(shí)效性。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)采辦合同管理具有明顯的系統(tǒng)性與復(fù)雜性，保障企業(yè)采辦合同管理的科學(xué)性與有效性，能直接提升企業(yè)的綜合效益。為此，相關(guān)部門的工作人員要及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)采辦合同管理工作中存在的問題，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定科學(xué)完善的應(yīng)對(duì)措施，由此提升企業(yè)采辦合同的嚴(yán)謹(jǐn)性，為企業(yè)綜合效益的提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障。