如何加強(qiáng)基層信訪檔案收集工作

李澤龍

（大同區(qū)信訪調(diào)處中心，黑龍江 大慶 163515）

在基層信訪檔案工作中，基層信訪檔案工作是不可或缺、不可替代、不可忽視的基礎(chǔ)工作，是信訪部門直接形成并集中保存的文字、圖表、聲像等具有查考利用價(jià)值的真實(shí)記錄，因此，做好檔案收集工作，為信訪工作服務(wù)至關(guān)重要。

一、信訪檔案的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容龐大繁雜

我們的國(guó)家是人民當(dāng)家做主，充分享有自由、民主，所以會(huì)有群眾信訪，信訪檔案來(lái)自群眾，其內(nèi)涵也比較廣泛。其中的信訪檔案內(nèi)容，包括各階層、各領(lǐng)域群眾的反饋信息，既有機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)，又有干部、個(gè)人，因此，每年的信訪材料，包括所涉及的人、事、物，內(nèi)容都是龐大而繁雜的。

（二）載體多樣化

信訪對(duì)象不會(huì)受到任何限制，所以涉及各階級(jí)，信訪載體也就包含了各種樣式的信紙等，在內(nèi)容上也有各種各樣的顏色、字跡等，其中使用的書寫方式也包含了地方方言、漢語(yǔ)拼音等樣式。

（三）材料的交叉

信訪材料的處理是不同機(jī)關(guān)、不同領(lǐng)導(dǎo)共同處理、介入而產(chǎn)生的相關(guān)文字材料，且信息量較大。形成信訪材料的過(guò)程，有信訪部門直接處理的，也有相關(guān)上級(jí)單位轉(zhuǎn)送、委托辦理的各種形式。為保證信訪事件的全面性、真實(shí)性，各有關(guān)單位的材料均應(yīng)立卷歸檔。

（四）信訪時(shí)間的隨機(jī)性

在一般的檔案管理工作中，有關(guān)單位按時(shí)間順序?qū)ο嚓P(guān)材料進(jìn)行了一定程度的處理和歸檔，而信訪材料是不可以按照一般的檔案管理方法進(jìn)行歸檔。在對(duì)信訪材料的處理上，往往因事件復(fù)雜，處理周期長(zhǎng)，上訪群眾對(duì)處理結(jié)果不滿，而多年前的信訪材料又因再次上訪而無(wú)法結(jié)案。所以，為保證舉報(bào)材料的真實(shí)性、全面性，應(yīng)根據(jù)不同階段提供的材料分別立卷。

（五）復(fù)雜的材料來(lái)源

由于信訪對(duì)象沒(méi)有約束的特點(diǎn)，涵蓋了社會(huì)很多人群，因此，信訪人群體十分廣泛。一些訪問(wèn)者為了得到關(guān)注，在同一時(shí)間向多個(gè)政府單位、有影響力的人或領(lǐng)導(dǎo)寫信訴說(shuō)原委，這種情況也經(jīng)常發(fā)生。

二、信訪檔案收集的范圍和原則

（一）收集的范圍

信訪單位在工作中形成的文件、材料較多，應(yīng)按歷史價(jià)值分為永久、長(zhǎng)期、短期歸檔保存。如無(wú)區(qū)分地收集全部存檔，既不利于保存和利用，又會(huì)造成人力、物力的浪費(fèi)。

（二）收集的原則

（1）收集歸檔的文件、材料，要有一定的查考利用價(jià)值，不然就不應(yīng)該收集存檔。（2）收集存檔的文件、材料，必須已處理完畢或已結(jié)束。仍在辦理中的，由承辦單位暫時(shí)保存，完成后收集歸檔。（3）收集存檔的文件、材料，必須已處理完畢或已結(jié)束。仍在辦理中的，由承辦單位暫時(shí)保存，完成后收集歸檔。

三、基層信訪檔案收集管理缺失

（一）缺乏重視

相關(guān)人員對(duì)基層信訪工作重視不夠，如：有的單位亂放信訪的文件，沒(méi)有固定的存放位置，有固定的存放位置，也會(huì)不注意存放環(huán)境，沒(méi)有防盜措施，有的單位對(duì)信訪文件進(jìn)行收集、分類整理未及時(shí)，歸檔不規(guī)范，易造成信訪材料的損壞或丟失，嚴(yán)重影響了檔案工作的有序開(kāi)展。

（二）缺乏人才和管理機(jī)制

近幾年來(lái)，隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信訪工作也朝著信息化的方向發(fā)展，這就要求檔案工作者不僅要熟悉檔案管理的相關(guān)模式，還要具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能。實(shí)際上，情況是不同，基層信訪檔案管理部門缺乏專業(yè)技術(shù)管理人員，也缺乏相應(yīng)的管理機(jī)制。連專門負(fù)責(zé)日常管理的工作人員都沒(méi)有，信訪部門的很多檔案管理工作是兼職人員承擔(dān)，這些都為基層信訪檔案工作的有效開(kāi)展帶來(lái)了障礙。

（三）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作機(jī)制和規(guī)范化

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，讓基層信訪檔案工作可以適合現(xiàn)有的社會(huì)需求。在信訪檔案的收集環(huán)節(jié)，無(wú)論是整理、收集、編制、管理、應(yīng)用，都應(yīng)當(dāng)重視落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化的工作機(jī)制。但是，目前許多一線單位對(duì)于收集工作不夠重視，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的工作機(jī)制，缺少落實(shí)的措施和細(xì)節(jié)。很多一線單位的工作指引只有方向性的，缺乏具體實(shí)操性，在收集環(huán)節(jié)沒(méi)有明確何種檔案該如何收集，何種崗位有什么權(quán)利和職責(zé)，使得檔案收集管理工作無(wú)法有序管理。

（四）檔案收集工作職能不明晰

許多基層組織的架構(gòu)往往是金字塔式的直線架構(gòu)管理，這就容易造成在一線部門各自為政、組織之間溝通缺乏的問(wèn)題，造成了檔案收集過(guò)程中工作開(kāi)展困難。不同科室職能的壁壘效應(yīng)明顯，對(duì)于檔案收集工作的開(kāi)展就產(chǎn)生了一些障礙。人事部門、行政部門對(duì)一線部門下達(dá)的收集命令，落實(shí)到基層往往就大打折扣，表現(xiàn)在一線信訪機(jī)構(gòu)不知道怎么搜集、不重視如何收集好，檔案收集之后也缺乏有效的監(jiān)督檢查過(guò)程。

四、加強(qiáng)基層信訪檔案收集工作的有效的策略

（一）建立責(zé)任制并加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建立責(zé)任制度，首先，有必要明確責(zé)任主體。第一責(zé)任人為領(lǐng)導(dǎo)，第二責(zé)任人為部門負(fù)責(zé)人，各級(jí)信訪部門至少配備一名專職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案管理。同時(shí)，為滿足基層信訪檔案的基本需要和有效開(kāi)展，信訪單位的檔案管理部門必須把檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)納入整體規(guī)劃。一是對(duì)接待信訪的管理人員進(jìn)行了基本的專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握了多種高效的檔案管理技能，有效地解決了檔案管理中存在的問(wèn)題，提高了檔案管理的質(zhì)量和水平。第二，要重視信訪工作人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能的培養(yǎng)，不斷提高他們的網(wǎng)上自學(xué)能力，既要提高信訪檔案工作人員的理論水平和實(shí)際操作水平，又要把基層信訪檔案工作人員培養(yǎng)成為復(fù)合型、功能性人才。第三，重視考核指標(biāo)掛鉤和應(yīng)用。責(zé)任落實(shí)最重要的環(huán)節(jié)就是將指標(biāo)和負(fù)責(zé)人的績(jī)效掛鉤，部門負(fù)責(zé)人要對(duì)信訪信息收集承擔(dān)一定的責(zé)任，在年終績(jī)效中加入檔案收集考核的內(nèi)容，突出對(duì)事業(yè)單位檔案收集工作的重要性。在新常態(tài)的環(huán)境下，組織檔案收集部門落實(shí)評(píng)價(jià)指標(biāo)，組織人事、業(yè)務(wù)、黨委等多方參與，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)評(píng)價(jià)的公平公正和客觀。

（二）強(qiáng)化工作人員管理觀念

在對(duì)信訪檔案進(jìn)行具體管理的過(guò)程中，相關(guān)人員需要不斷強(qiáng)化管理理念，確保工作組織到位。在開(kāi)展信訪檔案工作前，要建立一個(gè)相對(duì)完善的組織機(jī)構(gòu)，信訪檔案工作組由相關(guān)單位負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，而中層領(lǐng)導(dǎo)小組則由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，以保證和監(jiān)督各部門檔案工作持續(xù)、穩(wěn)定地開(kāi)展。另外，還需有一名兼職管理員，負(fù)責(zé)信訪工作檔案的整理、保存、管理，并將檔案相關(guān)工作置于工作議程之中。由于信訪檔案本身的重要性和保密性，要求相關(guān)人員充分履行崗位職責(zé)，做好保密要求。

（三）管理流程規(guī)范化

在具體的信訪檔案管理過(guò)程中，有關(guān)部門需要不斷完善管理制度，在工作中做到要有制度可依有法可循，從而合理開(kāi)展日常的檔案管理工作，保證檔案管理程序的規(guī)范化。根據(jù)自身特點(diǎn)，在有關(guān)部門頒布的相關(guān)法律法規(guī)的框架下，建立相應(yīng)的管理制度，包括信訪檔案的歸檔、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、責(zé)任制等制度。不斷完善相關(guān)的制度與體系，才能有效地促進(jìn)信訪檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

（四）管理形成有效閉環(huán)

除了制度落實(shí)、流程規(guī)范、人員管理、績(jī)效激勵(lì)之外，還需要形成有效的管理閉環(huán)。第一，運(yùn)用新技術(shù)手段落實(shí)預(yù)約收集環(huán)節(jié)，充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)、AI、大數(shù)據(jù)工具，結(jié)合過(guò)去的業(yè)務(wù)實(shí)際情況，預(yù)料可能產(chǎn)生的問(wèn)題，將收集環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作提前公布，讓一線信訪部門能提前做好準(zhǔn)備，盡可能將信訪材料的收集實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化收集、自動(dòng)化歸檔，減少人工干預(yù)。第二，現(xiàn)場(chǎng)收集環(huán)節(jié)中，相關(guān)職能部門要全程參與檔案的驗(yàn)收工作、鑒定工作，對(duì)于收集的信訪材料，第一時(shí)間做好檢查、驗(yàn)收、入檔。例如，在政府的信訪處專項(xiàng)答疑活動(dòng)中，相關(guān)檔案收集部門也必須知曉會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間、內(nèi)容，便于了解進(jìn)度、更好地對(duì)材料進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備，保障檔案材料收集的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和完整性。第三，設(shè)卡收集，指的是在信訪流程中通過(guò)設(shè)計(jì)不同的卡位環(huán)節(jié)，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)流程能夠主動(dòng)進(jìn)行設(shè)卡收集。例如，信訪部門的群眾來(lái)訪的登記工作完全可以在小程序、公眾號(hào)上完成，相關(guān)信訪材料登記確認(rèn)后可以自動(dòng)掃描和上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，驗(yàn)核環(huán)節(jié)進(jìn)行相應(yīng)的邏輯審核和正常入庫(kù)，只有完成這些工作，一個(gè)信訪工作單才算真正完成，工作量才能夠被有效記錄。這樣，通過(guò)行政、流程、指標(biāo)的手段，可以對(duì)檔案收集的質(zhì)量和效率提供有效的保障。

五、結(jié)語(yǔ)

基層信訪檔案的管理是信訪工作的一項(xiàng)重要而基礎(chǔ)的工作，需要得到高度重視。加強(qiáng)基層信訪檔案收集工作，充分發(fā)揮自身的特點(diǎn)，密切聯(lián)系人民群眾，不斷提高信訪檔案管理水平。