論房產(chǎn)檔案管理的信息化建設

孫瑤

（哈爾濱市三開房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001）

隨著科學技術的推進與發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理工作的開展也需要堅持與時俱進原則，不斷推進信息化建設，讓房產(chǎn)檔案管理工作的開展更加高效，讓房產(chǎn)檔案管理更加高效，為群眾需要提供服務，讓房產(chǎn)檔案管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文就房產(chǎn)檔案管理的信息化建設進行分析，希望可以為房產(chǎn)檔案的高效管理提供借鑒。

一、房產(chǎn)檔案管理信息化建設的重要作用及意義

在當前房產(chǎn)檔案管理方面，信息化建設已經(jīng)成為重要任務及要求，具有十分重要的作用及意義。

首先，在房產(chǎn)檔案管理工作中，通過加強信息化及建設可使管理部門服務職能得以更好發(fā)揮。對于房產(chǎn)檔案管理而言，其最主要目的就是對檔案信息進行利用，在利用先進信息技術對房產(chǎn)檔案實行管理的基礎上，在房產(chǎn)檔案檢索方面也就能夠使其速度得以較大程度提升，有利于人們對房產(chǎn)檔案信息實行查閱及利用，從而也就能夠使房產(chǎn)檔案管理部門職能得以更充分發(fā)揮。

其次，對于計算機檔案管理系統(tǒng)而言，由于其容量比較大，也就能夠?qū)ο嚓P檔案資料更好進行保存，可使檔案資料使用壽命得以延長，更好發(fā)揮出檔案信息的利用價值。

再次，在房產(chǎn)檔案信息化管理得以實現(xiàn)的基礎上，可使檔案管理成本得以有效降低。在以往房產(chǎn)檔案管理工作過程中，往往都需要投入較多人力、物力及財力，然而在信息化管理得以實現(xiàn)的基礎上，主要就是利用計算機系統(tǒng)進行信息存儲，從而可使管理成本得以較大程度降低，實現(xiàn)資源節(jié)約。

二、房產(chǎn)檔案管理信息化建設有效途徑

通過對房產(chǎn)檔案信息化管理的重要性分析，提高了工作認識，作為相關工作人員，應該深入探索更加完善的管理模式，從而才能提高房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，以進一步保證房產(chǎn)工作順利開展，基于此，下面進行深入探索。

（一）實現(xiàn)物理件和電子件的協(xié)同發(fā)展

為保證房地產(chǎn)信息的詳細具體和精準，這就要將房地產(chǎn)檔案信息與房產(chǎn)交易兩大系統(tǒng)有效結(jié)合，一個方面是將房產(chǎn)交易時產(chǎn)生的產(chǎn)權信息直接形成文本歸入到檔案信息管理系統(tǒng)，從而進行保存；另一個方面是用數(shù)碼相機、掃描儀等現(xiàn)代技術設備，對相關資料做一些處理，形成圖像信息形式歸納到房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)里來管理；初始檔案的數(shù)據(jù)進入電腦，再用電腦里的分類、檢索、調(diào)閱、組合、復制等相關功能，建立一個完善精準的房產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)庫。房產(chǎn)檔案管理還要利用電腦技術較強的檢索功能，把房屋位置、產(chǎn)權人名字、房屋的面積、交易的具體時間、產(chǎn)權情況等房屋產(chǎn)權中的各個要點作為查詢的依據(jù)，進而使手工查詢的工作量得到進一步減輕，提升有效查詢的工作效率，為人們提供高質(zhì)量的信息查詢服務。

（二）建立健全全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡

數(shù)字化的檔案管理不僅給廣大人民帶來了方便，還緩解了檔案保護與檔案利用之間的矛盾，真正提升了檔案安全性和實際的完整性。房產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理系統(tǒng)應該對檔案開放的范圍設立一些相關訪問的權限，面向公眾可開放的房產(chǎn)檔案，可在公共網(wǎng)上查詢，而對那些只能內(nèi)部開放的房產(chǎn)檔案，需要使用時，一定要由負責房地產(chǎn)檔案管理的工作人員，通過內(nèi)部局域網(wǎng)來查詢。房產(chǎn)交易要結(jié)合房地產(chǎn)管理部門的相關特征，制定相對比較完善的房產(chǎn)檔案管理制度，修訂檔案管理崗位的責任分工，合理做到責權分明，嚴格把控，綜合提升房地產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，加強一體化檔案系統(tǒng)的有效建立，實現(xiàn)資源的全面共享，使房產(chǎn)檔案管理更加系統(tǒng)化、標準化、規(guī)范花，全面實現(xiàn)數(shù)字化方向的管理，建立一個健全的、全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)檔案管理網(wǎng)絡，并爭取走向與世界共發(fā)展的軌道。

（三）開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的信息資源

開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案的信息資源，總結(jié)一下主要有四種形式。

第一種形式是開放的宣傳形式。這也是最具客觀價值的開放利用形式。全面利用報紙、電視等新聞媒體加強整個社會的檔案管理意識，并通過房地產(chǎn)產(chǎn)權實務展覽、利用圖片館藏內(nèi)容等檔案實例來宣傳，讓房地產(chǎn)檔案能夠被社會所熟悉，擴大房地產(chǎn)檔案工作人員的整體知名度，并盡力去辦好房地產(chǎn)的專業(yè)期刊。

第二種形式是咨詢服務的形式。這是最為常見的開發(fā)利用形式。設房地產(chǎn)檔案室，方便房地產(chǎn)資料的借閱，合理使用檢查工具，多多去探索，各個渠道的用戶需要的檔案。

第三種是展開編研的形式。對房地產(chǎn)檔案資源做深入的開發(fā)和利用。房地產(chǎn)檔案的編研是把館內(nèi)收藏的檔案信息按規(guī)定的形式進行專業(yè)加工和整合，讓房地產(chǎn)檔案更系統(tǒng)、更專業(yè)。

第四種形式是完善建立房地產(chǎn)檔案信息平臺，用網(wǎng)絡化的方法相互利用，整體實現(xiàn)房產(chǎn)檔案資源的共享，這更是房地產(chǎn)檔案信息化管理發(fā)展的一個大趨勢。通過有效的開發(fā)與利用，能夠提高檔案管理價值，也利用提高房產(chǎn)管理質(zhì)量。

（四）完善檔案的雙套保存機制

房地產(chǎn)檔案雙套制是已簽署完畢，有實質(zhì)性法律成效的紙質(zhì)檔案，外加光盤或磁盤形式的電子檔案。對于房地產(chǎn)檔案的管理應該是雙保險，在電腦中存儲房地產(chǎn)檔案，紙質(zhì)檔案的備份要保存，只有這樣才能切實保障房地產(chǎn)檔案的整體安全。雙套制檔案保存機制有切實存在的必要，在承載形式上可以做些改變。房地產(chǎn)檔案管理部門一般都要求用光盤歸檔，在存儲的時候要有兩份，即正本、副本同時歸檔制度，其主要的目的是保證檔案歸檔后，外借時不會被其他不守規(guī)定的人所修改，圖紙文件進行有效鑒定，與圖物保持一致之后，完整的紙質(zhì)檔案和電子檔案就一同可進入歸檔。房地產(chǎn)檔案有效利用時，有關檔案修改、閱讀、檢查，都應該盡量去使用觸屏、計算機查詢等現(xiàn)代科技手段，對外借提供的可使用的電子文件均為只讀文件形式。這樣就能在一定范圍內(nèi)避免紙質(zhì)檔案與外界有過多接觸，保障檔案安全可靠的同時，全面提升紙質(zhì)檔案的保管壽命。

（五）集中資金和人力投入夯實信息化管理基礎

信息化建設需要進行有效的投入，才能進一步提升檔案管理信息化水平，投入主要集中在資金和人力兩個方面，這是檔案信息管理的基礎。

一是針對檔案信息化建設基礎設施做好投入。為了保證城建檔案的真實性、完整性，全面提高采集效果與質(zhì)量，需要高度重視檔案工作，將檔案信息化資金列入各級財政預算，這樣，就可能根據(jù)管理層次的不同，逐年進行更新，采用自主解決、外包服務、合作開放等形式，使檔案設施設備、軟件系統(tǒng)不斷提升。

二是檔案信息化建設必需的軟硬件基礎設施應配備齊全。要以檔案管理為基礎，做好相關建設，加強系統(tǒng)建設，對微縮設備、數(shù)碼相機、移動硬盤、UPS 電源、服務器、復印機、掃描儀、打印機、刻錄機等檔案相關的設備進行開發(fā)利用，構(gòu)建高效安全的檔案管理體系，不斷做好軟件開發(fā)和升級，確保其更加高效、順暢和便捷。

三、結(jié)束語

總之，檔案信息化建設使房產(chǎn)檔案管理方式發(fā)生質(zhì)的飛躍，房產(chǎn)檔案信息化建設是檔案管理工作的創(chuàng)新，能夠有效提高房產(chǎn)檔案管理水平。面對新的社會發(fā)展形勢，不動產(chǎn)登記中心的房產(chǎn)檔案管理必須要利用好信息化技術，通過信息化建設來提高工作效率。要在工作中加強工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變檔案管理的傳統(tǒng)思想，加快檔案的收集和信息化管理平臺的建設，進一步推動我國房產(chǎn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。