新形勢下如何做好檔案管理工作

崔平

（河北 石家莊 050000）

檔案管理對于我國政府、企業(yè)單位、事業(yè)單位及學校等都有著重要作用。信息技術(shù)的不斷完善使我國各單位對檔案管理的要求愈來愈高，因此，各單位要結(jié)合目前實際情況，提高檔案管理工作效率，推進檔案管理工作規(guī)范化進程，從而盡快實現(xiàn)檔案管理工作與新形勢時代要求相符合，將檔案管理工作效能發(fā)揮到極致。

一、新形勢下檔案管理工作的現(xiàn)存問題

隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和各種管理模式的不斷創(chuàng)新，傳統(tǒng)檔案管理工作模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)與危機。檔案管理工作對社會各企業(yè)、事業(yè)單位的運作與發(fā)展有著重要的作用，檔案管理的規(guī)范化影響著各單位內(nèi)部人才的調(diào)動和日常工作的管理，也在一定程度上影響著其經(jīng)濟效益的實現(xiàn)?，F(xiàn)代檔案管理工作逐漸由紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒐芾恚ㄟ^網(wǎng)絡工具和信息技術(shù)對檔案進行信息化與多媒體化。即便如此，目前的現(xiàn)代檔案管理工作仍然存在如檔案管理發(fā)展落后、檔案管理模式落后、缺乏相關(guān)人才等問題。

（一）檔案管理發(fā)展滯后

由于傳統(tǒng)企業(yè)管理模式對檔案管理工作的忽視，很多單位仍沒有意識到檔案管理工作對企業(yè)運行的重要作用。因此，在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的情況下，檔案管理工作沒有得到有效的發(fā)展，使目前的檔案管理已經(jīng)不能夠滿足社會發(fā)展情況下各單位的基本需求，使各企業(yè)的整體發(fā)展受到影響。

（二）檔案管理模式落后

目前我國的檔案管理工作在管理方式上仍沿襲著傳統(tǒng)檔案管理的工作方式，隨著各企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，單位內(nèi)部檔案增多，人工處理的方式不僅不能夠及時有效對檔案進行分類和保管，還增添了企業(yè)運轉(zhuǎn)的負擔，給企業(yè)正常發(fā)展形成了阻礙。雖然我國目前建立了一些與檔案管理工作相關(guān)的制度與政策，但各單位并沒有將其融入到日常的管理工作中，使檔案管理工作效率無法得到保障。

（三）檔案管理工作缺乏相關(guān)人才

各單位對檔案管理工作一直保持著忽視態(tài)度，使檔案管理部門缺乏相關(guān)人才。在信息技術(shù)與社會科技不斷發(fā)展的今天，很多檔案管理人員不具備專業(yè)的檔案管理技能，也沒有接受過相關(guān)的專業(yè)知識培訓，因而無法適應新的檔案管理工作要求，降低了檔案管理工作效率。

二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的具體對策

（一）建立健全完善的檔案管理工作制度

要想滿足新形勢下各單位對檔案管理工作的需求，規(guī)范化檔案管理工作，首先就要建立健全完善的檔案管理工作制度，這不僅是檔案管理工作法制化的要求，更是檔案管理規(guī)范化、科學化及合理化的基本保障。目前，我國政府已經(jīng)對檔案管理工作頒發(fā)了相關(guān)法律法規(guī)，各單位要將這些法律法規(guī)與公司內(nèi)部檔案管理工作制度相結(jié)合，保證檔案管理工作的有效發(fā)展，同時為檔案的收集、整理、保管與造成提供強有力的法律支持。除此之外，各單位要對檔案工作人員進行相關(guān)法律法規(guī)的宣傳與培訓，使檔案管理工作人員明確相關(guān)法律法規(guī)，保證工作行為的合法性，從而最大程度的發(fā)揮檔案管理工作制度的效能。

（二）制定與時代發(fā)展要求相符合的檔案管理方案

當今社會信息技術(shù)高速發(fā)展，計算機技術(shù)普及到家家戶戶，網(wǎng)絡在人們的日常生活中被廣泛應用，這些使檔案管理工作的發(fā)展面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，要想保證檔案管理工作在信息時代中得到穩(wěn)定有效的發(fā)展，就要制定出與時代要求相符合的、全新的檔案管理方案。各單位可以結(jié)合以往的檔案管理工作經(jīng)驗，對其進行總結(jié)、梳理、分析，對傳統(tǒng)檔案管理工作與現(xiàn)代化的檔案管理工作的相同點和不同點進行剖析，去糟取精，整理并計劃出與單位內(nèi)部情況相符合的具體工作流程，以現(xiàn)代化的管理手段、新形勢的管理理念和“新”與“老”相結(jié)合的管理章程推進檔案管理規(guī)范化的進程。這種方法不僅能夠在形式上以信息技術(shù)取代人工操作，更能在不脫離實際的基礎(chǔ)上提高檔案的利用率，在最大程度上實現(xiàn)檔案管理對企業(yè)的價值。

此外，網(wǎng)絡信息技術(shù)雖然能夠極大地提升檔案管理工作效率，促進企業(yè)發(fā)展，但是，網(wǎng)絡同樣具有一定程度的不安全因素。因此，檔案管理工作人員在基本工作之外還要重點關(guān)注其應用軟件和網(wǎng)絡工具的安全性、穩(wěn)定性和保密性，確保檔案的完整與真實。

（三）加強專業(yè)培訓力度，提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)

推進檔案管理的規(guī)范化進程，不僅要完善管理制度、制定相關(guān)方案，更要提高檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，保證相關(guān)工作人員的穩(wěn)定性，對其進行專業(yè)技能培訓，給工作人員增加檔案管理經(jīng)驗。要提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，一方面加強對其進行檔案安全意識的培訓，使檔案工作人員提升對檔案完整性、真實性與保密性的重視；另一方面要加強檔案管理工作人員的信息技術(shù)技能，對其進行系統(tǒng)專業(yè)的培訓與考核，推進檔案管理電子信息化。

另外，各單位還可以制定一些獎懲制度，幫助檔案管理工作人員樹立職業(yè)責任意識，激發(fā)工作人員的工作熱情，鼓勵其努力提升自身相關(guān)技能。

三、針對以上問題提出解決的對策

（一）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)

做好檔案管理工作，要建設(shè)起專業(yè)的檔案管理工作團隊，要選擇專業(yè)對口、業(yè)務水平足夠高的工作人員來從事，從業(yè)前要對其進行專業(yè)的培訓與考核，要在基礎(chǔ)上就做到專業(yè)、高效;對于既有的檔案管理工作人員，要定期對其進行培訓，要求其學習先進的管理知識、科學管理的方法與原則，提高工作效率與管理質(zhì)量，要與時俱進;此外，還應建立完善的考核機制，做到“有功必賞、有過必罰”，要讓從業(yè)人員充分提高積極性，避免一種思想的怠慢與輕視。

（二）健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導又約束職工。領(lǐng)導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（三）改進和完善檔案功能

使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動態(tài)。對檔案的功能應進行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應該予以保留;二是檔案的內(nèi)涵要進一步豐富和擴大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務。

（四）采用信息化管理手段

信息化是當今社會發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內(nèi)，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現(xiàn)人事檔案計算機輔助管理勢在必行。

（五）做好檔案管理工作，強化服務意識，提高服務水平是很有必要的

檔案管理人員要樹立“工作就是服務”的觀念。以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發(fā)點和歸宿。要明確服務方向，端正服務態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務質(zhì)量。服務的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標準的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務，是我們檔案工作者義不容辭的責任。

結(jié)語

總之，檔案管理工作規(guī)范化不僅能夠提升相關(guān)部門工作水平，提高企業(yè)檔案利用效率，還能推動企業(yè)整體發(fā)展。因此，各單位要抓住信息時代的機遇，摒棄傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，結(jié)合我國現(xiàn)有相關(guān)制度，充分發(fā)揮管理優(yōu)勢，盡快實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、合理化、法制化。