企業(yè)文書檔案電子信息化管理分析

聶晴

（秦皇島市凱盛環(huán)保服務(wù)有限公司，河北 秦皇島 066000）

一、企業(yè)文書檔案電子信息化管理的現(xiàn)實意義

（一）有利于更好地迎接信息化時代挑戰(zhàn)

21 世紀(jì)是信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，是一個強調(diào)信息技術(shù)開發(fā)與利用的時代?，F(xiàn)階段，隨著企業(yè)各項工作不斷深入推進(jìn)，文書檔案資源的數(shù)量較之以往有明顯增加，管理難度隨之加大。在這種背景下，企業(yè)要立足于檔案電子信息化管理這一大背景，進(jìn)一步開拓思路，將信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案管理領(lǐng)域，搭建一個設(shè)施齊備、操作便捷、管理高效的文書檔案管理平臺，適應(yīng)時代發(fā)展潮流，提升文書檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。

（二）有利于更好地發(fā)揮文書檔案的價值

文書檔案電子信息化管理的重點是對信息資源進(jìn)行開發(fā)與利用。作為一種重要的信息憑證，文書檔案能夠為企業(yè)管理人員提供決策咨詢、信息參考，能夠為檔案需求主體開展其他工作提供業(yè)務(wù)憑證。一方面，推動文書檔案電子信息化管理，按照一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠提升檢索效能，實現(xiàn)檔案“管理在于利用”的目標(biāo)。另一方面，動文書檔案電子信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)保存模式向電子化保存的轉(zhuǎn)變，極大程度上減少企業(yè)保管文書檔案資源的成本，延長了保管周期，進(jìn)而更好地在未來發(fā)揮文書檔案價值。

二、企業(yè)文書檔案電子信息化管理中常見的問題

（一）信息技術(shù)應(yīng)用滯后

部分企業(yè)對文書檔案電子信息化管理缺乏正確的認(rèn)識和深刻的理解，存在信息技術(shù)應(yīng)用滯后等問題。具體而言，一是紙質(zhì)文書資料掃描加工進(jìn)程緩慢，難以進(jìn)一步依托數(shù)字信息技術(shù)開展后續(xù)工作。在這種環(huán)境下，檔案管理人員無法應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等信息技術(shù)對檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理，更談不上數(shù)據(jù)庫建設(shè)。二是文書檔案管理系統(tǒng)在接收、傳輸現(xiàn)有電子文件時效率低下。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是文書檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)存在數(shù)據(jù)傳輸、共享壁壘，檔案管理人員需要對文書檔案資源進(jìn)行二次加工與處理難以有效降低文書檔案管理成本。三是大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的應(yīng)用不足，文書檔案在互聯(lián)網(wǎng)終端、檔案管理系統(tǒng)終端的檢索效率與質(zhì)量低下。

（二）信息技術(shù)在企業(yè)文書檔案編研中的應(yīng)用不足

文書檔案具有重要的憑證價值，能夠為企業(yè)決策、戰(zhàn)略制定、政策落實、制度修編、制度落實等工作提供重要的信息支撐。然而，實踐中部分企業(yè)尚未充分將信息技術(shù)應(yīng)用至文書檔案編研領(lǐng)域，存在編研效率低、編研成果單一、編研方式落后等問題。一是尚未結(jié)合企業(yè)的中心工作，將現(xiàn)代新媒體等信息技術(shù)應(yīng)用到文書檔案編研領(lǐng)域，無法最大限度地確保編研方式多元化。二是編研成果較為單一，仍然以紙質(zhì)檔案年鑒等形式呈現(xiàn)，導(dǎo)致編研成果缺乏生動性。

（三）文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)緩慢

文書檔案數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源體系化管理的目標(biāo)，便于后期檢索利用與開發(fā)。然而，實踐中部分企業(yè)忽視數(shù)據(jù)庫建設(shè)，難以推動文書檔案管理工作朝著共享化、智能化、數(shù)據(jù)化的方向發(fā)展。一是未結(jié)合本企業(yè)的文書檔案類型，對文書檔案的種類進(jìn)行細(xì)分，無法在總數(shù)據(jù)庫下建立若干子數(shù)據(jù)庫。二是數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求不明。部分企業(yè)為著眼于文書檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)范建設(shè)的要求開展該項工作，存在數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不一、質(zhì)量低下等問題。同時，部分企業(yè)數(shù)據(jù)庫只具有檢索功能和存儲功能，存在功能單一的問題，無法推動數(shù)據(jù)庫建設(shè)朝著智能化的方向發(fā)展。

（四）文書檔案安全管理工作滯后

眾所周知，計算機網(wǎng)絡(luò)、互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)是一個開放化的系統(tǒng)，極容易受到互聯(lián)網(wǎng)終端病毒、非法程序、黑客的威脅?，F(xiàn)階段，部分企業(yè)在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中只強調(diào)該技術(shù)對文書檔案管理水平的提升貢獻(xiàn)，忽視安全管理。一方面，尚未建立相應(yīng)的文書檔案安全管理機制，尚未明確互聯(lián)網(wǎng)終端文書檔案管理與開發(fā)的相關(guān)要求。另一方面，對新型安全管控技術(shù)的應(yīng)用能力不足，難以實現(xiàn)現(xiàn)代轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。

三、企業(yè)文書檔案電子信息化管理的基本路徑

（一）強化信息技術(shù)應(yīng)用，適應(yīng)信息化時代趨勢

要實現(xiàn)文書檔案電子信息化管理的目標(biāo)，首先就需要對紙質(zhì)文書資料進(jìn)行數(shù)字化加工和轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的數(shù)字類格式。一是要加快紙質(zhì)文書資料數(shù)字轉(zhuǎn)化工作，購置并引進(jìn)掃描設(shè)備、檔案管理軟件、高性能計算機、大容量硬盤等軟硬件設(shè)施，及時對紙質(zhì)類文書資料進(jìn)行掃描處理，并將其存儲到檔案管理軟件、硬盤等數(shù)字介質(zhì)中。二是要利用信息技術(shù)，打通文書檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)協(xié)同辦公系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)鏈路，確保系統(tǒng)與系統(tǒng)之間能夠快速傳輸、同步相應(yīng)的電子文件，提升歸檔效率以及檔案更新效率。例如，相應(yīng)的公文在協(xié)同辦公系統(tǒng)中處理完畢后，按照預(yù)定的傳輸途徑，直接傳入文書檔案管理系統(tǒng)，再由文書檔案管理人員立卷歸檔。三是要對大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)進(jìn)行深度應(yīng)用，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實現(xiàn)對文書檔案內(nèi)部字節(jié)等數(shù)據(jù)的深度檢索，提升文書檔案檢索效能。

（二）信息技術(shù)賦能檔案編研，創(chuàng)新文書檔案編研模式

信息化社會，企業(yè)要抓住信息技術(shù)的優(yōu)勢和特點，不斷創(chuàng)新文書檔案編研模式。一是要圍繞企業(yè)的中心工作，發(fā)掘文書檔案資源，并利用信息技術(shù)編寫具有企業(yè)特色的編研作品。例如，企業(yè)可以應(yīng)用多媒體技術(shù)、視頻技術(shù)、音頻技術(shù)對政策類、規(guī)章制度類、重點公文類的文書檔案資料進(jìn)行編研，提升編研成果的實用性和適用性，進(jìn)一步發(fā)揮編研成果的價值。二是要應(yīng)用信息技術(shù)對編研成果進(jìn)行加工，提升編研成果的生動性，節(jié)約文書檔案資源的編研成本。例如，企業(yè)可以圍繞重要時間節(jié)點、重大活動、重要實踐，深度挖掘文書檔案資源，形成相應(yīng)的光盤資料、影像資料、插畫集、電子圖書、有聲書。

（三）建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，提升科學(xué)管理能力

為了進(jìn)一步節(jié)約文書檔案信息化建設(shè)成本，便于后期檢索、開發(fā)以及利用，企業(yè)可以建立文書檔案數(shù)據(jù)庫。一是要明確數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。通常而言，企業(yè)可以結(jié)合本企業(yè)的實際情況，在數(shù)據(jù)庫中下設(shè)人事類、公文類、決議類、財務(wù)類、黨建類、機構(gòu)改革類、政策類、法規(guī)類等子數(shù)據(jù)庫，并規(guī)定各個數(shù)據(jù)庫中所要歸入的文書檔案資料。二是要細(xì)化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保數(shù)據(jù)庫建設(shè)能夠規(guī)范有序。一方面，需要對數(shù)據(jù)庫終端的文書檔案格式進(jìn)行細(xì)化，形成體系化、規(guī)范化的管理模式。具體而言，圖像類的可統(tǒng)一采用jpg 格式；電子文件類可統(tǒng)一采用pdf 格式；影像類則可統(tǒng)一采用avi 格式。另一方面，要探索在數(shù)據(jù)庫中加入自動生成數(shù)字目錄、自動分類鑒定、頁碼自動提取、統(tǒng)一排序、深度檢索、文件格式轉(zhuǎn)化、自動備份存儲等功能，提升數(shù)據(jù)庫建設(shè)的質(zhì)量。

（四）要充分重視文書檔案安全管理，堅持管理與利用并重的原則

企業(yè)在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，必須深刻認(rèn)識到信息技術(shù)的局限性和雙刃劍特點，建立健全文書檔案安全管理機制。一是要明確互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下文書檔案管理的基本制度，搭建安全、可控的管理環(huán)境。一方面，要明確互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下文書檔案傳輸、查閱、調(diào)出、復(fù)制的相關(guān)要求，并留存相應(yīng)的痕跡，建立相應(yīng)的臺賬，從事前角度確保安全。另一方面，要進(jìn)一步落實文書檔案安全管理責(zé)任，確保檔案信息安全保障工作的嚴(yán)肅性、秘密性。二是要進(jìn)一步應(yīng)用信息安全技術(shù)對文書檔案進(jìn)行加密處理。

四、結(jié)語

近年來，大數(shù)據(jù)、云儲存、云計算、數(shù)據(jù)庫、區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)鏈等信息技術(shù)被應(yīng)用至各行各業(yè)，對各行各業(yè)造成了沖擊，也帶來了發(fā)展機遇。具體到檔案事業(yè)，信息技術(shù)能夠有效實現(xiàn)檔案電子信息化管理的目標(biāo)，減輕檔案管理人員工作壓力，實現(xiàn)科學(xué)、智能、高效的目標(biāo)。為此，企業(yè)必須要抓住機遇，以創(chuàng)新思維開展檔案管理工作，確保檔案管理工作提質(zhì)增效。具體而言，一是要強化信息技術(shù)應(yīng)用，適應(yīng)信息化時代趨勢；二是要信息技術(shù)賦能檔案編研，創(chuàng)新文書檔案編研模式；三是要建立文書檔案數(shù)據(jù)庫，提升科學(xué)管理能力；四是要充分重視文書檔案安全管理，堅持管理與利用并重的原則。未來，信息技術(shù)會進(jìn)一步發(fā)展，企業(yè)只有緊跟潮流，著眼當(dāng)下，才能真正在未來行業(yè)競爭中提升競爭力。