民政部門檔案管理存在問題及優(yōu)化分析

杜婷婷

（河北省滄州市泊頭市民政局，河北 泊頭 062150）

前言：民政部門對(duì)人民的生活有著重要的作用，維持著人民日常生活中的和諧穩(wěn)定，是我國政府體系中最重要的部門之一，肩負(fù)著保障民生的責(zé)任。在當(dāng)前的民政部門檔案管理中還存在著一些問題，對(duì)檔案管理工作造成了一定的阻礙，因此應(yīng)該對(duì)癥下藥，用積極的態(tài)度解決問題，從而加強(qiáng)檔案管理工作的效率。

一、民政部門檔案管理中存在的問題

（一）人員綜合水平不強(qiáng)

現(xiàn)階段的許多民政部門的檔案管理人員由于缺少專業(yè)的技能培訓(xùn)，因此工作的專業(yè)技能水平較低，當(dāng)面對(duì)大量的檔案文件資料時(shí)無從下手，工作效率較低，無法從檔案中分析出有效資料與無效資料，導(dǎo)致檔案當(dāng)中的一些隱性資源得不到有效的轉(zhuǎn)化。在民政部門中存在個(gè)別工作人員其本身的素質(zhì)低下，缺乏工作素養(yǎng)，工作態(tài)度與意識(shí)并不端正，不重視檔案管理工作，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的整體水平降低。

（二）檔案使用效率較低

民政部門所收集到的檔案材料較多，種類繁雜，因此工作強(qiáng)度與難度較高。在民政工作中需要應(yīng)對(duì)各方面的事物，例如對(duì)退伍軍人的安置、對(duì)特殊人群的待遇或結(jié)婚登記等工作，在執(zhí)行此類工作時(shí)都需要查閱、使用檔案資料。但檔案資料數(shù)量過多，在實(shí)際工作中并無法及時(shí)的提取有效資料，工作效率大幅下降，進(jìn)而降低了檔案的使用效率[1]。

（三）檔案資料不夠完整

由于我國人口基數(shù)過大，人員流動(dòng)性較強(qiáng)，因此給基層檔案資料的收集工作造成了一定阻礙。由于人員的流動(dòng)，導(dǎo)致政府部門收集資料的難度大幅增加，人員不在本地或無法及時(shí)取得聯(lián)系的情況同樣會(huì)影響資料收集工作，導(dǎo)致許多資料收集并不完整。若無法及時(shí)收集到有價(jià)值的資料，就會(huì)影響民政工作的整體效果。

二、民政部門檔案管理中存在問題的解決措施

（一）加強(qiáng)相關(guān)人員綜合水平

若想有效提升民政部門檔案管理的工作效率，就需要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合水平與素養(yǎng)。高水平的人才可以在工作中準(zhǔn)確找到所需要的材料，大幅縮短查詢檔案資料的時(shí)間，極大地增加檔案管理的工作效率，對(duì)提高政府部門的形象也有著重要的影響。

在人員正式入職前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的篩選工作，將不重視檔案管理工作，且工作素養(yǎng)較低的人員排除在外。對(duì)參加工作的人員應(yīng)進(jìn)行定期的專業(yè)技能培訓(xùn)工作，以加強(qiáng)工作人員的技能水平，進(jìn)而提高整體的工作效率。對(duì)工作人員開展定期的技能水平考核，并對(duì)其進(jìn)行能力評(píng)估。

建立獎(jiǎng)懲措施，依據(jù)工作人員的能力評(píng)估數(shù)據(jù)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)與處罰。專業(yè)水平高，對(duì)待工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的人員進(jìn)行一定的物質(zhì)與榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)；專業(yè)水平與能力較低的人員則進(jìn)行批評(píng)教育，若連續(xù)幾次考核不過關(guān)，則應(yīng)進(jìn)行約談，情結(jié)惡劣者應(yīng)調(diào)離檔案管理部門，以儆效尤。

（二）積極引入信息化管理系統(tǒng)

1.提升檔案管理部門硬件配置

在民政檔案管理部門積極引入信息化管理系統(tǒng)前，應(yīng)提升管理部門的硬件配置，增設(shè)數(shù)碼相機(jī)、高性能計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，此類電子設(shè)備在建設(shè)信息平臺(tái)中有著重要的作用。做好檔案資源的建設(shè)，將檔案進(jìn)行掃描、歸類、整理、儲(chǔ)存，不斷細(xì)分檔案的種類，豐富檔案的資源，提升檔案的保存水平。通過加大資金投入來增加工作人員，建設(shè)和改造基本的檔案設(shè)備，并設(shè)立領(lǐng)導(dǎo)小組，以增加檔案管理工作的效率。

2.強(qiáng)化工作人員的信息化能力

民政檔案管理人員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升自己的信息化水平，掌握相關(guān)的硬件操作方法與技能，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理的工作效率。當(dāng)前民政工作的服務(wù)內(nèi)容不斷增加，難度也成倍數(shù)的增長，因此對(duì)工作人員的專業(yè)技術(shù)水平要求也逐漸提高。

可以將工作人員進(jìn)行分組搭配，互相幫助，對(duì)新工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，而對(duì)工作時(shí)間較長的人員應(yīng)進(jìn)行技術(shù)的培訓(xùn)，小組內(nèi)互相幫助，新人吸收老人員的工作經(jīng)驗(yàn)，老工作人員學(xué)習(xí)新人的先進(jìn)技術(shù)，二人在平時(shí)保證工作效率的同時(shí)，都能在自己不擅長的領(lǐng)域得到一定的提高。

3.加強(qiáng)檔案信息平臺(tái)的安全性

近年來互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)發(fā)展迅速，信息時(shí)代已然到來，民用檔案信息平臺(tái)的安全性較低，無法滿足民政部門發(fā)展的需求。因此，民政部門應(yīng)當(dāng)持續(xù)升級(jí)、優(yōu)化信息安全平臺(tái)的各種功能[2]。

在信息系統(tǒng)的核心計(jì)算機(jī)上安裝軟硬件的防火墻，以防止各種病毒的攻擊。定期對(duì)民間檔案資料進(jìn)行更新與維護(hù)，并安排專業(yè)的人員進(jìn)行專項(xiàng)專辦，以保證系統(tǒng)的可靠性與安全性，對(duì)所有資料進(jìn)行備份，確保檔案不會(huì)因?yàn)橐馔馇闆r而丟失。

（三）完善管理工作規(guī)章制度

為了確保檔案資料的完整性，應(yīng)當(dāng)完善管理工作的規(guī)章制度。在制定民政檔案工作規(guī)章制度過程中的首要任務(wù)就是提升領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度，并設(shè)立完善的責(zé)任制度，將責(zé)任分散、落實(shí)到每一名工作人員的身上。當(dāng)問題發(fā)生時(shí)將責(zé)任追究到個(gè)人，明確檔案管理工作部門應(yīng)該承受的后果，從而讓每一名員工都能以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度進(jìn)行工作，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體效率。

完善民政部門的內(nèi)部管理機(jī)制，加強(qiáng)工作人員對(duì)工作的重視程度。在現(xiàn)階段的民政部門當(dāng)中存在著一種不良風(fēng)氣，認(rèn)為工作穩(wěn)定，所以對(duì)待工作的態(tài)度消極、散漫，若不及時(shí)制止，還會(huì)影響到其他努力工作的人員，進(jìn)而影響到民政部門檔案管理的整體工作效率，因此需要利用完善的規(guī)章管理制度來約束工作人員。

在制定規(guī)章制度時(shí)應(yīng)注意全面性，以確保檔案管理工作能夠高效開展。例如出現(xiàn)民政部門間需要互相借閱資料時(shí)，也應(yīng)制定借閱制度，防止資料損壞。

結(jié)語：民政檔案管理工作關(guān)系著我國人民的切身利益，對(duì)每個(gè)人未來的發(fā)展都有著重要影響。因此，政府部門應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，加大資金投入，提升工作人員的綜合素質(zhì)，積極引進(jìn)信息化的管理方法并不斷進(jìn)行安全升級(jí)，完善管理工作的規(guī)章制度，從而確保檔案的完整性與使用效率。