淺談提升煤炭企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑

禹樂樂

（平頂山天安煤業(yè)股份有限公司勘探工程處，河南 平頂山 467000）

如何在煤炭企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃部署下，充分發(fā)揮企業(yè)自身的優(yōu)勢和作用，更好地行使本企業(yè)在整個集團(tuán)布局中的歷史使命，辦公室工作是其中的關(guān)鍵內(nèi)容，起著上呈下傳的“橋梁”作用。秘書為了提升辦事效率，有效地處理各項事務(wù)，必須積累更多的經(jīng)驗，將文秘工作和檔案管理工作在整個企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行融合貫穿。煤礦企業(yè)的文秘人員，大多都是半路出家，沒有過專業(yè)學(xué)習(xí)的經(jīng)歷。但是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，文秘人員的素質(zhì)直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策能不能第一時間完整地傳遞到基層單位。因此，只有不斷提高文秘人員素質(zhì)，才能夠適應(yīng)煤礦企業(yè)發(fā)展的需要。

一、辦公室文秘工作對煤炭企業(yè)的重要性

煤炭企業(yè)的辦公室文秘工作通常是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，日常工作包括規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)每日活動、文書起草等。如果煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要外出辦公或出差，文秘工作人員需要提前安排好領(lǐng)導(dǎo)活動流程、辦公時間、交通出行等。煤炭企業(yè)的辦公室文秘還是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)出某一意圖或者指令后，文秘工作人員需要使用合理的傳達(dá)方式將領(lǐng)導(dǎo)意圖傳到煤炭企業(yè)的各個部門中，一般情況下，文秘工作人員通常使用文件將領(lǐng)導(dǎo)意圖轉(zhuǎn)化為書面形式。辦公室文秘工作是煤炭企業(yè)上下級傳遞信息的一個重要樞紐，對煤炭企業(yè)未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

二、辦公室文秘工作的職責(zé)

新形勢下，辦公室文秘工作的主要職責(zé)是：組織會議并記錄會議內(nèi)容、上傳下達(dá)、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通、規(guī)范撰寫公文與材料，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作、負(fù)責(zé)處理企業(yè)的日?；顒?。辦公室文秘工作的職責(zé)要求文秘人員具有綜合素質(zhì)，要求其具有成熟優(yōu)秀的文字表達(dá)能力、高效的理解溝通能力、與時俱進(jìn)的思考能力以及隨機(jī)應(yīng)變能力。同時，從企業(yè)文秘人員的職責(zé)中可以看出，對文秘人員的招聘要求越來越高。因此，文秘文員應(yīng)結(jié)合當(dāng)下新形勢，不斷提高自身綜合素質(zhì)，養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。

三、提升煤炭企業(yè)辦公室文秘職業(yè)綜合素養(yǎng)的途徑

（一）培養(yǎng)自身的人際交往能力

文秘工作者需掌握的人際交往能力主要包括兩大方面，一是組織協(xié)調(diào)能力，二是待人接物的能力。首先，組織協(xié)調(diào)能力指的是文秘人員能針對上級下發(fā)的指令，認(rèn)真貫徹落實(shí)，并能夠通過自身高超的組織協(xié)調(diào)能力，將各環(huán)節(jié)工作予以妥善的分配處理，針對對工作開展存在不滿的部門或人員，文秘人員需與其開展有效的溝通，通過雙方真誠的交流，減少工作中存在的隔閡。自身應(yīng)作為聯(lián)系各個工作部門，上下級間的紐帶，方便領(lǐng)導(dǎo)對于全局化工作開展的把控;其次，待人接物的能力指的是能針對服務(wù)對象的不同，提供不同類型的服務(wù)。最后，人際交往能力雖然是文秘人員需具備的核心工作能力，但這一切需要建立在對煤礦企業(yè)業(yè)務(wù)流程，專業(yè)知識均扎實(shí)掌握的基礎(chǔ)上。隨著當(dāng)今社會對于文秘人員的要求越來越高，文秘人員自身應(yīng)不斷充實(shí)知識儲備，學(xué)習(xí)工作相關(guān)多學(xué)科的知識，以企業(yè)業(yè)務(wù)開展現(xiàn)狀為背景，逐步的提升業(yè)務(wù)處理與分析的能力。

（二）規(guī)范文書立卷工作

在文書檔案管理過程中，文書立卷工作發(fā)揮著十分重要的作用，既能夠確保文書檔案的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化，又可以在文秘工作、檔案管理工作的銜接中發(fā)揮重要作用。文書立卷工作是文秘工作的最終環(huán)節(jié)，也是文書檔案管理工作的初始內(nèi)容，管理人員必須認(rèn)識到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度，相關(guān)人員必須做好以下工作：首先，定期針對工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動，培訓(xùn)的內(nèi)容可以是公文、檔案相關(guān)法律法規(guī)，引導(dǎo)工作人員認(rèn)識到文書立卷的重要性，提高工作人員的檔案意識，為各項工作的實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。其次，針對文書立卷工作進(jìn)行規(guī)范、智能、日常管理。在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，很多管理部門已逐漸使用電子檔案管理系統(tǒng)，工作人員需要收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列紙質(zhì)的檔案資料，針對電子公文檔案資料進(jìn)行整理、歸檔，保證電子檔案、紙質(zhì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。最后，全面落實(shí)工作人員的崗位職責(zé)，文秘工作人員、文書檔案管理人員必須進(jìn)行協(xié)調(diào)、配合，明確各個員工的職責(zé)、分工，在開展文書立卷工作的過程中，嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行，確保公文資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性，為后續(xù)文書檔案管理工作的有效性提供保障。

（三）全面整合文書檔案資源

文書檔案資料與各項工作的有效進(jìn)行息息相關(guān)，會涉及很多機(jī)密資料，為了確保企業(yè)快速發(fā)展，相關(guān)管理部門必須認(rèn)識到文書檔案管理資料的重要性，提升文秘工作的整體水平，強(qiáng)化文書檔案管理工作，可以為工作人員提供高準(zhǔn)確性的文件信息。在文件登記過程中，相關(guān)管理部門必須做好文件資料分類工作，還需要強(qiáng)化相應(yīng)的摘抄工作，準(zhǔn)確記錄負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、時間等內(nèi)容，提高文件管理的整體效率，為后續(xù)資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持，有效地開展文書檔案管理工作和文秘工作。

結(jié)語

眾所周知，辦公室工作是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，而在辦公室工作中，文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用，他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶，只有文秘工作圓滿完成，領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時有效地傳達(dá)給員工，及時準(zhǔn)確地開展下一步工作。因此，作為辦公室文秘人員，在新形勢下要及時了解國家下發(fā)的各種文件，不斷提高自身的綜合能力，在煩瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律，從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工，成為合格的參謀助手。