禹樂樂
(平頂山天安煤業(yè)股份有限公司勘探工程處,河南 平頂山 467000)
如何在煤炭企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃部署下,充分發(fā)揮企業(yè)自身的優(yōu)勢和作用,更好地行使本企業(yè)在整個集團(tuán)布局中的歷史使命,辦公室工作是其中的關(guān)鍵內(nèi)容,起著上呈下傳的“橋梁”作用。秘書為了提升辦事效率,有效地處理各項(xiàng)事務(wù),必須積累更多的經(jīng)驗(yàn),將文秘工作和檔案管理工作在整個企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展和業(yè)務(wù)流程中進(jìn)行融合貫穿。煤礦企業(yè)的文秘人員,大多都是半路出家,沒有過專業(yè)學(xué)習(xí)的經(jīng)歷。但是作為領(lǐng)導(dǎo)的助手,文秘人員的素質(zhì)直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策能不能第一時間完整地傳遞到基層單位。因此,只有不斷提高文秘人員素質(zhì),才能夠適應(yīng)煤礦企業(yè)發(fā)展的需要。
煤炭企業(yè)的辦公室文秘工作通常是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo),日常工作包括規(guī)劃領(lǐng)導(dǎo)每日活動、文書起草等。如果煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要外出辦公或出差,文秘工作人員需要提前安排好領(lǐng)導(dǎo)活動流程、辦公時間、交通出行等。煤炭企業(yè)的辦公室文秘還是領(lǐng)導(dǎo)的傳話筒,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)出某一意圖或者指令后,文秘工作人員需要使用合理的傳達(dá)方式將領(lǐng)導(dǎo)意圖傳到煤炭企業(yè)的各個部門中,一般情況下,文秘工作人員通常使用文件將領(lǐng)導(dǎo)意圖轉(zhuǎn)化為書面形式。辦公室文秘工作是煤炭企業(yè)上下級傳遞信息的一個重要樞紐,對煤炭企業(yè)未來發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。
新形勢下,辦公室文秘工作的主要職責(zé)是:組織會議并記錄會議內(nèi)容、上傳下達(dá)、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通、規(guī)范撰寫公文與材料,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的工作、負(fù)責(zé)處理企業(yè)的日?;顒印^k公室文秘工作的職責(zé)要求文秘人員具有綜合素質(zhì),要求其具有成熟優(yōu)秀的文字表達(dá)能力、高效的理解溝通能力、與時俱進(jìn)的思考能力以及隨機(jī)應(yīng)變能力。同時,從企業(yè)文秘人員的職責(zé)中可以看出,對文秘人員的招聘要求越來越高。因此,文秘文員應(yīng)結(jié)合當(dāng)下新形勢,不斷提高自身綜合素質(zhì),養(yǎng)成良好的職業(yè)道德。
文秘工作者需掌握的人際交往能力主要包括兩大方面,一是組織協(xié)調(diào)能力,二是待人接物的能力。首先,組織協(xié)調(diào)能力指的是文秘人員能針對上級下發(fā)的指令,認(rèn)真貫徹落實(shí),并能夠通過自身高超的組織協(xié)調(diào)能力,將各環(huán)節(jié)工作予以妥善的分配處理,針對對工作開展存在不滿的部門或人員,文秘人員需與其開展有效的溝通,通過雙方真誠的交流,減少工作中存在的隔閡。自身應(yīng)作為聯(lián)系各個工作部門,上下級間的紐帶,方便領(lǐng)導(dǎo)對于全局化工作開展的把控;其次,待人接物的能力指的是能針對服務(wù)對象的不同,提供不同類型的服務(wù)。最后,人際交往能力雖然是文秘人員需具備的核心工作能力,但這一切需要建立在對煤礦企業(yè)業(yè)務(wù)流程,專業(yè)知識均扎實(shí)掌握的基礎(chǔ)上。隨著當(dāng)今社會對于文秘人員的要求越來越高,文秘人員自身應(yīng)不斷充實(shí)知識儲備,學(xué)習(xí)工作相關(guān)多學(xué)科的知識,以企業(yè)業(yè)務(wù)開展現(xiàn)狀為背景,逐步的提升業(yè)務(wù)處理與分析的能力。
在文書檔案管理過程中,文書立卷工作發(fā)揮著十分重要的作用,既能夠確保文書檔案的體系化、標(biāo)準(zhǔn)化,又可以在文秘工作、檔案管理工作的銜接中發(fā)揮重要作用。文書立卷工作是文秘工作的最終環(huán)節(jié),也是文書檔案管理工作的初始內(nèi)容,管理人員必須認(rèn)識到文秘工作、文書檔案管理工作銜接的重要性。為了加大文書立卷工作力度,相關(guān)人員必須做好以下工作:首先,定期針對工作人員開展專業(yè)培訓(xùn)活動,培訓(xùn)的內(nèi)容可以是公文、檔案相關(guān)法律法規(guī),引導(dǎo)工作人員認(rèn)識到文書立卷的重要性,提高工作人員的檔案意識,為各項(xiàng)工作的實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。其次,針對文書立卷工作進(jìn)行規(guī)范、智能、日常管理。在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中,很多管理部門已逐漸使用電子檔案管理系統(tǒng),工作人員需要收集整理、統(tǒng)一裝訂、分類排列紙質(zhì)的檔案資料,針對電子公文檔案資料進(jìn)行整理、歸檔,保證電子檔案、紙質(zhì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。最后,全面落實(shí)工作人員的崗位職責(zé),文秘工作人員、文書檔案管理人員必須進(jìn)行協(xié)調(diào)、配合,明確各個員工的職責(zé)、分工,在開展文書立卷工作的過程中,嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行,確保公文資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,為后續(xù)文書檔案管理工作的有效性提供保障。
文書檔案資料與各項(xiàng)工作的有效進(jìn)行息息相關(guān),會涉及很多機(jī)密資料,為了確保企業(yè)快速發(fā)展,相關(guān)管理部門必須認(rèn)識到文書檔案管理資料的重要性,提升文秘工作的整體水平,強(qiáng)化文書檔案管理工作,可以為工作人員提供高準(zhǔn)確性的文件信息。在文件登記過程中,相關(guān)管理部門必須做好文件資料分類工作,還需要強(qiáng)化相應(yīng)的摘抄工作,準(zhǔn)確記錄負(fù)責(zé)人、標(biāo)題、時間等內(nèi)容,提高文件管理的整體效率,為后續(xù)資料的篩選、查閱工作的有效性提供支持,有效地開展文書檔案管理工作和文秘工作。
眾所周知,辦公室工作是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心,而在辦公室工作中,文秘人員更是起著至關(guān)重要的作用,他們是連接上層領(lǐng)導(dǎo)和下層員工的紐帶,只有文秘工作圓滿完成,領(lǐng)導(dǎo)的決策才能夠及時有效地傳達(dá)給員工,及時準(zhǔn)確地開展下一步工作。因此,作為辦公室文秘人員,在新形勢下要及時了解國家下發(fā)的各種文件,不斷提高自身的綜合能力,在煩瑣的工作任務(wù)中找到正確的規(guī)律,從而更好地服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和員工,成為合格的參謀助手。