信訪檔案信息化建設的分析

李燕軍

（鄄城縣網絡信訪中心，山東 鄄城 274600）

一、信訪檔案的重要性

信訪檔案完整和全面地反映了特定時期社會背景下的典型社會矛盾，并且檔案中的信訪人申訴材料、接訪部門的處理流程、批復文件與結案報告等文件，詳盡記錄了矛盾的產生原因、發(fā)展歷程以及解決措施。因此信訪檔案除了可供信訪工作人員查詢和借鑒，還能夠作為分析社會矛盾、優(yōu)化相關政策法規(guī)以及社會體系的依據。

二、信訪檔案信息化建設的必要性

近年來，隨著信訪檔案信息量的持續(xù)增長，信息資源形式、處理方法和存儲介質的多元化，傳統的信訪檔案管理模式逐漸難以應對。工作人員在進行信息采集、歸類、建檔時，面臨很多技術性問題。首先，對不斷增加的電子檔案資源的分類與建檔，沒有完善的技術規(guī)范與標準體系，因此信訪檔案的管理質量得不到保障。其次，在檔案信息資源的利用方面，由于不同層級以及部門、單位所屬的信訪機構之間沒有溝通與信息交流機制，因此信訪檔案資源的管理呈現割裂局面，影響對特定類型信訪問題的研究以及信息利用價值的發(fā)掘。構建信訪檔案的信息化管理平臺和數據庫，完善相關法律法規(guī)以及信息采集、加工與管理的技術標準，不僅可以徹底解決上述問題，還能夠實現對信訪檔案信息資源的共享和深度利用。

三、信訪檔案信息化建設的主要內容

（一）收集電子文件。隨著我國計算機系統以及信息化技能的不斷普及，各級信訪部門均產生了大量的電子文檔、影像圖片等多種形式的電子文件，這些電子版文件是我國信訪管理工作的重要組成部分，電子信息主要是以虛擬的形式將檔案文獻等集中起來，也是形成信訪檔案信息化的一個重要途徑。

（二）紙質信訪檔案的數字化。目前信訪檔案仍然以紙板檔案管理為主，為了實現資源高效利用，對紙板文件進行數字化歸檔，是信訪檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢。檔案的數字化管理主要是指以多媒體形式（例如影像、音頻、電子文檔等）為載體，將其轉化為計算機系統可以識別和處理的數字化信息，將各信息內容存儲在磁盤等物理介質上。檔案數字化系統主要由檔案目錄和檔案全文數字化兩部分組成，各地信訪機構應該充分利用數字化信息技術，整合資源，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用率。

（三）合理構建信訪檔案信息數據庫。主要體現在：信訪檔案卷級目錄、文件級目錄、專題目錄、全宗級以及全文信息目錄等建設工作，建立高質量的檔案數據信息庫，能夠確保檔案信息的完整性、有效性及安全性，便于檔案管理人員快速完成檔案的收集和整理工作。

四、加強信訪檔案信息化建設的措施

（一）建立檔案信息化政策法規(guī)體系。各地政府及相關職能部門要制定有關檔案管理的政策法規(guī)，從法律上確保信息化建設環(huán)境的良好性及優(yōu)質性。盡管。我國出臺的相關法律法規(guī)具有多樣性，涉及面也比較廣泛，但是從目前政策法規(guī)執(zhí)行上來看，依然存在著諸多不完善之處。就需要組織管理者要從實際工作中出發(fā)，對目前存有的各項法規(guī)、政策等進行深入研究，并依據實際執(zhí)行情況進行查缺補漏，對方案、制度等不完善內容進行及時調整，做到與時俱進，逐步完善檔案信息化建設的政策法規(guī)等相關內容，構建檔案信息化政策法規(guī)體系，確保檔案建設的健康、良性發(fā)展。

（二）建立信訪檔案信息化建設協調機構。信訪檔案信息化建設需要設立該項工作的總體策劃者、管理者和執(zhí)行者，由國家和各地方政府等職能部門組織牽頭，從行政管理和信息技術兩個方面對各地信訪檔案進行統一的指導和規(guī)劃，建立統一的信息化協調機構，制定具有實際約束力的行為規(guī)范標準和階段性發(fā)展規(guī)劃，包括近期發(fā)展目標和遠期發(fā)展規(guī)劃等，從而完成對各信訪機構的信息化建設指導工作，做到思想觀念及協調行為的統一性。

（三）加強信訪檔案標準化建設。從信訪檔案業(yè)務管理、技術手段以及設備設施等方面進行規(guī)范化管理，同時結合國內行業(yè)實際發(fā)展情況以及國際發(fā)展趨勢，制定出適合我國信息化信訪檔案發(fā)展建設中可以共同遵守的標準，例如網絡通信、計算機軟件、云端數據信息庫等方面的發(fā)展標準。

（四）培養(yǎng)信訪檔案信息化人才。信息化技術的各項功能需要通過人來實現，各信訪管理部門要加大人才培養(yǎng)力度，制定綜合性技術人才的培訓及發(fā)展計劃。信息化檔案管理建設不僅要求檔案人員具有專業(yè)的檔案管理知識還需要具備網絡信息技術的操作及處理能力，因此，就需要強化信訪檔案隊伍建設工作，制定科學、合理的培訓計劃，聘用資深人士進行專業(yè)指導和實地演練，提升人員業(yè)務技能，熟悉計算機等大數據信息技術的操作流程，建立一支專業(yè)過硬的信訪檔案建設隊伍。

（五）優(yōu)化網絡安全防護措施。要保障信訪檔案信息資源的網絡安全，需要持續(xù)優(yōu)化各項網絡安全防護措施。首先，信訪檔案管理部門的信息化系統應由專業(yè)技術人員進行維護，并且進行動態(tài)的信息安全風險評估，以便有效防范計算機病毒等因素的威脅。其次，信息化的信訪檔案管理系統軟硬件必須及時升級，才能夠保障檔案信息的傳輸、存儲安全，應對不斷更新和升級的黑客攻擊技術手段。

結束語

綜上所述，信訪檔案信息化建設能夠提升信訪服務質量，提升檔案信息資源的利用率，并優(yōu)化信訪資源配置。并且信訪檔案信息化建設是檔案管理工作未來發(fā)展的必然趨勢，因此需要信訪部門提升從業(yè)人員的工作能力，從而推進信訪工作的順利發(fā)展。