事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理策略研究

李桂茹

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣退役軍人事務(wù)局，河北 承德 068450）

精細(xì)化的管理方案是當(dāng)前各事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向，在精細(xì)化管理的方案之中，涵蓋了眾多規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的管理模式，更加注重的就是利用精細(xì)化管理來不斷提升工作質(zhì)量和效率，幫助工作流程變得更加精益求精，有效保證各項管理工作的高效且穩(wěn)定運行。在落實精細(xì)化檔案管理工作的過程中，要制定好責(zé)任制管理，對工作過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時糾正和檢查，保證檔案精細(xì)化工作的實施與開展。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）缺少行之有效的制度政策

目前事業(yè)單位在檔案管理上還缺少針對精細(xì)化管理的制度保障，致使很多的日常工作缺少一定的規(guī)劃和發(fā)展，比如，在很多部門當(dāng)中對精細(xì)化管理的重視程度并不高，針對事業(yè)單位目前執(zhí)行的檔案管理制度來說，在主體、項目、時間等各方面都不夠完善，缺少了必要的實例研究分析，無法突破目前傳統(tǒng)管理方案的局限范圍，沒有科學(xué)且規(guī)劃的制度保障嚴(yán)重影響了檔案管理的工作質(zhì)量和工作規(guī)范性要求，無法有效地解決在檔案精細(xì)化管理過程中出現(xiàn)的問題。

（二）信息化應(yīng)用程度較低

事業(yè)單位檔案管理在信息化應(yīng)用方面較弱，絕大部分的管理方案都不能適應(yīng)各部門的要求和發(fā)展，嚴(yán)重影響了整體的發(fā)展效果。由于一些單位在資金等方面出現(xiàn)了較大的問題，導(dǎo)致沒有進(jìn)行相關(guān)管理的設(shè)備實施，使得檔案管理的工作質(zhì)量一直提不上去，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作水平，不能有效推進(jìn)檔案資源的深入挖掘。事業(yè)單位在檔案管理設(shè)備的更新方面也缺少了一定的前瞻性，無法時刻關(guān)注檔案管理設(shè)備的長久性發(fā)展，使得檔案管理設(shè)備滯后性問題的發(fā)生。

（三）檔案資源利用率較低

目前的事業(yè)單位對檔案資源的使用率不高，很多情況下沒有對其起到提高的作用，現(xiàn)有的方案并不能滿足實際的服務(wù)要求。比如說，由于檔案管理資源開發(fā)不夠充分，出現(xiàn)了明顯的滯后性，給檔案管理的工作理念造成了嚴(yán)重的落差，無法充分發(fā)揮出各部門職能人員的作用，影響了整體的工作效率。除此之外，檔案管理的工作流程上還有著很多的不足，傳統(tǒng)的檔案管理模式在一定程度上制約了其效率，使得我國事業(yè)單位在檔案管理及其資源利用方面還存在著很多的不足，處于一個起步的階段，缺少很多人性化的管理方案和手段。

二、精細(xì)化管理對事業(yè)單位檔案管理工作的價值

（一）實現(xiàn)服務(wù)利益最大化

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，積極采取精細(xì)化管理不僅能夠起到一定的推進(jìn)作用，還能夠?qū)崿F(xiàn)價值最大化，給未來更深層次的研究與理解帶去更好地指引，培養(yǎng)良好的工作氛圍，保證精細(xì)化管理得到落實。通過精細(xì)化管理不僅能夠?qū)κ聵I(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行全方位的審視，還能夠?qū)崿F(xiàn)服務(wù)利益的最大化，讓事業(yè)單位及相關(guān)職能部門人員意識到服務(wù)對象的實際價值，不斷開發(fā)新的管理方法改進(jìn)當(dāng)前的現(xiàn)狀，推進(jìn)健康穩(wěn)定的發(fā)展趨勢。

（二）推動檔案工作可持續(xù)發(fā)展

實施精細(xì)化的管理方案，在有效提升工作目標(biāo)的同時也能夠積極對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合和處理。目前我國對公共服務(wù)的整體要求水平不斷提高，越來越多的事業(yè)單位意識到精細(xì)化管理的重要性，期待其帶來很大的價值。為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位在檔案信息資料方面的收集和管理，幫助其更好地認(rèn)識到檔案工作中出現(xiàn)的各項問題，總結(jié)有效的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和收集，為我國事業(yè)單位檔案管理工作實現(xiàn)最大的價值。在不斷實施的過程中發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)管理方案中的問題，給未來的發(fā)展方向提供了寶貴的經(jīng)驗。最后，就是利用精細(xì)化管理模式來進(jìn)一步提升其工作戰(zhàn)略和整體部署要求，奠定良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

（三）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

精細(xì)化的管理模式在提高整體工作質(zhì)量的同時，也能夠提高管理人員的整體素質(zhì)，在進(jìn)一步的操作過程中加深對其工作制度的整體要求，明確好各職能人員的具體位置，發(fā)揮各崗位的實際作用。精細(xì)化的管理辦法對工作人員有一定的要求，要采取適當(dāng)?shù)墓芾碇贫葘ぷ魅藛T進(jìn)行必要的管制和約束，對于未來工作的效率和質(zhì)量方面都能夠有一定的提高。精細(xì)化的檔案管理方法不是對檔案管理人員的硬性要求，而是為了更好地改進(jìn)檔案管理人員在工作上的積極性，由于傳統(tǒng)的工作強度很高，導(dǎo)致工作的效率很低，同時，信息化應(yīng)用度不高也是導(dǎo)致效率過低的原因之一。

三、事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的研究策略

（一）管理制度精細(xì)化

目前檔案管理的首要任務(wù)就是對檔案管理制度進(jìn)行精細(xì)化原則的制定和措施，找出每項工作的目標(biāo)，結(jié)合實際情況來制定管理制度，依據(jù)國家當(dāng)下的檔案管理工作法規(guī)制度，切實按照其科學(xué)性、規(guī)劃性、系統(tǒng)性等特點來制定。除此之外，還要依照每個地區(qū)的實際現(xiàn)狀，從實際出發(fā)找尋最適合的發(fā)展方式，有效緩解并解決目前檔案管理制度與實際不符的問題，保證對檔案管理的資源、數(shù)據(jù)、信息等方面的完善和真實?；谪S富的檔案管理資源情況下，依據(jù)各種相關(guān)的檔案管理法律法規(guī)，有效提升其管理水平，根據(jù)實際工作來對相關(guān)管理制度加以完善和提高，以此完善各項工作水平和目的。

（二）管理技術(shù)精細(xì)化

事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化與檔案管理科學(xué)技術(shù)的發(fā)展有著極為密切的關(guān)系，管理技術(shù)的發(fā)展影響了事業(yè)單位檔案管理水平。當(dāng)前的管理技術(shù)隨著事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展不斷提高。許多的科學(xué)管理技術(shù)成為了目前發(fā)展的契機，在有效提高整體檔案管理工作水平的前提下，解決工作效率和質(zhì)量上的問題是首要任務(wù)。另外，采取智能化、數(shù)字化的管理理念進(jìn)一步提升服務(wù)水平，利用各種高效率的信息技術(shù)來不斷提高其數(shù)據(jù)接收的能力，利用優(yōu)質(zhì)的管理平臺、數(shù)據(jù)平臺以及安全網(wǎng)絡(luò)等輔助手段，來不斷加大數(shù)字化檔案管理的發(fā)展力度。檔案管理工作的技術(shù)更新要在精密且嚴(yán)格的管理下對事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行技術(shù)優(yōu)勢翻新。

（三）管理流程精細(xì)化

通過對事業(yè)單位檔案運轉(zhuǎn)的流程進(jìn)行精細(xì)化管理，提高了其工作效率，同時解決了一定的實際問題，指引整體的工作邁上新的臺階?；陔娮訖n案管理工作辦法的前提下，切實加強對資料的收集、整理、保管等多個環(huán)節(jié)上的制度保障，針對出現(xiàn)的問題進(jìn)行科學(xué)研究與審視，掌握基本的電子檔案管理的措施和步驟，提升事業(yè)單位的工作水平。上級檔案局要對各地區(qū)的檔案管理工作實施統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在檔案的總目錄、卷目錄、類目錄管理上不斷展開相關(guān)工作的部署，在提升對檔案信息使用率的同時，也要切實做好個檔案數(shù)據(jù)信息掃描的相關(guān)工作。加強電子文件的流通管理，主要是對互聯(lián)網(wǎng)下的電子檔案保存加以重視，保證電子檔案傳遞過程中的整體性和安全性，防止出現(xiàn)影響工作進(jìn)程的問題。

總結(jié)：綜上所述，隨著我國對事業(yè)單位重視程度的不斷提高，越來越多的事業(yè)單位開展了檔案管理的精細(xì)化工作，在改善傳統(tǒng)管理辦法的同時也應(yīng)進(jìn)一步落實好精細(xì)化管理的各種方法，完善各項管理和措施，全面落實各項工作的具體要求，進(jìn)而確保各項工作流程的順利進(jìn)行。