辦公室檔案管理工作效率的提升途徑

盧璐

（平煤神馬集團(tuán)總醫(yī)院檔案科，河南平頂山 467000）

辦公室工作內(nèi)容眾多，檔案管理是其中一個(gè)重要方面。當(dāng)前社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，生活節(jié)奏始終位于快車(chē)道，如果不能夠及時(shí)跟進(jìn)，將很容易因偏離正確軌道而被現(xiàn)實(shí)所拋棄。因此，需要堅(jiān)持實(shí)事求是、有的放矢原則，運(yùn)用各種高新方式方法及技術(shù)，將檔案管理工作做到極致，探索走出一條提升檔案管理效率的有效路徑。

一、辦公室檔案管理概述

當(dāng)前已經(jīng)步入信息時(shí)代，企業(yè)管理也需要做出相應(yīng)改變。辦公室的檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，為企業(yè)發(fā)展起到了積極作用。因此，要積極創(chuàng)新，主動(dòng)求變，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，高度重視檔案管理工作，完善制度建設(shè)，強(qiáng)化人員素質(zhì)提升，運(yùn)用新型技術(shù)，以便更好為企業(yè)服務(wù)。檔案管理能夠承載歷史記憶，佐證企業(yè)發(fā)展軌跡，是回顧過(guò)去、立足現(xiàn)在、展望未來(lái)的重要信息紐帶，具備很強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義和歷史價(jià)值，其作用主要有以下幾點(diǎn)：

（一）輔助決策作用

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中所遇到的問(wèn)題及解決問(wèn)題的方法對(duì)于企業(yè)今后的發(fā)展有著直接影響，而這些事件都應(yīng)當(dāng)記錄在冊(cè)進(jìn)行歸檔。因此，做好檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)管理層決策起到很好的參謀作用，提升管理層決策規(guī)范化、科學(xué)化水平，為企業(yè)規(guī)章制度的制訂、修改和完善提供參考憑證，有利于工作效率的提高[1]。

（二）傳承企業(yè)文化

企業(yè)檔案真實(shí)、詳細(xì)記載著企業(yè)自創(chuàng)立到發(fā)展壯大的所有歷程，是最真實(shí)的歷史事件記錄者，明確企業(yè)與員工之間的義務(wù)、責(zé)任以及合法權(quán)益，有效規(guī)避勞務(wù)糾紛。同時(shí)，員工通過(guò)學(xué)習(xí)企業(yè)過(guò)往輝煌業(yè)績(jī)，能夠樹(shù)立企業(yè)文化品牌并加以傳承，不斷提升企業(yè)員工凝聚力與向心力。另外，在單位組織培訓(xùn)活動(dòng)時(shí)，檔案可以作為案例和參考資料，提升培訓(xùn)效果。

（三）推動(dòng)工作開(kāi)展

做好辦公室的檔案管理，能夠有效降低事故發(fā)生率，推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作有效開(kāi)展。企業(yè)檔案記錄性很強(qiáng)，其中一些還涉及企業(yè)機(jī)密，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有著很重要的作用，比如人員聘任、單位總結(jié)、請(qǐng)示、報(bào)告等等，因此，有必要做好相關(guān)管理工作，促使企業(yè)正常運(yùn)行。

二、辦公室檔案管理存在的問(wèn)題

（一）對(duì)于檔案管理重視不夠

一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)工作重點(diǎn)放在如何擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模、降低經(jīng)營(yíng)成本、暢通銷售渠道等方面，對(duì)于檔案管理不夠重視，簡(jiǎn)單認(rèn)為檔案管理只是日常工作衍生品或附屬品，無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)直接收益，在人員安排、資源配置等方面都不夠重視，辦公室很少安排專職檔案管理人員，基本上是由辦公室人員進(jìn)行兼任，這樣一來(lái)，使得檔案在分類、歸檔時(shí)出現(xiàn)一系列問(wèn)題，檔案查閱、利用功能難以得到有效發(fā)揮。同時(shí)，還會(huì)造成檔案收集全面性、完整性不足，信息泄露管控不嚴(yán)等多種弊端。另外，企業(yè)層面的不重視導(dǎo)致檔案僅僅剩下收錄、整合等前期功能，后續(xù)查詢、分析、類比等功能缺失[2]。

（二）檔案管理制度不夠健全

檔案管理制度內(nèi)容包括檔案收集、檔案整合、檔案分類、檔案利用等多個(gè)方面，在具體操作過(guò)程中需做到收集整合規(guī)范化、存儲(chǔ)分類有序化、期限界定標(biāo)準(zhǔn)化、查閱借閱制度化。但是在實(shí)際工作當(dāng)中，許多企業(yè)沒(méi)有制定檔案管理工作制度，或者是制定制度后沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，使得制度淪為掛在墻上的一紙空文，還有一些企業(yè)沒(méi)有設(shè)立專門(mén)檔案室，在檔案管理時(shí)規(guī)范性不足，使得檔案管理效率受到限制，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)檔案管理不善引發(fā)的破損、遺失現(xiàn)象。另外，一些企業(yè)檔案管理人員只是將檔案管理作為資料統(tǒng)計(jì)工作或者存儲(chǔ)工作，沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步深化，自然就會(huì)導(dǎo)致各種各樣問(wèn)題的出現(xiàn)。以竣工檔案的歸檔工作為例，許多施工企業(yè)采取的是數(shù)個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)共同來(lái)匯總資料，在具體責(zé)任劃分時(shí)往往出現(xiàn)責(zé)任不清情況，實(shí)際操作時(shí)，相互推諉扯皮，誰(shuí)都不愿意承擔(dān)責(zé)任。同時(shí)，對(duì)于工程建設(shè)中的許多環(huán)節(jié)，檔案管理人員并沒(méi)有參與，只是由相關(guān)部門(mén)或技術(shù)人員予以告知。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高

辦公室的檔案管理不僅僅時(shí)將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行保存，還應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次整合、分類及歸檔，使其具備信息參考意義。對(duì)于檔案管理人員素質(zhì)提出更高的要求。需要其具備相當(dāng)管理水平，能夠牢記檔案管理原則，熟練掌握檔案管理工作流程，在文件存檔時(shí)做好相應(yīng)標(biāo)記，便于后續(xù)查閱。但在實(shí)際工作中，許多檔案管理工作人員由于自身素質(zhì)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其作用，比如認(rèn)知上存在偏差，錯(cuò)誤認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)打雜性工作，主觀能動(dòng)性缺失，檔案管理時(shí)能拖則拖，工作效率低下。還有就是專業(yè)知識(shí)匱乏，對(duì)于檔案分類合理性不足，保密級(jí)別設(shè)置不當(dāng)。另外，一些檔案管理工作人員年齡偏大，對(duì)于信息技術(shù)運(yùn)用不熟練，嚴(yán)重制約了檔案管理工作發(fā)展。

（四）管理手段滯后

目前我國(guó)信息化辦公模式已經(jīng)深入應(yīng)用到各行各業(yè)，但是一些企業(yè)在檔案管理時(shí)還是采取傳統(tǒng)管理模式，傳統(tǒng)檔案管理采取紙質(zhì)版管理，資料保存量有限，難以滿足企業(yè)調(diào)檔需求。同時(shí)，如果管理模式容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，信息整理過(guò)程耗時(shí)耗力，難以滿足現(xiàn)代化企業(yè)管理需求。

三、優(yōu)化辦公室檔案管理的有效措施

（一）思想上高度重視

行動(dòng)需要以思想為指導(dǎo)，思想到位后行動(dòng)才能夠高效。因此，企業(yè)需要自上而下樹(shù)立起重視檔案管理工作的意識(shí)，企業(yè)管理層需要將檔案管理工作放在重要位置，摒棄重業(yè)務(wù)、輕檔案的思想，加強(qiáng)辦公室檔案管理，做好檔案管理頂層設(shè)計(jì)，實(shí)施檔案管理全過(guò)程控制。同時(shí)，要建立激勵(lì)機(jī)制，使相關(guān)人員牢固樹(shù)立起“主人翁”意識(shí)，做好業(yè)務(wù)考核工作，實(shí)行好獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，以此激發(fā)工作人員主觀能動(dòng)性。另外，檔案管理工作人員要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行整合，使檔案能夠真正成為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)的關(guān)鍵依據(jù)，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)企業(yè)歷史檔案進(jìn)行認(rèn)真梳理，將與企業(yè)當(dāng)前活動(dòng)以及未來(lái)發(fā)展有關(guān)聯(lián)的檔案資料分類整理出來(lái)，并將其進(jìn)行資源共享，使其他部門(mén)負(fù)責(zé)人在需要相關(guān)檔案時(shí)能夠得到有力信息支撐[3]。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)

制度建設(shè)是一項(xiàng)夯實(shí)基礎(chǔ)利長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作，如果要想促使檔案管理高效運(yùn)轉(zhuǎn)，健全制度是關(guān)鍵，并嚴(yán)格抓好管理利用。要針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題制定有針對(duì)性的措施，促使企業(yè)檔案管理制度趨于完善。要明確組織機(jī)構(gòu)。將檔案管理工作需堅(jiān)持的原則及管理組織機(jī)構(gòu)明確化，對(duì)檔案材料的收集、歸檔、和編制明細(xì)化，對(duì)竣工檔案的編號(hào)、分類、鑒定、保管、利用規(guī)范化。要建立檔案管理專項(xiàng)制度。要建立具體化歸檔制度、移交制度、保管制度、保密制度、銷毀制度等等制度。要推行“三管”模式。為保障重點(diǎn)工程的檔案管理工作質(zhì)量，要堅(jiān)持以業(yè)主為主管、以中介為代管、以文檔中心為保管的“三管”模式，促進(jìn)檔案管理水平的提升。要促進(jìn)信息化管理。要積極探索重點(diǎn)工程項(xiàng)目的檔案信息化途徑，統(tǒng)一規(guī)定所有檔案資料均需制作成和紙質(zhì)文件一致的電子版，對(duì)于其他檔案資料實(shí)施數(shù)字化掃描處理，方便利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，或者以硬盤(pán)、U 盤(pán)、光盤(pán)的形式予以儲(chǔ)存，為檔案管理信息化掃除障礙。要配置數(shù)字化設(shè)備設(shè)施，運(yùn)用先進(jìn)檔案管理軟件進(jìn)行檔案信息化管理，并對(duì)其進(jìn)行定期維護(hù)，確保檔案信息實(shí)時(shí)性與有效性。要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)提升信息傳遞及共享效率，不斷完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理體系建設(shè)。要建立反饋機(jī)制，確保檔案管理方向正確、目標(biāo)明確。借助反饋機(jī)制對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行“回頭看”，對(duì)于問(wèn)題要采取積極措施予以解決。為防止檔案信息泄露，需要建立起嚴(yán)格的檔案借閱制度，不允許檔案離開(kāi)檔案室，如需復(fù)印，需由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可執(zhí)行。同時(shí)，要堅(jiān)持合作性原則，檔案管理需要多部門(mén)聯(lián)動(dòng)，檔案管理人員在整合檔案室與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通交流，疏通不順之處，力求取得聯(lián)動(dòng)效應(yīng)。

（三）提升檔案管理人員素質(zhì)

辦公室的檔案管理工作并非隨意一人就可勝任，檔案管理工作人員需要具備豐富、全面的相關(guān)檔案管理知識(shí)，可以對(duì)各種數(shù)據(jù)信息進(jìn)行正確分類，在檔案信息收集時(shí)確保其真實(shí)性及完整性，在檔案歸檔書(shū)寫(xiě)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，嚴(yán)禁出現(xiàn)信息偽造、涂改等現(xiàn)象。因此，企業(yè)需要充分挖掘現(xiàn)有檔案管理人員潛能，對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案信息管理工作的重要性，提升其處理信息的能力水平?？梢越M織開(kāi)展定期不定期的檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，不斷豐富檔案管理人員專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備、提升其專業(yè)技能。要制定有針對(duì)性的培訓(xùn)方案，對(duì)于年齡偏大的員工加強(qiáng)信息化、自動(dòng)化方面的培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，提升其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平；對(duì)于年輕人則要加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐操作能力，重點(diǎn)幫助年輕人摒棄眼高手低弊端，避免出現(xiàn)“一看就知道、一干全不會(huì)”問(wèn)題，在教授專業(yè)理論知識(shí)時(shí)盡量做好傳幫帶工作，促使年輕人能夠獨(dú)當(dāng)一面；在人才招聘時(shí)，要盡量引進(jìn)高素質(zhì)、高質(zhì)量檔案專業(yè)人才，促使專業(yè)人員干專業(yè)事情。要采用激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案管理成效進(jìn)行考核，管理成果優(yōu)異的予以獎(jiǎng)勵(lì)，出現(xiàn)差錯(cuò)的予以懲罰，做好公平、公正。此外，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)常組織開(kāi)展檔案管理人員專題講座，促使檔案管理人員之間的溝通交流，提升工作人員對(duì)于檔案管理的了解程度[4]。

（四）提升檔案管理技術(shù)

要采取實(shí)物管理與計(jì)算機(jī)管理相結(jié)合的模式，以紙質(zhì)版檔案為基礎(chǔ)，盡量將其轉(zhuǎn)換為電子檔案，方便查閱。加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，要積極采用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)+、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，促使檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。要構(gòu)建起完善的檔案信息管理體系，從信息儲(chǔ)存方面下功夫，促進(jìn)信息儲(chǔ)存條理化。要做好檔案保密工作，尤其是對(duì)于電子檔案，要加強(qiáng)防火墻的應(yīng)用，有效阻隔黑客及病毒攻擊。要設(shè)置要檔案查閱權(quán)限，

時(shí)代進(jìn)步使得我國(guó)企業(yè)管理工作得到全方位發(fā)展，辦公室的檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，需要企業(yè)管理層予以高度重視，不斷完善檔案管理制度，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，促使辦公室檔案管理工作再上新臺(tái)階，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。