事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施

劉延文

（吉林省洮南市醫(yī)療保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，吉林 洮南 137100）

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，催生了大數(shù)據(jù)、云處理等信息化技術(shù)，它代表著智能化社會(huì)正在凸顯它的魅力，各行各業(yè)為了提高行政管理和生產(chǎn)效率，都積極主動(dòng)的加入到了行政管理組織建設(shè)的體系改革中。在政府推行精兵簡(jiǎn)政的政策號(hào)召下，事業(yè)單位推動(dòng)內(nèi)部管理體系不斷變革與更新，而檔案管理作為事業(yè)單位不可或缺的部分，推動(dòng)它的信息化建設(shè)勢(shì)在必行，成為了事業(yè)單位必要的改革措施。筆者對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)中存在的檔案管理問(wèn)題，提出了一些質(zhì)疑和看法并對(duì)于改革措施進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）提升了檔案查詢借閱效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢有著很大的困擾，問(wèn)題是紙質(zhì)檔案多存在于特定制作的木盒里，然后依照順序保存在檔案架和檔案柜中，當(dāng)要查詢相關(guān)文件時(shí)就需要借助檔案目錄找到對(duì)應(yīng)的檔案盒存在的位置，繼而找到檔案。這種方式不利于快速尋找和搜索，會(huì)增加時(shí)間成本，降低了檔案管理的效率。而且，在借閱文檔的過(guò)程中，由于紙質(zhì)檔案容易損壞，需要做到隨借隨還，并且借閱的時(shí)間不能太長(zhǎng)，避免損傷檔案，防止檔案損壞的現(xiàn)象出現(xiàn)。而電子文檔可以利用計(jì)算機(jī)快速準(zhǔn)確的查閱相關(guān)檔案，有效利用查詢時(shí)間，降低了時(shí)間成本，還可以通過(guò)拷貝復(fù)制的方法避免了原始檔案的虧損，提高了檔案管理的效率。

（二）延長(zhǎng)了檔案管理的期限

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一般都是利用紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)資料和信息，需要一定的人力成本，而且在運(yùn)作過(guò)程中，容易造成檔案泄露、檔案流失的現(xiàn)象，當(dāng)需要從檔案中尋找醫(yī)療保險(xiǎn)的數(shù)據(jù)時(shí)，人為的操作可能造成某種意義上的不正當(dāng)性，甚至造成欺騙的后果。并且由于它是紙質(zhì)檔案，受到外界環(huán)境的影響較大，增加了檔案儲(chǔ)存、采集、管理的難度。通過(guò)檔案管理信息化的改革，可以充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子信息技術(shù)進(jìn)行管理，運(yùn)用磁盤進(jìn)行收錄保存，創(chuàng)新整合檔案管理新模式，不僅可以節(jié)省存儲(chǔ)的成本，還可以提高檔案的完整度，增強(qiáng)它的安全性，不僅有利于工作人員查詢醫(yī)療保險(xiǎn)的數(shù)據(jù)，也有利于保障本人的信息安全，確保檔案管理信息化建設(shè)的有效實(shí)施。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的開(kāi)發(fā)應(yīng)用不合理

部分事業(yè)單位雖然進(jìn)行了檔案管理的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了技術(shù)層面的更新，但是由于管理人員意識(shí)不到位，對(duì)于新的觀念還沒(méi)有轉(zhuǎn)變，因此在信息技術(shù)的運(yùn)用和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)方面還比較薄弱。在另一方面，在檔案管理的過(guò)程中，信息重復(fù)加工的問(wèn)題十分嚴(yán)重，數(shù)據(jù)質(zhì)量比較低下，有待提升。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)的重大意義在于檔案存在的數(shù)據(jù)強(qiáng)大的處理能力，在醫(yī)療保險(xiǎn)中可以準(zhǔn)確提煉出保險(xiǎn)人的基本資料以及他的檔案，還可以從中分析所需的材料，發(fā)揮信息的最大價(jià)值。但是在這一階段這個(gè)方面的發(fā)展還比較欠缺火候。

（二）信息化建設(shè)缺乏安全性的保障

對(duì)事業(yè)單位檔案管理的建設(shè)中，我們發(fā)現(xiàn)如果使用檔案管理信息化，對(duì)于檔案信息資料的安全性，我們無(wú)法得到保證，甚至在一些事業(yè)單位中關(guān)系到國(guó)家機(jī)密的檔案，存在著泄露的風(fēng)險(xiǎn)，所以即使檔案信息化給事業(yè)單位帶來(lái)了很強(qiáng)的便利性，但它存有的安全隱患也讓人擔(dān)憂。這樣的平臺(tái)缺乏機(jī)密檔案資料的安全管理，進(jìn)行甄別和區(qū)分管理的意識(shí)也匱乏，甚至在檔案審查和共享方面的保密性達(dá)不到要求，容易造成黑客入侵，檔案外泄或者惡意破壞的結(jié)果，不利于維護(hù)醫(yī)療保險(xiǎn)人的個(gè)人隱私，甚至被不法分子利用對(duì)保險(xiǎn)人造成威脅。

（三）管理人員素質(zhì)水平不足，技術(shù)應(yīng)用能力低

處于新舊發(fā)展沖突的時(shí)代，受到傳統(tǒng)思想觀念的影響，目前的管理人員一時(shí)難以轉(zhuǎn)變固有的思維，而且難以跟上信息技術(shù)的發(fā)展水平，應(yīng)用方面也不到位。檔案管理信息化建設(shè)需要管理人員具備高素質(zhì)的要求，然而在目前的階段里，事業(yè)單位檔案管理人員普遍水平并不達(dá)標(biāo)，甚至在某種方面上，欠缺現(xiàn)代化的素質(zhì)。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化存在問(wèn)題的解決措施

（一）檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合

在建設(shè)檔案管理信息化的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)該首先完善檔案管理的設(shè)施，制定合理的標(biāo)準(zhǔn)，再科學(xué)利用信息技術(shù)，運(yùn)用信息化平臺(tái)管理的新模式，避免盲目采用現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，而是要從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，立足于醫(yī)療保險(xiǎn)單位的實(shí)際需求，有針對(duì)性的建設(shè)平臺(tái)的信息化體系，提高檔案的管理水平。在經(jīng)辦醫(yī)療保險(xiǎn)的時(shí)候，要結(jié)合檔案管理和信息化技術(shù)，避免單位依舊停留在傳統(tǒng)的管理思維模式中，使檔案管理的建設(shè)出現(xiàn)斷層，加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）建立健全監(jiān)督體系，加強(qiáng)安全保障

我國(guó)處于一個(gè)全高速發(fā)展的信息時(shí)代，信息化已經(jīng)成為全球越來(lái)越重要的態(tài)勢(shì)，而信息資源對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，它的發(fā)揮的作用已經(jīng)越來(lái)越大。要使檔案管理信息化建設(shè)穩(wěn)中求進(jìn)的發(fā)展，就要從實(shí)際出發(fā)，加強(qiáng)信息技術(shù)的安全防控，增強(qiáng)檔案管理的安全性。因此，一方面，事業(yè)單位應(yīng)該健全監(jiān)督體系，在掌握信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，全方位實(shí)施監(jiān)控檔案管理工作，這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)由于主觀原因或者客觀原因造成的重大信息安全問(wèn)題，及時(shí)有效的得到解決，提高單位的檔案管理能力。在另一方面，要健全網(wǎng)絡(luò)安全管理體系，比如說(shuō)可以建設(shè)安全防火墻，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)虛擬技術(shù)，避免黑客或病毒的入侵，提高檔案信息管理的安全性。

（三）增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的保密性

為了給人們提供更加優(yōu)質(zhì)方便的服務(wù)，事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，通過(guò)對(duì)檔案信息化的建設(shè)，吸引更多的受眾。因此在管理檔案信息實(shí)際的工作中，事業(yè)要不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)，增強(qiáng)他保密的功能，對(duì)于醫(yī)療保險(xiǎn)失業(yè)單位來(lái)說(shuō)，對(duì)保險(xiǎn)人的保密工作顯得尤為重要?？梢酝ㄟ^(guò)建設(shè)檔案信息化管理平臺(tái)保密工作，管理人員只能在醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)單位的內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行登錄和查詢，并且可以在工作人員中錄入指紋，設(shè)置檔案信息查詢頁(yè)面的進(jìn)入要求。除此之外，對(duì)于事業(yè)單位的工作人員專業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)的培養(yǎng)也顯得十分重要，事業(yè)單位可以集中某一時(shí)間段對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并且注重打造企業(yè)文化和凝聚力，建設(shè)團(tuán)結(jié)一致的事業(yè)核心理念，這些方面有效增強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作的保密性，可以在一定程度上防止檔案信息的流出。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，面對(duì)著現(xiàn)代化信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)已經(jīng)成為趨勢(shì)，檔案管理的工作也發(fā)生了巨大的改變，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)順利落實(shí)，事業(yè)單位必須要牢牢樹(shù)立現(xiàn)代化管理的理念，通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化的管理措施，使事業(yè)單位發(fā)揮它的公益事業(yè)性質(zhì)，全面落實(shí)醫(yī)療保險(xiǎn)在信息管理中的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)它的保密性、快捷性、準(zhǔn)確性，直面檔案管理建設(shè)中所存在的問(wèn)題，通過(guò)具體的解決辦法，驅(qū)動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的新模式，為人民大眾提供便捷，為事業(yè)單位創(chuàng)造新的管理辦法，推動(dòng)檔案管理信息化的全面建設(shè)。