檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

黃子寧

（煙臺市福山區(qū)檔案館，山東 煙臺 265500）

互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，給我們的生活和工作帶來了巨大的便利，對于檔案管理的發(fā)展也有著重要的影響，檔案管理隨著科技正在不斷改變，不僅是信息技術(shù)的使用，還有一些高效的管理思想的融入，讓檔案管理工作更具有新意。

一、檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義概述

檔案可作為真實(shí)的歷史憑證，是工作決策的重要參考依據(jù)，形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過程，并且其中包含的各項(xiàng)信息都具有真實(shí)性，并非后人根據(jù)個(gè)人意愿而隨意編造，保證了歷史情況記錄的真實(shí)性和客觀性。部分珍貴檔案資源是當(dāng)事人在具體的工作中親筆手稿；部分檔案資源有著領(lǐng)導(dǎo)批示和簽署。在具體的工作中，要想充分挖掘檔案當(dāng)中具有價(jià)值的信息資源，應(yīng)做好檔案的編碼、保存等相關(guān)工作，才能確保檔案資源的利用更加便捷和有效。

二、檔案管理工作現(xiàn)狀問題分析

（一）檔案管理工作方法單一

當(dāng)今社會(huì)不斷進(jìn)步的同時(shí)，檔案管理工作理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，才能滿足社會(huì)各行業(yè)對檔案管理工作的實(shí)際需求。而基于當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀來說，檔案管理工作在實(shí)踐中仍然面臨管理工作方法單一的問題。對于檔案管理部門來說，當(dāng)前從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員大部分是半路出身，并沒有在檔案管理工作實(shí)踐中接受系統(tǒng)的專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，這使得其在具體的檔案管理工作中，只能按部就班而無法與時(shí)俱進(jìn)，導(dǎo)致其在工作中只能盲目地采用老一套方法進(jìn)行管理，在此過程中，先進(jìn)的檔案管理理念和手段等應(yīng)用力度明顯不足，這不僅會(huì)讓檔案管理工作變得缺乏效率，還會(huì)讓檔案管理工作過程變得更加枯燥乏味，不利于檔案管理工作質(zhì)量的提升，進(jìn)而會(huì)制約檔案利用價(jià)值的挖掘。

（二）缺乏可行且有效的檔案管理制度

對于任何一項(xiàng)工作來說，制度不僅發(fā)揮著約束作用，還發(fā)揮著規(guī)范性作用，是任何一項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展的重要保障和依據(jù)。對于檔案管理工作來說，要想實(shí)現(xiàn)工作效率和工作質(zhì)量的提升，必須走規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的持續(xù)發(fā)展道路，這就要求檔案管理部門注重檔案管理制度的完善，并在實(shí)踐中結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，不斷優(yōu)化和調(diào)整檔案管理制度，以保證檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)型、嚴(yán)肅性和細(xì)致性，進(jìn)而規(guī)避檔案管理工作中的各類缺陷，確保檔案管理工作效率和質(zhì)量得以整體大幅度提升。

（三）缺乏專業(yè)人才

對于檔案管理工作來說，本身是一項(xiàng)專業(yè)、系統(tǒng)且煩瑣的工程，對管理工作人員有著較高的要求。尤其在當(dāng)前科技時(shí)代，要想做好檔案管理工作，管理人員必須具備一定的信息技術(shù)能力，才能在檔案管理工作實(shí)踐中充分利用信息手段來提升檔案管理工作水平，這就要求檔案管理人員自身應(yīng)該是檔案管理方面的專業(yè)人才。而現(xiàn)實(shí)情況是當(dāng)前檔案管理部門嚴(yán)重缺乏專業(yè)人才，究其原因在于檔案部門處于弱勢群體，并且工作強(qiáng)度大、缺乏豐厚的待遇和晉升空間，不利于優(yōu)秀人才的引進(jìn)。其次，在科技快速進(jìn)步的時(shí)代，檔案管理工作牽涉領(lǐng)域不斷擴(kuò)大，對從業(yè)人員的思想、綜合技能等提出了更要的要求，而現(xiàn)有的檔案管理人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)不完善，思想老化、缺乏現(xiàn)代化操作技能等特征，更為甚者對信息技術(shù)認(rèn)知不足，缺乏強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識，而導(dǎo)致其在具體的檔案管理工作中只能按部就班，不利于檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，從而制約著檔案管理工作水平的提高。

三、基于檔案信息化建設(shè)的檔案管理的優(yōu)化對策

（一）深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性，重視起檔案管理

一直以來，檔案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，對此項(xiàng)工作缺乏關(guān)注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績，這直接使得檔案管理工作更容易被忽視。在新形勢下，檔案管理部門應(yīng)對檔案管理工作引起重視，將其作為一項(xiàng)長期堅(jiān)持的艱巨工作，深刻認(rèn)識檔案管理工作的重要性，意識到檔案管理對工作決策的合理性和企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重要作用。這就要求檔案管理部門應(yīng)在實(shí)踐中將檔案管理工作納入重點(diǎn)工作范疇，有序落實(shí)各項(xiàng)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中的不足，并采取有效方法進(jìn)行防范和解決，才能保證檔案管理工作高質(zhì)高效地開展。不僅如此，檔案管理工作人員自身也要在日常工作中端正態(tài)度，自覺做好部門分配的崗位工作任務(wù)，嚴(yán)肅對待檔案管理工作中的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作，才能避免檔案管理工作形式化。如檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員可在實(shí)踐中采用微信公眾號等方式向大眾宣傳檔案管理工作的服務(wù)功能、社會(huì)效益等重要內(nèi)容，不定期結(jié)合檔案管理實(shí)際對檔案管理人員進(jìn)行針對性地系統(tǒng)培訓(xùn)，以發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)人員的才能來支持檔案管理工作。另外，檔案管理人員應(yīng)將檔案管理意識深扎根大腦意識當(dāng)中，確保相關(guān)人員能夠積極參與到檔案管理工作中，以形成良好的檔案管理氛圍，為提高檔案管理工作水平提供保障。

（二）推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在此過程中，信息化系統(tǒng)應(yīng)做到無縫對接，確保各項(xiàng)檔案資料能夠及時(shí)、完整且廣泛地收集起來。進(jìn)入到信息化時(shí)代，企事業(yè)單位在運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門較多，業(yè)務(wù)檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務(wù)部門檔案資料的順利接受，應(yīng)在前端控制工作中實(shí)現(xiàn)無縫對接，將檔案管理滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。在電子檔案收集過程中，檔案管理部門應(yīng)具備電子檔案的控制權(quán)，一方面可以通過有效控制來提高檔案資源的安全性；另一方面可以大幅度提升檔案的可讀性，為后續(xù)檔案資源的開發(fā)與利用提供支持。為了大幅度提高檔案管理工作水平和質(zhì)量，檔案管理工作人員應(yīng)具備一定的現(xiàn)代信息技術(shù)操作技能，如熟練運(yùn)用存儲技術(shù)，以滿足檔案信息化管理工作實(shí)際需求。同時(shí)。檔案管理信息化建設(shè)不僅僅是口號上的轉(zhuǎn)變，更要檔案管理軟件和系統(tǒng)等建設(shè)的支持。因此，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理軟件系統(tǒng)建設(shè)，配備完善的軟件設(shè)備。在電子檔案數(shù)量大量增加的情況下，檔案管理部門應(yīng)在軟件市場中合理地選擇計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)開發(fā)，以大幅度提升檔案管理工作效率和質(zhì)量。除此之外，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)社會(huì)需求，構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，為提升檔案管理社會(huì)效益提供保障。

（三）完善檔案管理制度

針對檔案管理制度不完善的問題，檔案管理部門應(yīng)正確認(rèn)識檔案管理制度的重要性，以便檔案管理部門能夠在工作實(shí)踐中，積極結(jié)合檔案管理工作實(shí)際來制定和完善檔案管理制度，以期為檔案管理工作提供依據(jù)。在具體操作中，各地企事業(yè)單位應(yīng)制定與本機(jī)構(gòu)工作實(shí)際情況相符的管理制度，并在管理制度制定過程中，需要充分考慮國家相關(guān)法規(guī)要求及政府政策方針需求，確保檔案管理制度具有可操作性和可行性，為檔案管理工作有序發(fā)展提供制度支持。在檔案管理工作中，通過制度的制定和實(shí)施，可規(guī)避檔案管理工作中的不足，降低檔案管理工作中的諸多安全問題。

（四）加強(qiáng)培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才

人才是當(dāng)今社會(huì)生產(chǎn)力眾多要素中最為關(guān)鍵的因素，培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理人才是推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的重要保障，也是提高檔案管理水平的重要舉措，原因在于新時(shí)期的檔案管理工作要想提高檔案管理水平，必須注重與信息技術(shù)的相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。而檔案信息化管理的基礎(chǔ)在于擁有一大批熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的人才予以支持。不僅如此，檔案管理人員還要精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，才能為檔案信息化建設(shè)提供支撐。因此，檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建檔案管理人員的長期培訓(xùn)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理人員專業(yè)化培訓(xùn)常態(tài)化、規(guī)范化，利用講座、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種方式完成在崗檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，堅(jiān)持檔案管理人員缺什么，就針對性培訓(xùn)什么的原則，及時(shí)調(diào)整檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)內(nèi)容，以提高檔案管理培訓(xùn)工作的針對性和實(shí)用性，確保檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力能夠適應(yīng)新時(shí)期的檔案管理工作。

結(jié)束語：綜上所述，在信息化時(shí)代，以往的檔案管理工作已經(jīng)跟不上時(shí)代的腳步。檔案管理信息化建設(shè)工作也面臨著巨大的考驗(yàn)，因此根據(jù)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，要從工作的根源去解決。