中學檔案資料收集工作規(guī)范化高效開展研究

羅麗

（賀州第一高級中學，廣西 賀州 542899）

對于中學檔案資料收集工作而言，主要是依據(jù)中學檔案形成規(guī)律，把握中學檔案的特點，將分散在學校教與學及學校各項管理活動中具有保存價值的文字、圖片、聲像、實物等資料進行收集歸檔。規(guī)范化的檔案材料對學校教育質量提升、教學管理和學生學習成長起到了關鍵性作用，本文基于工作實際和經(jīng)驗，分析中學檔案形成規(guī)律、特點，歸納提出中學檔案資料收集規(guī)范化高效開展措施。

一、中學檔案形成規(guī)律

中學檔案資料的形成存在較為明顯的規(guī)律，及時掌握規(guī)律，可以全面提高檔案資料收集的整體質量，為高效開展檔案收集管理工作提供指導。

（一）中學檔案資料主要形成于內(nèi)部機構

中學檔案資料有別于其他行政事業(yè)單位，學校檔案資料主要形成于內(nèi)部機構，上級公文的檔案數(shù)量較少。學校各個職能部門在開展工作中產(chǎn)生有保存價值的資料，按部門分工可以將檔案資料分類成：黨群工作資料、行政工作資料、教學教研工作資料、德育工作資料、安全衛(wèi)生工作資料、總務后勤工作資料等。

（二）中學檔案資料形成具有動態(tài)規(guī)律

中學檔案資料是學校開展教與學、管理活動真實的記載，伴隨學校內(nèi)部各職能部門開展管理和教學活動進行動態(tài)記錄，呈現(xiàn)出一個動態(tài)變化的過程。例如中學教務部門在開展教學管理、招生、學籍管理、考試工作中動態(tài)形成的檔案資料，科研部門開展教師業(yè)務競賽、教師業(yè)務培訓、教育教學研究等活動中動態(tài)形成的檔案資料。中學檔案資料的形成反映學校各職能部門開展教研、管理活動的過程，遵循檔案資料形成的動態(tài)規(guī)律，對檔案資料做好常態(tài)化、動態(tài)化收集工作。

（三）中學檔案資料形成具有周期循環(huán)規(guī)律

中學依據(jù)大綱和教材要求進行循環(huán)教學，是從1 至3 年級循環(huán)進行完整的教學過程。學校的所有工作都是圍繞教師教育教學和學生學習開展的，中學檔案資料形成伴隨著循環(huán)教學工作開展具有周期循環(huán)規(guī)律。學校按時間節(jié)點開展招生、月考、期考、高考等各項工作，在歸集檔案材料時遵循周期循環(huán)規(guī)律，三年一個周期按時間節(jié)點分門類形成整套檔案材料。把握中學檔案材料形成規(guī)律是齊全、完整、科學歸集好檔案材料，規(guī)范化開展檔案材料管理工作的基礎，可以有效提高檔案資料收集規(guī)范化和效率。

二、中學檔案資料的特點

（一）具有多樣性特點

中學檔案資料表現(xiàn)形式多樣性，中學檔案資料通過不同的形式呈現(xiàn)出來，如照片、聲像、紙質、實物等。隨著信息技術的高速發(fā)展，對數(shù)字化檔案提出要求，要求同步收錄整理紙質檔案和電子檔案。根據(jù)檔案資料載體的多樣性的特點，要求實際開展檔案收集的過程中對載體特點做出明確，采取完善的安全保管措施，使其更好地保障中學檔案資料的完整性和規(guī)范性。檔案收集對象多樣性，中學日常教學管理的紙質文件、學生和教師活動照片、教師錄像課等，都是比較重要的檔案收集對象。

（二）具有廣泛性特點

中學檔案資料產(chǎn)生具有較為廣泛的來源。中學檔案資料來源主體相對比較多，包括上級教育管理部門、學校內(nèi)部各組織機構、教職工、學生、學生家長等。如上級教育管理部門發(fā)布的教育教學管理文件、教師學生管理文件、學生學習考試文件等，學校團委在管理各學生社團產(chǎn)生的資料，這些都是中學重要的檔案資源，具有良好的保存和應用價值。在中學檔案資料實際收集工作中，需要明確檔案來源，合理的分析檔案資料特點，加強檔案資料收集規(guī)范性，不斷提升中學檔案資料收集工作效率。

（三）具有鮮明行業(yè)性特點

中學作為教育教學和學生學習成長的主陣地，中學檔案資料具有明顯的教育行業(yè)屬性。中學檔案資料的歸集主要圍繞學校教與學、管理活動展開的，例如，教務部門在開展教學常規(guī)管理，班級課程安排、招生和高考等工作中產(chǎn)生教務檔案資料，政教部門開展班主任管理和培訓、學生思想道德建設、學生成長規(guī)劃、紀律管理、學生安全教育等工作產(chǎn)生的檔案資料。這些檔案資料直接反映學校教與學、管理等工作，具有鮮明的教育行業(yè)特性。

三、中學檔案資料收集規(guī)范化高效開展措施

通過掌握中學檔案資料形成規(guī)律和特點，在實際收集檔案的過程中需要不斷地探索，及時掌握科學規(guī)范的工作方法，不斷提高檔案資料收集的完整性、規(guī)范性和即時性，促進檔案資料收集工作質量持續(xù)的提高。

（一）資料收集與日常登記管理進行同步

中學檔案資料收集是一項重要、系統(tǒng)的工作，遵循檔案資料形成動態(tài)規(guī)律，檔案資料歸集要與日常登記管理工作同步到一起，建立起完善的登記制度，不斷提高中學檔案管理部門和其他學校組織機構、教研組、年級組之間的聯(lián)系，推動檔案資料收集工作順利進行。學校各個職能部門在開展工作的同時分門類整理、存檔檔案資料。如學校行政辦公室要做好日常行文登記和上級來文登記等內(nèi)容；學生資助管理部門做好民族生、貧困生資助等工作資料登記、收集；科研部門負責各教研組管理、教師成長規(guī)劃和培訓等工作，在收集教學工作計劃、總結，教師外出培訓審批，教師科研課題等資料時，要同步做好登記管理。學校每個職能部門按照工作分工進行資料收集和登記，檔案管理部門必須持續(xù)地提高檔案資料管理的整體性，定時歸集各部門檔案材料并同步進行資料登記工作。中學檔案管理部門協(xié)同各職能部門歸集檔案資料可以提高資料收集工作規(guī)范性、高效性。

（二）資料收集與落實工作責任進行同步

根據(jù)檔案資料收集即時性的特點，為了加強中學檔案資料收集規(guī)范化，學校各職能部門在落實各項工作責任的同時，要即時地分類保管檔案資料。特別是教務部門開展招生、學籍管理、考試等工作時，同步進行資料收集整理工作，保障資料的完整和準確度。學校每個職能部門工作人員都兼任資料員，按要求定時將自己負責的工作資料匯總給部門負責人，學校檔案管理部門定時歸集各職能部門檔案資料并實行登記管理。中學檔案管理部門要提高整體配置，明確崗位職責，保障檔案收集的規(guī)范化，全面提高檔案收集質量。

（三）資料收集與服務提供進行同步

中學檔案資料可以有效地為學校發(fā)展、教師、學生提供服務，例如學生考試成績、學習生活表現(xiàn)、心理健康記錄等檔案材料為學生學習提高、教師教育教學提供指導服務；教師獎懲情況、年度考核、課題申報、教學成績、教學設計等檔案材料為教師專業(yè)成長、評聘職稱提供服務。學校各職能部門在收集管理檔案資料的同時本著服務師生、服務教學的理念開展好各項管理工作，在歸集檔案資料的同時提供好各項服務。

為充分發(fā)揮檔案資料的實際應用價值，除了掌握檔案資料形成規(guī)律、特點，還要不斷完善、開發(fā)中學學生成長檔案管理系統(tǒng)及學生資助管理系統(tǒng)等中學檔案管理技術，為學生、教師提供方便快捷的檔案服務，為學校的教育教學及各項管理工作提供支持和指導；大力推進學校檔案信息化進程，實現(xiàn)學校檔案數(shù)字化率達標，提高查檔質量，全面提升檔案資料服務水平。