針對(duì)新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的探討

王娟

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣城鄉(xiāng)居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)中心，河北 承德 068450）

一、檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要意義

（一）有利于提高檔案管理效率當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到迅速發(fā)展，我國的檔案管理工作已開始廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，從而全面提高我國檔案管理的工作質(zhì)量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實(shí)現(xiàn)信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時(shí)隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網(wǎng)絡(luò)來高效且迅速傳送檔案文件。同時(shí)，在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享在檔案管理過程中，通過對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以有效運(yùn)用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫，達(dá)到檔案目錄共享的目的，也有利于相關(guān)人員隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時(shí)，通過將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫信息的提取速度，以此來更加高效且科學(xué)地存儲(chǔ)和運(yùn)用檔案信息。除此之外，通過將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對(duì)信息傳送流程進(jìn)行簡化，實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

二、當(dāng)前我國檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理的安全意識(shí)阻礙了其創(chuàng)新性不管是處于何時(shí)何地，檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展都起著重要的作用和意義，只是不同時(shí)期具備不同的作用。在當(dāng)今時(shí)代背景下，各領(lǐng)域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，也給我國檔案管理事業(yè)帶來了極大沖擊，然而我國檔案管理體系依然具有諸多問題，無法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。盡管我國檔案管理事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是十分復(fù)雜的，以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾，應(yīng)該應(yīng)用切實(shí)可行的措施進(jìn)行有效解決。

（二）檔案資料管理制度不夠完善我國對(duì)各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現(xiàn)為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實(shí)際工作中無章可循，這就大大降低了工作效率；（2）領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理制度無法落到實(shí)處；（3）檔案信息化的保護(hù)不到位，相關(guān)人員未對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

三、我國檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的具體對(duì)策

（一）構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員在海量的檔案資料信息數(shù)據(jù)中簡便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）檔案管理工作人員需對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變和錄入成數(shù)字化檔案；（2）依據(jù)科學(xué)的規(guī)范和要求，進(jìn)一步優(yōu)化處理經(jīng)數(shù)字化與信息化處理的檔案信息、資料，構(gòu)建起數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過程中對(duì)內(nèi)存的需求；（3）結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際內(nèi)容來進(jìn)行科學(xué)分類，可劃分成多個(gè)不同的專題，然后構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫，確保該數(shù)據(jù)庫具有一定的開放性，從而有效實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助相關(guān)電子設(shè)備來完整地掃描紙質(zhì)檔案，并且將全部檔案文件錄入到數(shù)據(jù)庫之中，然后結(jié)合檔案的類型、時(shí)間及任務(wù)來對(duì)全部檔案文件進(jìn)行合理劃分，使用者只需輸入關(guān)鍵詞即可獲得相關(guān)內(nèi)容，從而不斷完善我國信息化檔案管理工作。

（二）有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)為了能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，相關(guān)部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，調(diào)整其服務(wù)態(tài)度，提高其應(yīng)變能力，使之樹立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識(shí)和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，具備較強(qiáng)的信息整合能力和較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平；（2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系，定期對(duì)檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進(jìn)行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專業(yè)性人才，然后進(jìn)一步強(qiáng)化這類人才的培訓(xùn)，從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

綜上所述，在信息時(shí)代背景下企業(yè)必須積極建設(shè)檔案管理信息化，以此來不斷提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當(dāng)前我國檔案管理的多元化需求。然而在建設(shè)過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，故而需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫，建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制，有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動(dòng)我國檔案管理工作向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。