新時期檔案管理工作規(guī)范化的思考

王艷蓮

（河北省承德市圍場滿族蒙古族自治縣委組織部，河北 承德 068450）

一、促使檔案管理規(guī)范化發(fā)展的措施

通過上文的詳細闡述，對檔案規(guī)范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質(zhì)原因還是因為相關(guān)的管理不到位。信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善，并且沿用傳統(tǒng)的檔案管理措施，不能夠與時代發(fā)展的步伐相接軌。因此首要任務(wù)就是創(chuàng)新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。下文將針對具體的應(yīng)對措施具體闡述。

（一）依法管理，建章立制

檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級，各項軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)代檔案管理方法，順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度地發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

（二）求實創(chuàng)新，與時俱進

信息時代已近悄悄地來臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來，達到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會的優(yōu)勢。

（三）科學(xué)規(guī)范，提高效能

檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會先進的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進性和科學(xué)性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復(fù)損害。

二、新形勢下檔案管理工作規(guī)范化的相關(guān)措施

（一）提高對檔案管理的重視度

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該提高對檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)要認識到檔案管理的價值和意義，從而擺正對檔案管理工作的態(tài)度，促進檔案管理規(guī)范化進程。

（二）全面普查案卷

對于一些保存時間長、無標(biāo)題、標(biāo)題不規(guī)范、重份、組卷混亂、缺少卷內(nèi)目錄以及無查考價值的案卷進行清查，刪除無用的案卷，提高計算機錄入時的效率。

（三）健全檔案管理規(guī)章制度

檔案管理工作規(guī)范化需要科學(xué)嚴謹?shù)囊?guī)章制度來保障，因此，制定責(zé)任明確的管理制度，如檔案借閱保密制度、整理歸檔制度、鑒定銷毀制度、庫房管理制度等，使各級部門充分重視檔案管理制度的完善工作。

（四）積極引進信息化技術(shù)

利用計算機進行儲存、編目、檢索、查閱檔案資料，減輕工作人員勞動強度，節(jié)省空間，提高工作效率，使得檔案案卷整齊規(guī)范，便于查找。規(guī)章制度的科學(xué)性、嚴謹性是檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)。所以，在檔案的管理中，需要將管理制度加以明確。例如，檔案借閱的保密原則、檔案整理以及歸檔的原則、檔案鑒定以及銷毀原則、庫房管理原則等，以完善檔案管理制度。在實際工作中，需要將工作進行分配，對每個人的責(zé)任以及義務(wù)加以明確，從而使工作人員能夠擺正自己的工作態(tài)度，從而使檔案的管理工作更具規(guī)范化。

（五）將檔案分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對案卷基礎(chǔ)較好且具備全因目錄的一些案卷，在全因目錄上直接進行分類標(biāo)引，對于特殊形式的檔案則通過計算機程序?qū)⑾嚓P(guān)姓名、時間、地址等信息用案卷目錄錄入，然后獲得分類號，提高著錄速度，便于查詢。

（六）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

定期對檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，并要求檔案管理人員積極主動提升自身素質(zhì)，在實踐中不斷自我總結(jié)完善，提高檔案管理的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。

創(chuàng)新、高效、規(guī)范的檔案管理工作適應(yīng)著現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，為各個企業(yè)單位、機關(guān)單位提供著重要的理論依據(jù)。并將豐富的個人材料集中的整理好，加速其合理性、先進性的建設(shè)。在這個信息大爆炸的社會發(fā)展中，人們應(yīng)該更加重視的檔案的作用，開辟檔案管理工作的新局面，并實現(xiàn)檔案管理工作人員的自身真正價值，推進社會發(fā)展建設(shè)的步伐。