關(guān)于新時(shí)期檔案管理的分析

戴璽哲

（河北省承德市灤平縣殘疾人聯(lián)合會，河北 承德 068250）

一、檔案管理對象、方法以及手段的變革

（一）檔案管理對象的變革

社會在不斷地發(fā)展，我國的科技信息技術(shù)越來越多，而且還產(chǎn)生了較多的電子文件，為了提高檔案管理的效率，必須采取有效的措施提高檔案管理水平，還要增加檔案館的容量。電子文件的種類具有多樣性，在對這些電子文件進(jìn)行歸檔與分類時(shí)，需要將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，這也體現(xiàn)了檔案管理對象的變革，使得數(shù)字檔案在檔案管理中所占位置越來越重要。電子文件是一種新的檔案管理方式，這與紙質(zhì)檔案記錄方式有較大區(qū)別，數(shù)字檔案是在二進(jìn)制環(huán)境下生產(chǎn)的，所以，在對電子檔案進(jìn)行了歸檔、分類以及保管時(shí)，需要采用不同技術(shù)，需要依賴計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。為了保證電子文件的安全性，必須增強(qiáng)文件載體的穩(wěn)定性，為了形成完整的電子文件，還需要對其內(nèi)容以及背景信息進(jìn)行擴(kuò)充，所以，檔案管理對象的變革，使得我國檔案管理工作呈現(xiàn)出了數(shù)字化的發(fā)展特征。

（二）管理手段的變革

在檔案管理中，需要根據(jù)不同的對象，設(shè)置不同的管理方式，在數(shù)字化的檔案環(huán)境下，需要對檔案管理手段進(jìn)行改革。在現(xiàn)代檔案管理機(jī)構(gòu)中，都配備了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)字技術(shù)，可以有效保證電子文件管理的安全性。在當(dāng)前檔案管理領(lǐng)域中，采用的管理手段也在不斷變革，相關(guān)人員結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，對電子文件進(jìn)行了快速的處理；利用網(wǎng)絡(luò)以及通信技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對電子文件的實(shí)時(shí)傳輸；利用現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫，也可以實(shí)現(xiàn)對電子文件的海量存儲，擴(kuò)大了檔案館的容量。另外，檔案館工作人員還對信息檢索方式進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄檢索的便捷性，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，還可以提高保密文件的安全性，有利于維護(hù)檔案系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。

（三）檔案管理方法的革新

隨著社會與科技的不斷發(fā)展，我國電子文件的數(shù)量越來越多，這對電子檔案的歸類提出了更高的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員，必須對傳統(tǒng)的管理方法進(jìn)行革新，這樣可以才能檔案載體運(yùn)行的可靠性，才能保證電子文件存儲的安全性。在進(jìn)入信息時(shí)代后，檔案管理也迎來了電子文件時(shí)代，所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不在適用當(dāng)前的檔案機(jī)構(gòu)，如果檔案部門仍然沿用傳統(tǒng)管理方法，會極大地制約檔案事業(yè)的快速發(fā)展。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，在檔案管理方法上，改變了傳統(tǒng)的文件與檔案管理工作流程，依據(jù)電子文件和檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的變化、管理系統(tǒng)的特點(diǎn)對傳統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，某些工作環(huán)節(jié)需要提前監(jiān)控，某些重復(fù)性的工作環(huán)節(jié)需要撤銷合并等。

二、檔案管理的發(fā)展

僅有信息化技術(shù)和手段是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，重要的是需要檔案管理理念、方法和思路的全面革新。面對電子文件的技術(shù)特性和管理手段的變化引起，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方法的變革勢在必行，只有采用科學(xué)的現(xiàn)代管理思想，才能充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，管理好電子文檔。在電子文檔時(shí)代，前端控制和全程管理理念顯得比紙質(zhì)文件時(shí)代更加重要。所謂“前端控制”，是指檔案工作者不能再想傳統(tǒng)文件和檔案管理時(shí)代那樣靜坐等待，需要在電子文件形成之時(shí)甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)就積極介入其中，把電子文件（包括歸檔電子文件）的管理要求融入系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)之中。在電子環(huán)境中，如果管理人員不積極借入文件的形式和保管過程，文件將可能不存在，也可能降低檔案文件的利用率。所謂“全程管理”，是指對電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存進(jìn)行全過程的監(jiān)控和管理。在電子文件時(shí)代，電子文件從產(chǎn)生到最終銷毀或永久保存是一個(gè)完整的運(yùn)動(dòng)過程，而且個(gè)個(gè)運(yùn)動(dòng)階段之間的界限不再像紙質(zhì)文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就更加需要對電子文件從生成、運(yùn)轉(zhuǎn)到保管、利用和銷毀的整個(gè)生命過程實(shí)行實(shí)時(shí)能夠，以確保電子文件的完整性、真實(shí)性、可靠性、安全性和可讀性。信息技術(shù)和現(xiàn)代管理理論的發(fā)展與應(yīng)用也為現(xiàn)代檔案管理理論的發(fā)展提供了新的機(jī)遇。在整個(gè)社會現(xiàn)代化和信息化發(fā)展進(jìn)程中，檔案收集、整理、保管、利用的理念、體制和工作方式都在經(jīng)歷重大變革。這給現(xiàn)代檔案管理帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，也帶來了檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展的新契機(jī)。同時(shí)，作為一項(xiàng)管理性活動(dòng)，檔案業(yè)務(wù)也要求檔案工作者必須融合現(xiàn)代管理理念，從經(jīng)濟(jì)、社會等多角度審視現(xiàn)有的檔案管理理論，對檔案管理理論進(jìn)行全方位的創(chuàng)新與變革，提高檔案工作的管理效率和管理水平。市場化帶來了檔案所有權(quán)的多元化。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國是行了公有制為主體、多種所有制經(jīng)濟(jì)共同發(fā)展的基本經(jīng)濟(jì)制度，出現(xiàn)了公有制實(shí)現(xiàn)形式多樣化、經(jīng)濟(jì)成分多元化的格局。與此相適應(yīng)，檔案作為國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人在各項(xiàng)社會實(shí)踐活動(dòng)中形成的歷史性產(chǎn)物和憑證性記錄，其所有權(quán)歸屬也呈現(xiàn)多元化態(tài)勢，除黨政機(jī)關(guān)、國有企業(yè)事業(yè)單位形成的國有檔案之外，包括集體所有檔案、私人檔案、民營企業(yè)檔案、三資企業(yè)檔案等在內(nèi)的非國有檔案大量產(chǎn)生。

我國當(dāng)前社會呈現(xiàn)出了多元化的發(fā)展形勢，這也使得檔案資料的種類以及數(shù)量不斷增多，所以，檔案管理部門必須對傳統(tǒng)的體制進(jìn)行改革，這樣才能適應(yīng)社會發(fā)展的要求。本文對檔案管理的變革過程進(jìn)行了介紹，希望對相關(guān)人員有所幫助，保證我國檔案管理體制更加科學(xué)、合理。檔案文件具有較強(qiáng)的參考價(jià)值，屬于一種有效的依據(jù)憑證，所以，在檔案管理的過程中，必須提高檔案保管的安全性，這樣才能避免檔案文件出現(xiàn)丟失或者遺漏等問題。