事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革

程倩

（重慶煤礦安全監(jiān)察局安全技術中心，重慶 400000）

就目前情況而言，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革已經(jīng)勢在必行，因此要從制度建設、信息化平臺建設和人才培養(yǎng)等多個方面進行，要結合當前事業(yè)單位檔案管理實際來多形式多渠道的開展工作，有效提高檔案管理的質量，提升工作效率和水平。同時，也要結合我國當前社會經(jīng)濟體制，從實際出發(fā)，不斷創(chuàng)新檔案管理工作意識，發(fā)揮人才優(yōu)勢來為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革提供有力保障，也為我國事業(yè)單位長遠發(fā)展奠定基礎。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的意義

檔案管理作為事業(yè)單位發(fā)展過程中的一項基本工作，為事業(yè)單位開展其他工作提供著重要的依據(jù)，為單位管理決策提供詳實的參考資料信息，是各項工作查漏補缺中的現(xiàn)實依據(jù)，這也是從業(yè)人員或單位合理維護權益的依仗。檔案管理影響著事業(yè)單位的發(fā)展，質量和效率的高低在一定程度上決定著事業(yè)單位工作的進展。因此，為了更好地維護各方權益，順應時代的發(fā)展，在當前背景下必須對事業(yè)單位的檔案管理進行創(chuàng)新和改革，滿足時代發(fā)展的要求。

在當前社會快速發(fā)展的過程中，為保障事業(yè)單位能夠充分發(fā)揮自身的作用和價值，促進更加長遠的發(fā)展，就必須從檔案管理入手，做好基礎性工作，管理層要深刻認識到檔案管理工作面臨的新要求，做好迎接挑戰(zhàn)的準備，抓住新的發(fā)展機遇，要將各類有效的信息進行收集整理，為單位后續(xù)工作開展提供更多信息資源保障。與此同時，在檔案管理工作當中，也要結合可持續(xù)發(fā)展的理念，要在健全的規(guī)章制度體系下開展日常工作，形成規(guī)范化的工作流程，發(fā)揮科學發(fā)展觀指導理念的作用打破傳統(tǒng)工作思想束縛，以此進一步提升事業(yè)單位檔案管理整體水平[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）關于檔案管理工作重視程度

在管理事業(yè)單位的檔案進程中，管理者的重視程度和態(tài)度在很大程度上影響著檔案管理工作的質量，所以在當前管理者應該改善以往對于檔案管理工作的理念和方式，要善于發(fā)現(xiàn)檔案管理當中歷史遺留的問題，找到優(yōu)化的方式方法。管理者應該明確檔案管理內容并不是僅限于對數(shù)據(jù)信息的收集與整理，而是事業(yè)單位在發(fā)展過程中各類信息的有效總結，也是單位日常開展工作的重要憑證，在一定程度上說明，高質量的檔案管理工作能夠有效支撐事業(yè)單位的發(fā)展，為事業(yè)單位提供數(shù)據(jù)保障，對于預測事業(yè)單位未來發(fā)展趨勢具有重要的意義。

（二）關于檔案管理工作人員素質

在任何單位工作中，工作人員的素質都影響著工作質量和效率，事業(yè)單位的方案管理工作也是如此。結合當前現(xiàn)實來看，部分事業(yè)單位檔案管理工作人員素質并沒有到達一個相對較高的水準，難以有效并高質量地完成檔案管理工作。就目前情況而言，部分事業(yè)單位的人員變動頻繁，尤其是在檔案管理工作方面，很少有能夠長期堅持在這一崗位上的人員，人員專業(yè)性和素質都處在一個需要提高的過程當中，所以日常培訓工作就尤為重要。在培訓過程中，要結合具體的檔案管理要求來做好人員配比，進行不定期抽查工作，來發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中尚且存在的不足之處，要以培養(yǎng)專業(yè)素質強，業(yè)務水平高的復合型管理人才，與此同時，也要通過科學合理的人才獎勵機制來激發(fā)工作人員的主動性和創(chuàng)造性，讓他們能夠以更加飽滿的熱情和專業(yè)負責的心態(tài)來投入到日常工作當中，確保檔案管理的工作質量與工作效率[2]。

（三）關于檔案管理信息化建設

在進行檔案管理工作時，管理者要注意時代的發(fā)展方向，充分了解大數(shù)據(jù)和信息化技術的發(fā)展，做好檔案管理信息化建設，針對以往相對固化和傳統(tǒng)的工作方式以及模式要予以改變，及時創(chuàng)新檔案管理工作技術與手段。針對檔案信息收集與整理來說，要運用當前大數(shù)據(jù)信息技術優(yōu)勢，來減少人工壓力，在保證檔案管理質量的同時也提升工作效率，確保各項信息收錄的準確性和及時性，在檔案信息錄入的過程當中，也要適當抽檢人力，通過信息化技術手段來提升工作效率，減少一定的人力成本。管理者要明確當前事業(yè)單位發(fā)展過程中各項數(shù)據(jù)信息數(shù)量越來越多，單位規(guī)模也在逐步擴大，信息化建設已經(jīng)是必然趨勢，它順應了時代的發(fā)展方向，在未來發(fā)展過程中，依托于技術手段是主流的發(fā)展方向，所以當前企業(yè)應該不斷創(chuàng)新技術手段，探索更為高效的技術支持方式。

（四）關于檔案管理制度體系

事業(yè)單位的檔案管理工作需要有相應的制度來作為保障，完善的管理制度能夠有效支撐管理工作的進行，提供決策依據(jù)，在市場競爭壓力越來越大的現(xiàn)實情況下，事業(yè)單位想要獲得長遠發(fā)展不僅要完成好日常生產經(jīng)營任務，也要將基礎性工作落到實處，檔案管理就是其中之一。因此，想要更好地發(fā)展，事業(yè)單位就必須進行綜合考慮，除了重視經(jīng)濟效益的提升以外，社會責任也必須承擔起來，在充分了解自身情況的基礎上，制定合理的制度并進行完善。尤其是在檔案管理方面，要完善工作制度，也要做好人員的監(jiān)督管理。對于以往過于散漫，缺少規(guī)范化的工作方法要及時改正，落實工作人員崗位職責，規(guī)范其工作態(tài)度以及工作行為，在規(guī)范化科學化的制度體系下完成好檔案管理工作。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的措施

（一）明確工作目的

事業(yè)單位創(chuàng)新與改革檔案管理應該明確檔案管理工作目的，作為一項服務性與輔助性的基礎工作，應該堅持“以人為本”的工作理念，作為事業(yè)單位日常開展工作的重要依據(jù)，要保持其時效性與準確性，以此才能為事業(yè)單位發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。管理者作為事業(yè)單位發(fā)展的有效保障，必須提高對檔案管理工作的重視程度，相關工作人員應該在工作中總結經(jīng)驗，不斷提升個人的專業(yè)管理技能，加強思想建設，做好檔案管理宣傳工作，要善于總結工作當中出現(xiàn)的問題，找到優(yōu)化的方式方法，以此為完善檔案管理工作提供保障。

（二）加大工作力度

事業(yè)單位創(chuàng)新與改革檔案管理應該加大檔案管理工作力度，管理者應該在日常管理當中制定明確的管理方案，要發(fā)揮自身的領導作用，加強工作人員的檔案管理工作意識。管理者應該結合當前檔案事業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實要求，不斷提升工作人員的工作積極性，激發(fā)工作熱情，在積極完成工作任務的同時形成符合單位本身的檔案管理方式，加大工作力度，幫助工作人員樹立使命感，以檔案管理實際效果作為工作人員考核評定之一，進一步發(fā)揮檔案管理人員的優(yōu)勢作用，來完成好事業(yè)單位檔案管理工作[3]。

（三）完善責任制度

事業(yè)單位創(chuàng)新與改革檔案管理應該完善檔案管理責任制度，要在先進的檔案管理理念上讓各項工作都處在一個有序進行的過程中，檔案管理人員應該重點思考通過管理理念來提升檔案管理工作效率，要進行理念上的創(chuàng)新以此來適應檔案事業(yè)發(fā)展的具體要求。從檔案事業(yè)發(fā)展來看，創(chuàng)新是保持其穩(wěn)定發(fā)展的關鍵因素之一，想要做好檔案管理工作，促進事業(yè)單位的發(fā)展，必須創(chuàng)新管理理念，對傳統(tǒng)的管理理念進行改造，也要結合檔案管理的相關要求來創(chuàng)新責任制度，要通過創(chuàng)新來拓寬檔案管理的廣度和深度，在最大程度上提升檔案館路工作的質量和效率，以此來為事業(yè)單位發(fā)展注入新動力。在此過程中，其創(chuàng)新與改革發(fā)展方向應該從服務理念與服務意識著手，突破以往管理模式上的限制，要明確責任區(qū)分，對于檔案管理中的各個環(huán)節(jié)都能夠予以落實，實現(xiàn)專人專項，統(tǒng)籌管理，在保證檔案管理安全的前提下提升檔案管理質量。

（四）提升服務意識

工作人員的服務意識也影響著事業(yè)單位的檔案管理工作，因此，想要對檔案管理進行創(chuàng)新和改革，就必須重視這一點，不斷提升工作人員的服務意識，使其在掌握基本的知識與技能的基礎之上要明確當前檔案管理工作的價值意義。除此之外，為了更好地適應新時代的要求，工作人員也要在自身專業(yè)知識技能的基礎上增添新的技能，例如計算機應用的能力，以此來提升工作效率。

首先，檔案管理員是檔案管理工作的必要保障，直接影響著工作的質量，所以在選用管理人員時不僅要考核他們的知識水平，也要了解他們的工作經(jīng)驗，對于當前檔案管理的認知程度，要深入了解他們從事檔案管理工作的目的。

其次，也要重視工作人員服務意識的提升，重視責任意識和創(chuàng)新能力的激發(fā)和提高，要通過考核的方式來綜合了解他們的個人能力，對于不符合崗位職責的人員要及時調整，避免影響單位的檔案管理質量；最后，提升檔案管理人員的整體能力就應該充分發(fā)揮培訓的作用，從實際問題出發(fā)來確立相應的培訓目標以及計劃，能夠定期組織專業(yè)知識講座，邀請資深行業(yè)專家來為工作人員答疑解惑，幫助他們明確個人發(fā)展方向，并在學習的過程中豐富自身的專業(yè)技能，更好地完成檔案管理工作。通過這樣一支專業(yè)的檔案管理人才隊伍，來為事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革提供更多可能，在專業(yè)人才保障下促進檔案管理的持續(xù)發(fā)展[4]。

（五）加強信息化建設

在事業(yè)單位中，想要對檔案管理進行創(chuàng)新和改革就要重視信息化建設，不斷融入新技術和新理念，強化數(shù)字結構，實現(xiàn)智能化的發(fā)展，以此來突破以往檔案管理工作的困境，在信息化技術的基礎上能夠實現(xiàn)檔案信息資源共享，更加便捷地完成工作。事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設要以計算機為基礎，依托于大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，整合檔案信息的資源，檔案管理人員可以通過信息平臺來有效把控各環(huán)節(jié)工作。但值得注意的是，雖然依托于信息化技術實現(xiàn)了檔案管理的高效和便捷，但也要及時應對其中存在的風險因素，檔案信息可以不受時間與空間約束進行更新和下載的同時也要做好網(wǎng)絡安全監(jiān)控。在線上線下的檔案一體化管理模式下，提升檔案的利用效率，也讓檔案能夠延長其留存效率，對于不適應現(xiàn)代化發(fā)展的檔案可以適當消除，為檔案價值提升營造一個良好的發(fā)展環(huán)境[5]。

（六）投入資金成本擴大檔案信息資源開發(fā)效率

事業(yè)單位創(chuàng)新與改革檔案管理應該投入一定的資金成本，如果事業(yè)單位實際情況不支持可適當尋求政府資金補貼，通過資金投入來做好檔案基礎建設，擴大檔案信息資源開發(fā)效率。管理者應該結合事業(yè)單位自身發(fā)展情況來更新相關檔案管理設備，以此為檔案管理人員開展日常工作提供更多便利，也能夠保證檔案管理的安全性，深入挖掘檔案中一些有價值的信息，利用信息化技術平臺來進行資源共享，提升資源信息的利用效率與使用價值。

四、結論

通過文章的分析和研究得知，在事業(yè)單位中，檔案管理工作是相對來說比較基礎的工作，對于事業(yè)單位發(fā)展有著關鍵作用，所以當前進行檔案管理的創(chuàng)新與改革能夠為事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展創(chuàng)造更多條件。管理者應該立足于單位檔案管理實際，不斷創(chuàng)新管理理念與方式，加強技術手段創(chuàng)新，以人本思想為檔案管理發(fā)展目標，形成日常行為準則，規(guī)范管理操作，增強服務意識，以完善的管理制度為支撐，提高事業(yè)單位檔案管理的質量和效率。