事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化和電子化研究

姚春南

（永州市住房公積金管理中心，湖南 永州 425000）

引言：事業(yè)單位的日常工作內(nèi)容檔案中得到全面、真實的記錄，依托對檔案內(nèi)容的分析，能夠明確事業(yè)單位工作中存在的漏洞、缺陷，以此為基礎(chǔ)形成針對性解決方案，促使事業(yè)單位工作質(zhì)量與效率均呈現(xiàn)出明顯的上升趨勢?；诖耍胍偈故聵I(yè)單位整體工作與運行升級，落實事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化與電子化極為必要。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化與電子化的基本要求分析

第一，實施無紙化的檔案保存?，F(xiàn)代化、電子化的檔案管理工作需要電子檔案的支持，因此，需要在事業(yè)單位內(nèi)積極推行、落實無紙化的檔案保存，針對新檔案使用電子化的方式制作與存儲；針對原有檔案積極進行電子化轉(zhuǎn)化。第二，強化檔案管理的電子化。重視在檔案管理工作中應(yīng)用先進電子技術(shù)，如檔案壓縮技術(shù)等等，保證檔案資源可以在長時間內(nèi)實現(xiàn)安全、穩(wěn)定、低成本的保存。第三，重視檔案的最大化利用。著重展開對檔案資源利用服務(wù)的優(yōu)化，為檔案資源調(diào)取創(chuàng)設(shè)更為高效的平臺，挖掘并發(fā)揮出檔案的最大價值。

二、檔案管理現(xiàn)代化與電子化的應(yīng)用優(yōu)勢分析

依托對檔案管理工作水平的提升，切實推進檔案管理現(xiàn)代化與電子化建設(shè)，能夠為事業(yè)單位日常工作的優(yōu)化升級提供更為充足的參考資料支持，并為事業(yè)單位整體性的信息化建設(shè)的加速提供動力。綜合來看，落實檔案管理現(xiàn)代化與電子化是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作改革升級的必然趨勢，在促進事業(yè)單位更好發(fā)展以及信息化建設(shè)方面發(fā)揮出重要價值。

站在信息收集整理的角度來看，電子檔案可以實現(xiàn)更多信息的存儲，消除物理空間對檔案管理工作的制約，能夠促使事業(yè)單位所保存的檔案資源更為全面、相似；站在信息處理與調(diào)取的角度來看，電子檔案的引入使得對檔案資源的隨時性調(diào)取成為現(xiàn)實，且可以同時展開大批量檔案信息的處理，收獲更為理想的檔案信息管理成效，而這些是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法做到的。從這一角度來看，紙質(zhì)檔案管理模式不再適合當前事業(yè)單位的工作與發(fā)展需求，推行現(xiàn)代化與電子化檔案管理是必然選擇。

三、事業(yè)單位現(xiàn)代化與電子化檔案管理的優(yōu)化展開路徑探究

（一）重視相關(guān)管理制度的更新完善

制度優(yōu)化建設(shè)是保證事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化與電子化建設(shè)質(zhì)量的重要手段，其內(nèi)容對現(xiàn)代化與電子化檔案管理工作的展開提供規(guī)范性指導(dǎo)。實踐中，需要著重落實以下幾項制度建設(shè)，具體有：

第一，電子文件歸檔與管理制度，促使事業(yè)單位的電子文件歸檔管理工作始終向著規(guī)范化的方向發(fā)展。要求嚴格依照我國有關(guān)于檔案管理、電子檔案管理等工作標準要求進行制度內(nèi)容的設(shè)置。第二，安全保密制度。要求檔案管理人員切實承擔(dān)起“數(shù)字檔案室安全保密責(zé)任人”的角色，配合計算機管理人員共同強化事業(yè)單位內(nèi)電子檔案安全保密工作力度，引導(dǎo)其自覺承擔(dān)起維護電子檔案的安全保密性的任務(wù)[1]。第三，數(shù)字檔案查詢利用制度，主要對事業(yè)單位內(nèi)不同崗位、級別人員以及外來人員的檔案查詢權(quán)限、流程進行嚴格限制與規(guī)定。第四，檔案數(shù)據(jù)管理維護制度，要求相關(guān)工作人員著重關(guān)注檔案內(nèi)容的質(zhì)量、安全性、全面性維護，消除檔案誤刪等問題的發(fā)生。第五，數(shù)字檔案鑒定銷毀制度。對數(shù)字檔案銷毀程序、標準、執(zhí)行人等做出明確規(guī)范，避免銷毀有價值檔案。第六，檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度，目標在于降低電子檔案庫遭受外界入侵的概率。

（二）加大信息化建設(shè)的力度

在事業(yè)單位的工作實踐中，生成的檔案資料種類與數(shù)量較多，普遍涵蓋著文書、財務(wù)、設(shè)備、招投標合同等多個專業(yè)領(lǐng)域。在以往的檔案管理工作實踐中，使用著“紙質(zhì)檔案+人工管理”的工作模式，容易在此過程中發(fā)生檔案原件易破損、管理效率低等問題?；谶@樣的情況，應(yīng)當積極強化檔案管理的信息化建設(shè)力度，推動事業(yè)單位的檔案管理工作不斷向著信息化、電子化的方向發(fā)展。實踐中，檔案管理信息化系統(tǒng)主要使用現(xiàn)代化電子存儲方式，實現(xiàn)一次輸入信息，多途徑用于編制卷內(nèi)目錄、案卷目錄、檢索目錄以及案卷封面、背脊等制作程序，通過權(quán)限管理可以實現(xiàn)員工在線查閱電子文件、下載打印等功能。

檔案管理信息化系統(tǒng)的搭建過程中，要求切實參考事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)實需要，在系統(tǒng)內(nèi)開設(shè)文書檔案、財務(wù)檔案、合同類檔案、設(shè)備檔案等多個管理模塊，實現(xiàn)檔案管理的多元化一崗多模塊操作模式，有效緩解檔案管理人員人手不足的瓶頸，從數(shù)據(jù)源頭節(jié)約案卷目錄、卷內(nèi)目錄、檔案總賬、檔案分賬、檔案封面的制作時間，實現(xiàn)檔案記錄無紙化、辦公自動化、體系化、規(guī)范化的管理，避免重復(fù)性勞動，有效提高檔案歸檔的及時性和文件檔案傳遞的安全性。

（三）優(yōu)化調(diào)整信息服務(wù)功能

事業(yè)單位在落實現(xiàn)代化、電子化檔案管理工作時，必須多個部門之間展開協(xié)調(diào)合作，引導(dǎo)單位內(nèi)所有職能部門、員工均積極配合、參與檔案管理的現(xiàn)代化與電子化工作實踐中。在此過程中，檔案管理人員需要依托交流溝通切實了解各職能部門在檔案管理與應(yīng)用方面的現(xiàn)實需要，結(jié)合檔案管理信息化系統(tǒng)的搭建與使用，為所有職能部門提供針對性的信息服務(wù)，具體而言，就是要在檔案管理信息化系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置基于不同部門的獨立性檔案管理模塊。與此同時，還應(yīng)當在其中引入交互式溝通交流模塊，方便事業(yè)單位內(nèi)不同部門之間展開檔案信息傳輸。

在豐富檔案管理信息服務(wù)功能的過程中，還需要積極引入對外接入端口，以此實現(xiàn)對更多信息的同步性獲取。例如，針對事業(yè)單位內(nèi)黨員干部的個人信息，應(yīng)當主動與人社局的學(xué)籍檔案信息結(jié)合，以此提升檔案信息的全面性與綜合性。另外，還要依托新媒體與互聯(lián)網(wǎng)手段，主動、及時獲取所有員工的工作與活動情況，第一時間落實相關(guān)信息資料的收集整理，并在此基礎(chǔ)上對檔案資料展開實時性更新，以此體現(xiàn)出對檔案信息全面性與價值性的維護。

（四）著重組建先進人才隊伍

想要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化與電子化建設(shè)的高質(zhì)量落實，事業(yè)單位應(yīng)當定期組織相關(guān)管理人員參與專業(yè)培訓(xùn)活動，組建起更先進、專業(yè)的檔案管理人才隊伍，以此促使檔案管理工作與時俱進，滿足現(xiàn)代化與電子化建設(shè)的基本要求。

在實際的教育培訓(xùn)活動中，除了要組織學(xué)習(xí)相關(guān)檔案規(guī)范化管理辦法、分析目前各類檔案歸檔過程中存在的問題及其解決方案之外，還需要切實結(jié)合事業(yè)單位檔案管理信息化系統(tǒng)工作要求，針對專職檔案管理員以實際操作的方式對檔案管理信息化系統(tǒng)進行講解，從檔案管理人員的角色權(quán)限到建檔信息、文件資料、音像資料、文書的錄入以及電子檔案的審核、歸檔、借閱等一系列流程，詳細介紹檔案管理信息化系統(tǒng)的操作方法，并針對參訓(xùn)人員提出的問題展開解答。通過這樣培訓(xùn)，檔案管理員對各類檔案線上線下歸檔要求、流程擁有更為清晰、直觀的認識，為實體檔案的歸檔和檔案信息化與電子化管理工作的順利銜接和開展奠定良好基礎(chǔ)[2]。

（五）強化在檔案信息安全維護方面的工作力度

需要注意的是，在推行檔案管理現(xiàn)代化、電子化的過程中，對于信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用程度大幅加深，雖然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提高，但是，這也使得事業(yè)單位面對的檔案信息安全威脅增高，如果不進行重點維護，則極容易引發(fā)檔案資源丟失、泄露、被惡意篡改等問題，阻礙著事業(yè)單位檔案管理工作得更好展開。為了避免上述問題的出現(xiàn)，必須要重點展開對檔案信息安全的維護。

此時，除了設(shè)置較為基本的殺毒軟件以及防火墻之外，還需要在檔案管理信息化系統(tǒng)中引入權(quán)限管控功能，實踐中，所有人員均要在進入檔案管理信息化系統(tǒng)查閱或是獲取檔案資源之前，在登錄界面輸入賬號、密碼、身份角色，并由系統(tǒng)進行身份識別，在三項信息均于后臺數(shù)據(jù)庫內(nèi)保存信息相一致的條件下才能夠正常登錄系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理信息化系統(tǒng)還會根據(jù)不同身份角色的權(quán)限，提供差異性的功能服務(wù)，包括檔案查詢與調(diào)取、檔案編輯更改、檔案上傳與刪減等等，避免未授權(quán)人員對檔案做出一系列操作，體現(xiàn)出對檔案信息安全的更好維護。

（六）其他

檔案管理實踐中，事業(yè)單位還應(yīng)當積極引入多樣性措施加強檔案管理工作，進一步加強檔案管理的規(guī)范化，具體如下：第一，建立健全各項規(guī)章制度，保證檔案管理工作有章可循，促進檔案工作制度化、規(guī)范化。第二，將檔案工作納入年度考核目標，與業(yè)務(wù)工作同時檢查、同考核、同獎勵[3]。第三，對配備的專兼職檔案管理員定期進行培訓(xùn)，及時掌握檔案管理新要求。第四，按照標準化、規(guī)范化要求完成線上線下雙向歸檔工作。

總結(jié)：綜上所述，落實檔案管理現(xiàn)代化與電子化是現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作改革升級的必然趨勢，在促進事業(yè)單位更好發(fā)展以及信息化建設(shè)方面發(fā)揮出重要價值。通過重視相關(guān)管理制度的更新完善、加大信息化建設(shè)的力度、優(yōu)化調(diào)整信息服務(wù)功能、著重組建先進人才隊伍、強化在檔案信息安全維護方面的工作力度等策略的實施，實現(xiàn)了事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化、電子化、信息化建設(shè)，促進了相應(yīng)管理工作成效與效率的增高，推動了事業(yè)單位檔案管理工作的升級。