檔案管理過程中精細(xì)化管理方法分析

宋韶芬

（新疆阿勒泰市北屯鎮(zhèn)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)服務(wù)中心，新疆 阿勒泰 836300）

單位檔案是單位日常工作的記錄，在長(zhǎng)期發(fā)展中所形成的重要文件資料，真實(shí)反映出單位的發(fā)展進(jìn)程。對(duì)于檔案管理來說，不僅能夠記錄單位的發(fā)展過程，更為重要的是反映出各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及員工的工作狀態(tài)，是落實(shí)人員管理的重要資料。從這個(gè)方面出發(fā)，檔案管理有序進(jìn)行，提高檔案管理的水平，才能促進(jìn)單位的穩(wěn)步發(fā)展和進(jìn)步?；诖?，檔案管理人員應(yīng)該研究和分析提高檔案管理效率的方式，促進(jìn)該工作順利進(jìn)行。

一、檔案管理過程中精細(xì)化管理的意義

（一）給企業(yè)提供最好的服務(wù)

精細(xì)化管理是重要的管理思想理念，對(duì)于單位發(fā)展有著重要的價(jià)值。要想實(shí)現(xiàn)管理理念深入發(fā)展，需要引導(dǎo)單位文化創(chuàng)建，只有這樣才能保證企業(yè)內(nèi)部思想上的統(tǒng)一，所有員工都能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展付出自己的努力，保證精細(xì)化管理有序開展和落實(shí)。

（二）推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

現(xiàn)代社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)壓力增大，企業(yè)面臨著巨大的生存壓力，要想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和進(jìn)步，就要做好內(nèi)部管理工作，需要逐步引入精細(xì)化管理手段，提高檔案管理的總體水平。因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部檔案全面地記錄了企業(yè)發(fā)展中的各項(xiàng)資料與文件，所以單位的檔案管理人員需要積極總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)于檔案管理精細(xì)化有深刻的認(rèn)識(shí)，明確工作思路和方法，保證單位管理工作順利進(jìn)行，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)科學(xué)的崗位規(guī)章

任何工作的開展都是“人”進(jìn)行的，所以人對(duì)于工程質(zhì)量和效率有直接的影響。對(duì)于人的管理尤為重要，需要設(shè)定科學(xué)合理的管理制度，保證工作效率和質(zhì)量。單位管理人員制定出切實(shí)可行的精細(xì)化管理制度，包含一定的激勵(lì)措施，才能促進(jìn)人員工作積極性的提升。而管理制度的設(shè)定，一方面要從檔案管理實(shí)際情況出發(fā)，另一方面需要確定崗位職責(zé)，這樣才能保證檔案管理順利實(shí)施。

二、精細(xì)化管理方法分析

在檔案管理工作開展的過程中，精細(xì)化管理的方法應(yīng)用需要從以下幾個(gè)方面入手，才能夠?qū)⒕?xì)化管理方式的效果發(fā)揮出來。

（一）落實(shí)精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)

企業(yè)檔案管理開展過程中，需要按照工作標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)各級(jí)管理人員的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，管理人員在了解自己的工作任務(wù)后，制定出精細(xì)化管理措施和流程，詳細(xì)規(guī)定編碼、分類、檔案、資料、整體過程的全面管理和控制，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檔案管理階段的精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，消除檔案管理混亂的問題，讓檔案完整的保存下來，為今后檢查提供基礎(chǔ)。需要注意的是，在進(jìn)行精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)制度落實(shí)的過程中，需要根據(jù)檔案管理的要求以及檔案管理工作的內(nèi)容，細(xì)致性的區(qū)分各種檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而按照標(biāo)準(zhǔn)的方式開展管理，只有這樣子才能夠?qū)n案管理的水平提升。

（二）運(yùn)用精細(xì)化管理方法

企業(yè)需要重視檔案管理工作，各級(jí)檔案管理人員實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理和控制，如果有人員沒有按照崗位工作要求進(jìn)行檔案管理，應(yīng)該予以嚴(yán)厲處罰，嚴(yán)重不遵守規(guī)定者，給予開除，可以有效地凈化檔案管理團(tuán)隊(duì)，執(zhí)行相關(guān)的管理流程和制度，從而可以保證檔案管理順利進(jìn)行，保證檔案管理工作質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。

此外，檔案管理流程要盡量簡(jiǎn)化，可以使得檔案管理工作順利進(jìn)行，達(dá)到精細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)，以防止在檔案管理工作發(fā)生差錯(cuò)的問題，可以有序組織開展歸檔、管理、分類、存檔等，如果企業(yè)在檔案管理中沒有實(shí)施精細(xì)化管理措施，也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效控制，存在檔案丟失、缺損等問題，極大的影響企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。因此，企業(yè)實(shí)施精細(xì)化檔案管理措施，嚴(yán)格按照規(guī)定開展工作，發(fā)揮出精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)，保證檔案管理工作有效落實(shí)，各項(xiàng)有效開展進(jìn)行，促進(jìn)管理效果和質(zhì)量的提升。

（三）落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理流程

全面分析和了解檔案管理工作效率較低的原因，主要是管理方式不合理，管理人員在日常工作中，缺乏有效性，細(xì)節(jié)性工作管理和控制有著嚴(yán)重的問題，分類不明確。為了改變這一現(xiàn)狀問題，企業(yè)需要嚴(yán)格落實(shí)檔案管理的流程，各個(gè)環(huán)節(jié)都要符合精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真做好分類和歸檔管理工作，結(jié)合不同檔案內(nèi)容進(jìn)行分類管理，不同類型的檔案存儲(chǔ)在不同的位置上，保證各類檔案都能夠?qū)崿F(xiàn)合理的分類和精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)流程的規(guī)范化管理和控制，真正體現(xiàn)出精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理總體水平的提升。

因此，檔案管理要想提高管理水平和質(zhì)量，就要嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化管理的標(biāo)準(zhǔn)與要求，做好流程管理和控制，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化控制，實(shí)現(xiàn)人員有效管理和控制，符合精細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)還要積極的改進(jìn)和完善，適應(yīng)企業(yè)檔案管理的要求。此外，還要做好精細(xì)化流程規(guī)定，達(dá)到規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，禁止存在檔案不完善、缺失等問題。

（四）管理中落實(shí)獎(jiǎng)罰機(jī)制

要想檔案管理工作不會(huì)有任何的錯(cuò)誤和問題，就要在檔案管理實(shí)施中嚴(yán)格落實(shí)獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)于遵守管理規(guī)定的人員給予必要的獎(jiǎng)勵(lì)，而違反管理規(guī)定的人員給予嚴(yán)厲的懲罰，以起到警示的效果，可以保證各級(jí)管理人員在工作進(jìn)行中達(dá)到精細(xì)化管理的要求，認(rèn)真完成各項(xiàng)檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行精細(xì)化管理的流程，保證檔案管理高效、準(zhǔn)確的完成，提高管理的效果，防止檔案管理有任何問題出現(xiàn)。

因此，檔案管理實(shí)施中，除了嚴(yán)格遵守管理規(guī)定后，設(shè)定符合要求的獎(jiǎng)罰機(jī)制是非常重要的，這是檔案管理的重要舉措。只要是發(fā)生了珍貴檔案損失的情況，立即追究相關(guān)人員的責(zé)任，處罰責(zé)任人，管理人員應(yīng)該做好精細(xì)化檔案管理的措施，達(dá)到細(xì)致、高效的管理，實(shí)現(xiàn)管理效果和水平的提升，任何一份檔案都被完好地保存下來，提高檔案管理的總體水平，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展起到積極的作用。

（五）提高企業(yè)檔案管理工作者的職業(yè)技能

在檔案管理過程中想要達(dá)到精細(xì)化管理的要求，這需要從以下幾個(gè)方面入手。首先對(duì)于信息化管理的特征需要給予一定的肯定，也就是在實(shí)踐的過程中通過網(wǎng)絡(luò)立足于節(jié)點(diǎn)傳播以及大數(shù)據(jù)的集成化利用，在滿足于精細(xì)化管理要求的基礎(chǔ)上，需要根據(jù)檔案管理的要求將針對(duì)性的管理計(jì)劃制定出來。其次，根據(jù)檔案管理信息化的特征，要求對(duì)崗位的職能進(jìn)行科學(xué)劃分，保證各個(gè)崗位工作人員的職業(yè)技能得到精細(xì)化的控制，無(wú)論是從信息管理特征分析或者是從專業(yè)人員的精細(xì)化實(shí)施分析，都需要將檔案管理工作的職能以及應(yīng)用要求相互一致，所以在企業(yè)檔案管理工作開展的過程中，需要將其的職業(yè)技能提升，從而給精細(xì)化管理工作開展奠定良好的基礎(chǔ)。在具體操作的過程中建立相關(guān)檔案管理人員，開展專門的培訓(xùn)工作，也就是借助于各種相關(guān)考核的方式，對(duì)檔案管理工作人員的能力進(jìn)行綜合分析，然后對(duì)相應(yīng)的檔案資料審理，收集以及檔案分類能力培訓(xùn)，使其能夠在工作開展的時(shí)候切實(shí)將自身的作用發(fā)揮出來，從而保證檔案管理的完整性。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，在檔案管理過程中對(duì)于檔案管理資料的要求非常高，因此必須要采取精細(xì)化管理方式應(yīng)用才能夠達(dá)到檔案管理的要求。在以上分析中對(duì)精細(xì)化管理方法，在檔案管理過程中的應(yīng)用要點(diǎn)進(jìn)行了深入研究，目的在于提高檔案管理水平促進(jìn)企業(yè)的不斷發(fā)展。