信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

馬彩萍

（青海省政務(wù)服務(wù)監(jiān)督管理局，青海 西寧 810000）

行政事業(yè)單位的檔案主要載有與社會發(fā)展背景下的經(jīng)濟(jì)建設(shè)有關(guān)的資料，這有助于提供有助于監(jiān)測的資料。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理發(fā)生了變化，采用了一種新的管理模式，使檔案管理數(shù)字化。然而，實(shí)際檔案管理仍然是行政事業(yè)單位面臨的挑戰(zhàn)，需要對檔案管理進(jìn)行深入研究，以促進(jìn)檔案的科學(xué)發(fā)展。

一、信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化概述

（一）信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的重要性分析

信息時(shí)代的到來對各部門的發(fā)展產(chǎn)生了巨大影響。對行政事業(yè)單位而言，科學(xué)探索加強(qiáng)檔案管理至關(guān)重要。一方面，對于行政事業(yè)單位來說，檔案是記錄一個單位或某個重大事項(xiàng)等發(fā)展過程的重要材料，準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄了在各個階段發(fā)展的整體經(jīng)驗(yàn)過程。因此，行政事業(yè)單位可以借鑒可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略。在信息時(shí)代，通過將信息技術(shù)和工具與基本的檔案管理工作結(jié)合起來，可以不斷提高科學(xué)管理的效率，使檔案管理進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案信息的附加值。另一方面，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)探索必須充分考慮到國家政策的要求和行政事業(yè)單位的特點(diǎn)?？梢钥闯?，隨著行政事業(yè)單位改革進(jìn)程的深入，行政事業(yè)單位需要更好地了解檔案管理情況，以便更好地分析、預(yù)測和協(xié)助作出決定。信息技術(shù)和工具結(jié)合和分析所有類型的信息，同時(shí)考慮到內(nèi)部現(xiàn)實(shí)和信息技術(shù)帶來的市場變化。此外，在新的時(shí)期，國家對行政部門的檔案管理提出了新的要求。只有繼續(xù)加強(qiáng)檔案管理和信息技術(shù)的有效整合，才能實(shí)現(xiàn)更好的協(xié)同增效，并使檔案管理不斷現(xiàn)代化。

（二）信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的作用

第一，科學(xué)檔案管理是信息社會發(fā)展的必要條件。隨著媒體設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的生活方式發(fā)生了巨大變化傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)過時(shí)，目前檔案管理的系統(tǒng)化、聯(lián)網(wǎng)和標(biāo)準(zhǔn)化已成為我們的新目標(biāo)。因此，我們必須密切關(guān)注社會和科學(xué)的發(fā)展，努力不斷創(chuàng)新和提高檔案管理的科學(xué)水平。第二，檔案的科學(xué)管理是行政事業(yè)單位有效、有序和協(xié)調(diào)運(yùn)作的必要保證。檔案管理的性質(zhì)本身就是行政當(dāng)局歷史的一個重要體現(xiàn)，其中載有對其過去活動的事實(shí)說明。從管理人員和決策者的角度來看，一方面可以充分了解單位基本檔案管理方面的情況，另一方面可以根據(jù)執(zhí)行單位實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整和制定執(zhí)行檔案管理的發(fā)展戰(zhàn)略；還可以在檔案管理人員中發(fā)掘優(yōu)秀的檔案管理人才，來提高檔案管理的發(fā)展水平。

二、行政事業(yè)單位在檔案管理上的現(xiàn)狀

（一）管理系統(tǒng)并不完善

許多單位并不重視檔案管理工作。雖然在檔案管理制度中存在，但在實(shí)踐中執(zhí)行不力，管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)沒有得到履行，使管理制度成為一種制度。與此同時(shí)，檔案管理是最基本的活動領(lǐng)域，這是一個令人厭煩的問題，其結(jié)果也不清楚，這使得許多管理人員和核心工作人員很少注意到這一點(diǎn)。一些管理人員將檔案管理視為后臺工作，不涉及評估內(nèi)容。外部工作人員沒有注意到的是，不但管理人員不重視檔案，而且認(rèn)為檔案管理并不重要，只被視為一項(xiàng)例行的保存和復(fù)制工作。因此，整個檔案的收集、整理、分類等工作程序并不被單位重視，而且長期以來檔案管理并不科學(xué)、不規(guī)范，這意味著用于檔案管理工作的資金很少。通常，當(dāng)檔案管理人員需要更改設(shè)備設(shè)置時(shí)，被單位認(rèn)為檔案管理并不重要，并且不需要在每次管理設(shè)備時(shí)頻繁更換設(shè)備。檔案管理處的工作環(huán)境相對簡單，設(shè)備落后，機(jī)柜相對破損，沒有現(xiàn)代化的管理設(shè)備，影響了管理人員的工作。

（二）干部素質(zhì)低

所有檔案管理任務(wù)都是復(fù)雜和不一致的，要求管理人員保持較高水平的專業(yè)精神和連續(xù)性。如果不在這方面投入財(cái)政和人力資源，就很難有效地管理檔案。行政事務(wù)處正在進(jìn)行改革，以減少工作人員人數(shù)，建立更現(xiàn)代化的工作人員征聘制度，并加強(qiáng)各部門之間的調(diào)動。因此，許多人沒有接受檔案管理方面的培訓(xùn)，或被調(diào)到其他部門，這不利于提高檔案管理方面的專業(yè)技能和管理人員的素質(zhì)。檔案的科學(xué)管理已進(jìn)入檔案管理，檔案網(wǎng)絡(luò)管理的趨勢也與時(shí)代的變化同步。但是，有些設(shè)備沒有自己的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來管理文件。一些單位有自己的網(wǎng)絡(luò)文件管理系統(tǒng)，但沒有專門負(fù)責(zé)維護(hù)的高級管理人員，因此成為一種網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。一些單位繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙面記錄管理，這不僅影響了檔案的長期保存，而且使檔案的管理效率低下，降低了搜索和檢查的效率。

三、信息化背景下加強(qiáng)行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的對策探究

（一）提高檔案管理的重要性，完善制度，加強(qiáng)組織管理

行政事業(yè)單位檔案管理是一項(xiàng)核心活動，反映了行政事業(yè)單位的發(fā)展，是科學(xué)管理辦法的延續(xù)和體現(xiàn)。因此，需要更加重視檔案管理。檔案管理的內(nèi)容復(fù)雜，與每個管理人員和雇員的利益密切相關(guān)。因此，目標(biāo)是通過各種途徑提高所有成員對檔案管理的認(rèn)識，與有關(guān)部門和工作人員積極合作，收集和歸檔檔案信息，提高檔案的完整性和一致性，并根據(jù)國家檔案管理政策的要求加強(qiáng)機(jī)構(gòu)建設(shè)建立一個全面的檔案管理系統(tǒng)，包括全面的內(nèi)容，明確規(guī)定檔案管理的基本目標(biāo)和要求，檔案管理計(jì)算機(jī)化的標(biāo)準(zhǔn)和方法，不同檔案管理部門之間的責(zé)任分工，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及獎勵和威懾措施。這樣，每位檔案管理人員都可以認(rèn)識到自己在檔案管理方面的責(zé)任，同時(shí)根據(jù)實(shí)際情況動態(tài)補(bǔ)充檔案管理內(nèi)容，找出不足之處，有效提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

（二）增加檔案管理投資，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境

在計(jì)算機(jī)化的背景下，基本檔案管理設(shè)施和設(shè)備是各事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)檔案管理的必要條件。我們需要建立專門的檔案庫和文件柜，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，進(jìn)行計(jì)算機(jī)化的檔案管理，對檔案進(jìn)行詳細(xì)的分類和保存，并在檔案借用時(shí)直接存入檔案管理系統(tǒng)，以便能夠很容易和迅速地查看檔案狀況。

（三）在計(jì)算機(jī)化的背景下，為實(shí)現(xiàn)各行政事業(yè)單位檔案的科學(xué)管理，有必要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

提高檔案管理員的專業(yè)技能對于提高檔案管理的總體水平至關(guān)重要。因此，需要定期培訓(xùn)檔案管理人員，以確保他們了解檔案管理的重要性。除了具備必要的專業(yè)技能之外，還需要重視檔案管理方面的持續(xù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，掌握檔案信息化管理方法，以適應(yīng)信息化背景下檔案管理的新要求。在選擇檔案員時(shí)，行政事業(yè)單位應(yīng)確保他們擁有穩(wěn)定的工作人員，并減少他們的流動性。

（四）加快檔案管理信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)現(xiàn)代化

隨著信息時(shí)代的到來，對檔案管理現(xiàn)代化提出了更高的要求。這將需要檔案管理部門增加對計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備的投資，建立有效和可靠的檔案管理系統(tǒng)，準(zhǔn)確和迅速地指導(dǎo)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化和計(jì)算機(jī)化，并提高檔案檢索的效率。此外，應(yīng)強(qiáng)調(diào)對專業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使他們能夠靈活使用現(xiàn)有設(shè)備和系統(tǒng)。只有這樣，才能有效利用檔案資源，適應(yīng)信息發(fā)展的需要，更有效地為業(yè)務(wù)工作和社會服務(wù)。

結(jié)束語

總之，由前文可知，行政單位檔案管理的主要目的是為行政事業(yè)單位的日常管理過程提供準(zhǔn)確和全面的數(shù)據(jù)信息，以便不斷提高行政事業(yè)單位的管理水平和總體實(shí)力。隨著中國信息技術(shù)的迅速發(fā)展，為了實(shí)現(xiàn)信息化背景下的行政機(jī)關(guān)檔案科學(xué)管理，需要不斷創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，深入了解檔案管理，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，避免傳統(tǒng)模式的某些問題。因此，我們可以看到，檔案管理并非一成不變，需要不斷采用新的管理方法和技能，以促進(jìn)信息檔案在新的時(shí)期的發(fā)展。