國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)路徑分析

胡娟

（上海閔行城市建設(shè)投資開(kāi)發(fā)有限公司，上海 201199）

做好國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)和管理，對(duì)進(jìn)一步提升企業(yè)現(xiàn)代化管理水平，完善現(xiàn)代企業(yè)制度，增強(qiáng)國(guó)有企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等，有著不可替代的重要作用。檔案信息的數(shù)字化變革，改變了過(guò)去以紙質(zhì)保管、實(shí)體呈現(xiàn)為主，轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化為核心的檔案管理，這就要求國(guó)有企業(yè)順應(yīng)檔案管理發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變思路，采用當(dāng)代信息技術(shù)，開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，從而提高檔案管理工作的水平與質(zhì)量。現(xiàn)如今在我國(guó)國(guó)有企業(yè)中，已經(jīng)是全面的開(kāi)始轉(zhuǎn)型和升級(jí)的工作，在國(guó)有企業(yè)中，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是成為了企業(yè)工作的核心任務(wù)以及主要內(nèi)容，大家都知道，國(guó)有企業(yè)日常的業(yè)務(wù)往來(lái)和各項(xiàng)工作中必然會(huì)產(chǎn)生較多的電子文件和資料內(nèi)容，如果這些文件和資料無(wú)法獲取信息化的管理和保存，那么必然會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)影響，因此在日后工作中，需要對(duì)檔案信息化建設(shè)引起足夠重視。

一、分析目前國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題

（一）由于對(duì)信息化建設(shè)意義存在缺乏

對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其意義主要是改變以往檔案單一簡(jiǎn)化的管理方式，持續(xù)的提高勞動(dòng)生產(chǎn)力，檔案管理可以變得省時(shí)省力以及檢索查詢(xún)便捷，更好地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，有效的改變了檔案流轉(zhuǎn)所帶來(lái)的繁瑣，同時(shí)檔案出庫(kù)也是可以控制，保證檔案的安全，檔案信息生成電子文件，檔案管理走向開(kāi)放。同時(shí)也改變了過(guò)去檔案管理的職能，檔案管理部門(mén)朝著信息采集、管理、服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，工作重心落在為國(guó)有企業(yè)發(fā)展提供高效優(yōu)質(zhì)的服務(wù)上。但是現(xiàn)如今我國(guó)很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門(mén)的工作人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化的意義，在這之中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑問(wèn)，難以積極參與到其中，甚至是極力排斥，另外一部人漠視信息化建設(shè)對(duì)于檔案管理的推動(dòng)力，對(duì)于檔案信息化抱著可有可無(wú)的心態(tài)，無(wú)法可以積極地進(jìn)行創(chuàng)新，最終檔案信息化建設(shè)被擱置，進(jìn)展也是十分緩慢。

（二）由于國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)發(fā)展并不均衡

現(xiàn)如今國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平依然是存在不均衡，一部分效益較為良好的國(guó)有企業(yè)已經(jīng)是取得了良好的建設(shè)效果，正在努力向著檔案資源數(shù)字化和信息管理標(biāo)準(zhǔn)化以及信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)方面進(jìn)行發(fā)展，然而一些效益相對(duì)比較差的國(guó)有企業(yè)中，并沒(méi)有足夠的資源以及能力，導(dǎo)致其國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化水平落后。有的國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還未啟動(dòng)，有的缺乏現(xiàn)代辦公設(shè)備；有的雖然有硬件但缺檔案管理軟件，很多檔案管理工作還靠傳統(tǒng)的手工操作，工作效率低下，服務(wù)效率和服務(wù)水平都還停在較低層次。對(duì)于這種整體發(fā)展水平不齊的情況，導(dǎo)致多數(shù)國(guó)有企業(yè)檔案管理部門(mén)的檔案信息資源無(wú)法進(jìn)行共享，在需要進(jìn)行信息查詢(xún)和使用的時(shí)候，依然是相對(duì)較為繁瑣，距離全面信息化的發(fā)展依然是有著很長(zhǎng)一段路。

（三）由于國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)資金存在投入不足

對(duì)于國(guó)有企業(yè)而言，信息化建設(shè)的過(guò)程中是需要投入相對(duì)比較多的資金，信息化建設(shè)過(guò)程中包括較多的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備以及數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)業(yè)人才等等，對(duì)于這些硬件設(shè)備和軟件設(shè)備而言，主要是作為檔案信息化建設(shè)的重要條件，并且也是需要足夠的資金投入來(lái)支持的，和其他的工作進(jìn)行對(duì)比，因?yàn)閲?guó)有企業(yè)檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理所需資金投入相對(duì)較少，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)設(shè)備陳舊和配套軟件缺乏以及更新滯后。

二、優(yōu)化國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)措施

（一）樹(shù)立起科學(xué)的信息化檔案管理理念

對(duì)于理念而言，是行為的先導(dǎo)，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)快速發(fā)展的過(guò)程中，檔案管理的信息化建設(shè)也是如火如荼地進(jìn)行，企業(yè)的管理人員和檔案工作者需要在思想上牢固地樹(shù)立起信息化管理的理念，在思想上需要高度的重視檔案信息化的工作，將其檔案信息化能夠納入到企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)以及管理等各個(gè)部門(mén)之中，同時(shí)也是需要納入到企業(yè)各個(gè)崗位、部門(mén)的年度考核，并在人、財(cái)、物等方面加大信息化建設(shè)投入力度，打牢企業(yè)信息化建設(shè)基礎(chǔ)，并做好企業(yè)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，將檔案信息化建設(shè)與企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃有機(jī)結(jié)合起來(lái)，這樣才可以不斷地去夯實(shí)企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作順利地進(jìn)行。

（二）完善信息化檔案資源體系

在國(guó)有企業(yè)中，主要是存在著存量和增量方面的內(nèi)容，二者也是可以持續(xù)的豐富企業(yè)信息化檔案資源的內(nèi)容，不斷地完善企業(yè)信息化檔案資源體系結(jié)構(gòu)，首先通過(guò)應(yīng)用第三方專(zhuān)業(yè)技術(shù)以及設(shè)備，持續(xù)的提高館藏紙質(zhì)檔案和聲響檔案等數(shù)字化信息的采集，同時(shí)還需要做好國(guó)有企業(yè)存量檔案信息化。其次需要不斷地提高檔案信息化工作。按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，從國(guó)有企業(yè)檔案資料的信息化收集、鑒定、整理和編目以及歸檔等，在這個(gè)基礎(chǔ)嚴(yán)格的根據(jù)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全程的信息化管理。

（三）重視信息化檔案技術(shù)應(yīng)用

持續(xù)的推進(jìn)信息化技術(shù)在國(guó)有企業(yè)檔案管理中的合理應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮出信息技術(shù)在國(guó)有企業(yè)檔案管理中的作用，比如提高計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，持續(xù)的提高國(guó)有企業(yè)信息化的水平，將其計(jì)算機(jī)信息技術(shù)合理的應(yīng)用到國(guó)有企業(yè)檔案管理中，提升國(guó)有企業(yè)檔案信息技能水平。注重局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加大國(guó)有企業(yè)檔案信息交流及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)檔案信息共享。引入電子密鑰，身份訪問(wèn)認(rèn)證，以及特殊存儲(chǔ)介質(zhì)等技術(shù)，在這個(gè)基礎(chǔ)上持續(xù)的提高國(guó)有企業(yè)檔案安全防護(hù)水平。

（四）提高信息化檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在國(guó)有企業(yè)中，檔案信息化的建設(shè)是離不開(kāi)高素質(zhì)復(fù)合型的人才隊(duì)伍作為支撐，國(guó)有企業(yè)管理者需要高度的重視檔案人才隊(duì)伍建設(shè)工作，不僅需要提高專(zhuān)業(yè)人才的引進(jìn)力度，通過(guò)人才的招聘及時(shí)在人才市場(chǎng)中招聘一批信息素養(yǎng)高和檔案理論知識(shí)扎實(shí)的人才隊(duì)伍，對(duì)企業(yè)檔案管理工作崗位進(jìn)行合理的補(bǔ)充。同時(shí)也是需要注重復(fù)合型人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，有針對(duì)性地開(kāi)展業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)定期舉辦業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，信息技術(shù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)講座、業(yè)務(wù)競(jìng)賽等形式，大力培養(yǎng)熟練掌握檔案、網(wǎng)絡(luò)、信息以及安全等綜合業(yè)務(wù)知識(shí)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。

總結(jié)：綜上所述，當(dāng)前階段，國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)。國(guó)企相關(guān)部門(mén)的管理層必須給予高度重視和支持。結(jié)合本企業(yè)的具體情況，制定出一套行之有效的建設(shè)方案和推動(dòng)策略。對(duì)于國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，這既是一次極其難得的機(jī)遇，又面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，國(guó)有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門(mén)應(yīng)該抓住重點(diǎn)，理清思路，破除干擾，全力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，助推國(guó)有企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。所以相關(guān)管理人員以及技術(shù)人員也應(yīng)當(dāng)在日常工作中不斷探索、不斷創(chuàng)新，力爭(zhēng)尋找到更為科學(xué)化、合理化的檔案管理信息化理念和方法，全面提升國(guó)企檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量與效率。