加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新思考分析

張雪

（四川省安岳縣人才交流服務(wù)中心，四川 安岳 642350）

隨著時(shí)代不斷發(fā)展、社會(huì)不斷進(jìn)步，事業(yè)單位人事制度也得到了相應(yīng)的優(yōu)化和完善。干部人事檔案作為事業(yè)單位人才管理的重要載體，記載了單位所有員工個(gè)人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、文化程度、工作經(jīng)驗(yàn)等信息，其管理水平與員工薪資待遇、勞動(dòng)福利、崗位競(jìng)爭(zhēng)有直接影響，同時(shí)關(guān)系到事業(yè)單位是否能夠知人善用、人盡其才。尤其近年來，事業(yè)單位信息化水平不斷提高，將信息技術(shù)與干部人事檔案管理相融合，不僅是提高管理效率和質(zhì)量的有效途徑，也是促進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要渠道[1]。

一、干部人事檔案信息化管理的概念和優(yōu)勢(shì)

（一）概念

隨著科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步，信息技術(shù)應(yīng)用范圍越來越廣泛，將信息技術(shù)與干部人事檔案相結(jié)合，不僅能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，還能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理存在的不足之處。簡(jiǎn)單來說，干部人事檔案信息化管理，就是通過掃描、復(fù)制等形式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并將其存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以此來保證檔案資源的完整性和安全性，同時(shí)為檔案查詢和更新提供便利。

（二）優(yōu)勢(shì)

第一，有利于提高檔案管理效率。事業(yè)單位在傳統(tǒng)干部人事檔案管理過程中一直沿用人工管理模式，這種管理模式需要管理人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力對(duì)檔案資源進(jìn)行分類、整理和保存，不僅管理效率較低，而且容易出現(xiàn)人為失誤，無法為事業(yè)單位人事管理提供準(zhǔn)確依據(jù)。而采用信息化管理方式，能夠有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理存在的不足之處，不僅能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，還可以為檔案資源查詢、檢索提供便利[2]。同時(shí)，利用信息技術(shù)資源共享特點(diǎn)，還可以有效提高檔案資源利用率。

第二，保證紙質(zhì)檔案資源的完整性。紙質(zhì)檔案資源在管理過程中，受環(huán)境、人為等客觀因素影響容易發(fā)生質(zhì)量問題，導(dǎo)致檔案資源缺失或損壞，嚴(yán)重影響干部人事檔案資源的完整性和安全性。而采用信息化檔案管理方式，可以通過掃描、復(fù)制等方式將紙質(zhì)檔案錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，如此則可以減少紙質(zhì)檔案翻閱頻率，從而提高檔案材料原件的完整性。另外，電子檔案保存便捷、查閱方便，有利于為事業(yè)單位人事管理奠定基礎(chǔ)。

第三，提高事業(yè)單位信息化水平。干部人事檔案信息化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源實(shí)時(shí)共享目標(biāo)，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位績(jī)效考核、人事管理、崗位調(diào)度等工作提供準(zhǔn)確信息依據(jù)[3]，有利于提高事業(yè)單位信息化管理水平，為事業(yè)單位信息化建設(shè)增加濃墨重彩的一筆。

二、干部人事檔案信息化管理存在的問題

（一）信息化管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段，部分事業(yè)單位在傳統(tǒng)檔案管理過程中仍然采用人工管理模式，由于檔案管理工作具有專業(yè)性和復(fù)雜性特點(diǎn)，并且工作量較大，所以在管理過程中容易出現(xiàn)各種問題。尤其新時(shí)期背景下，事業(yè)單位信息化建設(shè)水平不斷提高，如果干部人事檔案管理工作仍然沿用傳統(tǒng)管理模式，則無法充分滿足單位發(fā)展需求，不利于掌握單位人才狀況。而引發(fā)這一問題的根本原因，在于事業(yè)單位缺乏檔案信息化管理意識(shí)，認(rèn)為信息化管理會(huì)增加資金投入，提高單位運(yùn)營(yíng)成本，這也導(dǎo)致事業(yè)單位干部人事檔案管理效率不高，無法為人事管理工作提供保障。

（二）信息化建設(shè)水平不高

事業(yè)單位干部人事檔案管理工作需要做到真實(shí)、客觀、準(zhǔn)確、全面。但結(jié)合部分單位發(fā)展實(shí)際情況來看，受基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后、制度規(guī)范存在不足等因素影響，導(dǎo)致檔案管理水平不盡人意。具體來說，事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，由于資金投入力度有限，所以在信息化管理方面嚴(yán)重缺乏軟硬件設(shè)施。另外，管理人員作為干部人事檔案管理工作的執(zhí)行者，其專業(yè)水平和綜合素質(zhì)也能夠直接影響管理效果。但結(jié)合實(shí)際情況看，事業(yè)單位檔案管理人員雖然經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)成熟，但是信息化水平參差不齊，在信息技術(shù)操作方面存在局限性，在一定程度上阻礙了干部人事檔案信息化管理順利實(shí)施。

（三）檔案資源共享利用率較低

雖然新時(shí)期背景下，大多數(shù)事業(yè)單位都認(rèn)識(shí)到干部人事檔案信息化管理的重要性，并為檔案管理工作配備了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件系統(tǒng)。但是由于硬件設(shè)備維護(hù)管理不到位、軟件系統(tǒng)更新不及時(shí)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案信息化管理仍然處于初級(jí)階段[4]。另外，現(xiàn)階段事業(yè)單位還沒有形成健全、統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致單位在軟件系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面存在不兼容現(xiàn)象，無法滿足檔案資源共享目標(biāo)，這也使得事業(yè)單位干部人事檔案出現(xiàn)“信息孤島”問題，不利于提高檔案資源利用率。

三、加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新路徑

（一）提高檔案信息化管理意識(shí)

信息時(shí)代為事業(yè)單位發(fā)展帶來了廣闊機(jī)遇和全新挑戰(zhàn)，為了能夠更好地順應(yīng)社會(huì)環(huán)境，事業(yè)單位需要從實(shí)際入手，穩(wěn)固人才隊(duì)伍，有效提高單位工作效率和質(zhì)量。為滿足這一需求，需要事業(yè)單位轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理理念，提高檔案信息化管理意識(shí)。具體來說，事業(yè)單位需要強(qiáng)化培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)和信息化管理意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，可以通過系統(tǒng)培訓(xùn)方式，面向管理人員灌輸現(xiàn)代化管理理念和專業(yè)知識(shí)，全面提高管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)[5]。保證在檔案信息化管理過程中，能夠有效提高管理質(zhì)量和水平，堅(jiān)持分類保管原則，尤其針對(duì)一些瀕危檔案資源，需要借助微縮、裱糊等方法搶救，如此不僅能夠延長(zhǎng)傳統(tǒng)檔案資料的時(shí)限，也是信息化檔案的優(yōu)先考慮。在此基礎(chǔ)上，還要強(qiáng)化檔案管理人員信息化水平，要求管理人員熟練掌握信息操作技巧，熟練運(yùn)用軟件和設(shè)施設(shè)備，從而保證信息化管理工作順利展開。

（二）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理不僅需要人才的支撐，還需要基礎(chǔ)設(shè)施的配合。所以，新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要進(jìn)一步強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。具體來說，首先，事業(yè)單位需要增加資金投入力度，為檔案管理工作配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)全面管理電子檔案資料目標(biāo)，從電子干部人事檔案的收集、入庫(kù)、整理、發(fā)布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面，實(shí)施全過程控制和管理，從而促進(jìn)干部人事檔案向自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、共享化趨勢(shì)發(fā)展。其次，積極與第三方企業(yè)合作，及時(shí)更新和升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，在保證系統(tǒng)具備功能性和實(shí)用性的同時(shí)提高其安全性，避免檔案資源泄漏，為員工個(gè)人安全帶來不良影響。同時(shí)需要解決不同系統(tǒng)無法兼容的問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源實(shí)時(shí)共享目標(biāo)，為事業(yè)單位人事管理奠定基礎(chǔ)。最后，做好設(shè)施設(shè)備維護(hù)管理工作，通過日常維護(hù)和定期維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備運(yùn)行正常。

（三）完善和健全檔案信息化管理制度

干部人事檔案信息化管理工作具有復(fù)雜性和系統(tǒng)性特征，需要依靠健全、完善的管理制度作為保障，所以事業(yè)單位需要結(jié)合《中華人民共和國(guó)檔案法》以及《電子文件檔案與管理規(guī)范》條例進(jìn)行分析，從檔案管理實(shí)際情況出發(fā)，探索原有制度體系中存在的漏洞和不足之處，并對(duì)制度進(jìn)行優(yōu)化和完善，將不合理制度廢止，同時(shí)借鑒其他單位或企業(yè)檔案信息化管理成功經(jīng)驗(yàn)和做法總結(jié)新制度，以此來指導(dǎo)事業(yè)單位干部人事檔案管理工作順利實(shí)施。具體來說，事業(yè)單位各科室需要構(gòu)建電子文件歸檔制度，并指定專業(yè)人員負(fù)責(zé)電子文件歸檔工作，保證電子檔案不散失、不損失、不失真。同時(shí)強(qiáng)化檔案管理工作中形成的具有參考價(jià)值，并且記錄與光盤、磁盤等載體的干部人事檔案管理工作，保證電子檔案歸檔、驗(yàn)收、編目、保存、管理等工作完全遵循相關(guān)制度。在此基礎(chǔ)上，需要明確劃分檔案管理職責(zé)，保證管理人員各司其職，發(fā)生問題可以及時(shí)追究到個(gè)人，從根源上避免互相推諉，從而提高干部人事檔案管理水平。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，科學(xué)管理事業(yè)單位干部人事檔案，是提高單位工作效率和工作質(zhì)量的有效途徑，也是穩(wěn)固企業(yè)人才隊(duì)伍的重要措施。尤其新時(shí)期背景下，事業(yè)單位需要廣泛吸納人才，為員工隊(duì)伍注入新鮮血液，所以做好干部人事檔案管理工作至關(guān)重要，需要事業(yè)單位給予高度重視，并強(qiáng)化信息化建設(shè)水平，實(shí)施信息化管理模式，在提高管理水平的同時(shí)，為檔案查詢和檢索提供便利，從而提高檔案資源利用率。