企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的實踐與探討

孫路

（黑龍江水運(yùn)建設(shè)發(fā)展有限公司，黑龍江 哈爾濱 150026）

所謂企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，主要是指企業(yè)在檔案管理過程中，利用計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，逐步將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實現(xiàn)檔案的高效管理，提高檔案管理質(zhì)量。企業(yè)檔案數(shù)字化將從以下三個方面進(jìn)行探討。

一、加大檔案建設(shè)資金投入

到目前為止，一些企業(yè)在檔案建設(shè)過程中資金投入相對不足，檔案部門的管理者在數(shù)字化建設(shè)中面臨許多問題。特別是如果沒有大量的資金支持，很難使用先進(jìn)的硬件設(shè)備進(jìn)行配置，也不可能解決數(shù)字檔案管理過程中遇到的問題。企業(yè)需要優(yōu)化所有資源。企業(yè)在配置檔案部門硬件設(shè)施時，應(yīng)始終以企業(yè)發(fā)展為標(biāo)準(zhǔn)，定期升級、優(yōu)化和維護(hù)檔案部門所需的所有設(shè)備，包括掃描儀、計算機(jī)等設(shè)備，以提高檔案設(shè)備的整體使用質(zhì)量。在檔案管理過程中，資源共享，確保管理效果能夠逐步提高。此外，由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的穩(wěn)定性差，不同企業(yè)在數(shù)字文件管理過程中遇到了病毒或非法入侵等問題。在某些情況下，企業(yè)中的系統(tǒng)會崩潰，但在某些情況下，企業(yè)中的檔案會直接丟失，因此企業(yè)有必要設(shè)立數(shù)字檔案技術(shù)部門來管理所有的系統(tǒng)。企業(yè)進(jìn)行數(shù)字系統(tǒng)檔案管理時，需要設(shè)置和優(yōu)化系統(tǒng)參數(shù)。掃描數(shù)量有著非常重要的影響，因此需要構(gòu)建一種新的高掃描分辨率的設(shè)備，以保證掃描過程中的掃描質(zhì)量和圖像清晰度，提高整體掃描效果。在分析掃描效果時，需要考慮不同文件的重要性，然后進(jìn)行掃描。對于需要高清的圖片或文件，我們可以根據(jù)企業(yè)的現(xiàn)狀優(yōu)化掃描儀。

二、建立規(guī)范的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國現(xiàn)在正處于現(xiàn)代信息化建設(shè)的時代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持使得檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)本身實現(xiàn)了資源共享。在系統(tǒng)管理的過程中，包含了很多不同的實體文件，系統(tǒng)管理需要分析這些獨(dú)立的文件信息。所以要求所有硬件設(shè)施都要有比較強(qiáng)的兼容性，以保證檔案管理在實踐中的效果得到提高。為了規(guī)范檔案管理的整體質(zhì)量，需要制定統(tǒng)一的數(shù)字化管理體系，并對數(shù)字描述、全文數(shù)據(jù)庫、描述和索引等一系列內(nèi)容制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，以保證管理過程中檔案管理的規(guī)范化。由于檔案信息本身是一個相對較大的系統(tǒng)資源，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理時，應(yīng)該進(jìn)行選擇性的數(shù)字化管理，也就是說，應(yīng)該首先對企業(yè)的一些重要檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，以確保所有重要檔案歸納管理的質(zhì)量更好，工作人員可以隨時隨地檢索檔案，并根據(jù)檔案中包含的內(nèi)容幫助企業(yè)發(fā)展。所有重要文件的數(shù)字化管理旨在真正提高企業(yè)文件管理的整體效果。在數(shù)字文件管理中，需要分析文件的內(nèi)容和文件的重要性。確保以前存儲的所有文件都清晰可辨，并且這些內(nèi)容可以數(shù)字化。如果原始文件本身存在字跡模糊、無法準(zhǔn)確識別文件中表達(dá)的內(nèi)容或文件本身順序混亂等一系列問題，需要對文件進(jìn)行修復(fù)和恢復(fù)，以確保文件中的所有內(nèi)容都能準(zhǔn)確記錄下來，然后才能逐漸轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件。所有數(shù)字化文件在掃描前都要求清晰可見并有序排列。掃描時每個文件的字跡要清晰完整，掃描后要盡快恢復(fù)文件的原貌。在管理過程中，需要給每個檔案管理部門分配具體的職責(zé)，提高管理的整體效果。

三、加強(qiáng)檔案數(shù)字化的加工處理

在開展數(shù)字化檔案加工處理時，應(yīng)考慮到如何對檔案的紙質(zhì)版本進(jìn)行處理。檔案的紙質(zhì)版本如果處理不當(dāng)，就難以構(gòu)建出良好的數(shù)字化檔案管理。對數(shù)字化檔案管理進(jìn)行處理時，從理論上來講，想要在當(dāng)前企業(yè)中實現(xiàn)全部的數(shù)字化檔案建設(shè)，紙質(zhì)化檔案向數(shù)字化檔案處理的過程中，所需要消耗的時間較長。這一加工處理方式不僅要消耗大量的時間，也會出現(xiàn)一些重復(fù)信息，針對不必要的檔案信息并不需要對其進(jìn)行全部的數(shù)字化處理。在進(jìn)行數(shù)字化處理之前，應(yīng)分析哪些檔案是重要的，哪些檔案是不重要的，只有紙質(zhì)檔案與我國或者與企業(yè)的相關(guān)要求相符，才可以對其進(jìn)行加工處理，而不需要對其進(jìn)行加工處理的檔案，則可以一直以紙質(zhì)檔案的形式進(jìn)行存檔，并不需要將所有的檔案全部都做到數(shù)字化處理。在以往企業(yè)開展數(shù)字化檔案處理過程中，所需要涉及的工作環(huán)節(jié)較多，不僅需要對檔案進(jìn)行簡要的梳理、管理、存儲、備份、掃描等，還需要對檔案進(jìn)行編目，這些工作環(huán)節(jié)在一定程度上直接加大了在開展檔案管理時的難度。為此，在加工和處理檔案的過程中要建立健全相關(guān)的制度，并且始終配備高素養(yǎng)的檔案管理人員。隨著信息化進(jìn)程的不斷加快，在開展數(shù)字化進(jìn)程管理的過程中，需要對全部檔案管理人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升。作為檔案管理人員不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理方式，還需要能夠熟練地應(yīng)用當(dāng)前的檔案管理方法，充分地發(fā)揮出專業(yè)設(shè)備所具有的獨(dú)特價值。

企業(yè)可以通過在社會中招聘更多優(yōu)秀的檔案管理人才，或者是對企業(yè)內(nèi)已經(jīng)在工作的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，從兩個不同的方面來提高企業(yè)內(nèi)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。作為企業(yè)的管理者，應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)行的實際狀況去提高企業(yè)對數(shù)字化檔案管理人員的招聘門檻，可以通過各式各樣不同的途徑對人才進(jìn)行篩選，比如說優(yōu)先選擇本身具有數(shù)字化檔案管理經(jīng)驗的工作人員，或者是數(shù)字化檔案管理專業(yè)院校畢業(yè)的人才，以及通過考試來考驗應(yīng)聘來的工作人員，判斷其自身的專業(yè)素養(yǎng)如何，使這些專業(yè)人才能在更短的時間內(nèi)適應(yīng)企業(yè)、滿足企業(yè)對該崗位的實際需求。在上崗之前應(yīng)對所有的工作人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的考核，讓工作人員了解到本崗位的實際需求，了解工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及優(yōu)勢，按照優(yōu)勢進(jìn)行工作分配，能提高工作質(zhì)量以及工作效率。除此之外，還需要對檔案管理人員進(jìn)行合理的培訓(xùn)，幫助企業(yè)增加更多具有高素養(yǎng)、高科技的復(fù)合型人才儲備。在培訓(xùn)的過程中需要對檔案管理人員的信息收集能力、信息處理能力進(jìn)行培養(yǎng)，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的數(shù)字技術(shù)以及計算機(jī)通信等一系列技術(shù)。與此同時，企業(yè)還可以設(shè)定考核制度，定期對所有檔案管理人員進(jìn)行考核，針對考核質(zhì)量優(yōu)秀的工作人員給予一定的獎勵，而針對考核能力較差的工作人員則需要給予一定的批評，促使檔案管理人員明確專業(yè)素養(yǎng)的重要性。完善的檔案管理制度可以幫助企業(yè)在做出決策時找到堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)長期且穩(wěn)定發(fā)展。在開展數(shù)字化檔案管理過程中，應(yīng)認(rèn)知到企業(yè)當(dāng)下的檔案管理質(zhì)量，向著數(shù)字化管理方式進(jìn)行改變，做到統(tǒng)籌規(guī)劃、均衡發(fā)展，實現(xiàn)資源共享、突出重點(diǎn)，充分地對工作人員進(jìn)行管理，才可以提高數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)質(zhì)量，培訓(xùn)更多具有數(shù)字化檔案管理專業(yè)型的人才。

四、結(jié)論

綜上所述，當(dāng)下我國在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，需要不斷提高企業(yè)檔案管理的整體質(zhì)量，并且充分發(fā)揮出數(shù)字化檔案管理信息相比于傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢，提高企業(yè)在調(diào)出檔案或者是錄入檔案時的速度，讓企業(yè)的工作質(zhì)量得到提升。