談提高檔案管理科學(xué)化水平的措施與路徑

楊陽(yáng)

（河北省淶源縣自然資源和規(guī)劃局，河北 淶源 074300）

一、現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）科學(xué)化檔案管理的意識(shí)較低

就目前來(lái)說(shuō)，專(zhuān)業(yè)檔案管理工作的人員整體水平來(lái)說(shuō)還較低，一些檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式與手段，而有的檔案管理則直接由其他領(lǐng)導(dǎo)或管理人員代替完成檔案管理工作，這些人員的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)與技能方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

（二）缺乏完善的科學(xué)化檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)

良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不僅是支撐檔案管理科學(xué)化發(fā)展的條件，更是發(fā)展我國(guó)信息技術(shù)的關(guān)鍵。但就目前的情況來(lái)看，想要提高科學(xué)化的檔案管理水平，我國(guó)在軟件系統(tǒng)以及硬件設(shè)施上還存在很多不足。

（三）缺乏健全的科學(xué)化檔案管理制度

檔案管理沒(méi)能形成標(biāo)準(zhǔn)化與制度化的體系，并且現(xiàn)有的規(guī)章制度中也沒(méi)有明確的細(xì)節(jié)規(guī)定。再加上檔案管理本身就屬于復(fù)雜的系統(tǒng)，因缺乏完善的管理體系最終造成了檔案丟失、管理不當(dāng)甚至不規(guī)范等問(wèn)題，這也為檔案的查找?guī)?lái)了極大的阻礙。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的必要性分析

（一）是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需求

作為企業(yè)、單位以及機(jī)構(gòu)等重要領(lǐng)域的關(guān)鍵內(nèi)容，檔案管理工作涉及到非常多的問(wèn)題，檔案工作的好壞不僅關(guān)系著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，更是促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展，機(jī)構(gòu)社會(huì)性服務(wù)順利進(jìn)行的關(guān)鍵。我們以我國(guó)精神文明建設(shè)中的檔案管理工作為主要內(nèi)容展開(kāi)分析，在精神文明建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理體現(xiàn)的是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的軟實(shí)力，不僅涉及到政治、經(jīng)濟(jì)以及文化等方面的內(nèi)容，更促進(jìn)和諧社會(huì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。

（二）是信息化發(fā)展的前提條件

隨著各項(xiàng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用到多個(gè)領(lǐng)域中，這也使得我們的生活與工作方式逐漸變得網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化，一些先進(jìn)的多媒體技術(shù)出現(xiàn)在了我們的生產(chǎn)生活中，給我們的生產(chǎn)生活帶來(lái)了巨大的變化。而檔案管理作為發(fā)展經(jīng)濟(jì)、建設(shè)文化的重要，如果仍然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式和方法，難免會(huì)造成一定的信息滯后，也不利于檔案管理工作適應(yīng)性的提升。而將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，不僅能通過(guò)科學(xué)的分類(lèi)和完善的出庫(kù)、入庫(kù)管理提高檔案管理的質(zhì)量，更有利于方便快捷的檔案查找。

（三）是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案的數(shù)量、種類(lèi)以及規(guī)模增大，不斷出現(xiàn)了計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面的必要檔案，更有勞動(dòng)教育、黨政科研等最重要檔案的產(chǎn)生。因此，檔案數(shù)量與規(guī)模的不斷增加也給檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施和檔案管理人員提出了較大的要求。總的來(lái)說(shuō)，提高檔案管理科學(xué)化水平，是順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的需求，是信息化發(fā)展的前提條件，更是促進(jìn)檔案管理發(fā)展的未來(lái)趨勢(shì)。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理方式，提高服務(wù)意識(shí)

眾所周知，檔案管理作為內(nèi)部管理的重要組成部分，涉及到地不只是的單位或者企業(yè)的日常經(jīng)營(yíng)服務(wù)活動(dòng)，更多的關(guān)系到檔案服務(wù)行業(yè)的未來(lái)發(fā)展。因此，要想擺脫傳統(tǒng)檔案管理滯后、老套、缺乏時(shí)代性和綜合性的缺陷，就必須從檔案管理的模式、檔案管理的內(nèi)容以及手段上來(lái)創(chuàng)新，以促進(jìn)科學(xué)化的檔案管理的順利開(kāi)展。首先，檔案管理應(yīng)立足在服務(wù)社會(huì)為主，要避免為了管理而管理的觀念。必須拋開(kāi)形式主義只求切實(shí)做到實(shí)效;必須按照單位或者機(jī)構(gòu)的實(shí)際發(fā)展需要，選擇靈活變通的檔案管理方式。引進(jìn)信息化的檔案管理方式，革除已經(jīng)不適應(yīng)的管理模式。其次，還必須加強(qiáng)與實(shí)際的結(jié)合，對(duì)相關(guān)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)培養(yǎng)是提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和思想道德水平的關(guān)鍵，是培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)和綜合素質(zhì)的重要途徑，讓他們做到以身作則，在執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度時(shí)起到帶頭作用，成為有服務(wù)意識(shí)有能力的檔案管理人員。

（二）加強(qiáng)科學(xué)化檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

首先，檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展是提高檔案管理科學(xué)化水平的先決條件，而發(fā)展檔案管理的科學(xué)化不僅需要扎實(shí)的人才基礎(chǔ)和完善的制度，更需要較強(qiáng)的軟硬件設(shè)施支持。通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的軟硬件管理設(shè)備，發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)的作用，進(jìn)一步完善現(xiàn)代化的檔案管理，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。一方面，完善紙質(zhì)檔案的管理和載體管理，加強(qiáng)科學(xué)化的檔案管理不僅能減少紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，降低對(duì)存儲(chǔ)空間的資金投入。另一方面，發(fā)展科學(xué)化的檔案管理更能降低對(duì)紙質(zhì)存儲(chǔ)空間的日常維護(hù)費(fèi)用，大大減少對(duì)檔案管理的直接投入。

（三）進(jìn)一步健全科學(xué)化檔案管理制度

為了強(qiáng)化檔案管理的制度建設(shè)，健全科學(xué)化的檔案管理制度，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的運(yùn)行機(jī)制。我們必須依據(jù)相關(guān)法律、法規(guī)以及檔案管理建設(shè)的實(shí)際需求與宏觀把握對(duì)檔案管理進(jìn)行制度建設(shè)，注重檔案管理科學(xué)化水平的提高，充分發(fā)揮科學(xué)化的作用。其次，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)將檔案管理工作作為工作重點(diǎn)，不斷在實(shí)際工作中摸索出適應(yīng)自身的檔案管理機(jī)制，并進(jìn)行不斷地強(qiáng)化和完善，以此建立起一套可操作性強(qiáng)、系統(tǒng)性強(qiáng)的管理機(jī)制。與此同時(shí)，我們還應(yīng)不斷對(duì)相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，以提高其專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，這也是提高檔案管理科學(xué)化水平的關(guān)鍵步驟。

四、提升檔案科學(xué)化管理水平的路徑

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

想要采用科學(xué)化的管理手段，就需要改變傳統(tǒng)的管理思想，充分地認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理的不足，了解科學(xué)化管理的重要性，從而樹(shù)立起科學(xué)化檔案管理的觀念。只有管理理念轉(zhuǎn)變，才能從根本上進(jìn)行科學(xué)的檔案管理。采用科學(xué)化的管理，首先需要進(jìn)行一定的資金投入，進(jìn)行檔案室和管理設(shè)備的重建，并且開(kāi)發(fā)使用軟件設(shè)備管理。加大檔案管理使用的設(shè)備和軟件投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，從而保證檔案管理的高效性。積極的開(kāi)發(fā)檔案管理的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理，從而節(jié)約檔案管理的時(shí)間。

（二）轉(zhuǎn)變管理方式

傳統(tǒng)的檔案管理屬于館藏式管理，在管理中僅僅發(fā)揮了保存的作用，檔案的保密性非常好，只有在人事變動(dòng)時(shí)才會(huì)進(jìn)行檔案的轉(zhuǎn)移，這種管理方式不使用于現(xiàn)代化的方案管理。在開(kāi)展科學(xué)化的檔案管理時(shí)，需要加大對(duì)檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提供用戶(hù)的查詢(xún)服務(wù)。檔案的管理不單單要進(jìn)行數(shù)量的管理，還要在質(zhì)量上有所見(jiàn)效，從而提升科學(xué)化檔案管理的水平。政府要加大力度支持科學(xué)化管理模式的運(yùn)用，在企業(yè)單位中加強(qiáng)計(jì)算機(jī)建設(shè)，發(fā)揮科學(xué)化管理的作用，充分的發(fā)揮檔案的存儲(chǔ)空間。

（三）提升管理人員素質(zhì)

提升科學(xué)化檔案管理水平的重要任務(wù)之一，就是提升管理人員的素質(zhì)。管理人員的素質(zhì)直接決定了管理的效果?，F(xiàn)代化的檔案管理任務(wù)重，管理程序復(fù)雜，需要檔案管理的人員具有優(yōu)秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科學(xué)化管理的技術(shù)等，比如利用計(jì)算機(jī)來(lái)整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)和歸檔等。對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用，管理人員也要熟練地掌握，比如軟件的終端使用、數(shù)據(jù)庫(kù)的錄入、數(shù)據(jù)庫(kù)的管理等，在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要對(duì)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn)，提升其管理能力，從而促進(jìn)檔案科學(xué)化管理的發(fā)展。

（四）健全科學(xué)化檔案管理制度

每個(gè)單位的內(nèi)部都要建立適合本單位的管理制度，不斷地總結(jié)和完善制度，使得檔案管理制度健全。采用責(zé)任化制度，符合科學(xué)化檔案管理的基本要求。在管理中要明確管理人員的管理責(zé)任和任務(wù)，并且實(shí)行互相監(jiān)督，多方面的進(jìn)行檔案管理。在建立制度時(shí)需要以國(guó)家法律、政府要求作為基本的規(guī)范指導(dǎo)，嚴(yán)格的執(zhí)行管理制度，使得科學(xué)化的檔案管理順利發(fā)展。