新時(shí)期社會保險(xiǎn)中心檔案管理創(chuàng)新策略

馬曉燕

（無棣縣社會保險(xiǎn)事業(yè)中心，山東 無棣 251900）

社會保險(xiǎn)是我國通過強(qiáng)制手段對全體公民制定的一種制度，現(xiàn)階段有養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、生育和工傷等保險(xiǎn)類型。社會保險(xiǎn)可以縮短社會上人與人之間的貧富差距，消除社會中存在的社會矛盾，起到一定的社會穩(wěn)定作用。社會保險(xiǎn)不僅是發(fā)展的助推器，更是保證社會和諧的穩(wěn)定器。隨著我國各項(xiàng)政策的深入，社會保險(xiǎn)事業(yè)已經(jīng)成為了我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要基石之一，得到了社會的認(rèn)可。在新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)的社會背景下，要想讓中國的社會保障體系可以更加全面和深入，還需要加強(qiáng)社會保險(xiǎn)檔案的管理，以保證社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的規(guī)范化、信息化、專業(yè)化。

一、社會保險(xiǎn)檔案的特征與內(nèi)容

（一）特征

社會保險(xiǎn)檔案具有廣泛性、變動性、權(quán)益性、規(guī)范性的特點(diǎn)。社會保險(xiǎn)以整個(gè)社會作為發(fā)展對象，從政府到企業(yè)，從城市到農(nóng)村，社會保險(xiǎn)對象的大眾化為社會保險(xiǎn)檔案提供了更多的機(jī)會。每個(gè)人參與社會保險(xiǎn)后，參保對象都需要根據(jù)自身的情況不斷變化，參保人員的流動要產(chǎn)生關(guān)系轉(zhuǎn)移，參保人員停保、續(xù)保，這些變動隨時(shí)會發(fā)生，每一個(gè)參保人員都具有一份屬于自己的保險(xiǎn)檔案，這是維護(hù)自身合法權(quán)益的重要保障。社會保險(xiǎn)檔案嚴(yán)格按照國家的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理，活動和材料的規(guī)范，具有一致性和唯一性。

（二）內(nèi)容

養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、工傷保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)是社會保險(xiǎn)的五大內(nèi)容。

當(dāng)勞動者達(dá)到法定退休年齡后，退出勞動崗位可以申請領(lǐng)取養(yǎng)老金；醫(yī)療保險(xiǎn)是作為一種補(bǔ)償疾病而產(chǎn)生的保險(xiǎn)，主要負(fù)責(zé)支付患病職工的醫(yī)療費(fèi)用，以職工和單位繳納的費(fèi)用為主要經(jīng)費(fèi)來源；國家通過立法，對失業(yè)或者暫時(shí)沒有生活來源的勞動者所提供的一種保障；勞動者在工作時(shí)遭遇不測或者發(fā)生意外而造成的喪失勞動能力甚至死亡而獲取的一種經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；對懷孕或分娩的女職工提供生育津貼、產(chǎn)假等保障的社會保險(xiǎn)。

二、社會保險(xiǎn)中心檔案管理存在的問題

（一）管理制度漏洞

根據(jù)檔案管理工作現(xiàn)有的情況進(jìn)行分析，在制度建設(shè)工作方面仍然存在很多問題，雖然政府針對檔案管理有出臺相應(yīng)的文件，但是這些文件對于社會保險(xiǎn)檔案管理方面的指導(dǎo)性不強(qiáng)。如沒有對檔案進(jìn)行明確分類，這就容易造成在進(jìn)行檔案管理操作時(shí)出現(xiàn)歸類錯(cuò)誤的問題；檔案格式?jīng)]有統(tǒng)一要求，使得檔案管理缺乏規(guī)范性和統(tǒng)一性，這些情況容易造成檔案管理工作人員在收集和調(diào)閱時(shí)增加工作難度。另外，社會保險(xiǎn)檔案管理的存儲沒有明確規(guī)定，方式較多，缺乏標(biāo)準(zhǔn)，這種情況很容易造成在進(jìn)行檔案管理歸整時(shí)出現(xiàn)舞弊，對保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展非常不利。

（二）硬軟件設(shè)施不完善

檔案管理的軟硬件建設(shè)方面不足，大部分社會保險(xiǎn)檔案管理工作的軟硬件設(shè)施落后，設(shè)備的落后容易造成文件的丟失，在防盜和保密性方面無法得到保障，有些部門甚至沒有設(shè)置單獨(dú)的社會保險(xiǎn)檔案工作室。硬件條件的不足導(dǎo)致社會保險(xiǎn)檔案管理工作無法得到進(jìn)一步的改善。在新時(shí)期的發(fā)展背景下，信息技術(shù)在檔案管理工作中起到非常重要的作用，但是實(shí)際情況確實(shí)檔案管理工作在數(shù)據(jù)化和信息化建設(shè)方面較為落后，沒有對文件進(jìn)行全面信息化管理，導(dǎo)致檔案在存儲和調(diào)閱時(shí)花費(fèi)的時(shí)間和精力較大。而社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量增加，落后的管理模式勢必會導(dǎo)致檔案管理工作效率的降低，影響保險(xiǎn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力直接解決了檔案管理工作的有效運(yùn)行。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)素質(zhì)參差不齊，雖然在現(xiàn)有的發(fā)展背景下，已經(jīng)開始注重專業(yè)對口，但是仍然存在兼職人員或者調(diào)崗就職的情況存在，對專業(yè)對口人員的學(xué)歷要求低，也是會造成社會保險(xiǎn)檔案管理工作無法高質(zhì)量完成的重要因素。社會養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)培訓(xùn)次數(shù)微乎其微，很多單位很少為檔案管理人員提供專門的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，導(dǎo)致保險(xiǎn)業(yè)務(wù)管理人員的素質(zhì)一直無法得到提升。

三、新時(shí)期下社會保險(xiǎn)中心檔案管理創(chuàng)新策略

（一）培養(yǎng)管理人員

要想有序穩(wěn)定的社會保險(xiǎn)檔案管理的改革，關(guān)鍵在于培養(yǎng)工作人員的管理意識。首先要在單位營造良好的工作氛圍，社會保險(xiǎn)部門要對內(nèi)部工作環(huán)境進(jìn)行精心布置，通過懸掛橫幅或者張貼標(biāo)語的方式，潛意識的影響管理人員的思想進(jìn)步，讓管理人員認(rèn)識到檔案管理對于社會保險(xiǎn)行業(yè)所起到的重要作用；其次，通過培訓(xùn)的形式強(qiáng)化管理人員的思想建設(shè)，社會保險(xiǎn)部門可以根據(jù)實(shí)際工作現(xiàn)狀制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容包含相關(guān)政策、保險(xiǎn)的功能、檔案的發(fā)展等，強(qiáng)化管理人員的理論知識；最后，在網(wǎng)絡(luò)上搜尋資料，補(bǔ)充學(xué)習(xí)能量，通過篩選學(xué)習(xí)網(wǎng)站，將學(xué)習(xí)網(wǎng)址告知給管理人員，并在部門的內(nèi)部設(shè)置學(xué)習(xí)模塊，定期對管理人員進(jìn)行充電。在新形勢下，管理人員更要具備時(shí)刻學(xué)習(xí)的意識，以跟上時(shí)代的發(fā)展腳步。

（二）推進(jìn)信息化建設(shè)

5G 時(shí)代是萬物互聯(lián)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)讓所有的信息更加透明。在現(xiàn)階段，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展影響著每個(gè)行業(yè)的興衰，因此，在檔案管理工作中引入現(xiàn)代化技術(shù)，可以更加快速的提升檔案管理水平。首先要進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，配置設(shè)備，保證數(shù)字檔案的穩(wěn)定運(yùn)行。對服務(wù)器、存儲器以及處理器進(jìn)行專業(yè)維護(hù)，這些硬件設(shè)備的維護(hù)是保證檔案管理能夠正常運(yùn)行的關(guān)鍵。通過引入各種現(xiàn)金技術(shù)，讓檔案管理工作的效率可以更加高效準(zhǔn)確。對網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行維護(hù)，提高檔案管理的安全性。根據(jù)社保部門的業(yè)務(wù)，確定網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等級，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上安裝殺毒軟件，配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理人員，對網(wǎng)絡(luò)的后臺進(jìn)行管理。更重要的是，要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)，參保人數(shù)的增加讓電子檔案的數(shù)據(jù)不斷增加，為了保證檔案工作的有序進(jìn)行，需要搭建數(shù)據(jù)庫，對檔案進(jìn)行分類管理，提高檔案管理人員的工作效率。對檢索功能進(jìn)行優(yōu)化，提升社區(qū)檔案在工作中的使用率，提高檢索準(zhǔn)確性。

（三）完善檔案管理制度

社保管理部門要深刻認(rèn)識到制度管理對于檔案工作的重要性。首先要對各個(gè)人員的職責(zé)范圍進(jìn)行確定，對崗位的工作內(nèi)容進(jìn)行清晰劃分，當(dāng)出現(xiàn)問題后，可以第一時(shí)間找到負(fù)責(zé)人并進(jìn)行問題處理；其次要明確管理流程，為每一項(xiàng)工作制定清晰、科學(xué)的工作范圍和工作流程，同時(shí)還要設(shè)定獎懲機(jī)制，將獎懲的內(nèi)容列出，如果檔案管理人員觸犯到某一條制度，需要根據(jù)條款的內(nèi)容對其進(jìn)行出發(fā)，對表現(xiàn)突出的工作人員予以獎勵，這種形式可以激發(fā)工作人員的上進(jìn)心，從而保證檔案工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《社會保險(xiǎn)法》、《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，社會保險(xiǎn)檔案管理屬于重地，非檔案管理人員不得隨意進(jìn)出，如果允許他人隨意進(jìn)入檔案室，需要追究相關(guān)人員的責(zé)任?，F(xiàn)階段我國社會參保人數(shù)的增加，導(dǎo)致社會保險(xiǎn)的數(shù)據(jù)猛增，社會保險(xiǎn)事業(yè)為了保證穩(wěn)定告訴發(fā)展，需要建立健全的社會保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)，促進(jìn)社會保險(xiǎn)事業(yè)的健康發(fā)展。

（四）建設(shè)檔案管理隊(duì)伍

隊(duì)伍建設(shè)是保證檔案管理是否可持續(xù)發(fā)展的核心。社保部門要對現(xiàn)有人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升現(xiàn)有工作人員的綜合素養(yǎng)，培訓(xùn)內(nèi)容主要從基礎(chǔ)知識、安全、信息等方面入手，培養(yǎng)人員的責(zé)任意識。培訓(xùn)的形式可以通過講座、研討會的形式舉行，或者組織人員進(jìn)行外出學(xué)習(xí)。通過培訓(xùn)，可以達(dá)到夯實(shí)專業(yè)基礎(chǔ)，提升操作能力的目的。為了保證培訓(xùn)的效果，要采取考核的形式，對員工的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，對考核不通過者進(jìn)行勸返重新培訓(xùn)，直到通過考試為止。社保部門在進(jìn)行招聘時(shí)，要調(diào)整招聘策略，以新穎的招聘策略吸引更多的人才。人才是提升隊(duì)伍戰(zhàn)斗力，推動現(xiàn)有人員進(jìn)步的重要保障。同時(shí)，采取校企合作的方式，從高校進(jìn)行人才吸納，實(shí)現(xiàn)定向輸入人才的目的。采取末位淘汰制，利用該機(jī)制將不適合該崗位的人員淘汰，從而為其他人創(chuàng)造展示自我的機(jī)會。

結(jié)束語

新時(shí)期發(fā)展背景下，檔案管理工作的重要性有目共睹。傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)信息化時(shí)代的檔案管理需要，因此對檔案管理工作進(jìn)行改革勢在必行。加強(qiáng)宣傳和正確引導(dǎo)，讓管理人員意識到檔案管理工作的重要性；完善制度，規(guī)范行為，建設(shè)隊(duì)伍，夯實(shí)人才是檔案管理部門的首要工作。推動信息化建設(shè)，在信息化的推動下提高檔案管理的工作效率，通過種種措舉，打造一種新型檔案管理模式，從而保證社區(qū)檔案的可持續(xù)發(fā)展。