關(guān)于對優(yōu)化企業(yè)基建檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

袁得萍

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司鉀肥分公司,青海 格爾木 816099）

引言：在企業(yè)中，基建檔案往往和其項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等不同工作有所聯(lián)系，是上述各類活動(dòng)中所形成的最終文件，是對企業(yè)項(xiàng)目存在參考價(jià)值、保存價(jià)值的一類檔案資料。在基建檔案內(nèi)，能夠?qū)ζ髽I(yè)項(xiàng)目在辦理手續(xù)、施工活動(dòng)中的活動(dòng)狀況等內(nèi)容進(jìn)行反映，而對它的充分利用，可以讓企業(yè)的生產(chǎn)活動(dòng)得到指導(dǎo)，有利于企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。

一、企業(yè)基建檔案的管理意義

在基建檔案中，它往往存在唯一性、專業(yè)性的特點(diǎn)，能夠?qū)ζ髽I(yè)的建設(shè)發(fā)展具體過程真實(shí)再現(xiàn)還有記錄，屬于企業(yè)的活化石[1]。綜合分析基建檔案后，企業(yè)能夠?qū)ιa(chǎn)活動(dòng)的演變狀況等內(nèi)容全面掌握，讓新技術(shù)、新設(shè)備的運(yùn)用得到依據(jù)和借鑒。在企業(yè)發(fā)展的各次變革中，企業(yè)的基建檔案都能發(fā)揮關(guān)鍵的作用。

此外，在項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收時(shí)，項(xiàng)目檔案屬于一類關(guān)鍵的組成部分，在沒有做好檔案驗(yàn)收，檔案驗(yàn)收沒有合格時(shí)，則項(xiàng)目便不能進(jìn)行還有通過竣工驗(yàn)收[2]。在企業(yè)中，基建檔案屬于記錄歷史還有知識的關(guān)鍵載體，其中會(huì)有項(xiàng)目在立項(xiàng)、勘察、施工等不同環(huán)節(jié)內(nèi)的設(shè)計(jì)文本、工程記錄等內(nèi)容。而其中內(nèi)容會(huì)包括有土地征用、項(xiàng)目核準(zhǔn)、勘察設(shè)計(jì)等等，會(huì)匯集最真實(shí)和原始的豐富信息，其中承載項(xiàng)目建設(shè)施工的整體過程。

二、企業(yè)基建檔案管理的普遍不足

（一）隊(duì)伍素質(zhì)偏低

在一些企業(yè)內(nèi)，管理檔案的人員沒有接受綜合式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對專業(yè)知識不夠熟悉，自身的綜合素質(zhì)也較低，在檔案的整理、收集、裝訂和歸檔等方面，其業(yè)務(wù)能力往往有待提高[3]。在一些檔案部門內(nèi)，也會(huì)長期存在封閉管理的狀況，在新的發(fā)展時(shí)期中，管理人員的思路不夠開闊，管理的模式不夠新穎，要、靠、等的思想較為嚴(yán)重，使得企業(yè)的檔案工作會(huì)受到嚴(yán)重的開展制約。

（二）管理意識不高

在長期以來，一些企業(yè)會(huì)在項(xiàng)目的建設(shè)最初時(shí)，存在檔案管理的意識偏弱的問題，往往只對工程的質(zhì)量、進(jìn)度等方面非常關(guān)注，但忽視項(xiàng)目不同環(huán)節(jié)內(nèi)存在聯(lián)系的圖紙資料、文字材料管理。使得工程在竣工中要求備案時(shí)，便會(huì)因沒有及時(shí)落實(shí)的檔案管理所影響，使得檔案的收集欠缺完整性，也會(huì)讓一些檔案存在遺失的問題。在檔案管理中，管理意識的較為淡薄，沒有了解到檔案工作在企業(yè)建設(shè)中的必要性、重要性，也屬于讓檔案工作的開展受到影響的關(guān)鍵原因。

（三）檔案收集不全

在一些企業(yè)內(nèi)，基建檔案往往會(huì)涉及不同專業(yè)和部門，在不同部門沒有將專業(yè)檔案移交之前，管理檔案的人員會(huì)對應(yīng)該收集的信息資料不夠了解，沒有和項(xiàng)目建設(shè)做好同步式的管理，對檔案的收集也較為滯后。對一些人員來講，他們更喜歡于交哪些便收哪些，使得基建檔案的收集會(huì)存在資料缺項(xiàng)、缺蓋章簽字、缺頁等的問題。在檔案管理中，檔案的混亂式收集、錯(cuò)放錯(cuò)歸或者隨意的歸檔等等，都會(huì)影響基建檔案的完整收集。

三、企業(yè)基建檔案管理的優(yōu)化方法

（一）培養(yǎng)專業(yè)管理隊(duì)伍

首先，應(yīng)該保持正確人才觀。在檔案管理中，正確人才觀屬于管理基建檔案的重點(diǎn)[4]。在企業(yè)中，雖然對各人才存在不同的評判標(biāo)準(zhǔn)，但在檔案部門，人才建設(shè)應(yīng)該做到放眼全局，保障正確人才觀，讓人才政策可以擴(kuò)大覆蓋面，在人才管理做好后，才能確保人盡其才，保障才盡其用。在人才建設(shè)上，應(yīng)該從整體出發(fā)，在對檔案人才的錄用及培育中，應(yīng)該選擇德才兼?zhèn)涫降娜瞬拧Ｔ谌瞬乓?guī)劃的制定中，應(yīng)該重視社會(huì)的人才環(huán)境、相關(guān)政策、群體結(jié)構(gòu)，讓人才隊(duì)伍可以充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，關(guān)注外部的人才環(huán)境、內(nèi)部的人才資源彼此聯(lián)系，對人才資源有效合理的配置，最后制定人才的最優(yōu)規(guī)劃。

其次，應(yīng)該發(fā)展專業(yè)技能。在現(xiàn)階段，管理基建檔案逐步被企業(yè)所重視，為此檔案人員需要提升自身分析、判斷、表達(dá)等的能力。在科技進(jìn)步下，檔案工作內(nèi)也運(yùn)用了現(xiàn)代科技，檔案工作也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ?。為此，檔案人員要能對信息技術(shù)熟練掌握，提高信息化技能，以此和檔案管理的信息化相適應(yīng)，和信息載體的新型發(fā)展相適應(yīng)，最終適應(yīng)時(shí)代需求，適應(yīng)企業(yè)需求。

最后，應(yīng)該建設(shè)繼續(xù)教育的多元體系。在檔案信息化的緊迫建設(shè)形勢之下，檔案人員需要堅(jiān)持參與繼續(xù)教育，讓自身知識結(jié)構(gòu)得以調(diào)整，讓自己更為適應(yīng)社會(huì)需求。在企業(yè)中，應(yīng)該通過實(shí)習(xí)培訓(xùn)、專題講座等的方式，讓各人員利用更短時(shí)間掌握更多知識，提高信息素養(yǎng)。繼續(xù)教育應(yīng)該保障多元化、規(guī)范化，企業(yè)要對不同資源充分利用，讓繼續(xù)教育工作得以規(guī)范起來，讓員工學(xué)習(xí)的內(nèi)容統(tǒng)一和規(guī)范起來，讓員工培訓(xùn)體系完善并且貫徹落實(shí)，更好地促進(jìn)企業(yè)的人才培養(yǎng)。

（二）領(lǐng)導(dǎo)重視完善管理體系

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對檔案工作高度重視，成立檔案工作的專業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，讓檔案管理擁有完善制度，遵循好分級管理、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)等原則，最終形成檔案管理的完善體系。

（三）完善基建檔案管理制度

在企業(yè)中，要將管理基建檔案的活動(dòng)做好，應(yīng)該重視基建管理各項(xiàng)規(guī)章制度的完善。完善制度會(huì)直接影響基建檔案的收集完整性，在日常管理中，將管理基建檔案的工作合理納入，有利于檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及制度化。

首先，應(yīng)該將基建檔案的管理制度完善起來。企業(yè)要制定檔案歸檔的合理方法。在管理基建檔案時(shí)，要基于企業(yè)特點(diǎn)對檔案歸檔具體范圍進(jìn)行制定，為歸檔收集的活動(dòng)帶來便利，使得檔案可以在使用的范圍中變得更為齊全和規(guī)范。因?yàn)榛n案和普通檔案不同，為此企業(yè)在大型項(xiàng)目、重點(diǎn)項(xiàng)目中，要做好此類檔案的分類管理，將檔案歸檔的范圍明確起來；應(yīng)該嘗試部門立卷這一制度，嘗試立卷改革。在這一制度的影響下，在管理基建檔案時(shí)各人員能提高歸檔的意識，讓檔案宣傳的力度可以提高，讓各人員提高責(zé)任感，為檔案的整理及收集帶來便利；企業(yè)要將檔案的接收移交規(guī)范起來并制定制度。接收移交的可行制度制定，能讓管理基建檔案時(shí)面臨的被動(dòng)狀況得到改善，對管理工作帶來有效指導(dǎo)。

其次，應(yīng)該設(shè)計(jì)基建檔案的保障制度。企業(yè)要設(shè)計(jì)經(jīng)費(fèi)上的保障制度。保障經(jīng)費(fèi)能為管理基建檔案的工作打好基礎(chǔ)。因?yàn)闄n案往往不能直接讓企業(yè)獲得經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但各企業(yè)要以長遠(yuǎn)角度考慮，在檔案工作中投入適量資金，使其成為專用經(jīng)費(fèi)，對檔案能夠取用的具體范圍做好劃分，使得基礎(chǔ)的各類設(shè)施設(shè)備得到保障，讓檔案管理得到發(fā)展的良好平臺；企業(yè)要設(shè)計(jì)考核的制度。要將檔案工作做好，考核制度非常關(guān)鍵。一些檔案部門、基建部門會(huì)在配合中沒有將職責(zé)明確起來，未曾自覺歸檔檔案，為此企業(yè)要建立考核制度，讓各部門了解工作職責(zé)，讓職責(zé)可以往個(gè)人身上落實(shí)，讓檔案管理可以規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化起來。

（四）加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)

首先，應(yīng)該為檔案信息化配備所需設(shè)施。在信息化管理的充足設(shè)施配備下，企業(yè)才能在管理基建檔案的工作中，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)。而所需設(shè)施一般有打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等，在一些企業(yè)內(nèi)，對其基建檔案部分析可知，其中所需設(shè)施的質(zhì)量數(shù)量還無法滿足管理工作需求，會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)備數(shù)量不足，或服務(wù)器實(shí)際容量偏小等的問題，讓檔案的管理和利用受到影響。為此，企業(yè)要讓信息化的設(shè)備配備齊全，并保障它們的質(zhì)量合格，也能滿足企業(yè)的工作需要。

其次，應(yīng)該對基建檔案的信息化資源進(jìn)行開發(fā)。在企業(yè)中，針對現(xiàn)有檔案做好信息化的處理，屬于檔案工作往現(xiàn)代化發(fā)展的要點(diǎn)。在基建檔案中，信息資源會(huì)有基建檔案的施工、基建和竣工圖紙等材料，各企業(yè)需要對基建部的工作職能充分利用，讓基建管理可以擁有總結(jié)、計(jì)劃和報(bào)告。企業(yè)要對檔案信息建設(shè)科學(xué)的規(guī)劃和開發(fā)，利用先進(jìn)技術(shù)，并在開發(fā)前分析調(diào)查不同部門開發(fā)的環(huán)境和條件，基于基建檔案內(nèi)的工作實(shí)際狀況，深入研究基建檔案具體內(nèi)容，讓檔案信息能夠提高利用率，讓檔案信息可以被共享為企業(yè)服務(wù)。

結(jié)束語：在企業(yè)中，企業(yè)在基本建設(shè)時(shí)所形成的各類檔案材料即為基建檔案，屬于企業(yè)重要的信息資源。企業(yè)需要將管理基建檔案的工作重視起來，明確其中的問題不足，嘗試在新的發(fā)展時(shí)期中探索運(yùn)用優(yōu)化基建檔案管理的方法，讓基建檔案可以被保存得更為完善，并使其為企業(yè)的各項(xiàng)工作開展帶來有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考，讓企業(yè)的發(fā)展可以更為長遠(yuǎn)。