新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

馬海望

（大慶市紅崗區(qū)政務(wù)服務(wù)中心，黑龍江 大慶 163511）

社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，促使各界逐漸意識(shí)到政治以及文化發(fā)展的重要性，文書檔案管理屬于事業(yè)單位內(nèi)部的基礎(chǔ)性工作，其內(nèi)部包含了事業(yè)單位在歷史發(fā)展過程中的各項(xiàng)資料，為信息資源的查詢與使用提供了便利性保障。社會(huì)市場(chǎng)形勢(shì)的逐漸變化，為事業(yè)單位的文書檔案管理工作帶來了新機(jī)遇與新挑戰(zhàn)，目前應(yīng)針對(duì)此方面的工作內(nèi)容進(jìn)行深入探討，并及時(shí)的找出有效的管理模式以及工作方法。

一、新形勢(shì)下事業(yè)單位文書檔案管理工作所存在的問題

（一）難以引起對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與經(jīng)營(yíng)者在通常情況下由于只注重對(duì)科學(xué)技術(shù)以及經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展，從而忽略了文書檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，導(dǎo)致此類現(xiàn)象逐漸呈現(xiàn)出了普遍性的特點(diǎn)，并將文書檔案管理當(dāng)作了事業(yè)單位內(nèi)部的輔助性工作，并減少了對(duì)此項(xiàng)工作的投入，而隨著關(guān)注度的不斷下降，不僅不利于文書檔案管理工作的順利實(shí)施，也難以為事業(yè)單位帶來良好的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。除此之外，在事業(yè)單位的運(yùn)行過程中，由于單位的領(lǐng)導(dǎo)者并未引起對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，所以在領(lǐng)導(dǎo)者的影響下，單位的基層工作人員以及其他部門的工作人員同樣對(duì)文書檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，使此項(xiàng)工作長(zhǎng)期處于事業(yè)單位內(nèi)部的輔助性區(qū)域當(dāng)中，難以發(fā)揮出檔案管理部門的重要職能機(jī)制，同時(shí)無法及時(shí)的順應(yīng)時(shí)代以及事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型趨勢(shì)。

（二）缺乏先進(jìn)的文書檔案管理技術(shù)及設(shè)備

隨著經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，科學(xué)技術(shù)也逐漸得到了進(jìn)步與發(fā)展，在新形勢(shì)的影響下，事業(yè)單位的文書檔案管理工作已經(jīng)逐漸進(jìn)入到了智能化的轉(zhuǎn)型趨勢(shì)。然而，部分事業(yè)單位并未引起對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，所以在通常情況下也并未在此項(xiàng)工作的實(shí)施過程中投入大量的資源支持。另外，在傳統(tǒng)的木式儲(chǔ)物柜的使用過程中，由于落后的儲(chǔ)存方式，導(dǎo)致分類保管等方法的應(yīng)用效果并不能夠達(dá)到預(yù)期的檔案管理目標(biāo)，同時(shí)還會(huì)提升火災(zāi)等安全隱患問題的發(fā)生機(jī)率。除此之外，對(duì)于大多數(shù)事業(yè)單位來說，數(shù)字化技術(shù)的缺失，再加上部分先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)并未被融入到文書檔案管理工作的實(shí)施過程中，所以在信息資料以及文書檔案的查詢過程中，并未及時(shí)的針對(duì)相應(yīng)的工作方法進(jìn)行更新，從而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)的查詢效率難以得到有效提升。

（三）管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及能力水平無法提升

由于事業(yè)單位內(nèi)部的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者并未引起對(duì)文書檔案管理工作的重視，所以在開展此項(xiàng)管理工作的過程中，通常會(huì)將兼職人員放置于工作的實(shí)施階段，人員專業(yè)性的缺乏，不僅使其難以針對(duì)檔案工作的運(yùn)行系統(tǒng)進(jìn)行全面化的學(xué)習(xí)，還會(huì)導(dǎo)致文書檔案管理工作無法落實(shí)到位。另外，在事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案管理部門時(shí)常還會(huì)存在一人身兼數(shù)職的情況，再加上兼職人員較多，所以導(dǎo)致此項(xiàng)工作的開展難以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。部分事業(yè)單位的文書檔案管理工作人員通常正處于臨近退休的階段，并且對(duì)新型的檔案管理知識(shí)缺乏學(xué)習(xí)的興趣和動(dòng)力，從而也不會(huì)在文書檔案管理工作的實(shí)施階段投入大量的時(shí)間與精力，導(dǎo)致事業(yè)單位的文書檔案管理工作水平難以得到有效提升。

二、在新形勢(shì)下實(shí)施事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效措施

（一）加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)文書檔案管理工作的重視

為了保障事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利實(shí)施與有序開展，則需要提升檔案管理人員的工作效率，并在加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作重視程度的基礎(chǔ)上，推動(dòng)文書檔案管理工作的有效進(jìn)行。由于事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者在一定程度上對(duì)文書檔案管理工作的有效性提供了支撐，并且起到了決定性的作用，當(dāng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者逐漸引起了對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，則會(huì)為內(nèi)部的檔案管理人員帶來積極影響，促使各部門人員都能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文書檔案管理工作的配合，確保檔案管理人員都能夠主動(dòng)地投入到管理工作的設(shè)施階段，確保文書檔案管理工作的有效落實(shí)。為此，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理工作人員都需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，并加強(qiáng)對(duì)此文書檔案資源的管理，同時(shí)還需要將此項(xiàng)工作作為事業(yè)檔案戰(zhàn)略目標(biāo)規(guī)劃當(dāng)中的關(guān)鍵組成部分，保障文書檔案管理工作的有序性與實(shí)效性。此外，檔案管理人員需要將文書檔案工作的實(shí)際情況進(jìn)行分析，并將其形成資料匯報(bào)給管理部門，確保事業(yè)單位管理人員能夠充分的掌握重要的管理資料以及信息文件，提升事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員以及各部門人員的重視程度。

（二）加快事業(yè)單位文書檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)程

在新形勢(shì)的時(shí)代背景影響下，加快了信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)程，并為大眾的日常生活提供了便利性保障。為此，在事業(yè)單位開展文書檔案管理工作的過程中，也需要將信息技術(shù)融入到管理階段進(jìn)行使用，并提高此項(xiàng)管理工作的整體質(zhì)量，同時(shí)還能夠推動(dòng)文書檔案管理工作逐漸朝著智能化、信息化以及自動(dòng)化的方向轉(zhuǎn)型，有效提升管理工作的實(shí)施效率。另外，在實(shí)施檔案查詢、整理以及收集等工作的過程中，可以直接利用信息化的管理系統(tǒng)，并借助現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備，確保文書檔案自動(dòng)化管理工作的有效落實(shí)。除此之外，檔案管理工作人員還需要加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)與管理方法的學(xué)習(xí)，并熟練掌握相應(yīng)的信息技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)在文書檔案管理工作當(dāng)中的靈活應(yīng)用。

（三）構(gòu)建科學(xué)有序的文書檔案管理制度

文書檔案管理制度不僅是約束管理人員管理工作的基本法則，也是規(guī)范檔案管理工作的重要依據(jù)。因此，在強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案管理工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)根據(jù)單位的工作性質(zhì)和工作環(huán)境構(gòu)建科學(xué)有序的文書檔案管理制度，并根據(jù)社會(huì)形勢(shì)不斷變化及時(shí)優(yōu)化、完善檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)和流程。針對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)制定明確的管理標(biāo)準(zhǔn)，不斷創(chuàng)新文書檔案的管理體制，明確管理人員的責(zé)任劃分，從而有效提升文書檔案管理工作的有效性。制定監(jiān)督機(jī)制并根據(jù)文書檔案管理的工作內(nèi)容，組建專門的監(jiān)督隊(duì)伍對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行定期監(jiān)察，確保管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)符合國(guó)家規(guī)定，更好地促進(jìn)檔案文書管理工作的順利開展。事業(yè)單位部門還要制定專門的考核機(jī)制，針對(duì)管理人員的工作情況和管理反饋，采取針對(duì)性地獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于管理能力強(qiáng)、素質(zhì)水平高的工作人員提出表揚(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，為我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作的順利開展提供有力保障。

（四）完善檔案管理人員的團(tuán)隊(duì)建設(shè)

文書檔案可以作為地方開展文化建設(shè)工作的有力依據(jù)，在政府部門以及地方文化建設(shè)單位的日常事務(wù)管理方面，無論是檔案的整理、分析、收集還是形成工作都應(yīng)該引起重視。單位檔案管理人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完善對(duì)于管理工作的開展具有積極的促進(jìn)作用，不僅能夠積累深厚的文化資料內(nèi)涵，還能夠?yàn)榈胤轿幕ㄔO(shè)工作的開展提供重要保障。所以，在進(jìn)行管理人員的招聘時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇具備較強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力的管理人員，再聘請(qǐng)具有權(quán)威性的專業(yè)人員對(duì)單位管理部門管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)和指導(dǎo)，從而有效提升事業(yè)單位文書檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。

結(jié)語：事業(yè)單位的關(guān)于文書檔案的管理工作是非常有必要加強(qiáng)重視，并關(guān)系著單位未來的發(fā)展前途。對(duì)目前文書的管理工作存在的一些難題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并且提出了相應(yīng)的解決方案，不斷健全管理工作的相關(guān)機(jī)制，使管理水平得到改善。事業(yè)單位文書檔案管理工作對(duì)于記錄事業(yè)單位工作進(jìn)程及發(fā)展具有重要意義，需引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。因此，事業(yè)單位必須要充分適應(yīng)社會(huì)發(fā)展潮流，提高思想認(rèn)識(shí)、創(chuàng)新文書檔案管理手段，提升文書檔案管理人員業(yè)務(wù)水平，從而提高文書檔案工作效率，進(jìn)而促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。