高校校友檔案管理現(xiàn)狀分析與思考

黃小玲

（安徽省行政學(xué)院，安徽 合肥 230059）

所謂校友指的就是曾經(jīng)在同一所學(xué)校學(xué)習(xí)過的學(xué)生，在學(xué)校工作過的教職人員等等。而校友檔案指的是校友在工作和學(xué)習(xí)中保留下來的價(jià)值性文字、圖片、視頻等資源。校友檔案可以有效對校友在校期間的發(fā)展情況進(jìn)行記錄，是廣大校友和母校實(shí)現(xiàn)交流和溝通的重要環(huán)節(jié)，是現(xiàn)代學(xué)校文化建設(shè)工作中不可忽視的重要文化資源，這也意味著校友檔案具備較強(qiáng)的文書檔案特點(diǎn)和人物檔案特點(diǎn)。基于此，本文就將對高效校友檔案管理問題作為研究基礎(chǔ)，在分析當(dāng)前管理問題的基礎(chǔ)上提出相關(guān)解決對策，希望能對高校檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展提供有效幫助和指導(dǎo)作用。

一、當(dāng)前高校校友檔案管理的主要問題

（一）缺乏健全、完善的檔案管理制度

和其他類型的檔案資料相比，高校校友檔案發(fā)展情況存在明顯滯后性，因?yàn)閮H在類別上看，校友檔案并不屬于高校檔案管理工作的任一類別，而完整、健全的校友檔案除了涵蓋教學(xué)、科研類檔案之外，還應(yīng)該覆蓋行政、黨群等檔案資料，但是目前對于校友檔案的收集、開發(fā)和應(yīng)用缺乏健全的規(guī)章制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，這就需要工作人員不斷在實(shí)踐中進(jìn)行探索和研究[1]。在載體形式上，校友檔案包含學(xué)籍檔案這類文書檔案，還包含圖片視頻類的聲像檔案。所以，怎樣對這些不同載體形式的檔案資源進(jìn)行管理、開發(fā)和應(yīng)用，切實(shí)發(fā)揮檔案的育人功能，推進(jìn)教育任務(wù)的發(fā)展也是當(dāng)前高校發(fā)展中需要關(guān)注的重點(diǎn)問題。

（二）關(guān)注重點(diǎn)放在了知名校友檔案的開發(fā)上，缺乏對普通校友檔案的關(guān)注

當(dāng)前很多國內(nèi)高校開展的校友檔案工作將工作重點(diǎn)放在了知名校友檔案的開發(fā)上，意在充分發(fā)揮知名校友檔案資源的名人效應(yīng)，并設(shè)置了校園著名人物、大師風(fēng)采等名人檔案類別，在對名校友檔案進(jìn)行管理的過程中，實(shí)現(xiàn)了教學(xué)科研檔案的資源整合[2]。但是大部分著名校友的檔案多數(shù)是校友出名后的有價(jià)值性檔案，無法實(shí)現(xiàn)對校友成長歷史的全面記錄，此外，基于-缺乏健全的檔案管理制度作為保障，因此校友檔案管理工作的開展仍然存在很多問題。當(dāng)前高校普遍缺乏對普通校友檔案的收集和開發(fā)，沒有認(rèn)識(shí)到人物為主線的校友成長檔案建設(shè)重要性。

（三）校友檔案管理工作存在明顯滯后性

校友是高校在發(fā)展和建設(shè)中不可忽視的重要資源，很多高校在發(fā)展中都實(shí)現(xiàn)了對知名校友影響力的開發(fā)，通過此種方式實(shí)現(xiàn)對學(xué)校整體影響力的提升。在某種程度而言，校友是高校重要的人才資源、社會(huì)資源和教育資源，目前我國校友工作的開展已經(jīng)受到了較大關(guān)注，并納入到了學(xué)校的長期發(fā)展規(guī)劃中[3]。雖然當(dāng)前很多高校校友工作已經(jīng)做得比較出色，給學(xué)校整體發(fā)展帶來了較為顯著的資源優(yōu)勢，但是仍然缺乏對校友檔案管理工作的關(guān)注，存在明顯的歸檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案資料滯后等問題，致使學(xué)校中收集的校友檔案大部分是校友上學(xué)期間的少量學(xué)籍檔案，管理工作的開展和實(shí)際發(fā)展情況存在嚴(yán)重脫節(jié)情況。

二、對高校校友檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化的相關(guān)對策

（一）加強(qiáng)對校友檔案管理制度的優(yōu)化

當(dāng)前很多高校在實(shí)際發(fā)展中并沒有構(gòu)建起健全的檔案管理規(guī)章制度和管理方法，因此在校友檔案的收集、管理和應(yīng)用上經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)盲目性和隨意性問題。要想全面推進(jìn)校友檔案管理工作的正常開展，就需要在工作中加強(qiáng)對管理制度的構(gòu)建和優(yōu)化[4]。在這一過程中，高校需要積極轉(zhuǎn)變自身工作理念，對傳統(tǒng)的校友檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)，全面加強(qiáng)對現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)幫助下構(gòu)建起健全的校友檔案管理系統(tǒng)。除了要為校友提供傳統(tǒng)的檔案服務(wù)之外，還需要在系統(tǒng)平臺(tái)的幫助下實(shí)現(xiàn)對畢業(yè)生檔案托管、學(xué)位學(xué)歷認(rèn)證等問題的有效回答。針對校友的實(shí)際需求還可以構(gòu)建校友和校友、校友和學(xué)校的交流平臺(tái)，此種方式不僅能有效提升學(xué)校親和力，還能切實(shí)增進(jìn)校友對母校的情感。

在條件允許的情況下，學(xué)校還需要組建專門的管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況制定校友檔案管理制度。比如在檔案室中專門設(shè)立對應(yīng)科室，指派專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行校友檔案工作的管理。在日常工作中要對多種類型和載體的校友檔案資源進(jìn)行分析和探索，按照校園實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行工作制度和體制的優(yōu)化，制定校友檔案管理方法，對校友檔案管理工作的具體范圍和內(nèi)容進(jìn)行進(jìn)一步明確。此外，學(xué)校校友總會(huì)的工作主要是對校友工作進(jìn)行管理，是和校友進(jìn)行聯(lián)系最密切的機(jī)構(gòu)，因此學(xué)校的各個(gè)部門也要積極對工作進(jìn)行配合，確保校友檔案管理工作的順利開展[5]。

（二）加強(qiáng)校內(nèi)多部門聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)校友檔案管理平臺(tái)的建設(shè)共享

校友檔案包含了教學(xué)、黨群、行政和科研等多個(gè)類別，載體形式也豐富多樣，這些珍貴的歷史資料需要在學(xué)校各個(gè)部門的統(tǒng)一管理過程中進(jìn)行收集，并移交到檔案館進(jìn)行永久保存。但是目前高校發(fā)展中，這些檔案的教學(xué)科研管理并不屬于某一個(gè)管理部門的工作，管理工作的開展也按照不同部門的職責(zé)和流程分別進(jìn)行，出現(xiàn)了校友檔案和資源聯(lián)系的人為剝離，由于當(dāng)前檔案的零散發(fā)展，所以出現(xiàn)了部分檔案流失的情況，嚴(yán)重影響了檔案資源的開發(fā)和應(yīng)用。此種背景下，檔案就更應(yīng)該加強(qiáng)和教務(wù)部門、學(xué)生管理部門之間的聯(lián)系，借助科學(xué)的管理制度和手段構(gòu)建起現(xiàn)代化工作網(wǎng)絡(luò)，在建設(shè)校友檔案管理平臺(tái)的過程中，盡可能實(shí)現(xiàn)對師生教學(xué)科研管理資料的保存和歸檔，在一系列活動(dòng)的開展中，對多種形式的校友檔案進(jìn)行收集管理[6]。

（三）為校友交流和服務(wù)師生工作的開展提供穩(wěn)定平臺(tái)

當(dāng)前，很多高校校友檔案資料主要用于簡單的信息記錄，并沒有構(gòu)建起完整的數(shù)據(jù)庫，不能有效借助現(xiàn)有信息技術(shù)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的整合，這也意味著校友檔案信息管理方式難以滿足現(xiàn)代化校友服務(wù)的工作理念。在這一過程中，學(xué)校檔案部門和管理部門也要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，將管理校友檔案和資源轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)校友，重點(diǎn)放在信息征集和開發(fā)利用上，從而有效適應(yīng)校友需求和時(shí)代發(fā)展的要求。此外，還要加強(qiáng)對校友交流合作平臺(tái)的構(gòu)建，在管理系統(tǒng)的平臺(tái)運(yùn)行中將傳統(tǒng)的交流方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以服務(wù)校友為中心思想，實(shí)現(xiàn)校友之間的交流和校園各部門之間的有效交流，切實(shí)拓展和優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的功能優(yōu)勢。

高校還應(yīng)該加強(qiáng)對離校校友檔案征集工作的開展。在校友畢業(yè)步入社會(huì)后，在不同崗位上發(fā)揮越來越大的個(gè)人影響力，其對社會(huì)發(fā)展和創(chuàng)造的價(jià)值越大，社會(huì)對母校的認(rèn)可度就將不斷提升[7]。所以，高校也需要持續(xù)不間斷和校友保持聯(lián)系，號(hào)召校友畢業(yè)后及時(shí)向?qū)W校提供自己參加重要活動(dòng)的記錄，用檔案的形式進(jìn)行保存和管理，此種方式不僅能幫助學(xué)校及安全對校友檔案資源的豐富，還能帶動(dòng)校園整體的文化建設(shè)，學(xué)校在鼓勵(lì)和引導(dǎo)學(xué)生向校友學(xué)習(xí)的同時(shí)，幫助大學(xué)生進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，為今后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

（四）借助豐富的校友檔案資源構(gòu)建校友網(wǎng)站

當(dāng)前，很多學(xué)校校友網(wǎng)站只能發(fā)布學(xué)校信息和相關(guān)校友活動(dòng)，因此在今后校友檔案管理工作中還要加強(qiáng)對校友檔案資源的深入挖掘，將校友刊物的制作和網(wǎng)站建設(shè)作為重要素材，幫助和提升學(xué)校校友工作的宣傳力度，實(shí)現(xiàn)對校友資源的有效開發(fā)。某種程度而言，豐富、有特色的校友刊物和網(wǎng)站可以提升校友對母校的情感，是校友和母校進(jìn)行密切交流和合作的重要基礎(chǔ)。

結(jié)束語：綜上所述，在校園文化建設(shè)中，高校校友檔案是最重要的組成環(huán)節(jié)之一，因此校友檔案管理工作的優(yōu)化也將為學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展提供重要幫助。實(shí)際研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前高校校友檔案資源管理工作仍然存在很多問題，所以在今后工作中高校更需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作方式和理念，在充分認(rèn)識(shí)到校友檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上制定問題解決方案，只有為學(xué)校發(fā)展提供可持續(xù)資源，才能為校友檔案工作的進(jìn)一步完善提供健全幫助。