信息化環(huán)境下招投標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新研究

石春毅

（廣西物資學(xué)校，廣西 南寧 530000）

在選擇建設(shè)工程時(shí)，往往要以招投標(biāo)的方式來選取信用高、高效率的建設(shè)方，而在招投標(biāo)中所制定的資料就是本篇文章中所指的招投標(biāo)檔案，由于檔案的意義非常重大，所以就會(huì)有專業(yè)的整理工作流程及要求，例如：歸檔時(shí)間、歸檔范圍、歸檔流程、整理程序和保存期限等，都有著明確得要求，這樣做的原因是為了能夠更好地確保招投標(biāo)檔案能夠妥善保管，讓其可以完整的施展自身的功能，讓其在建設(shè)工程中發(fā)揮出更好的效果。長期以來，我國的檔案都是由紙質(zhì)構(gòu)成，招投標(biāo)檔案也是如此，可是在信息化發(fā)展的影響下，紙質(zhì)版的投招標(biāo)檔案會(huì)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，所以在投招標(biāo)檔案管理工作上也需要積極進(jìn)行改變和創(chuàng)新，從而才能夠促進(jìn)數(shù)字化管理的發(fā)展。

一、投招標(biāo)檔案數(shù)字化管理面臨的挑戰(zhàn)

隨著我國信息技術(shù)的不斷改革和發(fā)展，各行各業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中都會(huì)應(yīng)用一些先進(jìn)的技術(shù)來提高自身管理工作的效率和質(zhì)量，在投招標(biāo)檔案管理工作當(dāng)中采用數(shù)字化管理的方式，能夠在一定程度上促進(jìn)近視工程的施工，并且檔案管理工作也會(huì)變得更加的高效。但是，目前很多企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化管理工作的時(shí)候，依然存在著很多方面的問題和挑戰(zhàn)。

首先就是一些工作人員可能在思想方面存在一定的問題，受到之前那種傳統(tǒng)管理模式以及思維的影響，很難靈活的去運(yùn)用一些信息技術(shù)來提高自身管理工作的效率。在如今的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展當(dāng)中，數(shù)字化投招標(biāo)檔案相比之前那種傳統(tǒng)的管理方式會(huì)更加具有科學(xué)性和高效性。隨著投招標(biāo)檔案數(shù)字化的發(fā)展，不論是在管理的方式還是檔案收集的方式上，都出現(xiàn)了一定的改變，相關(guān)工作人員需要積極適應(yīng)當(dāng)前的工作方式，從而才能夠有效的去提高自身工作的效率。在采用之前那種傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行大案管理工作的時(shí)候，會(huì)形成一種守舊的觀念，當(dāng)這項(xiàng)觀念在工作人員的心中長期存在時(shí)，在日后的工作當(dāng)中，就會(huì)容易產(chǎn)生一種消極的情緒，對(duì)這項(xiàng)工作也會(huì)產(chǎn)生一定的厭煩，從而影響到這項(xiàng)工作的效率和質(zhì)量，在之后的建筑施工當(dāng)中，也會(huì)受到一定程度的影響和限制。其次，在配套設(shè)施方面也會(huì)存在一定的問題，工作的方式以及理念發(fā)生一定改變的時(shí)候，也會(huì)使用到一些新的設(shè)備和技術(shù)，同時(shí)在工作當(dāng)中所涉及的軟件和網(wǎng)絡(luò)也需要具有一定的安全系統(tǒng)，從而才能夠更加有效的去保證相關(guān)檔案內(nèi)容的安全。很多招標(biāo)機(jī)構(gòu)在實(shí)際的工作當(dāng)中都沒有完善的設(shè)施，無法充分的去滿足數(shù)字化投招標(biāo)管理工作的各項(xiàng)條件需求，并且在工作當(dāng)中所使用到的一些軟件和系統(tǒng)都是針對(duì)不同部門的實(shí)際需求來進(jìn)行研發(fā)的，所以在之后的工作當(dāng)中并不能夠進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這些檔案信息也無法在整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行快速的共享，在一定程度上限制了這項(xiàng)工作的發(fā)展和進(jìn)步。

除此之外，在如今信息環(huán)境的發(fā)展時(shí)代當(dāng)中，網(wǎng)絡(luò)安全的問題也引起了人們的關(guān)注，一些企業(yè)在應(yīng)用一些系統(tǒng)和軟件進(jìn)行管理工作的時(shí)候，會(huì)存在一定的安全問題，這些問題都會(huì)影響到投招標(biāo)檔案數(shù)字化管理工作的質(zhì)量。最后，投招標(biāo)檔案管理工作在數(shù)字化發(fā)展的過程當(dāng)中，也會(huì)存在規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)方面的問題，因?yàn)樗婕暗南到y(tǒng)不能夠進(jìn)行統(tǒng)一的管理，所以數(shù)字化水平也會(huì)存在一定的差異，并且目前很多相關(guān)企業(yè)當(dāng)中都缺少這方面的專業(yè)人員，管理人員的自身水平素質(zhì)也達(dá)不到要求，無法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的效果和優(yōu)勢。相關(guān)管理人員需要對(duì)這些問題和挑戰(zhàn)引起足夠的重視，對(duì)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的情況和趨勢做出準(zhǔn)確的判斷，積極采取相關(guān)措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，從而有效提高投招標(biāo)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)促進(jìn)建筑工程的穩(wěn)定發(fā)展。

二、投招標(biāo)檔案數(shù)字化管理的創(chuàng)新

在如今信息化的發(fā)展環(huán)境當(dāng)中，投招標(biāo)數(shù)字化管理工作依然會(huì)面臨很多方面的挑戰(zhàn)，為了能夠有效應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，企業(yè)方面應(yīng)該更加積極采用數(shù)字化管理的方式來進(jìn)行各項(xiàng)工作，同時(shí)，充分考慮實(shí)際工作當(dāng)中各個(gè)方面的影響因素，積極采取措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)并不斷創(chuàng)新和完善，這樣就能夠充分的發(fā)揮出頭招標(biāo)檔案數(shù)字化管理的效果和優(yōu)勢。

（一）在管理和理念上創(chuàng)新

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷改革和發(fā)展，各行各業(yè)在發(fā)展的過程當(dāng)中都需要進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能夠促進(jìn)行業(yè)的發(fā)展。所以在進(jìn)行檔案信息管理工作的時(shí)候，也需要隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展而進(jìn)行一定的改變和創(chuàng)新。隨著我國建筑工程行業(yè)的高速發(fā)展，在投招標(biāo)檔案信息管理工作方面的要求也在不斷提高，企業(yè)方面需要積極在管理方式以及理念上進(jìn)行創(chuàng)新。目前很多企業(yè)在實(shí)際的工作當(dāng)中都會(huì)將自己的實(shí)際需求反應(yīng)到投招標(biāo)機(jī)構(gòu)，如果有一些企業(yè)需要查找某些文件或者是檔案資料的時(shí)候，就可以在這個(gè)機(jī)構(gòu)的信息系統(tǒng)當(dāng)中通過付費(fèi)查詢的方式來進(jìn)行搜索，從而就可以獲取自身想要的檔案信息。因此，在進(jìn)行數(shù)字化管理工作的時(shí)候，需要充分考慮到企業(yè)各方面的實(shí)際需求；在工作的理念上也要充分意識(shí)到投招標(biāo)答案當(dāng)中所存在的信息不同于普通的資料，這些檔案信息能夠給企業(yè)帶來一定的經(jīng)濟(jì)和利益是非常重要的。所以在進(jìn)行業(yè)務(wù)辦理或者是檔案查詢的時(shí)候，需要出示自己的證件來進(jìn)行認(rèn)證，企業(yè)方面也需要通過注冊(cè)的代碼到指定的地方進(jìn)行查詢工作，通過信息技術(shù)來建立出一個(gè)完善的網(wǎng)絡(luò)安全平臺(tái)，從而為企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）對(duì)技術(shù)的創(chuàng)新

實(shí)際的工作當(dāng)中會(huì)涉及很多先進(jìn)的信息技術(shù)，其中包含了云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等多方面的應(yīng)用技術(shù)，這些技術(shù)在應(yīng)用的過程當(dāng)中，也需要不斷地進(jìn)行更新和創(chuàng)新工作，從而才能夠滿足社會(huì)方面的各種需求。采用云計(jì)算技術(shù)建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)當(dāng)中，需要具有專用的網(wǎng)絡(luò)、信息安全以及計(jì)算方面的應(yīng)用程序，每一個(gè)部分對(duì)于整個(gè)系統(tǒng)來說都是非常關(guān)鍵的，完善的系統(tǒng)才能夠去實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的存儲(chǔ)以及存取功能。在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，也可以將一些電子版的檔案和紙質(zhì)版檔案通過信息技術(shù)來進(jìn)行有效的結(jié)合，充分的去利用大數(shù)據(jù)以及信息技術(shù)來提供數(shù)字化發(fā)展的各項(xiàng)技術(shù)條件。除此之外，在發(fā)展的過程當(dāng)中，還可以通過共享技術(shù)來加強(qiáng)投招標(biāo)檔案的信息交流和傳遞，相關(guān)的機(jī)構(gòu)能夠通過信息系統(tǒng)來搜索自己所需要的檔案資料，這樣不僅能夠在一定程度上去促進(jìn)投招標(biāo)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，同時(shí)也能夠充分的去利用這些檔案資料。檔案管理人員需要在平時(shí)的工作當(dāng)中對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，避免在工作當(dāng)中出現(xiàn)信息安全方面的故障和問題，保證整個(gè)檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

（三）對(duì)管理規(guī)范和管理流程的創(chuàng)新

為了能夠使整個(gè)投招標(biāo)檔案的管理工作更加的順利和高效，需要建立相關(guān)的管理制度和流程。目前很多投招標(biāo)檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際的應(yīng)用當(dāng)中都缺乏統(tǒng)一的管理，主要還是由于系統(tǒng)建立缺少一定的規(guī)范性，所以在設(shè)立相關(guān)系統(tǒng)的時(shí)候，需要充分考慮到各方面的影響因素，以及投標(biāo)單位的實(shí)際需求，從而在保證一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范和流程的基礎(chǔ)下去，建立出完善的檔案系統(tǒng)。雖然這項(xiàng)工作當(dāng)中對(duì)于歸檔的標(biāo)準(zhǔn)有著一定的約束，但是在實(shí)際的檔案管理工作當(dāng)中，很多檔案的整理工作是由專業(yè)工作人員來進(jìn)行負(fù)責(zé)的。除此之外，還需要在管理工作當(dāng)中對(duì)這些流程進(jìn)行完善和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)文件自動(dòng)歸檔功能，在完成投招標(biāo)工作的時(shí)候，這些檔案就能夠自動(dòng)地進(jìn)行歸檔，在一定程度上減少了工作人員的壓力。在對(duì)這些流程進(jìn)行完善的過程當(dāng)中，也需要充分考慮到各個(gè)部門和機(jī)構(gòu)之間的檔案入庫工作，減少時(shí)間以及人力方面的投入，從而才能夠有效的去提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

結(jié)束語：總而言之，在如今的檔案管理工作當(dāng)中去應(yīng)用一些數(shù)字化管理的方式，能夠有效提高管理工作的效率和質(zhì)量，雖然在實(shí)際的工作當(dāng)中會(huì)面臨著很多的問題和挑戰(zhàn)，但是企業(yè)方面也需要積極進(jìn)行創(chuàng)新和改變，從而才能夠更快地適應(yīng)數(shù)字化的發(fā)展，通過觀念以及方式上的轉(zhuǎn)變，能夠有效促進(jìn)投招標(biāo)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展和改革。