信息化背景下的高校檔案管理研究

呂小良

（山東外貿(mào)職業(yè)學院，山東 泰安 271000）

我國注重對優(yōu)秀人才的培養(yǎng)工作，所以在教育事業(yè)上投入了大量人力、物力、財力支持，而各高校也都落實了擴招政策，學生人數(shù)顯著增加。隨著高校學生數(shù)量的增加，也對檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，導致部分高校的檔案管理工作存在問題，影響了高校的長遠穩(wěn)定發(fā)展。因此，為了提升高校檔案管理工作質量和效率，就應注重落實管理工作信息化，為檔案管理工作人員提供專業(yè)的培訓工作，讓其具備現(xiàn)代化管理理念，加強對信息技術的學習，為促進我國高校檔案管理工作的創(chuàng)新、穩(wěn)定發(fā)展提供保障。因此，本文將圍繞信息化背景下高校檔案管理為主題來展開分析，通過詳細了解在信息化背景下高校檔案管理的基本情況，再提出促進在信息化背景下高校檔案管理工作順利開展的可行性對策。

一、在信息化背景下高校檔案管理基本情況的探究

在當前信息化背景下高校檔案管理工作正在改革和創(chuàng)新，各高校也都意識到信息化建設檔案管理的價值和優(yōu)勢，并逐漸把信息技術應用在檔案管理工作各個環(huán)節(jié)中，實現(xiàn)構建完善、專業(yè)的檔案管理體系，最大限度地發(fā)揮出檔案管理的優(yōu)勢。而且當前高校檔案管理工作也正在向著信息化、智能化、專業(yè)化的方向進步。但是不可否認，部分高校由于自身依然存在著各種問題，所以未能將信息技術的利用優(yōu)勢全面展現(xiàn)出來，其中主要體現(xiàn)在以下幾點。第一，未能重視檔案管理工作。雖然高校檔案管理工作正在不斷優(yōu)化和完善，但是由于部分高校的領導和管理人員缺乏對檔案管理工作的認知，導致在日常工作中未能重視檔案管理工作，影響了檔案管理的實際效果。如果領導層面缺乏重視，很有可能會引起管理人員對工作產(chǎn)生懈怠心理，形成惡性循環(huán)。第二，缺乏完善的基礎設施作為支持。高校檔案管理信息化建設工作需要具備完善的基礎設施作為輔助，而硬件基礎設施主要包括網(wǎng)絡設備、計算機等，軟件基礎設施主要有檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息管理系統(tǒng)。但是由于部分高校缺乏資金和技術支持，所以未提供完善的基礎設施，影響了高校檔案管理信息化發(fā)展。第三，缺乏專業(yè)性技能較強、綜合素質較高的管理人員支持。高校檔案管理工作人員應具備一定工作經(jīng)驗、專業(yè)性技能、責任心，也能在實際工作中第一時間發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存問題，并采取可行性對策落實處理，確保高校檔案管理工作有序開展。但是由于部分檔案管理工作人員并未具備專業(yè)技能和綜合素質，缺乏良好檔案意識，在工作中沒有形成正確的工作態(tài)度，缺乏正確工作理念，導致檔案管理信息化發(fā)展受到阻礙。雖然部分管理工作人員意識到自身工作的必要性，在實際工作中也逐漸開始配合檔案管理信息化建設，但是由于能力和素質較低，很難發(fā)揮出推動作用[1]。

二、在信息化背景下促進高校檔案管理開展可行性對策的探究

在社會快速發(fā)展的背景下，信息技術在社會各領域中都有著廣泛應用空間。在面對當前高校檔案管理工作中存在的各種問題時，要求管理層人員和檔案管理人員要具備一種正確的眼光，依據(jù)存在的問題來落實具有針對性的改進和優(yōu)化，從而確保在信息化背景下，高校檔案管理工作有序開展，當前能夠促進高校檔案管理工作順利開展的手段主要包括以下幾種。

（一）重視和關注檔案管理工作

檔案管理工作的內(nèi)容較為多樣，其中主要包括收集、歸納、整理、研究、保管等，其都是屬于檔案的實體管理，而檔案信息的組織以及集中是檔案信息管理，具體的工作方式也存在不同，高校檔案管理是落實教育教學的關鍵內(nèi)容，能夠促進高校的長遠穩(wěn)定發(fā)展。在實際實施檔案過程中作為檔案管理部門，要把教職工和學生的檔案依據(jù)特定的流程落實統(tǒng)一分類管理。

為了在信息化背景下促進高校檔案管理工作有序開展，要求管理層人員和檔案工作人員始終關注和重視檔案管理工作，這就體現(xiàn)出高校首先要處理的問題就是領導層和管理人員對檔案管理忽視這一現(xiàn)象，讓高校領導人員和檔案工作人員足夠重視和關注，并制定相關政策作為支持，還要取得政府的輔助。在政府出臺各種政策和條例后，鼓勵管理工作人員努力工作，開展信息化建設。與此同時，在領導層和管理工作人員足夠重視和關注檔案管理工作的背景下，學校還要注重開展宣傳工作，讓學校全體教職工人員和學生也能正確認識檔案管理，并了解其在學校發(fā)展中的意義，促使檔案管理各項工作正常開展，提升檔案信息的信息化程度[2]。

（二）優(yōu)化和更新基礎設施建設

高校檔案管理工作應注重優(yōu)化更新基礎設施，具備完善的基礎設施作為支持，才能促進各項工作有序開展。這就要求高校給予更多支持，提供充足的資金和技術，加強檔案管理的硬件設施、軟件設施建設工作，還應設立專項經(jīng)費，購置掃描儀、計算機以及網(wǎng)絡設備等。在當前社會快速發(fā)展背景下，各高校也都開通了內(nèi)部局域網(wǎng)，確保學校內(nèi)部網(wǎng)絡和外部互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)機，對促進檔案管理工作信息化建設提供了保障基礎。并在這一背景下高校還應對檔案管理信息化設備第一時間更換和升級，構建檔案數(shù)據(jù)庫、文件目錄數(shù)據(jù)庫，為更好地實施檔案信息數(shù)字化管理還要成立全文信息數(shù)據(jù)庫，落實創(chuàng)建數(shù)字化檔案館，為落實學校建設數(shù)字化校園以及檔案信息化管理同步開展奠定堅實的基礎。

除此之外，在高校檔案管理工作中因為檔案內(nèi)容復雜多樣，所以工作量較大，在實施電子化檔案管理中要實現(xiàn)建立規(guī)范的檔案信息化管理準則，要求各位管理工作人員在建立電子化檔案前，要制作規(guī)范的信息標志，像在開展檔案的電子信息資源、標識、交換、查詢以及管理等操作時，都要堅持按依據(jù)標準程序落實操作。還要保證檔案的輸入格式保持高度一致性，確保項目代碼符號統(tǒng)一，通過這種手段促使檔案管理工作更加規(guī)范、專業(yè)。

（三）提升管理人員自身的能力

專業(yè)性技能較強、綜合素質較高的檔案管理工作人員將會推動高校檔案管理工作順利開展。所以在信息化背景下各高校應注重提升檔案管理人員自身能力和綜合素質，成立一支專業(yè)的工作隊伍，高校應在具備現(xiàn)代化設備的背景下，還要注重管理檔案管理人員信息化管理能力的提升，定期開展培訓工作，讓檔案管理工作人員都能踴躍參加學習設備操作知識，提升工作能力，合理利用現(xiàn)代化設備改進工作方式，減少自身工作壓力的同時提升工作效率，并具備良好信息化管理能力。為了提升檔案管理工作人員自身素質，要求在培訓在職工作人員時，還要注重引進復合型人才，要求復合型人才具備良好管理能力、信息化管理能力，并把其編入檔案管理隊伍中，提升檔案管理工作人員的整體素質和水平，讓其能夠相互交流溝通，產(chǎn)生思維上的碰撞，落實共同進步和發(fā)展。

（四）采取手段強化信息安全管理

信息技術在社會各個領域中都有著廣泛應用空間，各高校在信息化視角下應在注重檔案管理工作信息化建設的同時，還要強化檔案信息的安全管理，信息安全其實就是要確保檔案管理中的數(shù)據(jù)和信息具有完整性、保密性、專業(yè)性、可用性特點，這就要求高校積極采用數(shù)據(jù)加密、設置防火墻等手段來提升信息安全性。數(shù)據(jù)加密要求高校應積極聯(lián)合專業(yè)技術人員利用某種公式算法來合理處理敏感檔案信息，并促使其成為系列代碼，也就是我們常說的密碼。做好數(shù)據(jù)備份要求高校能對關鍵檔案信息開展備份處理，通過這種手段避免數(shù)據(jù)信息丟失或者被損壞，以此來確保檔案管理工作有序開展。而設置防火墻則是要求在網(wǎng)絡之間設置保護墻，通過這種手段來強化訪問控制，利用防火墻的過往信息過濾作用以及監(jiān)測防控作用，在本質上減少非法訪問現(xiàn)象的發(fā)生，以此提升檔案信息的安全性[3]。

總結：通過上述問題的分析，我們充分地意識到在信息化背景下注重開展高校檔案管理工作的重要性。檔案管理是高校教育教學中的主要內(nèi)容，但是在社會快速發(fā)展中信息技術受到了推廣和廣泛應用，促使檔案管理工作和當前的社會發(fā)展存在沖突，所以高校應注重對檔案管理工作改革創(chuàng)新，發(fā)揮出信息技術優(yōu)勢，落實高校檔案管理工作向著數(shù)字化、現(xiàn)代化方向進步。與此同時，在信息化背景下高校檔案管理工作應轉變以往工作態(tài)度、優(yōu)化更新基礎設施建設、提升檔案管理工作人員專業(yè)性和技能綜合素質、采取科學手段強化信息安全管理，為促進高校檔案管理工作有序開展奠定堅實的基礎。