信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

王麗娜

（伊金霍洛旗人力資源綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200）

我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提升，為信息化技術(shù)的發(fā)展?fàn)I造了良好的環(huán)境。隨著信息時(shí)代的到來，檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，逐步將信息化技術(shù)融入到日常檔案管理工作之中。然而，由于存在各種內(nèi)外部因素的制約，致使許多問題在檔案管理工作中顯露出來，如果對這些問題視而不見，將會極大的影響檔案管理工作在信息時(shí)代下的開展質(zhì)量。

一、信息時(shí)代下檔案管理工作的重要性

在傳統(tǒng)印象中，紙質(zhì)文件是檔案資料的典型代表。但是，如果仍然以傳統(tǒng)紙質(zhì)資料的方式進(jìn)行檔案管理工作，不僅檔案管理效率低，而且也會增加管理人員的工作量，當(dāng)有火情出現(xiàn)，甚至?xí)?dǎo)致紙質(zhì)資料出現(xiàn)損毀的問題，嚴(yán)重影響檔案資料的管理質(zhì)量。另外，對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料而言，如果需要查詢其中的信息，將會耗費(fèi)比較多的精力，而且查閱難度也比較大。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料以數(shù)字化的方式存放到計(jì)算機(jī)中，不僅可提升檔案存儲的安全性，而且查閱也更加方便，有助于將檔案資料信息的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮出來。因此，在信息時(shí)代下，提升檔案管理工作的質(zhì)量對促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

二、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

（一）人員專業(yè)能力有待提升

在部分檔案管理機(jī)構(gòu)中，由于檔案管理缺乏責(zé)任意識，加之專業(yè)能力有限，致使檔案管理工作時(shí)常會出現(xiàn)一些問題。另外，由于人員年齡以及意識等方面的因素，導(dǎo)致部分檔案管理人員對信息化技術(shù)缺乏足夠的重視，并且缺乏自我學(xué)習(xí)意識，從而影響檔案管理工作的開展質(zhì)量。

（二）檔案管理手段單一

當(dāng)前，信息化技術(shù)已經(jīng)在檔案管理工作中有所應(yīng)用，并且也取得了不錯(cuò)的應(yīng)用效果。但是，對于部分檔案管理部門而言，而且其對信息化技術(shù)缺乏足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致未能對信息化檔案管理模式進(jìn)行有效的創(chuàng)新，仍然使用單一的方式進(jìn)行檔案管理工作，致使信息化技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值未能得到有效地體現(xiàn)。

（三）信息安全存在隱患問題

在信息化技術(shù)的幫助下，盡管可以提升檔案管理工作的效率，但是由于安全管理工作存在欠缺，致使檔案管理信息化平臺的安全性大大降低。此外，由于疏于安全管理，網(wǎng)絡(luò)黑客會頻繁攻擊檔案管理平臺的數(shù)據(jù)庫，致使數(shù)據(jù)信息被不法分子竊取，嚴(yán)重威脅檔案信息的安全性。最后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)病毒會通過各種渠道侵入檔案管理平臺，從而導(dǎo)致核心檔案信息被復(fù)制、讀取與傳輸，從而為檔案信息的安全性埋下重要隱患。

（四）檔案管理體系有待完善

完善的檔案管理體系，有助于確保檔案管理工作可以落實(shí)到位。然而，我國檔案管理體系仍然存在許多有待完善的地方，致使檔案管理工作未能得到有效地開展，而且也無法對管理人員的日常工作行為產(chǎn)生約束作用，影響檔案管理人員的工作積極性，對檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面作用。

（五）檔案管理軟件缺少通用性

在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)管理工作必須要依靠軟件來完成。但是，對于檔案管理軟件而言，由于部分檔案管理軟件存在不兼容的問題，導(dǎo)致檔案信息無法實(shí)現(xiàn)資源共享，從而對檔案管理工作的開展效率產(chǎn)生影響。

三、提升信息時(shí)代檔案管理工作實(shí)施質(zhì)量的對策

（一）注重建立檔案數(shù)據(jù)庫

在信息化技術(shù)的幫助下，將紙質(zhì)檔案信息以數(shù)字化的方式錄入到檔案數(shù)據(jù)庫中，可以顯著提升檔案管理效率。其中，檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以幫助檔案管理人員快速完成檔案信息的分類工作，并且也可以提升用戶檢索檔案信息的效率，使檔案管理服務(wù)更加多元化。此外，在信息時(shí)代下，將檔案信息以數(shù)據(jù)庫的方式存放，可以保障檔案信息的安全性，防止出現(xiàn)檔案信息丟失問題，對提升檔案管理質(zhì)量具有十分重要的作用。

（二）做好檔案管理軟件的兼容性設(shè)計(jì)

檔案信息化管理工作的開展，離不開各類管理軟件的支持。因此，為了提升檔案管理的效率與質(zhì)量，需要在做好檔案管理軟件開發(fā)工作的同時(shí)，注意提升各類軟件的兼容性。此外，做好檔案管理軟件的兼容性設(shè)計(jì)工作，確保各個(gè)部門以及相關(guān)用戶可以在不同軟件的幫助下，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)庫的高效訪問，并且可以無障礙的檢索與使用檔案信息，確保檔案信息可以在兼容軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，將檔案信息的應(yīng)用價(jià)值發(fā)揮出來，確保檔案信息可以得到高質(zhì)量的應(yīng)用。

（三）規(guī)范化的開展檔案管理工作

在實(shí)施檔案管理工作中，所有工作應(yīng)在規(guī)定的管理制度內(nèi)得到規(guī)范的開展。檔案管理工作十分復(fù)雜，稍有不慎便會引發(fā)一系列問題。因此，規(guī)范化地開展檔案管理工作，并對工作內(nèi)容進(jìn)行界定，可以提升檔案管理工作的開展質(zhì)量。另外，檔案管理工作往往需要協(xié)調(diào)許多部門，不同部門之間的職責(zé)存在差異，所以為了確保檔案信息的保存、分類以及整理等工作可以有條不紊地開展，防止檔案信息丟失問題發(fā)生，規(guī)范化地實(shí)施檔案管理工作就顯得十分重要。

（四）保障檔案信息安全性

在信息時(shí)代下，保障檔案信息的安全無疑是最為重要的一項(xiàng)工作，所以應(yīng)注重做好以下工作：1.檔案管理部門應(yīng)對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，并對數(shù)據(jù)庫的訪問方式進(jìn)行權(quán)限分配，避免不法分子侵入檔案數(shù)據(jù)庫。2.在檔案管理信息化平臺中安裝殺毒軟件或者防火墻，并對殺毒軟件進(jìn)行及時(shí)更新，確保信息化平臺可以安全的運(yùn)行。3.在檔案管理信息化平臺中設(shè)置記錄報(bào)警系統(tǒng)，如果監(jiān)測到異常訪問，報(bào)警系統(tǒng)便會發(fā)出報(bào)警信息，避免檔案信息遭受竊取。

（五）提升檔案管理人員專業(yè)能力

檔案管理人員是檔案管理工作的實(shí)施主體，所以為了提升檔案管理的質(zhì)量，需要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，對檔案管理人員實(shí)施必要的培訓(xùn)工作，并在培訓(xùn)后對參與培訓(xùn)的人員進(jìn)行考核，如果考核不通過，則要予以必要的懲罰。另外，加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，了解信息化技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，并學(xué)會使用信息化技術(shù)完成檔案管理工作，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（六）逐步完善檔案管理體系

在檔案管理工作中，為了確保檔案管理工作可以得到有效的落實(shí)，檔案管理部門要逐步完善檔案管理體系。在科學(xué)的檔案管理體系內(nèi)，監(jiān)督檔案管理人員的工作完成情況，避免玩忽職守、監(jiān)守自盜等行為發(fā)生。此外，做好檔案管理的安全保密工作，按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求完成檔案信息的存儲、整理等工作，清晰地劃分檔案管理職責(zé)，有助于在出現(xiàn)問題后快速地定位責(zé)任人，對提升檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量具有積極作用。

四、結(jié)束語

由此可見，為了滿足信息時(shí)代下檔案管理工作的要求，檔案管理機(jī)構(gòu)要認(rèn)真分析當(dāng)下工作中存在的問題，并以問題為基礎(chǔ)制定科學(xué)有效的工作對策，從而實(shí)現(xiàn)提升檔案管理工作質(zhì)量的目的，對促進(jìn)檔案管理工作在信息時(shí)代下的發(fā)展具有十分重要的意義。