新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

王海燕

（河北省承德市隆化縣發(fā)展和改革局，河北 承德 068150）

事業(yè)單位檔案管理工作本身具有較高的服務(wù)性，但由于長期缺乏重視，導(dǎo)致檔案管理的科學(xué)性不強(qiáng)，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范，進(jìn)而使得事業(yè)單位管理活動(dòng)存在相當(dāng)多的不足。事業(yè)單位檔案管理不同于其他檔案管理，其中的檔案資料非常完善，保存了以往所有活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)、照片以及影像等，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的發(fā)展提供參考和借鑒意義。在新時(shí)期的發(fā)展中，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到自身檔案管理工作中的不足之處，逐步優(yōu)化檔案管理流程，積極采用全新的檔案管理方式，綜合促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作朝著規(guī)范化與科學(xué)化的方向發(fā)展。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的重要性

檔案可以說是事業(yè)單位健康發(fā)展的基礎(chǔ)，如果沒有完善的檔案管理方式，那么事業(yè)單位各環(huán)節(jié)管理就形同一盤散沙，發(fā)展也會(huì)落后?；诖?，事業(yè)單位在新發(fā)展形勢下應(yīng)重視檔案的創(chuàng)新管理。在過程中有效的檔案管理可以詳細(xì)記錄員工信息，檔案需要設(shè)置一個(gè)專業(yè)的部門，檔案記錄要做到有條不紊，所以說，創(chuàng)新的管理載體是推動(dòng)檔案管理有效性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。有了員工的對(duì)應(yīng)信息，單位管理人員才可以對(duì)不同表現(xiàn)的員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲。另外，有了完善的檔案管理模式，管理人員可以依照相關(guān)信息科學(xué)調(diào)整和分配人力資源，使員工各盡所能，發(fā)揮自己的作用和價(jià)值。最為重要的是創(chuàng)新檔案管理模式，可以使事業(yè)單位查缺補(bǔ)漏，找到影響自身發(fā)展的問題，進(jìn)而創(chuàng)建行之有效的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的良性管理，以此讓檔案更好地為事業(yè)單位發(fā)展提供服務(wù)和幫助。

二、新形勢下檔案管理中存有的問題.

（一）不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性［慮到因單位不夠重視對(duì)檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項(xiàng)目。單位沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，未對(duì)檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨(dú)立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對(duì)檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響到管理工作的有效進(jìn)行，從而導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

（二）人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強(qiáng)的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對(duì)管理人員的專業(yè)水平有很高的要求。在實(shí)際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高，他們的文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實(shí)踐能力。由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都未進(jìn)行嚴(yán)格要求，管理人員不能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，新的設(shè)備和技術(shù)不能得到充分利用，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

（三）設(shè)備落后，信息化建設(shè)投入不足

許多事業(yè)單位都存有設(shè)備落后、檔案庫房構(gòu)建不完善的情況。庫房內(nèi)塵土飛揚(yáng)、雜亂無章，設(shè)備沒有得到及時(shí)更新，基礎(chǔ)設(shè)施過于落后。隨著科技的進(jìn)步，信息時(shí)代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，信息化建設(shè)投入不足從而導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

（四）不健全的管理制度

提升檔案管理工作的有效性，還需對(duì)現(xiàn)有管理制度予以完善。制度是開展一切工作的基礎(chǔ)與操作標(biāo)準(zhǔn)，只是在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，制度如同虛設(shè)，大部分管理人員沒有遵循制度辦事，有的工作者敷衍了事，進(jìn)而使管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位無法對(duì)檔案工作管理擬定適宜的制度標(biāo)準(zhǔn)，而工作人員又無法做到嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，因此使檔案管理工作的有效性大大下降。

三、新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑分析

（一）建立健全基礎(chǔ)的事業(yè)單位檔案管理機(jī)制

對(duì)于傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理制度過于混亂的狀況，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)召集相關(guān)管理人員，共同制定統(tǒng)一而規(guī)范的檔案管理制度。如檔案管理工作應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員全權(quán)負(fù)責(zé)，其他人員不得過多干涉；檔案管理資料柜的鑰匙應(yīng)當(dāng)僅僅分配給檔案管理員，其他人員不得配置，避免出現(xiàn)隨意翻閱文件檔案而導(dǎo)致資料丟失的狀況；建立統(tǒng)一的借閱表，所有人員在借閱文件檔案的時(shí)候，都需要在借閱表上進(jìn)行登記，確保借閱信息能夠追溯到個(gè)人，這也有助于檔案資料的迅速追回，避免出現(xiàn)文件丟失的狀況。此外，應(yīng)當(dāng)加大基礎(chǔ)監(jiān)管制度，明確事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的重要性，經(jīng)常性地檢查檔案管理人員的日常工作，確保檔案管理工作能夠嚴(yán)格圍繞檔案管理制度來完成，逐步提高檔案管理工作的科學(xué)性與規(guī)范化。檔案管理工作水平會(huì)對(duì)事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠(yuǎn)來看仍然會(huì)產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識(shí)不到重視檔案管理工作的積極價(jià)值，因此使檔案管理流于形式

（二）加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)與考核

檔案人才培養(yǎng)與發(fā)展存在著諸多困難與問題，檔案人才持續(xù)專業(yè)化發(fā)展已成為大勢所趨。要把檔案人才的培養(yǎng)納入各類教育的內(nèi)容，注重對(duì)員工綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。指導(dǎo)員工自主培訓(xùn)，激發(fā)員工參與人才檔案培訓(xùn)活動(dòng)。唯有如此，才能有效提高整體教學(xué)效率，提升秘書人員的綜合素質(zhì)。以形象化、專業(yè)化、生活化為特征的創(chuàng)新高效檔案人才培養(yǎng)模式。當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展需要越來越多的專業(yè)綜合人才。毫無疑問，檔案人才培養(yǎng)的內(nèi)容是體現(xiàn)檔案人才綜合素質(zhì)的重要方面。有效地發(fā)揮職工主體作用，不僅可以提高教育質(zhì)量，而且可以激發(fā)職工的參與意識(shí)，增強(qiáng)職工的獨(dú)立思考能力，使職工在學(xué)習(xí)中獲得樂趣。當(dāng)前，許多企事業(yè)在人才培養(yǎng)方面都非常重視深化自身改革。文件人力資源的配置應(yīng)立足于自身不斷加強(qiáng)。這些創(chuàng)新的培養(yǎng)模式，從傳統(tǒng)的單一教育模式，到合理的檔案人才培養(yǎng)體系，已得到各部門和員工的認(rèn)可。在過去的十年里，我國培訓(xùn)資源高度整合和強(qiáng)化，改革成效顯著。協(xié)同人才培養(yǎng)模式有利于建設(shè)我國大型綜合性檔案人才隊(duì)伍。各部門之間的檔案人才資源信息交流和共享具有特殊意義。

（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理的方法

目前，由于事業(yè)單位檔案管理還仍然存在很多的疑難問題，需要相關(guān)人員進(jìn)行研究解決。為了能夠有效提升整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)管理速度，事業(yè)單位必須要充分的運(yùn)用高效的數(shù)字化管理的這一有效方法，解決事業(yè)單位工作效率低下的困難現(xiàn)狀。首先，需要對(duì)傳統(tǒng)數(shù)字化的信息檔案管理存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行整體性能水平的提升，使它可以有效增加管理系統(tǒng)內(nèi)部檔案的儲(chǔ)存量，可以有效解決傳統(tǒng)信息檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)容量小的根本問題。其次，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的安全可靠性。對(duì)檔案管理的可靠性需要進(jìn)行不斷強(qiáng)化，這就需要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的要求。而磁盤陣列產(chǎn)品的軟件結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)硬件的功能組成都需要依據(jù)嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)管理做法可以為采用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的操作系統(tǒng)未來管理功能的不斷更新，以及可以奠定一個(gè)良好的技術(shù)基礎(chǔ)。

（四）進(jìn)行檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)工作

其一，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實(shí)時(shí)傳遞。其二，引進(jìn)新型技術(shù)和設(shè)備來管理檔案工作，比如，使用電子計(jì)算機(jī)和數(shù)碼掃描儀，在應(yīng)用新型技術(shù)和各項(xiàng)設(shè)備的過程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案錄入電子計(jì)算機(jī)內(nèi)，開展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術(shù)加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內(nèi)容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其三，創(chuàng)建規(guī)范性的信息管理平臺(tái)，適當(dāng)?shù)毓_構(gòu)建保密屬性的信息和檔案，該項(xiàng)信息化網(wǎng)絡(luò)管理和共享平臺(tái)的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務(wù)。

結(jié)語：綜上所述，檔案管理工作對(duì)于新時(shí)期的事業(yè)單位工作的開展有著非常重要的實(shí)踐意義。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，逐步優(yōu)化基礎(chǔ)的檔案管理機(jī)制，優(yōu)化檔案管理模式，多方面推動(dòng)檔案管理工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化的方向持續(xù)發(fā)展。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題。新形勢下的檔案管理對(duì)管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要?jiǎng)?chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對(duì)管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時(shí)更新設(shè)施設(shè)備，推動(dòng)檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。