淺談事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

王東升

（河北省承德市隆化縣發(fā)展和改革局，河北 承德 068150）

檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展十分重要，事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征，在我國經(jīng)濟(jì)體系快速發(fā)展的背景下，對(duì)檔案管理有了全新的要求，以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會(huì)發(fā)展需要，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題?；诖?，事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu)，以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，進(jìn)而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效性。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的必然性

事業(yè)單位檔案管理，主要是指事業(yè)單位在日常管理工作開展期間的相關(guān)記錄、各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)實(shí)施過程中保存的有一定價(jià)值性的原始資料，針對(duì)檔案自身來講，是由多方面相互組合形成的，具體涉及了構(gòu)成者、儲(chǔ)存價(jià)值和儲(chǔ)存載體。在這一環(huán)節(jié)中，其主要內(nèi)容是可以展現(xiàn)出歷史活動(dòng)真實(shí)面貌和真實(shí)狀態(tài)，而且有著儲(chǔ)存價(jià)值的原始性文件。事業(yè)單位檔案管理期間，作業(yè)人員將會(huì)對(duì)檔案各項(xiàng)主體、實(shí)體以及信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，以此為事業(yè)單位內(nèi)其他活動(dòng)或者是工作的開展提供良好依據(jù)。事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理不但是各項(xiàng)工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性保障，同時(shí)檔案管理運(yùn)行效率還決定了事業(yè)單位整體運(yùn)行狀態(tài)，如：項(xiàng)目的合同原件是保證事業(yè)單位獲取合法權(quán)益的一項(xiàng)關(guān)鍵憑證，因此，檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展以及改革期間都有著極高的作用。所以，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的管理力度是非常重要的，既能將事業(yè)單位管理優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來，還可以完善各項(xiàng)體系，實(shí)現(xiàn)最終發(fā)展的目標(biāo)。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度

為了提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，充分發(fā)揮檔案管理對(duì)事業(yè)單位的推動(dòng)作用，事業(yè)單位管理人員應(yīng)當(dāng)重新審視檔案管理的重要性，帶頭加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視度，將檔案管理工作列入日常的重點(diǎn)工作內(nèi)容中，并要求所有部門加以支持和配合。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)積極展開檔案管理人員培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員對(duì)日常檔案管理工作的重視度，形成明確的管理責(zé)任感，使得檔案工作逐漸脫離傳統(tǒng)的狀態(tài)，朝著科學(xué)、規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案建設(shè)的目標(biāo)化管理

目標(biāo)化的檔案管理模式，以結(jié)果為導(dǎo)向的管理模式，以目標(biāo)為導(dǎo)向的管理模式。MBO主要有兩種外部形式。第一，采用混合管理方法，設(shè)定初期目標(biāo)，確定最終目標(biāo)，判斷工作成效。這就需要管理者注重“目標(biāo)導(dǎo)向”，通過設(shè)定最終目標(biāo)來實(shí)現(xiàn)有效管理，突出目標(biāo)的作用和價(jià)值。第二是事業(yè)單位檔案模式具有本質(zhì)的激勵(lì)作用。目標(biāo)管理作為一種現(xiàn)代管理手段，在事業(yè)單位檔案管理中具有普遍的適用性。這就是第二種管理模式，強(qiáng)調(diào)激勵(lì)對(duì)完成任務(wù)的作用。建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制的特點(diǎn)是：變被動(dòng)為主動(dòng)、變目標(biāo)為負(fù)責(zé)任的態(tài)度。以目標(biāo)為中心，不斷向目標(biāo)邁進(jìn)，也成為機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的動(dòng)力。目標(biāo)管理是確定目標(biāo)、注重效果、結(jié)合人的實(shí)際情況，目標(biāo)管理評(píng)價(jià)方法也更具科學(xué)性和合理性。目標(biāo)管理的核心是管理期望的結(jié)果?，F(xiàn)實(shí)管理中，管理者對(duì)期望結(jié)果要逐一把握，不能放松警惕。目標(biāo)管理具有層次性、可接受性、可評(píng)估性。當(dāng)前社會(huì)快速變化的新形勢(shì)下，部門員工對(duì)培訓(xùn)提出了特殊的新要求。強(qiáng)化檔案管理策劃是精細(xì)檔案管理工作的核心。規(guī)劃時(shí)，盡量把每天和每周的工作安排得盡可能詳細(xì)。為確保企事業(yè)內(nèi)部檔案信息能有效地發(fā)揮作用，必須對(duì)企事業(yè)內(nèi)部檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和管理。檔案或檔案人員要精確記載每一筆檔案或檔案信息的來源和開支，配合企事業(yè)監(jiān)管，企事業(yè)在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的檔案風(fēng)險(xiǎn)和檔案造假問題也需要有效解決。

（三）提升事業(yè)單位檔案管理工作人員素質(zhì)

提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)是事業(yè)單位檔案管理中一項(xiàng)十分重要的工作。作為一個(gè)數(shù)字化時(shí)代檔案管理的理論執(zhí)行者和實(shí)際操作者，他們的檔案綜合管理素質(zhì)直接關(guān)系決定著整個(gè)檔案工作的發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)前階段，很多事業(yè)單位檔案管理工作人員還仍然存在著各種各樣的一些需要改進(jìn)的問題。為了有效促進(jìn)事業(yè)單位的管理運(yùn)轉(zhuǎn)，事業(yè)單位就需要不斷提升單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及接待問題。主要可以從以下幾個(gè)角度入手：首先，對(duì)所有事業(yè)單位的工作人員都要進(jìn)行定期組織現(xiàn)代化設(shè)備的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，每次定期培訓(xùn)工作完成以后，為了能夠不斷提升他們的設(shè)備工作管理技能，還需要對(duì)這些工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)考核，提升工作人員對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的技術(shù)操作管理水平。此外，還希望可以通過推進(jìn)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制建設(shè)來不斷鼓勵(lì)這些檔案管理工作人員努力學(xué)習(xí)提升自身專業(yè)素質(zhì)，積極主動(dòng)地參與學(xué)習(xí)，進(jìn)而能夠取得很大的收獲，并且利用這種獎(jiǎng)勵(lì)方法，可以輕松地實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化檔案管理工作人員專業(yè)技能素質(zhì)的提升。如果在考核執(zhí)行過程中突然出現(xiàn)不積極配合以及考核結(jié)果不合格等現(xiàn)象，事業(yè)單位也就需要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的懲罰制度。最后，還需要從初次入職前的資格篩選工作入手，通過不斷提高初次入職檔案人員的資格門檻，對(duì)事業(yè)單位數(shù)字化檔案工作人員的資格選拔提高要求和加大工作難度，進(jìn)行嚴(yán)格化的篩選，確保初次入職的每一位檔案工作人員都能夠符合標(biāo)準(zhǔn)。

三、探討事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化

（一）檔案庫房管理的現(xiàn)代化

事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)建立現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，即大力應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用可以給庫房管理帶來方便，在進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控的同時(shí)，還可以對(duì)干燥、潮濕等問題加以控制，保證檔案庫房的溫度、濕度、火警和防盜，從而確保檔案資源的安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案庫房的管理中，是管理現(xiàn)代化的一個(gè)重要體現(xiàn)。

（二）檔案目錄與檢索的現(xiàn)代化

建立相應(yīng)的檔案目錄是檔案管理工作中是一個(gè)重點(diǎn)。如今計(jì)算機(jī)普及事業(yè)單位的各個(gè)角落，檔案目錄也成了手寫向計(jì)算機(jī)打印的轉(zhuǎn)變。在檔案目錄的管理中，我們可以利用專門的檔案管理軟件，對(duì)檔案目錄和目錄下的相關(guān)資料分門別類，然后輸入計(jì)算機(jī)，用軟件對(duì)錄入的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)整。如果要調(diào)用某個(gè)檔案，只要輸入相關(guān)名稱，那么檔案管理軟件就會(huì)顯示檔案的具體目錄位置和簡要概括，這無疑大大縮短了檔案檢索的時(shí)間。事業(yè)單位的檔案管理人員在分析各類檔案的同時(shí)，應(yīng)劃分不同的目錄與之對(duì)應(yīng)，以提升檢索的準(zhǔn)確率。

（三）電子文檔的應(yīng)用

把紙質(zhì)的檔案文件換成電子文檔，會(huì)更加方便檢索和應(yīng)用。首先要建立相對(duì)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫，然后利用各種多媒體技術(shù)把文字、圖形等統(tǒng)一管理、錄入光盤保存，這樣不僅有利于工作人員對(duì)檔案的檢索，而且被授權(quán)的人還可以從自己的終端直接對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索、查詢以及下載十分方便。

（四）檔案網(wǎng)絡(luò)的建立

網(wǎng)絡(luò)遍布全球，檔案管理當(dāng)然也要突破傳統(tǒng)，敢于創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。事業(yè)單位可以根據(jù)自己單位的實(shí)際情況建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案網(wǎng)絡(luò)建立后，可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)本身的優(yōu)勢(shì)，快速完成檔案的現(xiàn)代化管理和調(diào)用。

（五）軟件輔助

管理檔案的過程中也會(huì)出現(xiàn)新的檔案信息，比如說檔案的被借閱或者已歸還，利用計(jì)算機(jī)軟件完成輔助管理，可以方便管理人員的工作?，F(xiàn)在比較流行的是運(yùn)用相應(yīng)的檔案管理軟件對(duì)檔案歸還和借閱進(jìn)行分析統(tǒng)計(jì)，方便工作者對(duì)檔案存儲(chǔ)方面的具體內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)把握。檔案管理的現(xiàn)代化路徑可以說是給檔案管理提供了很大的方便，比如提高工作效率、節(jié)省工作時(shí)間等，但并不代表這種管理模式不存在問題?，F(xiàn)代化技術(shù)主要是應(yīng)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，文檔分離問題和網(wǎng)絡(luò)安全問題比較嚴(yán)重。因此在事業(yè)單位中，一方面內(nèi)部應(yīng)該保證文檔的一體化讓檔案與文件統(tǒng)一。另一方面，對(duì)網(wǎng)絡(luò)要實(shí)施密碼控制，及時(shí)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全進(jìn)行測評(píng)和安裝殺毒軟件等來保證檔案的安全。

結(jié)語：當(dāng)前階段，因?yàn)槲覀儑掖蠖鄶?shù)事業(yè)單位沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，就導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的問題。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。目前，對(duì)于我們國家的事業(yè)單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，改變?cè)械乃季S方式，培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的人才。同時(shí)，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設(shè)備，將信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來。