大數(shù)據(jù)技術(shù)時代檔案信息管理思維與方式的變革

1.李彩霞 2.丁娜

（1.伊金霍洛旗人力資源綜合服務(wù)中心，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200；2.伊金霍洛旗人力資源和社會保障局，內(nèi)蒙古自治區(qū) 鄂爾多斯 017200）

一、檔案管理在大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)發(fā)展特征

（一）數(shù)據(jù)處理技術(shù)

大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)管理逐步朝著電子化方向發(fā)展，已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的存儲方法，借助可被電子設(shè)備識別的物理符號進(jìn)行了表達(dá)。與傳統(tǒng)存儲方法相比，檔案數(shù)據(jù)的電子化管理屬于一種新型表達(dá)方法。隨著計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)呈現(xiàn)出便捷化、高效化的特點(diǎn)。在進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理期間，不會因數(shù)據(jù)大小、數(shù)據(jù)種類等有所局限。經(jīng)由計算機(jī)軟件，可快速對各類數(shù)據(jù)進(jìn)行高效化處理。可在短期內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集、加工、傳輸、存儲等操作，隨后借助對應(yīng)軟件還可進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，從數(shù)據(jù)中提取出有價值的信息。檔案管理期間，數(shù)據(jù)處理的重要性較高。新時期，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)據(jù)處理技術(shù)正更加完善，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化檔案管理、自動化檔案管理。當(dāng)下，檔案管理的數(shù)據(jù)處理技術(shù)主要是依托計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進(jìn)行處理。根據(jù)電子設(shè)備的特征，可對相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行加工、處理，包括原始數(shù)據(jù)的計算、分析、編輯等，上述過程中可充分發(fā)揮不同軟件、硬件的作用。

（二）人工智能

人工智能技術(shù)是當(dāng)今世界的頂尖技術(shù)代表，對大眾生活產(chǎn)生了巨大影響。在工作環(huán)境復(fù)雜、工作難度較高的區(qū)域中，人工智能機(jī)器人的應(yīng)用越來越多，逐步取代了人的價值。人工智能技術(shù)屬于計算機(jī)領(lǐng)域，經(jīng)過了解該技術(shù)，可生產(chǎn)高智慧的儀器設(shè)備，從而創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)價值。人工智能技術(shù)包括圖像識別、專家系統(tǒng)、語言識別等多方面。新時期，檔案信息資源呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，規(guī)模上漲較快，借助人工智能技術(shù)可快速完成上述要求，從而達(dá)到檔案管理智能化的目標(biāo)。

（三）計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，可聯(lián)合不同地區(qū)的單體計算機(jī)，形成一個整體，借助局域網(wǎng)進(jìn)行交流、信息檢索、自動化辦公。當(dāng)下，國家已經(jīng)逐步進(jìn)入了全球化、高速化的時代，形成了一個虛擬化的世界。相關(guān)人員在電腦前便可進(jìn)行交流、互動。檔案管理中，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可明顯提升檔案管理水平、工作效率，從而發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價值。檔案信息化建設(shè)過程中，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計算技術(shù)等，可為檔案管理提供足夠的便利性。突破了時間、空間的限制，可更加高效地發(fā)揮檔案管理的社會功能。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理面臨的挑戰(zhàn)和變革

（一）檔案管理思維的變化

在進(jìn)行檔案管理過程中，管理層面、管理角度等取決于檔案管理人員的思維方式。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提升，傳統(tǒng)分類、歸納、演繹的檔案邏輯思維方法，可能會將檔案管理局限于文字館藏管理方面，面對信息形式的快速變化，以及互聯(lián)網(wǎng)、電腦等設(shè)備的發(fā)展，傳統(tǒng)思維模式、鑒定方法已經(jīng)無法在檔案管理中快速挖掘有效信息。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作人員必須積極合理地進(jìn)行橫向思維、擴(kuò)散性思維的應(yīng)用，加強(qiáng)檔案管理工作的多維化分析。從信息科學(xué)的角度出發(fā)，逐步改善檔案信息服務(wù)的管理理念，將智能化、網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)挖掘和分析工作當(dāng)作主要方法，從而真正意義上的發(fā)揮檔案信息的價值，滿足檔案管理工作的社會化需求。

（二）大數(shù)據(jù)時代檔案管理方法的變革

檔案管理工作中，需考慮檔案信息管理、鑒定、存儲等諸多要求，需承擔(dān)信息服務(wù)、文化傳承、記憶信息等職責(zé)。傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案管理存在扁平化、孤立化、簡單化的特點(diǎn)，無法進(jìn)行海量數(shù)據(jù)的智能化管理，存在大量低價值的數(shù)據(jù)管理，這是當(dāng)下檔案管理機(jī)構(gòu)存在的普遍通病。大數(shù)據(jù)時代下，云計算、大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)的發(fā)展，使得主動利用檔案逐漸成為現(xiàn)實(shí)，不同檔案管理機(jī)構(gòu)，可結(jié)合檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)、屬性等進(jìn)行分析，結(jié)合數(shù)據(jù)模型進(jìn)行軟件、硬件的開發(fā)。并根據(jù)本單位海量數(shù)據(jù)信息進(jìn)行總結(jié)，得出相關(guān)性結(jié)果，從而滿足檔案使用人員的基本需求，提高檔案管理工作的價值。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息管理的措施

（一）檔案資源管理方面融入人工智能技術(shù)

人工智能技術(shù)的發(fā)展，使得檔案管理工作逐步擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介的束縛，以數(shù)字化形式進(jìn)行了高速發(fā)展。借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、語言檢索技術(shù)等，同時應(yīng)用相關(guān)軟件，可快速進(jìn)行檔案資源的高速管理，使得檔案資源的分類、存儲、鑒定、檢索等工作變得更加高效、便捷，明顯提升了檔案信息管理水平。如企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的收集期間，可借助人工智能技術(shù)進(jìn)行管理，僅需要輸入關(guān)鍵詞，便可進(jìn)行檢索、自動分析，在海量信息范圍內(nèi)進(jìn)行了信息提取、信息搜索，從而明顯提升了檔案信息的利用效率。

（二）檔案信息資源的共享

互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)環(huán)境下，必須及時進(jìn)行檔案信息資源的共享。大數(shù)據(jù)技術(shù)下，海量信息資源可轉(zhuǎn)化為數(shù)字化后再進(jìn)行存儲、識別，從而可實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理利用。簡言之，在大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，檔案數(shù)據(jù)將會變得公開化、透明化，社會機(jī)構(gòu)、社會人員可經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)達(dá)到檔案信息的合理利用，還可為檔案管理工作提供足夠的技術(shù)保障，進(jìn)而發(fā)揮檔案管理的社會價值，為檔案信息資源建設(shè)、檔案信息資源共享等提供保障，從而保證檔案管理工作的社會價值達(dá)到最大化。

（三）合理開發(fā)利用檔案信息

當(dāng)下，國內(nèi)檔案管理工作已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了自動化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展目標(biāo)，在檔案管理中，必須合理應(yīng)用計算機(jī)軟件、網(wǎng)絡(luò)平臺，從而實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的整理、分析，挖掘出相關(guān)資料的潛在價值，為社會發(fā)展、重大決策等提供參考依據(jù)，保證檔案數(shù)據(jù)資源的管理和服務(wù)等滿足新時期發(fā)展需求。當(dāng)下，國內(nèi)檔案數(shù)據(jù)管理中，存在挖掘程度低的情況，并未進(jìn)行深層次信息的利用或開發(fā)，其主要原因在于對應(yīng)技術(shù)方法并未成熟，無法大規(guī)模進(jìn)行檔案信息的利用。未來發(fā)展中，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將會越加成熟，相關(guān)人員只要借助模型、對應(yīng)算法等便可進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，從而有效提升檔案資源利用效率。管理機(jī)構(gòu)必須積極合理地使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，并逐步進(jìn)行數(shù)據(jù)開發(fā)模式的升級，力求達(dá)到主動提供信息的發(fā)展目標(biāo)。

結(jié)語：大數(shù)據(jù)時代下，云計算、人工智能技術(shù)等信息技術(shù)在檔案信息管理中發(fā)揮出越來越明顯的價值。檔案信息管理機(jī)構(gòu)在新技術(shù)的影響下，正面臨著巨大挑戰(zhàn)和變革，主要體現(xiàn)在管理思維方面，相應(yīng)人員必須建立大數(shù)據(jù)觀，借助人工智能技術(shù)等進(jìn)行檔案信息資源的高效整理，可保證及時加強(qiáng)不同部門、不同群體之間的數(shù)據(jù)資源共享，利用數(shù)據(jù)處理技術(shù)等便可完成檔案信息資源的“數(shù)據(jù)挖掘”，從而發(fā)揮檔案的最大價值，對檔案管理的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展而言具有重大價值。