中小企業(yè)勞動(dòng)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)揭示及管控

段 明

（順德職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 佛山 528000）

中小企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)中占有重要地位，是解決勞動(dòng)就業(yè)問題的主體。中小企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)對(duì)勞動(dòng)合同法律風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建符合法律規(guī)定的內(nèi)部規(guī)章制度，在保護(hù)中小企業(yè)和勞動(dòng)者權(quán)益的基礎(chǔ)上，控制與防范勞動(dòng)用工風(fēng)險(xiǎn)，確保中小企業(yè)健康運(yùn)行。

一、中小企業(yè)在簽訂勞動(dòng)合同前的法律風(fēng)險(xiǎn)及防范

（一）不簽訂書面勞動(dòng)合同風(fēng)險(xiǎn)

合同法規(guī)定，用人單位若不與員工簽訂書面勞動(dòng)合同，將面臨賠償?shù)让袷仑?zé)任風(fēng)險(xiǎn)。員工在企業(yè)工作過，其工作成果、工作證、出勤表、工資條、同事證言、監(jiān)控錄像等證據(jù)都可以為其證明，而企業(yè)不與員工簽訂書面勞動(dòng)合同則被認(rèn)定為企業(yè)沒有履行基本義務(wù)，從而導(dǎo)致企業(yè)不能夠與員工書面確認(rèn)其與企業(yè)存在勞動(dòng)關(guān)系。一旦員工去相關(guān)機(jī)構(gòu)維護(hù)自身合法權(quán)益，企業(yè)面臨雙倍賠償風(fēng)險(xiǎn)。

（二）未建立職工名冊(cè)風(fēng)險(xiǎn)

《勞動(dòng)合同法》第七條明確規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在員工入職之日起，就為其建立員工名冊(cè)備查，否則將面臨相應(yīng)的行政處罰。職工名冊(cè)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括員工的姓名、住址、聯(lián)系電話、身份證號(hào)碼、戶籍地地址、用工始末時(shí)間和合同期限。如果企業(yè)違法了這條規(guī)定，勞動(dòng)行政部門將責(zé)令其限期改正；逾期不改的，會(huì)被行政部門處以兩萬元以下的罰款［1］。

（三）企業(yè)未履行告知義務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

根據(jù)《勞動(dòng)合同法》第八條的規(guī)定，用人單位在招聘員工和與員工簽訂合同時(shí)，應(yīng)當(dāng)告知員工企業(yè)的勞動(dòng)性質(zhì)、工作具體內(nèi)容、工作中可能遇到的問題、職業(yè)安全性、職業(yè)健康性、工作條件、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬和其他在工作中將要遇到的問題。因此，用人單位必須主動(dòng)將情況完全告知?jiǎng)趧?dòng)者，以給予勞動(dòng)者更多權(quán)衡與選擇的時(shí)間和空間，避免因?yàn)椴涣私馇闆r而導(dǎo)致員工安全性、兼容性和勞動(dòng)積極性受到影響，甚至耽誤其自身和企業(yè)的正常運(yùn)行。如果是因企業(yè)告知沒有履行而導(dǎo)致的用工問題，企業(yè)將面臨處罰；由此引發(fā)的對(duì)勞動(dòng)者產(chǎn)生的損失，由企業(yè)承擔(dān)責(zé)任。

（四）扣證或擔(dān)保風(fēng)險(xiǎn)

《勞動(dòng)合同法》第84條明確規(guī)定，企業(yè)不得以扣押員工證件或令其繳納保證金作為要求來進(jìn)行對(duì)員工的限制，違反相關(guān)規(guī)定的，將處以2000元以下的罰款。在與員工簽署勞動(dòng)合同之前，企業(yè)人力資源部門應(yīng)當(dāng)對(duì)員工與崗位的匹配度進(jìn)行綜合分析判斷，最終決定是否錄用該勞動(dòng)者作為企業(yè)的員工，一旦錄用，則意味著企業(yè)與勞動(dòng)者形成了勞動(dòng)關(guān)系，則應(yīng)當(dāng)保障員工的基本權(quán)益不受侵害，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)杜絕扣證或要求擔(dān)保金等行為的發(fā)生。

二、企業(yè)勞動(dòng)合同簽訂過程中應(yīng)該注意的事項(xiàng)

（一）審查勞動(dòng)者的主體資格

企業(yè)在勞動(dòng)合同簽訂過程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)勞動(dòng)者的身份、年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等基礎(chǔ)信息內(nèi)容進(jìn)行綜合性審查，以確定勞動(dòng)者所填信息的真實(shí)性，并且應(yīng)當(dāng)要求勞動(dòng)者對(duì)證明其身份的證件進(jìn)行復(fù)印上交，以作為備份和備查使用［2］。如果勞動(dòng)者所提供的證件和信息經(jīng)準(zhǔn)確驗(yàn)證后判定為虛假，企業(yè)可以要求勞動(dòng)者承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，并且應(yīng)當(dāng)收集相關(guān)證據(jù)作為備用，以防止勞動(dòng)者與企業(yè)產(chǎn)生糾紛時(shí)無證可用。另外，由于可能涉及員工身體健康對(duì)工作的重要影響，以及存在職業(yè)病的可能性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)員工身體進(jìn)行體檢，幫助員工更好地了解自己的情況，應(yīng)當(dāng)讓員工展示定點(diǎn)醫(yī)院出示的健康證明。

（二）勞動(dòng)合同的訂立、履行、變更及解除

企業(yè)應(yīng)當(dāng)在符合平等、等價(jià)有償?shù)幕厩疤嵯拢c勞動(dòng)者簽訂勞動(dòng)合同?！秳趧?dòng)法》規(guī)定，企業(yè)從用工之日開始一個(gè)月內(nèi)必須要和員工簽訂勞動(dòng)合同。并且，員工在試用期期間，企業(yè)如果沒有及時(shí)支付相應(yīng)的工資，那么企業(yè)也要承擔(dān)一定的風(fēng)險(xiǎn)，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)支付。企業(yè)在和員工簽訂了勞動(dòng)合同之后，這份合同也就具備了法律效力，雙方應(yīng)該嚴(yán)格遵照合同內(nèi)容來履行義務(wù)和行使權(quán)利。如果企業(yè)需要變更合同的內(nèi)容或者細(xì)分條款，應(yīng)當(dāng)提前與員工協(xié)商并獲得員工的認(rèn)可方能進(jìn)行變更，否則不能進(jìn)行變更［3］。此外，企業(yè)若因員工的身體、心理等變化而認(rèn)定員工不再滿足符合該工作崗位的條件，需要解雇員工，若是企業(yè)單方面的意愿，則必須滿足合同中的必要條件方能夠執(zhí)行，否則應(yīng)當(dāng)支付一定的賠償金，并且有需要承擔(dān)一定法律責(zé)任的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）處理勞動(dòng)爭議和糾紛時(shí)

在面臨勞動(dòng)爭議和勞動(dòng)糾紛時(shí)，企業(yè)如果處理不當(dāng)，也很容易發(fā)生法律風(fēng)險(xiǎn)。以企業(yè)裁員為例，如果企業(yè)需要裁員，則應(yīng)當(dāng)先進(jìn)行備案，使得裁員的過程能夠?yàn)閯趧?dòng)局和工商局所知悉，并能夠作為審核的對(duì)象來進(jìn)行才能夠正常開始裁員程序。對(duì)于員工并無過錯(cuò)和不適宜崗位的情況，企業(yè)要進(jìn)行裁員則必須給員工支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金或是失業(yè)保障金。如果企業(yè)拒絕進(jìn)行補(bǔ)償或賠償，那么容易引發(fā)員工的不滿而投訴，這就導(dǎo)致容易引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、中小企業(yè)勞動(dòng)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)管控措施

（一）完善組織機(jī)構(gòu)的保障機(jī)制

中小企業(yè)可以采用外包法律顧問的方法來對(duì)企業(yè)可能面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，或者在企業(yè)當(dāng)中設(shè)置法務(wù)機(jī)構(gòu)、配備相應(yīng)的法務(wù)專員來負(fù)責(zé)解決法律風(fēng)險(xiǎn)問題。在面臨復(fù)雜法律問題時(shí)，則可以聘請(qǐng)具有實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和專攻法律訴訟類型問題的律師來進(jìn)行問題解決和調(diào)控。企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立相應(yīng)的人力資源機(jī)構(gòu)和勞動(dòng)關(guān)系管理機(jī)構(gòu)，使其專業(yè)處理勞動(dòng)合同問題，不隸屬于人事部，而直接對(duì)企業(yè)的決策機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，中小企業(yè)適合設(shè)立專職法務(wù)崗位。實(shí)施依法管理，確保企業(yè)各組織勞動(dòng)關(guān)系的合法化、規(guī)范化、制度化。

（二）制定規(guī)章制度的規(guī)范機(jī)制

一般認(rèn)為，企業(yè)的規(guī)章制度是企業(yè)制定的為促進(jìn)企業(yè)高效有序運(yùn)營而對(duì)員工行為進(jìn)行約束的條例，它既具有普遍性，又具有特殊性，企業(yè)應(yīng)當(dāng)具體問題具體分析，在滿足基本勞動(dòng)法規(guī)定的前提下，有針對(duì)性地制定出適合自身企業(yè)發(fā)展的規(guī)章制度。企業(yè)的規(guī)章制度作為企業(yè)與員工雙方互相契合的保障，可以對(duì)法律未寫明的事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)定，從而更好地促進(jìn)員工與企業(yè)的適應(yīng)性，促進(jìn)員工的發(fā)展和企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。當(dāng)前企業(yè)的勞動(dòng)規(guī)章制度容易引發(fā)的法律風(fēng)險(xiǎn)，主要是因勞動(dòng)規(guī)章制度不具有法律效力而發(fā)生的爭議案例，以及企業(yè)的規(guī)章制度不符合法律規(guī)范要求而所要面臨的賠償風(fēng)險(xiǎn)［4］。因此，企業(yè)在制定或修改有關(guān)勞動(dòng)時(shí)間、報(bào)酬、安全衛(wèi)生、職工培訓(xùn)等項(xiàng)目條款時(shí)應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)、多數(shù)管理層或者全體職工共同討論這一環(huán)節(jié)，來進(jìn)行協(xié)商決定，以滿足絕大多數(shù)員工的共同要求，實(shí)現(xiàn)“求同存異”。企業(yè)管理者在提出相關(guān)的意見和建議時(shí)，應(yīng)當(dāng)參考企業(yè)的整體工作氛圍、企業(yè)文化和職工心理與其職業(yè)發(fā)展要求的關(guān)系，進(jìn)行綜合性合理決策，并及時(shí)將涉及勞動(dòng)者切身利益關(guān)系的規(guī)章制度和重要事項(xiàng)進(jìn)行通知和公布，以防止員工因沒有及時(shí)溝通而產(chǎn)生的違反企業(yè)條例的問題，從而對(duì)企業(yè)的利益造成影響或發(fā)生新的勞動(dòng)糾紛。

（三）搭建勞資矛盾的溝通機(jī)制

制度化的溝通協(xié)商機(jī)制可以緩解矛盾，匹配企業(yè)和勞動(dòng)者雙方的需求，盡可能避免發(fā)生法律糾紛。中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定出一個(gè)高效率的內(nèi)部溝通機(jī)制，積極拓展溝通渠道，摒棄傳統(tǒng)的命令式溝通機(jī)制，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)槎嘞驕贤C(jī)制，把勞動(dòng)者的所思所想更好地集中起來，便于決策者歸納和運(yùn)用這些信息并根據(jù)這些信息得到更加準(zhǔn)確地判斷，優(yōu)化企業(yè)的決策機(jī)制和矛盾解決機(jī)制，從而給企業(yè)決策提供更多的實(shí)際性依據(jù)。

企業(yè)還應(yīng)當(dāng)重視非正式溝通的作用，對(duì)員工的潛在性需求和建議進(jìn)行互動(dòng)和引導(dǎo)，使得能夠從非正式渠道熟悉員工可能觸發(fā)的潛在性問題，并給出相應(yīng)的解決措施，從而將法律風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃之中［5］。企業(yè)還應(yīng)當(dāng)建立多樣化的溝通渠道，例如意見收集箱、信訪接待制度、定期對(duì)話制度和公司內(nèi)部網(wǎng)站論壇等等，方便企業(yè)及時(shí)了解形勢，在法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前就提前做好預(yù)備，或進(jìn)行提前解決，降低風(fēng)險(xiǎn)，化解勞資矛盾。

四、結(jié)語

在當(dāng)前企業(yè)競爭愈加激烈的形勢下，勞動(dòng)合同管理中的法律風(fēng)險(xiǎn)管控顯得越來越重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)在員工管理和運(yùn)營管理中可能出現(xiàn)的法律問題，制定符合自身需求和企業(yè)員工核心利益的規(guī)章制度，遵循依法治企、以人為本的原則，優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)機(jī)制，營造和諧的企業(yè)和員工關(guān)系，對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行有效規(guī)避。