淺談國有企業(yè)檔案管理效能提升策略

薛陽

（哈爾濱好民居建設(shè)投資發(fā)展有限公司，黑龍江 哈爾濱 150001）

面對(duì)新的改革發(fā)展形勢，國企對(duì)檔案管理工作的要求進(jìn)一步提高。要真正提升檔案管理的質(zhì)量水平，需要在實(shí)際工作中，轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新工作方式，從整體上提高管理創(chuàng)新的質(zhì)量水平。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理的觀念比較陳舊，管理的方式也存在著不夠科學(xué)等問題。為能從整體上提高檔案管理的質(zhì)量，改變傳統(tǒng)的檔案管理作法，創(chuàng)新工作方式成為實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)的重要舉措。

一、國企改革背景下企業(yè)檔案效率提升的重要性

（一）促進(jìn)管理現(xiàn)代化

在國企深化改革發(fā)展背景下，企業(yè)在檔案管理創(chuàng)新方面要給予充分重視，從整體上提升現(xiàn)代化管理的質(zhì)量水平。檔案管理作為企業(yè)管理中的重要組成部分，對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著很大的影響。為能真正促進(jìn)檔案管理的質(zhì)量提升，需要企業(yè)管理者能從創(chuàng)新的角度出發(fā)，融入新管理理念和高新技術(shù)，與時(shí)代發(fā)展的要求相契合，從整體上提升企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展進(jìn)程，在這一基礎(chǔ)工作方面得以強(qiáng)化，才能真正提升檔案管理的質(zhì)量水平。企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展是企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要體現(xiàn)，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新目標(biāo)，也能影響和促進(jìn)企業(yè)其他業(yè)務(wù)的管理發(fā)展。

（二）提高企業(yè)競爭力

企業(yè)的檔案是企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，將檔案管理工作按照相關(guān)要求進(jìn)行落實(shí)完善，才能真正促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)市場競爭力的提升起到積極作用。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理中各項(xiàng)重大活動(dòng)的原始情況，也是企業(yè)發(fā)展中積累管理經(jīng)驗(yàn)和創(chuàng)新發(fā)展歷程的珍貴資料。通過做好這些記錄性資源的管理，能從整體上提升企業(yè)發(fā)展的質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)競爭力有效提高。同時(shí)，企業(yè)檔案也是國企深化改革的重要證明，能夠?qū)μ岣咂髽I(yè)管理水平起到參考作用。所以，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)槠髽I(yè)的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、大型國有企業(yè)檔案信息資源整合存在的問題

（一）思想觀念沒有及時(shí)創(chuàng)新

在國企改革背景下，企業(yè)檔案管理工作需要積極創(chuàng)新，融入新的思想觀念，以及管理的方式，才能有助于將檔案管理的質(zhì)量得以有效提升[4]。但從實(shí)際檔案管理創(chuàng)新的現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，部分國有企業(yè)在檔案管理工作開展當(dāng)中沒有從思想觀念方面加強(qiáng)重視，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理工作的重視度不夠，只注重將精力放在生產(chǎn)經(jīng)營上，而忽視了檔案方面的管理，在這一基礎(chǔ)性工作方面沒有加強(qiáng)重視，這就必然會(huì)對(duì)企業(yè)檔案管理工作的整體質(zhì)量提升產(chǎn)生不利影響。

（二）檔案信息的歷史數(shù)據(jù)復(fù)雜多樣

國有企業(yè)的檔案信息化建設(shè)從 21 世紀(jì)初開始萌芽，短短20年經(jīng)歷了多個(gè)發(fā)展階段，從最初的 Office 辦公軟件管理，到 Access 數(shù)據(jù)庫管理，再到以B/S和 C/S 相結(jié)合的數(shù)字檔案系統(tǒng)管理，現(xiàn)在又發(fā)展到以云服務(wù)+智能化的數(shù)字檔案館，隨著檔案信息化建設(shè)的過程產(chǎn)生了大量的歷史數(shù)據(jù)，不同的發(fā)展階段檔案著錄格式以及產(chǎn)生的文件類型等都發(fā)生了較大變化。因此，要將不同歷史階段的檔案數(shù)據(jù)匯總整合，需要對(duì)前期的歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行充分的梳理，不同的著錄字段需進(jìn)行重新匹配。這些工作要花費(fèi)大量的人力成本和時(shí)間成本，而且隨著時(shí)間的推移，企業(yè)檔案工作者也經(jīng)歷了更新?lián)Q代，新接手的檔案管理人員對(duì)前期的歷史數(shù)據(jù)難以摸清，這就造成部分檔案歷史數(shù)據(jù)無法整合的困局。

（三）產(chǎn)品質(zhì)量檔案的安全管理意識(shí)淡漠

現(xiàn)有的產(chǎn)品質(zhì)量檔案以紙質(zhì)為主，為確保檔案資料安全，《檔案法》要求對(duì)存放檔案的庫房的溫濕度進(jìn)行控制，做好防潮、防霉、防蟲、防塵、防有害氣體、防光、防盜、防磁等工作，檔案庫房與辦公室和閱覽室分開。但是，我們現(xiàn)有存放檔案的庫房面積小，沒有辦法單獨(dú)分割出辦公室和閱覽室，造成人員與檔案同處一室的情況。同時(shí)，我們也沒有配備相應(yīng)的檔案防護(hù)設(shè)施設(shè)備，如消防器材、防蟲劑、防蟲紗窗、溫濕度計(jì)等。如果一旦有突發(fā)性情況危害文件安全時(shí)，我們沒有防護(hù)措施可以保護(hù)文件不受損壞。

三、國有企業(yè)檔案管理效能提升路徑

（一）改善檔案管理?xiàng)l件

國有企業(yè)檔案管理效能的提升，也是現(xiàn)代國有企業(yè)制度建立的內(nèi)在要求。因此，國有企業(yè)經(jīng)營者、管理者要切實(shí)在思想上高度重視國有企業(yè)檔案管理工作，加大檔案管理所需人財(cái)物的投入力度，改善檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平，為提升國企檔案管理效能提供必要的技術(shù)支持。要根據(jù)國有企業(yè)檔案管理實(shí)際需要，嚴(yán)格按照國有企業(yè)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和要求，改善檔案管理環(huán)境，為國有企業(yè)檔案管理配置先進(jìn)的管理設(shè)備和器材。提前做好國有企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)規(guī)劃、科學(xué)研究檔案館建筑結(jié)構(gòu)和布局要求，因地制宜地做好功能分區(qū)，嚴(yán)格按照“八防”的標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保檔案庫房安全。探索利用網(wǎng)絡(luò)云、辦公自動(dòng)化App、檔案檢索網(wǎng)絡(luò)化、智能化等，切實(shí)改善國有企業(yè)檔案管理軟硬件條件。

（二）確立檔案管理信息化目標(biāo)

要從創(chuàng)新的角度出發(fā)，將新的技術(shù)引入檔案管理工作中，為實(shí)現(xiàn)既定發(fā)展目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案管理工作的開展中，要融入新的技術(shù)以及思維，將信息化技術(shù)和檔案管理工作緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)信息化的管理目標(biāo)。在信息化時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理信息化也是必然的發(fā)展趨勢，這是提升檔案管理質(zhì)量以及效率的重要保障措施。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層要在檔案信息化建設(shè)方面加大投入，滿足檔案管理信息化在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的實(shí)際需要。信息化技術(shù)的融入要能和企業(yè)檔案管理的實(shí)際需要進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，把企業(yè)檔案信息全部錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，紙質(zhì)檔案資料在技術(shù)手段應(yīng)用下轉(zhuǎn)變成影像資料進(jìn)行存檔，保障檔案管理的信息化，從整體上提升檔案管理工作的效率。只有從這些基礎(chǔ)工作方面得以強(qiáng)化，才能真正實(shí)現(xiàn)既定的工作目標(biāo)。

（三）完善檔案管理體系

健全的國有企業(yè)檔案管理制度體系是提升企業(yè)檔案管理效能的重要外在保障?？茖W(xué)、規(guī)范的國有企業(yè)檔案管理體系能夠促使國有企業(yè)檔案管理環(huán)節(jié)、流程更加規(guī)范、更加科學(xué)，有利于管理效能的提升。具體來說，就是要針對(duì)國有企業(yè)檔案管理實(shí)際，制定具體的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)施規(guī)范和細(xì)則。當(dāng)前，要根據(jù) 《企業(yè)檔案管理辦法》，制定《×××國有企業(yè)檔案管理人員考核細(xì)則》 《×××國有企業(yè)檔案管理保密實(shí)施辦法》 《×××國有企業(yè)檔案庫房管理制度》 《×××國有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，等等，相關(guān)的規(guī)章制度要隨著國有企業(yè)檔案管理形勢的發(fā)展和變化，不斷地進(jìn)行補(bǔ)充、修繕，要始終保持國有企業(yè)檔案管理制度的可操作性、可執(zhí)行力。

（四）方法得當(dāng)，安全高效服務(wù)整合

企業(yè)紙質(zhì)檔案資源整合應(yīng)采用邏輯整合與物理整合相結(jié)合的方法。所謂物理整合就是檔案的實(shí)體集中存放于同一庫房內(nèi)，而邏輯整合可以不改變檔案的物理存放位置，只將重要的紙質(zhì)檔案的電子信息如檔案目錄信息等進(jìn)行整合。對(duì)于企業(yè)總部產(chǎn)生的檔案，除了由企業(yè)總部檔案部門保管的檔案外，還有分布在不同部門的人事、財(cái)務(wù)檔案等，在總部庫房條件允許的情況下，可以將這些門類的檔案統(tǒng)一整合到企業(yè)總部的檔案部門中，實(shí)行物理上的集中管理。對(duì)于各下屬公司形成的紙質(zhì)檔案，鑒于下屬公司利用檔案會(huì)比較頻繁，整合時(shí)可以先整合檔案信息資源的目錄或電子文件，再有選擇、有重點(diǎn)地進(jìn)行實(shí)體檔案的物理整合。

（五）積極探索新的檔案管理模式

面對(duì)復(fù)雜的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)在檔案管理方面面臨的挑戰(zhàn)也較大，為促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的有效提升，需要從檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用方面加強(qiáng)重視。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層以及檔案管理人員，要樹立現(xiàn)代化的發(fā)展思維，將現(xiàn)代化的理念融入檔案管理工作當(dāng)中，探索新的檔案管理模式。隨著當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理模式的創(chuàng)新應(yīng)與大數(shù)據(jù)進(jìn)行緊密結(jié)合，通過融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案管理的模式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理服務(wù)新模式，提高管理的成效。

（六）加大投入，能力提升保障

整合企業(yè)檔案部門是保管檔案的中心，其職能和性質(zhì)就決定了檔案部門不會(huì)像企業(yè)的生產(chǎn)、銷售部門一樣產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，檔案信息資源整合還會(huì)花費(fèi)大量的資金和人力，但恰恰是這些投入可以為企業(yè)的經(jīng)營決策與生產(chǎn)提供更為快捷、高效的知識(shí)化服務(wù)。因此企業(yè)管理者應(yīng)立足長遠(yuǎn)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并加大檔案信息化的資金投入。

（七）提高職工的檔案意識(shí)

提高職工的檔案意識(shí)是規(guī)范檔案工作的重要一步大部分職工對(duì)在工作過程中形成的各種資料是否歸檔還沒有意識(shí)，這從一定程度上可能會(huì)造成資料丟失的情況。完整的檔案對(duì)以后工作的開展提供了借鑒的作用。因此，我們要不定期的宣傳檔案資料的重要性，普及歸檔范圍和要求，大家一起共同努力完善資料的整理工作。另一方面，我們也要加強(qiáng)對(duì)檔案的借閱的管理，保證資料的完整性。

結(jié)束語

綜上所述，國有企業(yè)在檔案管理工作中，面對(duì)新的挑戰(zhàn)，應(yīng)通過優(yōu)化管理工作，融入新的管理理念以及服務(wù)思維，運(yùn)用新的技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理模式，真正為檔案管理工作的良好推進(jìn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于國企的深化改革與發(fā)展。