淺論人事檔案管理和運(yùn)用

林霖

（黑龍江省雞西市人民醫(yī)院，黑龍江 雞西 158100）

現(xiàn)階段社會發(fā)展迅速，科研人員檔案的管理為公共機(jī)構(gòu)內(nèi)部結(jié)構(gòu)的優(yōu)化和改革提供了強(qiáng)大動力。人事檔案真實(shí)記錄了每位員工的人事簡歷，性格和道德以及政治觀。它可以反映員工的完整情況，并且是雇用各個部門時的重要參考工具。人事檔案與員工的勞動社會保障，人事工資等方面直接相關(guān)，因此人事檔案部門是幕后的服務(wù)提供者和保證人。

一、人事檔案管理概述

（一）人事檔案的收集

人事檔案材料分為十類：簡歷材料、自傳材料、檢查與評估材料、學(xué)術(shù)和職稱培訓(xùn)材料、政治評論材料、比賽和聯(lián)賽材料、獎勵材料、處罰材料、任免材料等材料。在這十類材料中，人事部門直接制作或收集了干部履歷表，年度評估表和薪資變動表，這可以確保按時收集材料。人事部間接收集諸如研究，政治評論，獎懲以及出國旅行等資料。資料不全，人事部門不知道其他部門是否已生成某些物料，這影響了物料的及時收集。例如，應(yīng)收集出國人員進(jìn)行研究，交流和學(xué)習(xí)的政策審查材料作為工作人員檔案。在實(shí)際工作中，對海外人員的政治審查由黨委勞動部門負(fù)責(zé)。由于人員不知道出國人員的政策審查材料是否屬于人事檔案，因此不會將其送交人事辦公室。人事部不知道出國人員的清單，也不向黨委勞動部索要，這將導(dǎo)致人事檔案的收集不完整。如何改變這種情況？必須加強(qiáng)部門之間的業(yè)務(wù)溝通與協(xié)調(diào)，并充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。目前，出國人員基本信息應(yīng)在互聯(lián)網(wǎng)上公布，人事部門人事檔案管理人員應(yīng)予以重視，并積極向有關(guān)部門積極收集資料。

（二）人員檔案的組織和鏈接

人事檔案應(yīng)定期分類和裝訂，否則將難以確保人員檔案的安全性和完整性。例如：員工提交的學(xué)歷證書復(fù)印件，年度評估表，年薪表，退休批準(zhǔn)表，黨員資料等未及時分類。然后，在檢查的情況下，如果丟失紙張該怎么辦？因此，有必要定期組織和鏈接職員檔案并在卷上打印檔案目錄。這樣可以方便查閱，并可以確保人事檔案的完整性。

（三）訪問人事檔案

嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案訪問紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案訪問過程，嚴(yán)格禁止人事檔案訪問。管理人事檔案是機(jī)密工作，任何查看人事檔案的人都應(yīng)保守秘密。例如，在審查人事檔案時，人事檔案管理人員應(yīng)檢查是否有《人事檔案查閱審批表》的單位批準(zhǔn)印章；檔案審查員是中國共產(chǎn)黨的成員；檔案審閱者強(qiáng)調(diào)審閱檔案的紀(jì)律，不允許有拍照或更改。外部單位工作人員應(yīng)出示申請書和身份證以核實(shí)檔案并確保工作人員檔案的安全。

（四）人員檔案的傳輸

人才流動將導(dǎo)致人員檔案在單位之間的轉(zhuǎn)移。在日常工作中，我經(jīng)常收到綁定的和未分類的人員檔案。為了避免這種情況，在國外審查人事檔案時，要求歸檔單位在傳送人事檔案之前按照規(guī)定進(jìn)行組織，綁定和密封。人員檔案的傳輸必須通過機(jī)密渠道，并且必須使用特殊車輛來接送人員。

二、當(dāng)前人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容存在單一片面、不真實(shí)等問題

通過探索人事檔案發(fā)現(xiàn)，其中大部分為政史材料，只有少數(shù)材料可以體現(xiàn)出個人專業(yè)特征以及業(yè)績等。部分人員為達(dá)到自己的需求，所記錄的學(xué)歷與出生年月等前后不同。如此一來，對管理人員產(chǎn)生較大影響，當(dāng)開展人員招聘以及崗位設(shè)置等工作時，極易出現(xiàn)引導(dǎo)誤差。就人事檔案信息應(yīng)用而言，通常為被動服務(wù)，僅僅是供相關(guān)人員檢查與閱覽，并未讓人事檔案起到作用。

（二）人事檔案管理和服務(wù)手段比較落后，與現(xiàn)階段社會發(fā)展不匹配

現(xiàn)階段，在開展人事檔案管理工作時，仍舊應(yīng)用以往落后的管理模式。在記錄檔案時，通常將一系列紙質(zhì)材料作為載體，將其整合成卷宗，當(dāng)進(jìn)行整理與查閱等操作時，尚且應(yīng)用手工操作模式，這不符現(xiàn)代社會高速發(fā)展的要求，所以不利于共享信息資源，不能實(shí)現(xiàn)其跨地域的目的。

（三）管理分散，為人事檔案管理帶來諸多不利

近年來，機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革不斷深化，逐漸落實(shí)聘用制，日益加劇人才流動。通過探索人事檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，將人事檔案保存在三個地方，一是本單位，二是市委組織部，三是市人才交流中心，當(dāng)進(jìn)行整理與查閱等操作時，不僅浪費(fèi)時間，而且給應(yīng)用人員造成較大不便。部分人員的人事檔案保存于人才交流中心，但是人才交流中心和用人單位之間存在一定問題，兩者并未共享信息數(shù)據(jù)，以此對檔案資料產(chǎn)生較大不良影響，導(dǎo)致其缺乏連續(xù)性。

（四）流動人員中“棄檔”“死檔”問題比較嚴(yán)重

根據(jù)國家規(guī)定來看，只有三個地方可以保管人事檔案：一是國家機(jī)關(guān)，二是事業(yè)單位，三是國有企業(yè)。對于流動人員而言，僅僅可以在人才服務(wù)中心保存與管理人事檔案，同時需要繳納管理費(fèi)。近些年，無論是國家機(jī)關(guān)還是事業(yè)單位均不斷深化改革，應(yīng)用聘用制，而且人才流動強(qiáng)度越來越大，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔與死檔等現(xiàn)象。部分人員有待提高對人事檔案的重視程度，缺乏繳納人事檔案管理費(fèi)的意愿，擔(dān)心人事檔案內(nèi)容危及自身等，以此引發(fā)許多不良現(xiàn)象，主要包括棄檔、改檔等現(xiàn)象。針對棄檔實(shí)際情況來看，通常是高等院校學(xué)生、個體創(chuàng)業(yè)人員、出國人員等。通過探索大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，在流動人才中，沒有攜帶人事檔案的人員大概占比1/4，可能是人檔分離，也可能是完全棄置。

三、人員檔案的使用

（一）人事檔案在甄選和雇用人員方面發(fā)揮著重要作用

人事檔案中的干部人事資料是反映干部情況的基本依據(jù)和重要依據(jù)，是干部工作和領(lǐng)導(dǎo)選拔的重要信息。例如，在招募中層干部時，有必要對干部檔案進(jìn)行徹底，嚴(yán)格的審查，重點(diǎn)是“三個時間，兩個日歷和一個身份”，即出生時間的一致性，工作時間和入黨時間；學(xué)習(xí)經(jīng)歷，工作經(jīng)歷以及身份的真實(shí)性。在審查身份檔案時，發(fā)現(xiàn)身份檔案中的某些材料顯示出改變的跡象，經(jīng)過檢查和紀(jì)律調(diào)查，發(fā)現(xiàn)這些檔案是偽造的，應(yīng)收到相應(yīng)的處罰。

（二）人事檔案是社會保障服務(wù)管理的重要基礎(chǔ)

政府機(jī)構(gòu)事業(yè)單位養(yǎng)老保險制度改革后，離退休人員的工資將由社會保障支付。人事局的社會保障官員將《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險待遇審批表》交付給市社會保障局，批準(zhǔn)表格中的項目必須填寫參與工作的日期和年份的數(shù)據(jù)和信息。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，有必要查看人事檔案中的相關(guān)材料以進(jìn)行確認(rèn)。例如：在《干部履歷表》中檢查何時何地參加工作時間和工作經(jīng)歷；回顧多年來評估表上的參與時間；回顧多年來調(diào)整薪資表的時間；請檢查“更正成績表”等，以確保正確完成《事業(yè)單位退休人員養(yǎng)老保險待遇審批表》的工作，確保每月都能按時無誤地收到退休金，并營造一個和諧的社會環(huán)境。

（三）人事檔案是用于建立退休信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)源

建立離退休干部信息數(shù)據(jù)庫，準(zhǔn)確認(rèn)識離退休干部的基本情況，是做好離退休干部管理工作的重要基礎(chǔ)。提高離退休干部的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)的服務(wù)管理水平，在相關(guān)領(lǐng)域更好地利用離退休干部，具有十分重要的作用。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，請在查詢完人事檔案后填寫《退休干部信息簡表》。有必要收集基本信息，家庭狀況，健康狀況，參加重要的歷史活動，獎懲和退休人員的工資狀況。

（四）人事檔案是公證信息的來源

隨著人們法律意識的增強(qiáng)，經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人事家庭財富的豐富，近年來，公證業(yè)務(wù)越來越普遍。公證通常要求提取人事檔案，這要求人事檔案管理者要公正，公平，并尋求事實(shí)真相以提取人事檔案。例如：提取《職工履歷表》或《干部履歷表》時，請如實(shí)填寫父母，配偶，子女和社會關(guān)系的信息。有些人事檔案有多個簡歷，必須仔細(xì)閱讀，經(jīng)過全面分析，然后提取其中一個簡歷，并在經(jīng)過公證的摘要中注明年份，月份和日期的簡歷。如有問題，提取人事檔案的負(fù)責(zé)人和公證處工作人員將配合對人事檔案資料的調(diào)查和判斷，以確保公證的嚴(yán)肅性。

結(jié)束語

人事檔案管理部門促進(jìn)部門的優(yōu)化和改革，同時，無論部門如何進(jìn)行改革和優(yōu)化，該部門仍然是公共機(jī)構(gòu)中的關(guān)鍵部門。在人才招聘過程中，人事檔案管理部門扮演著重要角色。人事檔案管理部門向招聘部門提供全面協(xié)助，以比較每個候選人的實(shí)際社會經(jīng)驗，人事能力和道德水準(zhǔn)。在績效考核的日常工作中，人事檔案是高層領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，促進(jìn)了獎懲目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。它是每位員工日常工作的最真實(shí)的資料，并真正記錄了整個人事數(shù)據(jù)范圍。