事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)路徑

牛秋艷

（綏化市水利工程公司，黑龍江 綏化 152000）

檔案屬于事業(yè)單位管理工作當(dāng)中的關(guān)鍵組成部分，有助于推動(dòng)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，在科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新的過(guò)程中，加快了信息時(shí)代的革新進(jìn)程。為了充分地發(fā)揮出事業(yè)單位的檔案管理工作職能，并保障此項(xiàng)工作的有效性，需要通過(guò)積極地開展數(shù)字化建設(shè)，為檔案管理工作提供便捷性以及便利性保障，促使事業(yè)單位的檔案管理工作逐漸朝著規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)型，逐漸打破紙質(zhì)化管理模式的局限性，借助新型的數(shù)字化檔案建設(shè)途徑，滿足事業(yè)單位的檔案管理工作整改需求。

一、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的重要作用

（一）提高事業(yè)單位的管理水平

在事業(yè)單位的檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，由于會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，為了保障檔案管理工作的有序性與高效性，需要通過(guò)對(duì)信息的整合與數(shù)據(jù)的分析，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)在實(shí)施事業(yè)單位檔案管理工作階段的問(wèn)題與不足，在事業(yè)單位的管理制度體系基礎(chǔ)上，通過(guò)對(duì)檔案管理工作方式的不斷革新，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)奠定有力基礎(chǔ)。在事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)了對(duì)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的靈活使用，并積極的順應(yīng)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的革新需求，通過(guò)對(duì)使用單位檔案管理工作模式的不斷創(chuàng)新，加強(qiáng)了事業(yè)單位的管理能力，進(jìn)一步維持了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定態(tài)勢(shì)。通過(guò)打造先進(jìn)的信息管理服務(wù)平臺(tái)，并為社會(huì)大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，同時(shí)還有助于加強(qiáng)事業(yè)單位各個(gè)部門之間的溝通與交流，保障了信息共享環(huán)節(jié)的便利性，實(shí)現(xiàn)了信息實(shí)時(shí)化傳遞的革新目標(biāo)。

（二）加快事業(yè)單位檔案管理工作效率

通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)算以及信息處理功能，及時(shí)的替代了以手工業(yè)為主的檔案管理工作模式，并打破了以紙質(zhì)化為主管理形式的局限性，在最大程度上降低檔案信息的處理風(fēng)險(xiǎn)，便于檔案管理工作人員及時(shí)的開展信息查詢以及數(shù)據(jù)使用等工作，通過(guò)縮小事業(yè)單位的檔案管理工作成本，為事業(yè)單位綜合效益的提升奠定有力保障，拓寬了事業(yè)單位的發(fā)展路徑。不僅如此，在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)階段，其主要目的是為了在減輕檔案管理工作人員業(yè)務(wù)壓力的同時(shí)，保障檔案管理工作的高效化開展，通過(guò)打造輕松、愉悅的工作氛圍，確保檔案管理工作人員能夠及時(shí)地完成相應(yīng)的崗位任務(wù)。

（三）數(shù)字化建設(shè)屬于社會(huì)發(fā)展的必然要求

事業(yè)單位需要在發(fā)展的過(guò)程中，自覺的履行社會(huì)職責(zé)與義務(wù)，由于事業(yè)單位的發(fā)展與當(dāng)?shù)氐纳鐣?huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)之間具有緊密聯(lián)系，當(dāng)事業(yè)單位的信息化水平不斷提升，那么則有助于加強(qiáng)事業(yè)單位的職責(zé)與能力，使其獲取更加優(yōu)質(zhì)的經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，提高大眾的日常生活水平，改善生產(chǎn)與生活條件。為此，需要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)，逐步提高檔案管理工作的整體效率。為此項(xiàng)工作的順利開展提供便捷化的服務(wù)保障，實(shí)現(xiàn)高效化的運(yùn)行目標(biāo)，確保事業(yè)單位能夠在后期的發(fā)展過(guò)程中，獲取社會(huì)大眾的廣泛認(rèn)可。通過(guò)數(shù)字化建設(shè)還可以有效降低事業(yè)單位方案管理工作人員的業(yè)務(wù)壓力，并幫助事業(yè)單位樹立良好的社會(huì)形象，切實(shí)的保障事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。

二、事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的革新路徑

（一）建立健全的事業(yè)單位檔案管理工作制度

由于事業(yè)單位自身具有特殊性質(zhì)，檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有決定性作用，為了充分地發(fā)揮出檔案管理在事業(yè)單位內(nèi)部的重要作用，需要對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作做出相對(duì)明確的規(guī)定。在實(shí)施事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，需要通過(guò)加快數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程，并結(jié)合檔案管理工作的實(shí)施特點(diǎn)，根據(jù)相應(yīng)的工作需求，積極的打造完整的檔案管理工作制度，切實(shí)的保障制度的健全性。在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，需要嚴(yán)格的按照規(guī)定要求制定檔案管理工作制度，并保障制度內(nèi)容設(shè)置的合理性，將數(shù)字化檔案的使用、安全保存以及信息保密等方面的內(nèi)容納入到事業(yè)單位的檔案管理工作當(dāng)中。與此同時(shí)，還需要通過(guò)加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)以及管理力度，強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí)以及革新意識(shí)，確保各項(xiàng)管理制度規(guī)定的有效落實(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，保障管理工作的實(shí)施質(zhì)量，切實(shí)地發(fā)揮出檔案管理工作在事業(yè)單位內(nèi)部的實(shí)用價(jià)值，借助相關(guān)制度體系為事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)提供有力支撐。

（二）加大對(duì)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的投入力度

事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)具有系統(tǒng)化的特點(diǎn)，需要在充足的人力、物力以及資金等方面資源的支撐基礎(chǔ)上，為數(shù)字化建設(shè)提供助力保障，這就要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者能夠?qū)n案數(shù)字化建設(shè)以及檔案管理工作予以高度的重視，并通過(guò)加大對(duì)此方面建設(shè)路徑的支持力度，確保事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的有序進(jìn)行。同時(shí)，檔案數(shù)字化后，單位應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案安全予以重視，除了要加裝防火墻和殺毒軟件之外，還應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，消除系統(tǒng)漏洞，防止重要的檔案資料被黑客竊取或破壞。事業(yè)單位可根據(jù)自身的發(fā)展需要，全面分析軟件和硬件方面存在的不足，在此基礎(chǔ)上編制出合理可行的實(shí)施方案，引入先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。在應(yīng)用軟件的開發(fā)中，應(yīng)當(dāng)充分考慮兼容性的問(wèn)題，而在硬件設(shè)備的購(gòu)置上，則應(yīng)當(dāng)滿足數(shù)字化檔案管理的要求。

（三）打造高效化的檔案管理信息處理平臺(tái)

事業(yè)單位在檔案數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息平臺(tái)，可以借助網(wǎng)頁(yè)將檔案信息提供給相關(guān)人員，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上瀏覽和下載，進(jìn)一步提升檔案數(shù)字化管理水平。檔案信息平臺(tái)的搭建能夠?yàn)闄n案信息資源的共享提供條件，在平臺(tái)的開發(fā)中，事業(yè)單位可選擇有實(shí)力的公司，根據(jù)本單位的實(shí)際情況，對(duì)平臺(tái)及操作系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作的開展。檔案管理部門要多與領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，爭(zhēng)取支持，這樣才能更好地保證事業(yè)單位的檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)足發(fā)展。同時(shí)，要為事業(yè)單位的檔案管理部門配備配置合理的計(jì)算機(jī)、掃描儀和各項(xiàng)工作必備的設(shè)施，并根據(jù)需要進(jìn)行更新?lián)Q代和最新優(yōu)化升級(jí)，使之完全符合檔案數(shù)字化工作的需要。

（四）及時(shí)的建立完整的檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)

在檔案數(shù)字化建設(shè)中，數(shù)據(jù)庫(kù)是較為重要的環(huán)節(jié)之一，是不可或缺的組成部分，其主要作用是對(duì)經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后的檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為各類數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)提供支撐。一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)可以反映出本單位數(shù)字化檔案的基本情況。單位的檔案管理部門，應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建中做好電子文件的歸檔。另一方面，單位還應(yīng)構(gòu)建專題數(shù)據(jù)庫(kù)，在完成數(shù)字化管理的過(guò)程中，要求事業(yè)的單位構(gòu)建完整的檔案管理系統(tǒng)，利用到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)做到對(duì)該單位文檔合理的整理與分類，要求專業(yè)人員按照檔案整理的條件，對(duì)不同類型的文件建立一個(gè)合理的分類歸納系統(tǒng)，借助計(jì)算機(jī)的數(shù)字化功能實(shí)現(xiàn)文件的存儲(chǔ)與分類。同時(shí)，也要求管理單位優(yōu)化自身的管理設(shè)備，在各個(gè)單位完善數(shù)字化進(jìn)程之后，在各單位之間建立信息的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)各單位檔案管理的統(tǒng)一儲(chǔ)存與管理。

（五）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力

一方面，單位應(yīng)加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，采用多樣化的培訓(xùn)方式，確保培訓(xùn)內(nèi)容的全面性和實(shí)用性。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)引入高素質(zhì)的檔案管理人才，吸引更多專業(yè)人士加入。此外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理人員考核機(jī)制，提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，加高效地開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作。作為檔案管理人員，需要不斷調(diào)整心態(tài)并端正工作態(tài)度，積極學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案知識(shí)，不斷豐富自己的計(jì)算機(jī)和多媒體技術(shù)的使用和掌握技巧，優(yōu)化檔案數(shù)字化知識(shí)和技術(shù)，并結(jié)合工作實(shí)際把知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高工作能力，為事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：在事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)階段包含了較為豐富的內(nèi)容，為了推動(dòng)數(shù)字化的建設(shè)進(jìn)程，需要充分地發(fā)揮出事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值以及重要作用，通過(guò)實(shí)踐操作確保檔案信息管理的有序進(jìn)行。在數(shù)字化時(shí)代的不斷推進(jìn)過(guò)程中，不同類型的信息技術(shù)融入到了事業(yè)單位的發(fā)展環(huán)節(jié)中，促使事業(yè)單位順應(yīng)了時(shí)代的革新趨勢(shì)，加快了數(shù)字化建設(shè)的整體進(jìn)程，為檔案管理工作人員提供了便捷性以及便利性保障。另外，還需要加大對(duì)數(shù)字化建設(shè)的投入力度，通過(guò)打造完整的的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存庫(kù)，為檔案管理制度體系的建立奠定基礎(chǔ)，打造高效化的檔案信息平臺(tái)，在加強(qiáng)人員工作能力的同時(shí)，推動(dòng)事業(yè)單位檔案數(shù)字化建設(shè)的順利開展。