財政系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理探析

郭金星

（曹縣財政局，山東 曹縣 274400）

財政系統(tǒng)擔(dān)負著貫徹執(zhí)行國家和地方財政、稅收、財務(wù)、會計方面的方針、政策、法律法規(guī)、管理制度，并擬定具體的實施辦法，指導(dǎo)所在區(qū)域的財政工作，同時擬定和執(zhí)行所在區(qū)域財政發(fā)展戰(zhàn)略、中長期財政規(guī)劃和改革方案;參與制定各項促進經(jīng)濟和社會發(fā)展的政策;提出運用財稅政策實施對經(jīng)濟、社會調(diào)節(jié)等職能。因此，財政系統(tǒng)必須依據(jù)建立起規(guī)范化的檔案管理，提高財政系統(tǒng)檔案資源的利用率，以此為系統(tǒng)的科學(xué)運行提供科學(xué)的決策依據(jù)。

一、財政系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理的內(nèi)涵及必要性

財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理是指財政系統(tǒng)檔案工作人員運用科學(xué)的理論和方法對學(xué)校檔案進行收集整理和提供服務(wù)的一系列活動。財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理是檔案管理的一項基本要求，也是衡量一個地方財政系統(tǒng)綜合管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)。開展財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理有利于健全財政系統(tǒng)檔案工作機制，完善財政系統(tǒng)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，提升財政系統(tǒng)檔案工作管理水平，推動財政系統(tǒng)檔案工作邁上新臺階。財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理是貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理制度的具體舉措，對提高財政系統(tǒng)檔案工作水平、增強檔案意識、推進檔案體系建設(shè)，有著重要的意義。

二、財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理實施的具體措施

（一）統(tǒng)一思想認識，健全檔案管理體制

為適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要，財政部、國家檔案局于2015年12 月第79 號令發(fā)布新的《會計檔案管理辦法》，并自2016年1 月1 日起施行。財政系統(tǒng)檔案工作人員圍繞服務(wù)于地方經(jīng)濟與社會大局的發(fā)展目標(biāo)制定檔案工作的開展思路和方向。把檔案工作規(guī)范化管理作為檔案工作的突破口，本著“以評促建、以評促管、評建結(jié)合”的工作原則，形成財政系統(tǒng)檔案工作的新思想、新理念。我們成立了以局領(lǐng)導(dǎo)為組長的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)財政系統(tǒng)檔案工作的開展，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時解決檔案工作中人力、物力和財力等方面的問題。

（二）加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案保管條件

財政系統(tǒng)檔案是財政系統(tǒng)歷史的真實記錄，隨著社會的飛速發(fā)展，檔案的載體形式也呈現(xiàn)多樣化，多媒體、數(shù)字化檔案所占的比重越來越大，以往的保存保管條件已經(jīng)不適應(yīng)這些新型載體，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，成為檔案規(guī)范化管理的先決條件。我們實行辦公室、閱覽室、庫房三分開，檔案庫房按標(biāo)準(zhǔn)購置了密集架，還購買了防磁柜、溫濕度控制儀、去濕機、空氣殺菌消毒機和空調(diào)等標(biāo)準(zhǔn)庫房基礎(chǔ)設(shè)施，檔案辦公室配備計算機、打印機、高速掃描儀、復(fù)印件、刻錄機和照相機等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，通過加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高了檔案保管條件，為學(xué)校檔案工作規(guī)范化管理奠定了堅實基礎(chǔ)。

（三）完善管理制度，落實崗位責(zé)任

財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理是“依法治檔”的重要體現(xiàn)，是“合理管檔、科學(xué)用檔”的前提和基礎(chǔ)。為了使財政系統(tǒng)檔案工作的各個環(huán)節(jié)有規(guī)可依、有章可循，依照檔案工作規(guī)范化管理地方標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)要求，結(jié)合自身管理實際，制定和完善了財政系統(tǒng)檔案管理辦法、財政系統(tǒng)檔案工作人員崗位職責(zé)等一系列規(guī)章制度，保證了檔案工作規(guī)范化管理順利開展。局黨組堅持每年進行部門檔案歸檔整理評比，獎勵先進單位和個人，將各部門檔案工作評比結(jié)果納入到考核范圍，改變了歷年檔案資料收集難的局面，推進了財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理工作的開展。

（四）健全歸檔制度，規(guī)范館藏資源

館藏資源是財政系統(tǒng)檔案的價值所在，只有不斷豐富和規(guī)范館藏資源才能更好地為中心工作服務(wù)。根據(jù)國家檔案局關(guān)于文書檔案立卷改革規(guī)范要求，我們制定了檔案實體分類實施辦法，將檔案分門別類實行集中統(tǒng)一管理，嚴格按照檔案工作規(guī)范化管理要求，對館藏檔案進行整理，對收集不全的檔案，尤其是基建檔案，通過各種渠道進行補充；對新形成的財政系統(tǒng)檔案材料推行部門立卷，保證歸檔材料的原始性和完整性；對移交進館的檔案，發(fā)現(xiàn)不符合要求的予以駁回，同時派專職檔案員指導(dǎo)重新整理后再移交入館。

（五）加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

財政系統(tǒng)檔案工作隊伍中真正學(xué)過檔案管理的專業(yè)人才很少，檔案工作人員大部分都是中途轉(zhuǎn)行做檔案的，專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力比較欠缺，要想推進檔案工作規(guī)范化管理，必須在人員隊伍的配備上下大功夫。局黨組和檔案管理部門利用各種方式不斷充實檔案工作隊伍，建立財政系統(tǒng)檔案工作交流QQ 群，每年根據(jù)工作需要實施數(shù)量不等的專兼職檔案員集中培訓(xùn)，系統(tǒng)學(xué)習(xí)《檔案法》等法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件，真正掌握計算機應(yīng)用、檔案業(yè)務(wù)知識等，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

（六）推進檔案數(shù)字化建設(shè)

財政系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設(shè)是信息時代對財政系統(tǒng)提出的新要求，是對紙質(zhì)檔案實體利用計算機技術(shù)進行信息轉(zhuǎn)換和管理的過程，它有助于充分挖掘檔案資源，大大提高財政系統(tǒng)檔案的利用率。我們積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”模式，推進財政檔案數(shù)字化管理，依托公文管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理新突破。系統(tǒng)以電子文件、目錄數(shù)據(jù)庫為基本保管對象，按照安全、分類、有序的原則管理系統(tǒng)內(nèi)存儲的電子文件，能夠提供日常公文的起草、審批、簽發(fā)等相關(guān)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理，有助于減輕檔案數(shù)字化工作量。我們已完成文書、契稅、會計憑證等錄入工作。實施數(shù)字化檔案管理，將檔案的出庫登記、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像處理和檔案歸還等各環(huán)節(jié)落到實處，不僅縮減了查檔時間，而且還提高了查檔效率，同時也增強了檔案原件的保護力度。通過實施該項目，有力補齊了在檔案數(shù)字化等方面的短板，進一步提升了館藏資源信息化水平。

（七）建立健全信息保密制度

在局黨組的支持下，我們成立了財政系統(tǒng)檔案數(shù)字化及政府信息公開專項保密自查領(lǐng)導(dǎo)小組，明確任務(wù)、落實責(zé)任，切實加強財政數(shù)字信息保密自查工作，同事將保密責(zé)任納入全局目標(biāo)管理考核內(nèi)容，嚴格獎懲措施，推動全財政系統(tǒng)保密管理工作健康有序開展；加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理，從源頭上堵塞失密泄密隱患。定期對局機關(guān)工作人員上網(wǎng)情況進行安全檢查，實行U 盤、移動硬盤等外接設(shè)備使用登記制度嚴格涉密載體的使用管理，對涉密載體進行清理、清查和登記。進行對檔案數(shù)字化和檔案信息化外包工作嚴格執(zhí)行《國家檔案局關(guān)于切實加強檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包管理杜絕失泄密隱患的通知》要求；加強保密工作學(xué)習(xí)宣傳、組織保密專題學(xué)習(xí)，加強保密制度建設(shè)，完善日常保密工作檢查制度和檔案數(shù)字化及政府信息公開信息網(wǎng)上查閱制度。定期開展保密文件、檔案、保密信訪件的登記、流轉(zhuǎn)、注銷工作檢查，確保全年保密件無遺失。將保密工作貫穿財政工作的各個環(huán)節(jié)。

（八）加強編研開發(fā)，提供決策依據(jù)

檔案編研開發(fā)是對財政系統(tǒng)檔案資源的更深層次加工，挖掘財政系統(tǒng)檔案資源的內(nèi)在價值，更好地滿足利用者需求。檔案管理人員在積極為利用檔案者提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時，還對館藏資源進行資料編研。目前相繼編制了重要文件匯編、財政系統(tǒng)大事記、財政系統(tǒng)檔案利用實例匯編；利用財政系統(tǒng)檔案資料建立陳列室，編制財政系統(tǒng)電視宣傳片，財政系統(tǒng)檔案資料在地方經(jīng)濟與社會發(fā)展等方面都發(fā)揮了它應(yīng)有的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案工作規(guī)范化管理是財政系統(tǒng)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，是檔案工作實現(xiàn)科學(xué)管理、提高工作質(zhì)量和利用效率的重要手段。通過財政系統(tǒng)檔案工作規(guī)范化管理的開展，財政系統(tǒng)檔案工作質(zhì)量和效率得到了進一步提高，檔案管理水平提升到了一個新的水平，為財政系統(tǒng)各項工作提供了堅實的基礎(chǔ)。