供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究

劉浩

（國(guó)網(wǎng)山東省電力公司五蓮縣供電公司，山東 日照 262300）

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，信息化建設(shè)已經(jīng)融入企業(yè)管理的各個(gè)方面，檔案管理是按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)部門的要求，對(duì)供電企業(yè)的資料進(jìn)行收集、整理、保管、開發(fā)和利用的過程，將信息化技術(shù)應(yīng)用在供電企業(yè)的檔案管理中，能夠極大地提升供電企業(yè)檔案資料管理的效率和質(zhì)量，能夠幫助供電企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息的數(shù)字化管理。本文闡述供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)具體應(yīng)對(duì)之策，對(duì)提升供電企業(yè)檔案信息化管理水平，規(guī)范供電企業(yè)檔案管理，增強(qiáng)供電企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力等有積極而重要作用。

一、供電企業(yè)信息化發(fā)展對(duì)檔案管理帶來的影響

（一）電子文件的形成比較依賴于數(shù)字化設(shè)備

要想實(shí)現(xiàn)供電企業(yè)檔案管理信息化，就要在一定程度上依賴于大量的數(shù)字化技術(shù)裝備，其中包括三個(gè)方面，一方面是操作系統(tǒng)；另外一方面是數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)；最后是通訊設(shè)備等相關(guān)技術(shù)。這些系統(tǒng)以及設(shè)備都應(yīng)該結(jié)合供電企業(yè)需求實(shí)施個(gè)性化定制，但由于不同開發(fā)人員在進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)的過程中可能會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行存在差異性，這就導(dǎo)致在供電企業(yè)檔案管理過程中沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，影響數(shù)據(jù)信息的共享，對(duì)于不同供電企業(yè)不能夠保證檔案管理的一致性和有效性。

（二）電子文件信息內(nèi)容和形式具有可分離性

由于電子文檔存儲(chǔ)主要依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)于文件數(shù)據(jù)信息管理而言，主要是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境背景下，無(wú)論是電子文檔還是數(shù)據(jù)信息，在管理的過程中都要電子文檔的存儲(chǔ)依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文件數(shù)據(jù)信息的管理是基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的，電通過計(jì)算機(jī)設(shè)備實(shí)現(xiàn)收集、存儲(chǔ)等功能。由于以往相對(duì)來說比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理一般情況下都是通過文件信息和信息表兩個(gè)部分構(gòu)成，由于紙質(zhì)材料能實(shí)現(xiàn)文件信息和信息表的相互統(tǒng)一。但對(duì)文件信息通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)的過程中，就要使用不同的形式以及相關(guān)的載體，再加上不同數(shù)據(jù)信息在不同視圖定義下就能夠存儲(chǔ)不同的格式文件，所以供電企業(yè)電子數(shù)據(jù)信息在管理的過程中應(yīng)該結(jié)合不同內(nèi)容以及格式等對(duì)電子信息進(jìn)行科學(xué)合理的分類。

二、分析供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)措施

（一）樹立起信息化的檔案管理理念

對(duì)于理念而言，是作為行為的先導(dǎo)，在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)持續(xù)發(fā)展的過程中，檔案信息化建設(shè)也在如火如荼地進(jìn)行，電力企業(yè)的管理者和檔案管理工作者需要在思想上高度的樹立起信息化管理的理念，將檔案信息化納入企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的各個(gè)方面，納入企業(yè)各個(gè)崗位、部門的年度考核，并在人、財(cái)、物等方面加大信息化建設(shè)投入力度，打牢電力信息化建設(shè)基礎(chǔ)，并做好電力企業(yè)信息化建設(shè)頂層設(shè)計(jì)，在這個(gè)基礎(chǔ)上將其檔案信息化建設(shè)和電力企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃相互結(jié)合到一起，最終更好地實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)檔案學(xué)信息化建設(shè)的根基。

（二）完善信息化檔案資源體系

首先通過應(yīng)用第三方的專業(yè)技術(shù)和設(shè)備，提高館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案等數(shù)字化信息采集，做好供電企業(yè)存量檔案信息化。其次要切實(shí)做好增量檔案信息化工作。按照檔案信息化建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求，從供電企業(yè)檔案資料的信息化收集、鑒定、整理、編目以及歸檔等，嚴(yán)格的根據(jù)信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行全程信息化的管理工作。

（三）合理應(yīng)用信息化檔案技術(shù)

持續(xù)的推動(dòng)信息化技術(shù)在供電企業(yè)檔案管理過程中的應(yīng)用，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的實(shí)際作用，比如提高計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，持續(xù)提高供電企業(yè)信息化的整體水平，同時(shí)還需要將計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于供電企業(yè)檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研分析，提升供電企業(yè)檔案信息技能水平。注重局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，以及互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，加大供電企業(yè)檔案信息交流及網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，在這個(gè)基礎(chǔ)上更好地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息共享。此外通過引入電子秘鑰和身份訪問認(rèn)證和特殊存儲(chǔ)介質(zhì)等技術(shù)，最終全面的提高供電企業(yè)檔案的安全防護(hù)技術(shù)水平。

總結(jié)：總而言之，管理人員需要加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，不斷提升檔案管理的效率和質(zhì)量已經(jīng)成為未來檔案管理的必然趨勢(shì)。供電企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要借助物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，在信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上將企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料，通過信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，強(qiáng)化信息交流，在互聯(lián)網(wǎng)信息平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理優(yōu)化配置。因此為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化管理水平，應(yīng)當(dāng)適當(dāng)引進(jìn)和培養(yǎng)一批素質(zhì)過硬、專業(yè)水平高的檔案管理人員，同時(shí)轉(zhuǎn)變公司檔案管理人員及員工的意識(shí)理念，將信息化融入日常的工作中，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，改善檔案信息服務(wù)。