關(guān)于數(shù)字檔案館未來建設(shè)的路徑思考
——以德欽縣檔案館為例

■ 次永只瑪

引言：

數(shù)字檔案館是時(shí)代發(fā)展的需要，也是未來檔案館的轉(zhuǎn)型模式，必須高度重視這項(xiàng)工作，抓緊工作的落實(shí)。2019年德欽縣檔案館成為了德欽縣委辦公室下屬的公益一類股所級(jí)事業(yè)單位，承擔(dān)相關(guān)的職責(zé)工作，并于2013年成功修建了德欽縣綜合檔案館新館。檔案的數(shù)字化建設(shè)初步形成，這一系列的發(fā)展都為德欽縣檔案館帶來了新的變化，未來檔案館還將與時(shí)俱進(jìn)，不斷發(fā)展，建立數(shù)據(jù)庫，整合檔案信息資源，為當(dāng)?shù)卣叭罕娞峁└鼉?yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的機(jī)遇

國家檔案局相繼發(fā)布的一系列規(guī)定，將數(shù)字檔案館的建設(shè)理念、架構(gòu)、功能與要求更加具體化、規(guī)范化，給各地檔案館的建設(shè)提供了指導(dǎo)。全國一些城市，比如青島、杭州、紹興、太倉、珠海等30 多個(gè)國家級(jí)的示范檔案館創(chuàng)建成功，這標(biāo)志著數(shù)字檔案館建設(shè)走向了成熟。習(xí)近平總書記曾在全國網(wǎng)絡(luò)安全與信息化的相關(guān)工作會(huì)議上提出了對信息化融合各行各業(yè)的宏觀要求，他明確表示：信息化是中華民族一次千載難逢的機(jī)會(huì)，是國家復(fù)興的強(qiáng)國之路。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)為電子檔案館的管理開辟了發(fā)展的機(jī)遇，把數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館相結(jié)合創(chuàng)建符合時(shí)代要求和發(fā)展的新型數(shù)字化檔案館是各地檔案工作人員亟待完成的使命，區(qū)域性數(shù)字檔案館、智慧檔案館要加強(qiáng)推動(dòng)，拓寬數(shù)字檔案館的建設(shè)思路。國家檔案局相繼發(fā)布了一些檔案管理辦法和規(guī)則，對過往的工作辦法和細(xì)則規(guī)定進(jìn)行了相應(yīng)的修正和完善，政務(wù)網(wǎng)絡(luò)資源要達(dá)到全國共享，便民化服務(wù)的效率要不斷提高，嘗試電子檔案的單套制歸檔方法，各地檔案館的數(shù)字化建設(shè)要結(jié)合自身實(shí)際，利用好信息化技術(shù)進(jìn)行建設(shè)。國家檔案局聯(lián)合國家財(cái)政部、國家稅務(wù)局等部門聯(lián)合開展了電子發(fā)票歸檔試點(diǎn)標(biāo)志著電子檔案的時(shí)代真正來臨。根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展十三五規(guī)劃綱要》的要求，全國各地要在2020年底初步實(shí)現(xiàn)信息化作為核心的檔案館管理現(xiàn)代化目標(biāo)，省、直轄市的檔案館要建設(shè)成為數(shù)字檔案館，50%的縣級(jí)檔案館要建成數(shù)字檔案館或者啟動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)。結(jié)合德欽縣檔案館實(shí)際，截至2020年底，該館已經(jīng)在互聯(lián)網(wǎng)上建立了德欽縣檔案館網(wǎng)頁，實(shí)現(xiàn)了已公開信息目錄的網(wǎng)上查詢服務(wù)，建立數(shù)據(jù)庫，整合檔案信息資源。到目前為止，已完成2 個(gè)全宗，2049 條的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄，啟動(dòng)重要檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，現(xiàn)已全文掃描了民國檔案99 卷，其發(fā)展?jié)摿Τ渥?，值得期待?/p>

二、數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)

從各個(gè)角度來看，數(shù)字檔案館是大勢所趨，如果不迎接挑戰(zhàn)就如同逆水行舟不進(jìn)則退。數(shù)字檔案館，尤其是縣級(jí)的數(shù)字檔案館所迎接的挑戰(zhàn)，具體分析如下。

1、數(shù)字化向數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)變

數(shù)字化帶來了數(shù)據(jù)化的發(fā)展，但是二者不可等同看待。數(shù)字資源是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)資源，雖然全國各地檔案館都取得了一定的發(fā)展，但是仍應(yīng)該看到在檔案館數(shù)字化的發(fā)展過程中，仍然存在著很多的問題，制約了檔案館的數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)據(jù)化是將文件圖像通過數(shù)據(jù)化的技術(shù)手段，轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行識(shí)讀、分析和挖掘的文本信息文件。目前，德欽縣檔案館接收文書檔案19499 卷，實(shí)物檔案272 件，專業(yè)檔案包含公證、案件、死亡、先教辦、群眾路線、科學(xué)發(fā)展觀、三講材料、財(cái)務(wù)檔案等共有2827 卷，民生檔案包含林改檔案、災(zāi)后重建檔案共2004 卷，照片檔案13 冊210 張，科技檔案3412 卷，聲像檔案13件，收集圖書資料5660 冊，藏文檔案643 件，寄存檔案達(dá)872 卷。其中，不乏大量的歷史檔案、手稿、油印件、照片等無法識(shí)別，大量的音頻視頻資料需要采用技術(shù)和人工手段去解析和完善，才能適應(yīng)數(shù)據(jù)管理的需求，需要一系列對數(shù)據(jù)的加工工作，實(shí)現(xiàn)檔案的清晰和數(shù)據(jù)增值。隨著政府網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，除了傳統(tǒng)的數(shù)字化資源，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)出幾何式的增長，需要大量的時(shí)間和人力投入到大數(shù)據(jù)的采集、管理和保存方面的工作中來，這些都是實(shí)實(shí)在在面臨的挑戰(zhàn)。

2、數(shù)字檔案館信息安全的風(fēng)險(xiǎn)

互聯(lián)互通、資源交互本是一件好事，但是也相應(yīng)產(chǎn)生了很多潛在的風(fēng)險(xiǎn)。檔案館的信息分類、鑒定能力、保管能力與不同用戶需求之間的不平衡，以及信息共享與現(xiàn)有資源的不平衡，都帶來了很多的問題。存儲(chǔ)介質(zhì)的性能質(zhì)量千差萬別，數(shù)據(jù)的遷移、備份和檢測常態(tài)機(jī)制還不完備。檔案數(shù)字化過程中對檔案館的場地、人員、信息成果管理的風(fēng)險(xiǎn)猶存，網(wǎng)絡(luò)安全與信息安全仍然是數(shù)字檔案館建設(shè)和使用中最亟待完善的問題。對數(shù)字檔案館的安全維護(hù)需要專業(yè)的設(shè)備軟件和專業(yè)的人員，而目前數(shù)字檔案館建設(shè)中的專業(yè)人才還很短缺，造成建成后的數(shù)字檔案館在安全維護(hù)工作方面力量嚴(yán)重不足。

三、數(shù)字檔案館未來建設(shè)的路徑思考

德欽縣檔案館經(jīng)歷了漫長的發(fā)展歷史，檔案館成立于1966年2月22日，1991年1月7日和檔案局合署辦公，實(shí)行局（館）合一，兩塊牌子，一套人馬的工作機(jī)制，隸屬德欽縣人民政府。2019年將德欽縣檔案局的行政職能劃歸到縣委辦公室，成為德欽縣委辦公室下屬的公益一類股所級(jí)事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)著征集、接收、管理縣委縣政府及全縣機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位具有永久及長期保存價(jià)值的檔案資料；承擔(dān)庫存到期檔案的開放、利用工作；承擔(dān)本轄區(qū)內(nèi)各門類檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及檔案宣傳工作；承擔(dān)館藏檔案資源的規(guī)范、科學(xué)、安全保管；承擔(dān)對重點(diǎn)、珍貴檔案的搶修維護(hù)及異地備份工作；承擔(dān)檔案信息化建設(shè)等。這樣的一個(gè)縣級(jí)檔案館也有著繁重的工作職責(zé)，承擔(dān)著重要的資料保管作用，必須充分利用好檔案館多年來的數(shù)據(jù)和資料，開展數(shù)字化建設(shè)，以適應(yīng)當(dāng)?shù)氐陌l(fā)展需要和提升工作職能。我們要保持清醒的頭腦，總結(jié)發(fā)展經(jīng)驗(yàn)，重新認(rèn)識(shí)檔案館的信息化工作，將信息化與檔案館的工作職責(zé)相融合，推動(dòng)德欽縣檔案館的高質(zhì)量發(fā)展。具體思考如下。

1、深化對數(shù)字檔案館的研究

新的時(shí)代，新的要求，對檔案館也提出了更新的發(fā)展要求，在多元需求的背景下，從目錄管理到全文管理轉(zhuǎn)變，實(shí)體管理模式向信息管理模式轉(zhuǎn)變，分散式管理向區(qū)域型管理轉(zhuǎn)變，檔案數(shù)字化向檔案電子化發(fā)展，技術(shù)應(yīng)用到資源建設(shè)，局域網(wǎng)向數(shù)據(jù)共享升級(jí)是未來檔案館的建設(shè)重點(diǎn)。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要集合系統(tǒng)開發(fā)、軟件應(yīng)用、數(shù)字化應(yīng)用、檢索查詢的綜合應(yīng)用，還要注重檔案資源的前端共享，讓檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展，安全防護(hù)和智能化發(fā)展同步推進(jìn)，真正實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)賦能，建設(shè)具有檔案館全要素、全流程信息管理能力的新型數(shù)字化檔案館。

德欽縣數(shù)字檔案館要結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際需求，對數(shù)字檔案館建設(shè)再認(rèn)識(shí)和再深化。以現(xiàn)代的數(shù)字檔案館發(fā)展理念支撐發(fā)展，研究符合德欽縣檔案館的發(fā)展規(guī)劃和發(fā)展戰(zhàn)略，采用新技術(shù)廣泛運(yùn)用于數(shù)字檔案館的進(jìn)一步發(fā)展中，用互聯(lián)網(wǎng)的思維和大數(shù)據(jù)的思維指導(dǎo)該縣數(shù)字檔案館的建設(shè)，規(guī)劃好資源的共享利用，提供智能化的服務(wù)，對檔案館各個(gè)部門的人員管理要實(shí)現(xiàn)績效考核，吸納新型的人才，對原有人員進(jìn)行走出去引進(jìn)來的培養(yǎng)機(jī)制，推動(dòng)檔案館的人員素質(zhì)提升。

2、智慧檔案館的構(gòu)建思考

智慧檔案館是數(shù)字檔案館發(fā)展的高級(jí)階段，它是基于智慧管理技術(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的轉(zhuǎn)型升級(jí)，在數(shù)字檔案館發(fā)展完備的基礎(chǔ)上，協(xié)同各項(xiàng)職能，基于云計(jì)算的檔案館處理平臺(tái)和數(shù)據(jù)知識(shí)管理平臺(tái)，借助于互聯(lián)網(wǎng)的分享平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的交換、分享，讓更多需要查閱數(shù)據(jù)的人們可以不限地點(diǎn)和不限時(shí)間進(jìn)行隨時(shí)查閱。做好政策的引導(dǎo)，進(jìn)行技術(shù)的規(guī)范，加強(qiáng)數(shù)據(jù)、設(shè)備、人員、業(yè)務(wù)方面的全面智慧管理，促進(jìn)數(shù)字檔案館的升級(jí)需要，加強(qiáng)對數(shù)字檔案館的頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃，通過智慧檔案館的建設(shè)引領(lǐng)檔案館信息化的新時(shí)代。目前德欽縣數(shù)字檔案館已經(jīng)全面完成了精準(zhǔn)扶貧各種類別的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，但是對于這方面數(shù)據(jù)的整理和管理工作還需要進(jìn)一步增強(qiáng)，檔案館于2003年在省檔案局評定位已達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)的綜合管理工作還需要進(jìn)一步完善和提高，需要在數(shù)字檔案館建成后，對信息感知、智能處置、整體協(xié)同和共享服務(wù)進(jìn)行整合發(fā)展，引進(jìn)相應(yīng)的軟件，進(jìn)行綜合發(fā)展，構(gòu)建信息共享平臺(tái)，建立遠(yuǎn)程查詢和特色數(shù)字資源建設(shè)，提升服務(wù)質(zhì)量。

3、強(qiáng)化檔案信息化安全工作

安全是關(guān)系到一個(gè)檔案館生存的基本問題，也是一個(gè)檔案館的生命線。檔案館必須重視實(shí)體檔案的安全和信息的安全管理工作，切實(shí)提高安全保障的能力，堅(jiān)守住檔案館的安全底線。首先要從管理方面防范安全風(fēng)險(xiǎn)。管理疏漏和管理薄弱是造成安全風(fēng)險(xiǎn)的最大問題。管理人員必須從自身做起，提高安全防范意識(shí)，加強(qiáng)對全員安全意識(shí)的培訓(xùn)，讓各項(xiàng)工作制度化、規(guī)范化，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循，出入機(jī)房、運(yùn)行軟件、室內(nèi)溫度濕度的調(diào)控等等細(xì)節(jié)都要嚴(yán)格把控，遵循安全原則，對潛在的風(fēng)險(xiǎn)評估、災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制、應(yīng)急方案的制定等都要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，做好對管理人員和日常工作人員的規(guī)范，仔細(xì)按照規(guī)范進(jìn)行執(zhí)行。設(shè)備的安全防護(hù)也是一項(xiàng)重要的工作。一方面要投入充足的資金保障安全設(shè)備的建設(shè)，比如防火墻和漏洞掃描、安全審核等都要充足投入，另一方面要加強(qiáng)對設(shè)備的維護(hù)，讓設(shè)備安全運(yùn)行，對設(shè)備進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)安全隱患的設(shè)備并進(jìn)行維修和更換。基層檔案館的設(shè)施落后、人員頻繁更換都為安全維護(hù)工作帶來了難度，因此，要從基礎(chǔ)工作抓起，確?；鶎訖n案館的安全工作持久穩(wěn)定推進(jìn)。

結(jié)束語：

本文主要從數(shù)字檔案館面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)入手，結(jié)合德欽縣數(shù)字檔案館的相關(guān)情況進(jìn)行了思考分析。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，必須與時(shí)俱進(jìn)，完成數(shù)字化檔案館的建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)離不開信息化的支持和資金、人力的保障，因此要結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際，結(jié)合檔案館的實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)施、人力和資源投入，力求打造具有當(dāng)?shù)靥厣?，能夠服?wù)當(dāng)?shù)氐默F(xiàn)代化數(shù)字檔案館。