優(yōu)先數(shù)字檔案建設(shè) 推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型升級

■ 省檔案局電子檔案管理處處長 楊健生

檔案信息化是云南檔案事業(yè)發(fā)展的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)力，《“十四五”云南省檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱規(guī)劃）提出了“檔案信息化建設(shè)再上新臺(tái)階。持續(xù)推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，加快檔案數(shù)字化，規(guī)范電子檔案管理，推動(dòng)檔案信息共享，以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化初步實(shí)現(xiàn)”的發(fā)展目標(biāo)。布置了完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制、加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、規(guī)范增量電子檔案管理、推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)等四個(gè)方面的工作任務(wù)。

規(guī)劃所提出的檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)和指標(biāo)要求，一方面充分考慮了我省十三五檔案信息化建設(shè)工作基礎(chǔ)，我省各級綜合檔案館已經(jīng)完成館藏檔案數(shù)字化4.6 億頁，其中省檔案館檔案數(shù)字化達(dá)1.3 億頁，省館和楚雄州檔案館已經(jīng)成功創(chuàng)建全國示范數(shù)字檔案館。省、部分州市、部分企業(yè)已經(jīng)開展電子文件在線歸檔和移交系統(tǒng)建設(shè)或應(yīng)用，還成功實(shí)施了電子檔案單套制管理試點(diǎn)案例，積累了一定的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)；另一方面嚴(yán)格貫徹國家對十四五期間檔案信息化建設(shè)的要求，著力推動(dòng)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

落實(shí)好十四五期間我省檔案信息化建設(shè)任務(wù)，可以從以下幾個(gè)方面著手：

一、主動(dòng)融入數(shù)字云南建設(shè)，夯實(shí)檔案信息化工作基礎(chǔ)

主要任務(wù)：建立完善檔案信息化發(fā)展保障機(jī)制及發(fā)展基礎(chǔ)。

各級檔案主管部門應(yīng)主動(dòng)融入數(shù)字云南建設(shè)，在全省相關(guān)政策和重大舉措中強(qiáng)化電子檔案管理要求，積極爭取政策支持，切實(shí)建立檔案信息化經(jīng)費(fèi)、人才、技術(shù)投入保障機(jī)制；積極爭取各級黨委和政府支持，將檔案信息化納入本地區(qū)電子政務(wù)、政務(wù)服務(wù)、數(shù)字城市、數(shù)字鄉(xiāng)村等信息化發(fā)展規(guī)劃或建設(shè)方案；全面建立網(wǎng)絡(luò)安全與信息化工作組織協(xié)調(diào)機(jī)制，切實(shí)加強(qiáng)檔案信息化工作指導(dǎo)和監(jiān)督力度；統(tǒng)籌安排好本地區(qū)檔案數(shù)字資源歸屬與流向，推進(jìn)具有永久保存價(jià)值的數(shù)字檔案資源歸口各級各類檔案館集中管理。

綜合檔案館應(yīng)積極爭取支持，加大投入，構(gòu)建系統(tǒng)完備、高效實(shí)用、安全可靠的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，提升檔案信息化能力；加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)及設(shè)施設(shè)備配備，滿足提升館藏檔案數(shù)字資源長期安全管理及備份工作水平需求；應(yīng)充分運(yùn)用安全有保障的政務(wù)云平臺(tái)開展數(shù)字檔案管理和服務(wù)工作。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案部門應(yīng)積極爭取，將檔案信息化納入本單位信息化發(fā)展規(guī)劃或本單位、本系統(tǒng)有關(guān)信息化建設(shè)項(xiàng)目方案。

二、構(gòu)建機(jī)制，加快傳統(tǒng)檔案數(shù)字化

主要任務(wù)：全省綜合檔案館館藏應(yīng)數(shù)字化檔案數(shù)字化率達(dá)到80%以上，力爭州市級以上綜合檔案館館藏錄音錄像檔案數(shù)字化率達(dá)到100%。

各級檔案主管部門應(yīng)加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，建立有關(guān)檔案數(shù)字化工作的政策及資金投入機(jī)制；落實(shí)機(jī)關(guān)單位文書檔案數(shù)字化副本與檔案實(shí)體同步移交進(jìn)館制度，監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)關(guān)單位按期開展檔案及數(shù)字化副本依法移交接收進(jìn)館工作；加強(qiáng)檔案及信息安全方面的監(jiān)督指導(dǎo)，確保各單位及檔案數(shù)字化中介服務(wù)機(jī)構(gòu)落實(shí)檔案及信息安全管理責(zé)任，嚴(yán)格按照規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)開展檔案數(shù)字化工作。

各級綜合檔案館應(yīng)編制館藏檔案數(shù)字化方案，按年度精心申報(bào)和實(shí)施檔案數(shù)字化項(xiàng)目；建立完善檔案接收工作機(jī)制，將檔案及數(shù)字化副本接收進(jìn)館的有關(guān)數(shù)量清點(diǎn)、質(zhì)量審核等工作，前置到各單位檔案數(shù)字化加工過程中，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化與檔案接收的質(zhì)量審核工作協(xié)調(diào)同步；有條件的可探索建立檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)的數(shù)字化專用設(shè)備、存儲(chǔ)介質(zhì)等安全管理、使用的服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)全程閉環(huán)運(yùn)行，切實(shí)減少設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)消耗，降低檔案數(shù)字化成本。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織檔案部門結(jié)合本單位信息化建設(shè)、檔案移交進(jìn)館等工作，積極爭取支持，合理安排工作計(jì)劃，強(qiáng)化質(zhì)量和安全管理，有序推進(jìn)檔案數(shù)字化。

三、規(guī)范構(gòu)建系統(tǒng)平臺(tái)，全流程一體化推進(jìn)電子檔案管理

主要任務(wù)：省、州市綜合檔案館和力爭80%以上的縣級綜合檔案館具備電子檔案接收能力。

各級檔案主管部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、組織推進(jìn)、監(jiān)督指導(dǎo)各有關(guān)單位與電子文件應(yīng)用同步規(guī)劃、同步實(shí)施電子文件歸檔及電子檔案管理有關(guān)系統(tǒng)、制度與業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)；抓住機(jī)遇，積極協(xié)調(diào)，在各地基于政務(wù)云平臺(tái)建設(shè)電子公文協(xié)同辦理系統(tǒng)、政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，監(jiān)督指導(dǎo)建立電子文件規(guī)范歸檔功能，并組織好電子檔案管理及移交系統(tǒng)對接建設(shè)工作，構(gòu)建電子文件與電子檔案全流程一體化管理體系。

各級綜合檔案館應(yīng)建立完善電子檔案接收和長期保存系統(tǒng)，構(gòu)建電子檔案管理能力；按照成熟一家接收一家、成熟一種接收一種的要求，有序推進(jìn)電子檔案接收工作，逐步形成電子檔案接收進(jìn)館工作體系，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字資源集中管理。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織檔案部門應(yīng)結(jié)合本單位辦公、業(yè)務(wù)管理、電子會(huì)計(jì)、企業(yè)經(jīng)營管理、工程管理等系統(tǒng)建設(shè)，同步建立各系統(tǒng)的電子文件歸檔功能，并對接建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)。

電子文件歸檔與電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，應(yīng)將國家有關(guān)電子檔案管理的制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的要求及“四性”檢測功能，貫徹落實(shí)到系統(tǒng)功能中，規(guī)范工作流程及質(zhì)量要求，切實(shí)推動(dòng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔管理。

四、抓實(shí)戰(zhàn)略方向，推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)

主要任務(wù)：建成高水平的數(shù)字檔案館10 家以上，建成高水平的數(shù)字檔案室5 家以上，完成企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)2 家以上。

各級檔案主管部門應(yīng)堅(jiān)定數(shù)字化戰(zhàn)略，積極建立投入保障機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，明細(xì)本地區(qū)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的任務(wù)安排，通過推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，引領(lǐng)本地區(qū)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展、高質(zhì)量發(fā)展；省及州市檔案主管部門應(yīng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極推進(jìn)區(qū)域檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，充分運(yùn)用政務(wù)網(wǎng)、專網(wǎng)等建立分布式數(shù)據(jù)庫，或采取檔案數(shù)據(jù)向省、州市綜合檔案館集中匯總等措施，推進(jìn)檔案數(shù)字資源的集中管理和共享利用。

綜合檔案館要將數(shù)字檔案館建設(shè)作為推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的重點(diǎn)工作，積極協(xié)調(diào)，爭取支持，落實(shí)有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目，保障好經(jīng)費(fèi)、人才、技術(shù)投入，按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、量力而行的原則，加快推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)。到十四五末，力爭州市級綜合檔案館、有條件的縣級檔案館建成通過國家檔案局組織系統(tǒng)測試的高水平數(shù)字檔案館，其他縣級檔案館建成與本地信息化發(fā)展水平相適應(yīng)的數(shù)字檔案館。

機(jī)關(guān)應(yīng)結(jié)合本單位電子公文應(yīng)用，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)；企業(yè)檔案部門應(yīng)以企業(yè)建設(shè)辦公、經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、合同管理等系統(tǒng)為切入點(diǎn)，努力推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。

已建成高水平數(shù)字檔案館（室）的，應(yīng)充分依托政務(wù)云平臺(tái)資源，積極探索檔案智能化管理，不斷拓展檔案工作領(lǐng)域，深度融入數(shù)字云南建設(shè)。

開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)抓實(shí)規(guī)劃（方案）編制工作，為爭取支持提供科學(xué)支撐，為持續(xù)推進(jìn)建設(shè)提供依據(jù)和指導(dǎo)。規(guī)劃工作應(yīng)遵循國家檔案局《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《機(jī)關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)指南》及有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)對本地本單位檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行全面研究，提高建設(shè)的科學(xué)性。

開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)有序建設(shè)檔案信息系統(tǒng)體系，全面構(gòu)建檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的基礎(chǔ)平臺(tái)。充分運(yùn)用政務(wù)云、互聯(lián)網(wǎng)，構(gòu)建電子文件歸檔、電子檔案接收及數(shù)字檔案資源利用服務(wù)等工作平臺(tái)；切實(shí)加強(qiáng)專用局域網(wǎng)絡(luò)及設(shè)施設(shè)備建設(shè)，部署數(shù)字檔案管理、音視頻檔案采編、檔案開放鑒定、檔案數(shù)據(jù)挖掘加工等系統(tǒng)，構(gòu)建館（室）藏檔案數(shù)字資源集中管理、長期安全保存、檔案數(shù)據(jù)化處理、檔案服務(wù)產(chǎn)品加工及備份工作平臺(tái)；做好有關(guān)系統(tǒng)的對接兼容、互聯(lián)互通工作，各項(xiàng)工作和檔案數(shù)據(jù)能順暢銜接，共建共享。

開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)把檔案數(shù)字資源建設(shè)及管理與利用作為核心內(nèi)容。除有序推進(jìn)傳統(tǒng)檔案數(shù)字化、電子檔案接收，構(gòu)建豐富的檔案數(shù)字資源以外，加快構(gòu)建覆蓋全部館（室）藏的檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫，并根據(jù)館藏特色和檔案利用需求，逐步建立各類專題檔案數(shù)據(jù)庫，有序推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化。

開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)應(yīng)把人才隊(duì)伍作為推進(jìn)建設(shè)的關(guān)鍵，加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍培訓(xùn)、觀摩和實(shí)踐訓(xùn)練，構(gòu)建數(shù)字檔案館（室）建設(shè)人才體系。各地著力培養(yǎng)熟悉信息化建設(shè)及檔案業(yè)務(wù)、具有一定統(tǒng)籌規(guī)劃和組織管理能力的核心人才；綜合檔案館工作人員樹立信息化思維，具備依托信息技術(shù)謀劃、推動(dòng)工作的能力；機(jī)關(guān)檔案人員具備組織開展電子文件歸檔與移交工作的能力；企事業(yè)單位檔案部門著力培養(yǎng)兼具檔案管理和信息化建設(shè)能力的復(fù)合型人才；應(yīng)積極采取引進(jìn)技術(shù)人才、購買服務(wù)等方式，建立本地化信息技術(shù)保障隊(duì)伍。