關于醫(yī)院合同控制業(yè)務的幾點思考

龍江和

摘要：隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和現(xiàn)代管理制度的不斷完善，訂立和履行合同成為醫(yī)院對外明確權(quán)利義務關系、開展經(jīng)濟活動的主要形式。由于合同本身兼具信息載體和證據(jù)功能，因此，合同控制對醫(yī)院建立健全內(nèi)控制度和有效開展內(nèi)控工作至關重要。本文基于內(nèi)部控制相關理論及方法，結(jié)合醫(yī)院合同管理工作實務，探討醫(yī)院合同控制中存在的問題和原因，有針對性地提出改進措施。加強醫(yī)院合同控制，對有效防止或發(fā)現(xiàn)并糾正相關問題，降低醫(yī)院經(jīng)營風險和法律風險具有重要意義。

關鍵詞：醫(yī)院;合同控制;問題;改進建議

前言

為進一步提高行政事業(yè)單位內(nèi)部管理水平，加強廉政風險防范，黨和國家高度重視行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設，先后出臺《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》《關于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設的指導意見》《關于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎性評價工作的通知》等文件，這對醫(yī)院建立健全內(nèi)部控制制度、切實開展內(nèi)部控制工作提供了制度保障、指明了改進方向、明確了建設要求。

一、醫(yī)院合同控制中存在的問題

（一）對合同風險認識不足

通常情況下，醫(yī)院領導大多是學醫(yī)出身，他們精通業(yè)務、善于管理，但普遍缺乏與合同相關的法律知識，對合同控制及其重要性更是知之甚少，容易忽視訂立和履行合同將會給醫(yī)院帶來的經(jīng)濟和法律風險。由于醫(yī)院涉及的經(jīng)濟業(yè)務較多，一個完整的合同管理周期需要較長的時間，當一般經(jīng)濟事項帶來的合同風險因沒有得到控制而累積到一定程度時，必然會對醫(yī)院的經(jīng)營管理帶來重大不利影響。

（二）部門間權(quán)責不明晰

醫(yī)院是兼具企業(yè)和行政單位特點的復雜經(jīng)濟組織，經(jīng)濟活動形式多樣、合同種類繁多，雖以醫(yī)院整體作為合同主體、履行職責，但內(nèi)部可能涉及需要多部門協(xié)調(diào)配合才能實現(xiàn)合同目的。傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式是一種典型的事業(yè)部制組織結(jié)構(gòu)，部門間職能邊界不清晰、工作銜接不到位、業(yè)務上存在交叉，容易出現(xiàn)多頭管理的現(xiàn)象。

（三）專業(yè)人才匱乏

在醫(yī)院很少配備專業(yè)人員進行合同管理，崗位職責多由其他崗位人員兼任履行，由于沒有受過正規(guī)的法律教育，缺乏系統(tǒng)的法律知識和談判經(jīng)驗，不能明確醫(yī)院在談判過程中的得失，無法科學制定下一步的談判策略。在合同訂立時很少使用格式文本或者規(guī)范的合同示范文本，常常會出現(xiàn)文字不嚴謹、表述不準確的情況，嚴重影響合同的質(zhì)量，也為后續(xù)產(chǎn)生合同糾紛埋下了隱患。他們很難準確識別和評估合同所涉及的各種風險，更無法采取有效的措施進行應對，未能發(fā)揮合同控制的作用。

（四）管理流程不規(guī)范

許多醫(yī)院都有自己的合同管理制度和相應的崗位職責，但由于制度本身不完善，流程不標準，合同管理手段落后，沒有利用網(wǎng)絡資源實現(xiàn)共享和跟蹤查詢[1]，在醫(yī)院日常的經(jīng)濟活動中，常常是各職能部門根據(jù)自身業(yè)務需要，在尚未進行資信情況、履約能力和違法違規(guī)調(diào)查的情況下，直接與外界聯(lián)系、選擇合作對象;在沒有審計、財務、法律等相關部門人員參與的情況下，業(yè)務部門與對方進行簡單洽談，雙方達成一致意見后，由經(jīng)辦部門向主管院長匯報情況，獲得批準后按照雙方意思表示擬訂合同，由醫(yī)院辦公室蓋章并轉(zhuǎn)交醫(yī)院法人代表或者其授權(quán)簽署合同的人員簽章。這樣的合同管理流程缺乏對合同條款的論證程序，沒有發(fā)揮部門間的內(nèi)部牽制作用，合同款結(jié)算不受醫(yī)院的預算控制的約束，常常出現(xiàn)無預算或超預算簽訂合同的情況，不僅影響醫(yī)院的預算執(zhí)行情況，還容易給醫(yī)院帶來法律和經(jīng)營風險。

（五）缺乏必要的監(jiān)督

鑒于醫(yī)院合同管理現(xiàn)狀，與之相關的內(nèi)部控制形同虛設，除需提交院長辦公會集體討論的重大經(jīng)濟事項涉及的合同外，各部門在訂立及履行合同的事項上，常常越過內(nèi)審及監(jiān)察部門。在未參與到合同前期準備工作、合同簽署過程及合同具體執(zhí)行的情況下，內(nèi)審及監(jiān)察部門僅通過檢查文件資料、詢問經(jīng)辦人員的做法，不能對合同控制在設計和執(zhí)行過程中存在的缺陷做出客觀評價，也無法將發(fā)現(xiàn)的問題及時準確地反饋給醫(yī)院領導層，合同管理游離于內(nèi)審和監(jiān)察部門的監(jiān)督之外。

二、改進醫(yī)院合同控制的措施

（一）加強宣傳教育

制度保障和領導支持是醫(yī)院各項工作得以順利進行的重要基礎，可以通過定期開展專題培訓會，對醫(yī)院領導干部及相關人員進行引導和宣傳，使他們能夠正確理解合同管理的理念、流程及重要性，充分認識到合同控制是一個動態(tài)、全過程和系統(tǒng)性的管理活動，提高防范合同風險的意識并能夠自覺運用到醫(yī)院的各項經(jīng)濟活動中，明確自己在合同控制中的職責和權(quán)限，努力推進醫(yī)院合同控制工作的順利開展。醫(yī)院應當建立健全合同管控制度，并將其落實，設立專門的合同歸口管理部門，負責合同管理工作，及時、全面掌握合同訂立及履行情況并定期向醫(yī)院領導層匯報。為確保歸口管理部門順利開展工作，醫(yī)院在軟硬件設施、人員配備及經(jīng)費保障方面要給予足夠的支持。

（二）明確各部門權(quán)責

由于醫(yī)院合同總量大、涉及面廣，應當逐步建立起歸口管理與二級管理相結(jié)合的合同管理體系。對合同實行歸口管理可以有效防止重復管理、多頭管理的現(xiàn)象。合同歸口管理部門需要履行以下職責：1、根據(jù)醫(yī)院的經(jīng)營特點和相關法律法規(guī)要求，確定合同業(yè)務的程序、合同資料的歸檔期和保存期;2、對合同的重大問題進行研究，列出各種可能的選擇，綜合分析利弊得失;3、負責對業(yè)務部門提交審查的合同提出審核意見，供領導層決策參考;4、參與醫(yī)院重大工程、采購及投資項目的談判;5、處理各類合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等相關工作;6、管理醫(yī)院合同專用章，建立合同臺賬;7、對各類合同進行登記和歸檔管理等。采購、人事、總務、科教及其他科室作為二級管理部門，應當協(xié)助歸口管理部門進行合同控制，從自身角度及管理權(quán)限出發(fā)，嚴格按照合同業(yè)務程序，處理與本部門業(yè)務活動相關的合同，并及時向歸口管理部門匯報合同執(zhí)行進度和可能遇到的困難。同時，歸口管理部門也要及時將二級管理部門匯報的情況反饋給醫(yī)院領導層，便于領導全面了解醫(yī)院合同控制情況，統(tǒng)籌安排院內(nèi)各項工作。

（三）注重人才培養(yǎng)

醫(yī)院合同控制能否有效實施，取決于合同管理人員素質(zhì)高低。合同管理作為醫(yī)院內(nèi)部控制的關鍵崗位之一，注重專業(yè)性和時效性，在人員的選定的過程中要十分審慎，相關人員應當具備履行崗位職責所要求的資格和能力，如了解醫(yī)院的業(yè)務流程，具有相關經(jīng)驗，熟悉法律知識，掌握談判技巧等。合同管理人員需要履行以下職責：1、通過電話訪問、網(wǎng)絡查詢等手段，結(jié)合對方提交的佐證材料，對合同對方的資信情況、履約能力和違法違規(guī)進行初步審核并提出初審意見;2、參與談判，并在談判記錄上簽字確認;3、確認《合同審批表》是否已經(jīng)過適當審批，按照既定的編號規(guī)則對合同進行編號，根據(jù)所附資料登記合同臺賬;4、在《合同審批表》上注明備案時間并簽字確認。由于簽訂的合同內(nèi)容多、專業(yè)面廣，醫(yī)院還應當加強對合同管理人員的業(yè)務培訓和職業(yè)道德教育，使其在業(yè)務水平和綜合素質(zhì)方面得到不斷提升，更好地履行合同管理工作。要求合同管理人員正確使用合同示范文本，因為合同示范文本是本行業(yè)多年經(jīng)驗的總結(jié)，具有全面、準確、嚴謹?shù)奶攸c，有很強的操作性，有利于堵塞由于合同管理人員法律水平和語言水平而產(chǎn)生的漏洞，有利于明確合同主體的責任，降低醫(yī)院面臨的法律風險。

（四）規(guī)范控制流程

醫(yī)院合同管理主要涉及合同的訂立、履行、補充、變更及終止等環(huán)節(jié)，涉及部門廣、程序多，應從金額和性質(zhì)兩個方面對合同進行重要性判斷，將合同分為重大合同、重要合同和一般合同，按照授權(quán)審批制度對簽署合同的人員設置不同的審批權(quán)限，對影響重大或法律關系復雜的合同文本，應組織業(yè)務部門、法律部門、財會部門等相關部門，進行聯(lián)合審核。一般來說，合同業(yè)務包括合同前期準備、合同訂立、合同執(zhí)行、合同后續(xù)管理等環(huán)節(jié)[2]。

1、在合同前期準備階段，需要確定合同業(yè)務符合醫(yī)院日常運營及學科發(fā)展需要，確保合同目標與醫(yī)院的戰(zhàn)略目標一致;協(xié)調(diào)好合同的內(nèi)容、技術和時間，使其具有可行性;充分考慮醫(yī)院的預算安排，不得在無預算或超預算的情況下訂立合同;合同雙方均有較好的履約能力，能夠有效降低違約風險，促進合同目的的實現(xiàn)。

2、在合同訂立過程中，要選擇適當?shù)暮贤问健⒄J真分析合同條款，不能忽略合同重大問題或者在重大問題上做出不當讓步，堅決維護醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害;實行不相容崗位相互分離、相互制約、相互監(jiān)督，不能由同一崗位完成詢價及確定供應商、參與合同談判及簽訂合同等工作。

3、在合同執(zhí)行過程中，如需簽訂補充協(xié)議、變更合同內(nèi)容，或者發(fā)生轉(zhuǎn)讓、終止事由的，須及時向合同歸口管理部門匯報，并嚴格按照醫(yī)院有關規(guī)定處理;變更后的合同按照新簽訂的合同，重新履行合同審批流程;根據(jù)國家規(guī)定須經(jīng)有關部門審查批準的，應及時完善有關手續(xù)，且在獲得批準后合同才能正式生效;出現(xiàn)合同糾紛時，要充分收集對方違約證據(jù)并及時按照合同約定追究對方的違約責任。

4、在合同的后續(xù)管理階段，需要在規(guī)定的期限內(nèi)對合同及相關資料進行分類管理、歸檔保存;對本年度合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行深入分析，對存在的不足及時加以改進;明確合同流轉(zhuǎn)、借閱和歸還的職責權(quán)限和審批程序;根據(jù)醫(yī)院管理需要，可按照合同資料泄密對醫(yī)院利益的損害程度對合同設置保密級別，并進一步加強合同信息的安全保密工作;在保存期限屆滿前，任何部門及個人不得銷毀、廢棄任何性質(zhì)的合同及資料。

（五）實施內(nèi)部監(jiān)督

醫(yī)院內(nèi)審及監(jiān)察部門應參與重要合同的談判與審核工作，定期檢查合同管理相關制度，判斷其能否適應醫(yī)院發(fā)展及市場需要，存在問題的督促歸口管理部門及時完善;不定期抽查醫(yī)院合同審批記錄、合同驗收文件，合同補充、變更或解除的相關資料、會議紀要;審核合同簽署人員是否在權(quán)限范圍內(nèi)、合同是否連續(xù)編號、以及是否采用標準格式等。通過對合同業(yè)務事前、事中和事后的監(jiān)督，以醫(yī)院合同控制的目標為基礎，評價合同控制的設計和執(zhí)行情況，確保與合同相關的內(nèi)部控制能夠持續(xù)有效的發(fā)揮作用。

結(jié)束語

醫(yī)院進行合同控制，是為了降低經(jīng)營和法律風險，維護醫(yī)院的合法權(quán)益，提高運行的效率和效果，需要有良好的內(nèi)部環(huán)境，得到領導的重視和支持;有明確的歸口管理部門，履行合同管理職責;有專業(yè)的人員從事相關工作，進行合理的風險評估，采取適當?shù)膽獙Υ胧?有完善的制度和規(guī)范的流程，并得到認真的執(zhí)行;審計、監(jiān)察等部門充分發(fā)揮監(jiān)督職能，確保有關控制能夠持續(xù)有效地運行。

參考文獻：

[1]于筠.如何構(gòu)建醫(yī)院合同控制體系[J].中國內(nèi)部審計，2016，（8）.

[2]張慶龍.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設原理與操作實務[M].北京：電子工業(yè)出版社，2017.