事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升研究

摘要：事業(yè)單位指的是承擔(dān)國(guó)家相關(guān)公益、福利性事業(yè)的服務(wù)性職能機(jī)構(gòu)，比如醫(yī)療、教育等組織機(jī)構(gòu)。事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作主要是為了給單位內(nèi)部行政管理提供可行性的參考憑據(jù)，并且此項(xiàng)工作是事業(yè)單位行政管理活動(dòng)中的一項(xiàng)重要組成，提升干部人事檔案管理工作與服務(wù)效率有利于事業(yè)單位體制改革的推進(jìn)。因此，本文主要通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出事業(yè)單位干部人事檔案管理及服務(wù)效率提升策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;服務(wù)效率

一、引言

事業(yè)單位干部人事檔案管理也就是用特有的圖片或文字，對(duì)單位內(nèi)部人事管理信息資源進(jìn)行歷史發(fā)展記錄及綜合性整理工作。開(kāi)展檔案信息化工作是單位管理活動(dòng)中一項(xiàng)極其重要的內(nèi)容。在現(xiàn)階段信息化進(jìn)程高速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位干部人事檔案管理傳統(tǒng)模式已經(jīng)不能適應(yīng)單位體制改革發(fā)展，人們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的簡(jiǎn)單認(rèn)識(shí)，檔案管理工作不應(yīng)當(dāng)僅僅是對(duì)人事檔案的查閱與保管。

二、事業(yè)單位干部人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）、制度不健全，存在缺陷

在事業(yè)單位中由于人員的流動(dòng)性過(guò)大，容易致使單位工作人員在對(duì)人事進(jìn)行管理的過(guò)程中忽視相關(guān)制度與規(guī)定，出現(xiàn)人事交接隨意，甚至擅自變更檔案信息等現(xiàn)象，使得人事檔案內(nèi)容缺乏真實(shí)性與可靠性。此外，由于對(duì)檔案的管理不夠嚴(yán)格，對(duì)檔案材料的管理不夠集中，使得檔案不隨人才的流動(dòng)而傳遞，導(dǎo)致人與檔案分離及斷檔的現(xiàn)象發(fā)生。這最終使得事業(yè)單位對(duì)人才的管理不到位，進(jìn)而產(chǎn)生了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）、檔案管理意識(shí)薄弱

大多數(shù)事業(yè)單位因檔案管理人員隊(duì)伍不健全，未安排專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，使得相關(guān)工作人員往往對(duì)檔案管理工作不夠重視，同時(shí)缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)，難以將全部的精力投入到單位干部人事檔案管理工作中。最終導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的收集、歸檔工作完成不及時(shí)的現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，有相當(dāng)一部分檔案管理人員因未受到系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)，致使檔案管理工作的質(zhì)量與效率偏低。

（三）、檔案管理的方式不夠科學(xué)

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多材料都需要使用統(tǒng)一的規(guī)格即A4紙規(guī)格。但對(duì)于干部檔案材料則通常使用16開(kāi)規(guī)格，這導(dǎo)致需要對(duì)干部檔案相關(guān)的紙質(zhì)材料進(jìn)行進(jìn)一步的加工等，而這樣的工作環(huán)節(jié)所耗費(fèi)的時(shí)間與精力并不少，檔案管理人員不得不抽出時(shí)間完成大量的零散工作，這些大量且重復(fù)性高的基礎(chǔ)工作使得檔案管理的效率極其低下。

（四）、檔案管理的信息化程度偏低

隨著我國(guó)近些年大數(shù)據(jù)信息化發(fā)展水平的不斷提高，信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，并在各行各業(yè)中發(fā)揮著巨大的作用。信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)也在各事業(yè)單位中被普遍使用，使得單位的管理工作效率得到了有效提升。而在開(kāi)展干部人事檔案管理工作的過(guò)程中，信息化專(zhuān)業(yè)技術(shù)雖然也得到了廣泛應(yīng)用，但一些更科學(xué)以及更先進(jìn)的技術(shù)并沒(méi)有在單位內(nèi)部被充分挖掘與利用。比如，僅僅是將一些簡(jiǎn)單的檔案信息通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入，將這些基礎(chǔ)化的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化，而沒(méi)有進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)紙化閱讀。一些檔案信息仍被采取手工操作，這使得檔案管理工作量巨增，從而導(dǎo)致檔案管理的工作效率難以得到提升。

四、事業(yè)單位檔案管理及服務(wù)效率提升策略研究

（一）、規(guī)范化檔案管理制度

事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)針對(duì)干部人事檔案管理材料中所存在的問(wèn)題進(jìn)行規(guī)范。比如，需要對(duì)檔案內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、檔案信息的填寫(xiě)不夠規(guī)范等問(wèn)題進(jìn)行修正，從而制定出更科學(xué)的管理制度與規(guī)范。一方面，單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理工作的原則性，使其在制度的約束下健全檔案管理制度，使得檔案管理工作過(guò)程中各個(gè)程序的執(zhí)行都能有章可循，同時(shí)還能夠提高檔案信息的準(zhǔn)確性。另一方面，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地按照相關(guān)檔案管理辦法及條例規(guī)定開(kāi)展檔案管理工作。單位需要根據(jù)自身的實(shí)現(xiàn)發(fā)展情況，制定檔案查閱、借閱、收集、鑒別、檢查、保管保密等工作流程，還需要確保各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性，并且應(yīng)當(dāng)將責(zé)任落實(shí)到檔案管理部門(mén)的各個(gè)崗位。此外，還需要建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。單位對(duì)于表現(xiàn)好的員工應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于表現(xiàn)差的員工在執(zhí)行相應(yīng)懲罰的同時(shí)還需要及時(shí)幫助其對(duì)工作進(jìn)行改進(jìn)。最后，對(duì)懲罰制度進(jìn)行規(guī)范，應(yīng)當(dāng)避免信息被擅自涂改、偽造的違法行為發(fā)生。在產(chǎn)生檔案信息損毀或丟失的后果時(shí)，還應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)條例追究當(dāng)事人的責(zé)任。

（二）、建立數(shù)字信息化檔案管理機(jī)制

事業(yè)單位的基礎(chǔ)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)基于行之有效的檔案管理機(jī)制才能得以順利開(kāi)展。比如，單位可以應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、身份信息認(rèn)證程序、掃描信息技術(shù)等，建立并健全有效的數(shù)字信息化檔案管理機(jī)制，確保管理及服務(wù)效率得以提升。

（三）、建立先進(jìn)的檔案管理模式

一是對(duì)事業(yè)單位干部人事檔案管理進(jìn)行體系化建設(shè)也就是通過(guò)有效的方式將處于同一系統(tǒng)的個(gè)人信息進(jìn)行整體性的重塑，使各項(xiàng)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)重新融合的過(guò)程。其主要目的是確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與兼容性。二是進(jìn)行互動(dòng)式的管理模式建設(shè)。應(yīng)盡量避免事業(yè)單位在檔案管理工作中僅將單一信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，應(yīng)加強(qiáng)其互動(dòng)性的管理模式建設(shè)?；?dòng)性的檔案管理模式可以使得檔案管理服務(wù)質(zhì)量得以有效提升。三是還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理部門(mén)員工的專(zhuān)業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)能力是事業(yè)單位有效開(kāi)展檔案管理工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。四是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理模式建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理工作的自動(dòng)化建設(shè)是單位內(nèi)部開(kāi)展檔案管理工作不可或缺的一項(xiàng)內(nèi)容，是檔案管理工作進(jìn)行信息查詢(xún)與數(shù)據(jù)應(yīng)用的必然需求。信息化數(shù)據(jù)查詢(xún)專(zhuān)業(yè)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)于檔案查詢(xún)工作的順利開(kāi)展有著一定的促進(jìn)作用，其對(duì)事業(yè)單位檔案管理模式也提出了新的需求，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理模式建設(shè)有利于工作人員批量處理查詢(xún)檔案信息，進(jìn)而提高管理工作的效率。

（四）、建立檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)

數(shù)字化信息干部人事檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息快速查詢(xún)、檔案信息準(zhǔn)確輸出，有利于事業(yè)單位之間對(duì)行政管理信息的有效傳遞與使用。事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字信息化的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。 一方面是數(shù)字化的信息專(zhuān)業(yè)技術(shù)使得事業(yè)單位干部人事檔案管理工作有了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)與可靠平臺(tái)。另一方面，在事業(yè)單位管理機(jī)制的改革進(jìn)程中，檔案管理工作的信息化為單位管理層做出相關(guān)決策提供了行之有效的數(shù)據(jù)化信息支撐。此外，與傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作相比，數(shù)字信息化應(yīng)用于檔案管理工作使得檔案信息的查詢(xún)程序更簡(jiǎn)單、檔案信息的準(zhǔn)確率更高。

（五）、強(qiáng)化工作人員檔案管理意識(shí)

一方面，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，建立并強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。單位在組建檔案管理隊(duì)伍時(shí)應(yīng)盡可能選擇專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)，有職業(yè)素養(yǎng)的人才。同時(shí)，事業(yè)單位還需要投入相當(dāng)?shù)墓芾斫?jīng)費(fèi)，完善內(nèi)部檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。另一方面，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在單位內(nèi)部定期宣傳干部人事檔案管理工作，營(yíng)造良好檔案管理工作氛圍，提升管理人員的重視程度。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，可以定期組織專(zhuān)業(yè)性的培訓(xùn)課程，整體性地提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠更好地為檔案管理工作提供有效的服務(wù)。

結(jié)語(yǔ)：

總而言之，目前我國(guó)有相當(dāng)一部分事業(yè)單位在干部人事檔案管理工作中仍存在著檔案信息不準(zhǔn)確、不完整，檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)不過(guò)關(guān)，檔案管理工作在單位內(nèi)部日常管理工作中不受重視等問(wèn)題。而應(yīng)用數(shù)字信息化等有效模式能夠降低事業(yè)單位干部人事檔案管理工作運(yùn)行成本，使得事業(yè)單位內(nèi)部行政管理服務(wù)效率能夠得以有效提升。

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作者簡(jiǎn)介：孔泉森（1992.7.30），男，漢，河南孟津縣，本科，館員，研究方向：檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。