新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

王華瑛 王旭暉

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我國事業(yè)單位的工作形式發(fā)生了變化，為了提升事業(yè)單位的檔案管理工作，需要將信息化引入其中。本文首先分析新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理存在的問題，如信息化水平低，基礎(chǔ)設(shè)施落后，管理人員素質(zhì)低;接著分析新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑，以此優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理信息化

引言：新時(shí)代經(jīng)濟(jì)的發(fā)展離不開事業(yè)單位，為了推動事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)搭建與新時(shí)代相符合的信息化管理體系。檔案能記錄人員的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷以及其他的一些政治面貌的信息。當(dāng)前，事業(yè)單位在人才招聘、錄用中都需用到檔案，這要求相關(guān)人員和部門要做好檔案管理工作，推動事業(yè)單位更好地發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化水平較低

當(dāng)前，事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理工作時(shí)，會構(gòu)建信息化的檔案平臺，但一些管理人員在管理檔案時(shí)，會出現(xiàn)服務(wù)工作督促不細(xì)致的現(xiàn)象，使得工作人員無法完善和歸類檔案。還有一些事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化管理時(shí)，不能有效、及時(shí)地處理檔案中存在的問題，制定的方案不細(xì)致、不合理，這無法發(fā)揮檔案信息化管理的價(jià)值。

（二）檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后

當(dāng)前，我國事業(yè)單位在檔案管理中資金存在不足，設(shè)施更新的速度較慢，基礎(chǔ)設(shè)施較為落后，無法優(yōu)化檔案資源。另外，雖然一些事業(yè)單位會搭建信息化平臺，推進(jìn)檔案工作的匯總，但實(shí)際的信息化處理依然停留在手工檢索、收集上，這導(dǎo)致檔案管理的效率低下。

（三）檔案管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前，我國檔案管理人員的管理能力較低，一些人員并沒有接受系統(tǒng)化的培訓(xùn)，專業(yè)性較低，自身知識儲備也不會高，在管理檔案時(shí)依然運(yùn)用傳統(tǒng)的思維，這會影響檔案信息化管理的發(fā)展。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

（一）搭建信息化管理模式

檔案管理工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性，傳統(tǒng)的信息化管理存在管理效率低下、軟件系統(tǒng)不兼容等問題，這不利于推進(jìn)文件檢索工作的發(fā)展，還會影響檔案的信息化處理[1]。由此，事業(yè)單位要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化、電子化管理，讓事業(yè)單位的各部門共享檔案信息，提升管理工作的效率。另外，事業(yè)單位的管理人員要創(chuàng)新管理平臺系統(tǒng)，開發(fā)系統(tǒng)性的軟件，合理、科學(xué)地操控平臺，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)自動化、智能化、科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案資料的計(jì)算、查詢等工作。

在搭建管理模式時(shí)，管理人員要建構(gòu)電子文檔體系，全面錄入信息，高效管理檔案信息資源;還要拓展檔案信息模式，改變單一的管理模式，提升檔案管理的能力，科學(xué)、合理分析各部門和其中的檔案人員。在管理檔案信息服務(wù)時(shí)，要對檔案信息進(jìn)行明確，羅列清晰的資料，為用戶提供更高效、便捷的服務(wù)，讓管理人員實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程管理功能。

管理人員還要完善檔案資料的編輯體系，做好每個(gè)員工檔案資料的編輯工作，可立足基礎(chǔ)信息編輯檔案。管理人員也可順應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需求，適當(dāng)延伸檔案信息編輯工作，科學(xué)整理各類員工的數(shù)據(jù)信息，總結(jié)、分析有價(jià)值的信息，優(yōu)化設(shè)計(jì)事業(yè)單位檔案的編輯流程，提升檔案資料編輯的質(zhì)量。

（二）構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

管理人員在檔案信息化建設(shè)中的作用是不容忽視的，這會影響信息化建設(shè)的水平。事業(yè)單位要培養(yǎng)管理的人才，不僅要關(guān)注管理人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)水平，還要定期對他們展開培訓(xùn)，提升他們的專業(yè)能力、管理能力[2]。事業(yè)單位也要構(gòu)建信息化的培訓(xùn)體系，讓管理人員了解信息管理技術(shù)，能夠?qū)W習(xí)其中的管理方式，推動檔案管理的創(chuàng)新。事業(yè)單位還要考慮本身的實(shí)際需求，完善人才隊(duì)伍的建設(shè)，引入高素質(zhì)、科學(xué)的人才，讓管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)有所提升，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)。

（三）健全檔案信息化管理機(jī)制

事業(yè)單位在檔案管理中存在資源浪費(fèi)、低效的特點(diǎn)，需要對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，讓管理績效有所提升，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要意識到檔案管理信息化的重要性，要促進(jìn)管理體系的內(nèi)在發(fā)展[3]。各部門也要做好調(diào)配的工作，要良好的配合和交流。事業(yè)單位還要完善考核制度，在薪酬管理中加入信息化建設(shè)，加強(qiáng)人員之間的配合，提升人員工作的意識。事業(yè)單位還要加強(qiáng)獎懲制度，讓檔案管理人員做好自身的工作，發(fā)揮自身的價(jià)值，更好地發(fā)展檔案信息化管理。另外，在新時(shí)代下，要做好檔案的共享性，事業(yè)單位在建設(shè)信息化時(shí)，要明確信息化管理體系，讓信息化管理具有標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，做好檔案錄入的文字、格式、標(biāo)識等工作，在檔案管理中要使用統(tǒng)一的軟硬件，為檔案管理的共享奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)軟硬件的建設(shè)

為了促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，各事業(yè)單位需要在建設(shè)中加入更多的資金，加強(qiáng)信息化管理平臺的軟硬件體系的建設(shè)。為此，事業(yè)單位要引入各種先進(jìn)的設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計(jì)算機(jī)等，讓檔案管理體系更加智能化、數(shù)字化。技術(shù)人員也要完善光盤檢索、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)等工作。為了提升信息化管理的效率，各部門也要積極引入各類檔案管理的軟件，要不斷更新這些軟件，提升信息采集、管理、服務(wù)的自動化系統(tǒng)，提升檔案管理的容量。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位要做好檔案管理工作，需要加強(qiáng)、創(chuàng)新檔案管理信息化，改變傳統(tǒng)的管理思想，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。事業(yè)單位要順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需求，加大資金投入，提升管理人員的素質(zhì)，讓自身獲得穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]孫弘.談信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作改革和創(chuàng)新[J].蘭臺內(nèi)外，2020（36）：47-48.

[2]李國源.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)新方式分析[J].城建檔案，2020（12）：84-85.

[3]石淼.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].商訊，2020（36）：171-172.