淺談事業(yè)單位人事檔案信息化管理的思考

周新永

摘要：科學技術的不斷發(fā)展，信息化管理模式在各行各業(yè)中已經(jīng)廣泛普及，尤其是在事業(yè)單位的人事檔案管理工作當中，更要充分地融入信息化管理模式，以此來保障人事檔案信息的安全性。在事業(yè)單位當中，人事檔案詳細地記錄著個人信息，也方便了企業(yè)高層領導對員工基本工作狀況的了解。但在信息化模式的管理要求下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)版人事檔案管理方式，已無法滿足事業(yè)單位的人事檔案的發(fā)展要求，需要充分借助信息化管理優(yōu)勢，確保事業(yè)單位人事檔案的安全性。本文主要就檔案信息化管理必要性、檔案管理中存在的問題、信息化檔案管理方法進行分析。

關鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;信息管理;方式方法

人事檔案詳細地記錄著事業(yè)單位人員的工作業(yè)績、個人工作經(jīng)驗、思想工作等各方面內(nèi)容，由事業(yè)單位個人為基礎，統(tǒng)一由人事部門進行保存管理的重要檔案管理方式。也是高層機關干部提拔、體恤人事干部的關鍵依據(jù)。隨著檔案材料的不斷增加，需要對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行改革創(chuàng)新，應積極順應信息化管理模式中的優(yōu)勢，來維護事業(yè)單位人員的信息安全，同時也是組織和事業(yè)部門對員工信息高度重視的重要表現(xiàn)，在事業(yè)單位業(yè)務往來過程中，避免不了會產(chǎn)生大量的人事信息檔案，并涉及到個人的全面信息，具有較高的保存價值，因此事業(yè)單位應注重采用信息化管理方法，重視對員工信息的利用與保護。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題

（一）人事單位信息管理系統(tǒng)存在漏洞

事業(yè)單位在進行人事檔案管理之前，應建立一套完整的管理設備以此作為支撐，保障信息人事檔案信息管理的安全性。但目前的事業(yè)單位在檔案信息管理工作上依舊存在著漏洞，隨著信息技術的廣泛普及，應充分在人事檔案管理當中融入信息技術和計算機技術，使信息化管理模式更加充分地應用到人事檔案管理當中。一些事業(yè)單位尚未健全完整的檔案管理系統(tǒng)，并且只是簡單地將計算機設備應用到檔案信息管理當中，導致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性的管理方法，在資料整理過程中嚴重缺乏規(guī)范性，并且檔案管理工作當中信息化管理模式的融合度不高。

（二）人事檔案管理缺乏統(tǒng)一信息化管理標準

只有充分融入信息化管理方法，才能確保事業(yè)單位的人事檔案管理工作有效進行，在工作展開之前應明確統(tǒng)一的管理標準，以此作為事業(yè)單位開展認識檔案管理工作的重要前提。但在實際管理過程中有些部門為了實現(xiàn)利益最大化，忽視了信息化管理的標準?，F(xiàn)階段人事檔案管理由于缺乏統(tǒng)一的管理方法，將會影響人事檔案的信息化管理模式進程，難以形成統(tǒng)一管理的標準阻礙了人事檔案管理工作的進程。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

對于事業(yè)單位的人事檔案管理工作來說，主要是依靠檔案管理人員的綜合素質(zhì)，因此相關部門應重視檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，信息化管理模式的優(yōu)勢是將事業(yè)單位工作人員的信息準確的登記到管理系統(tǒng)當中，因此需要重視檔案管理人員的信息化思想，以此來滿足事業(yè)單位管理人員的素質(zhì)需要。但現(xiàn)階段管理人員的年齡偏高，雖然經(jīng)驗較為豐富但信息化管理經(jīng)驗不充足，對信息化技術的管理模式無法認同，在短時間內(nèi)無法接受信息化的管理方法，對新鮮事物的接收能力較差。因此需要制定更加有針對性的方法，幫助管理人員完善信息管理方法，調(diào)整管理方式并制定最有效的管理方法，并在事業(yè)檔案人事檔案管理工作中對工作人員進行培訓，培養(yǎng)管理人員對新鮮事物的接收方法。

二、提升事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

（一）提升人事檔案管理工作的管理效率

事業(yè)單位對國民經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮著關鍵作用，因此更要重視人事檔案管理的方式，需要制定有效的方式來提升管理人員的工作質(zhì)量，對管理方式中存在的問題進行優(yōu)化處理，使檔案管理者能夠充分發(fā)揮自身職能。人事檔案管理的工作是各事業(yè)單位工作中的重點內(nèi)容。事業(yè)單位的檔案管理工作主要針對全體員工，信息化管理方式將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變成電子檔案，在一定程度上確保了人事檔案的安全性，借助信息設備進行管理，為人事部門提供了更充足的空間，使管理人員工作更加方便快捷，工作效率明顯提升。

（二）降低人事檔案的管理成本

各個事業(yè)單位的檔案管理方面的工作，也需要充足的管理成文作為支持，工作難度在與人事檔案的收集和儲存上，紙質(zhì)版材料在儲存過程中需要進行防塵防潮處理，并需要專業(yè)的人員進行看護修理，需要耗費更多的精力、人力，但在信息化模式下的檔案管理模式，只需要一臺電子設備就能儲存信息量巨大的人事檔案信息，隨時能夠完成檔案調(diào)取工作，簡化了檔案管理流程，大大降低了人事檔案管理的安全性。

三、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的優(yōu)化方案

（一）建立完整的管理制度、提升檔案管理安全性

為確保檔案管理內(nèi)容的信息化發(fā)展，需要建立健全完善的管理制度，并將管理制度積極地落實到各個環(huán)節(jié)當中，檔案管理人員要明確檔案建設的各環(huán)節(jié)內(nèi)容，注重理論與實踐相結(jié)合的方式對檔案管理人員的工作態(tài)度、行為進行統(tǒng)一化管理，確保檔案管理流程的穩(wěn)定性。也要提升檔案管理的安全意識，信息技術是維持事業(yè)檔案正常運行的基礎，在工作過程中不得使用公用電腦做與工作無關的事情，管理者在每天下班之前要對計算機進行查詢，對違反管理制度者進行懲罰處理。

（二）積極引進先進的檔案管理軟件

事業(yè)單位的人事檔案決定著信息安全，對經(jīng)濟發(fā)展發(fā)揮著促進作用，更應該重視檔案管理的信息化，信息數(shù)據(jù)庫工作人員應注重軟件的開發(fā)和創(chuàng)新，積極引進先進的管理制度，逐漸提升檔案管理信息化工作效率。領導人員有權(quán)對人事檔案遠程操控和查詢，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案貢獻功能。在確保檔案安全性的同時減輕管理人員的工作壓力。實現(xiàn)信息共享在第一時間對事業(yè)單位工作人員檔案進行查看，進一步提升了工作效率、檔案備份是對事業(yè)單位信息的雙層保護，避免因個人操作失誤出現(xiàn)信息丟失現(xiàn)象。

（三）加大資金投入力度、重視檔案管理人才培養(yǎng)

為盡快完善事業(yè)單位檔案信息化管理模式，事業(yè)單位部門更應該加大資金投入力度，將信息管理儀器配備全面，計算機、掃描儀、打印設備等等，建立健全信息化管理體系，才能確保人事檔案的安全性，同時也要對人事信息庫進行多種防護處理。同時也要注重對檔案管理工作人員的培養(yǎng)，培養(yǎng)信息化工作理念，在新任職人員上崗之前需要在多媒體設備房進行培訓，熟練人事檔案的信息化辦公軟件，數(shù)量掌握檔案管理技術，確保檔案管理人員的理論知識與信息軟件操作能力互相匹配，提升檔案管理信息化進程。

結(jié)束語：在信息化時代背景之下，事業(yè)單位的人事檔案管理工作，需要充分融入信息化管理的優(yōu)勢，同時也要注重檔案管理人才的責任意識培養(yǎng)，提升檔案管理工作人員的政治思想覺悟，并對信息化管理模式進行多方面創(chuàng)新，才能滿足事業(yè)單位的長久發(fā)展。事業(yè)單位作為領頭羊應提前融入信息化檔案管理方式，積極響應社會發(fā)展潮流，確保事業(yè)單位的檔案管理工作的平穩(wěn)運行，提升檔案管理工作的安全性。

參考文獻：

[1]鐘衛(wèi)國.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設及發(fā)展研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（16）：22-24.

[2]孫鋒，鄭彬.加強事業(yè)單位人事管理信息化建設的思考[J].人才資源開發(fā)，2021（02）：33-34.

[3]張欣.加強信息化和標準化，推進事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化[J].中國信息化，2020（11）：75-76+79.