計算機在檔案管理方面的應用

康敏

摘要：當前，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的迅速發(fā)展，我國企業(yè)也開始在檔案管理中應用計算機，以提高檔案管理工作效率?；诖?，本文以計算機在檔案管理方面的應用為研究對象，首先介紹了計算機在檔案管理中應用的必要性，然后分析了計算機在檔案管理中應用存在的主要問題，最后提出了計算機在檔案管理中的具體應用，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：計算機;檔案管理;應用

從計算機的誕生到二十二世紀的如今，計算機已經(jīng)層層滲透到人類生活、工作的各個角落，尤其是科技飛速發(fā)展的今天，計算機早已是人類日常生活中集娛樂、學習、工作等方面無法替代的部分，這期中就包括了檔案管理。檔案管理是一套政策性、機密性較大、工作系統(tǒng)復雜的工作，隨著計算機領域的飛速發(fā)展，檔案管理科學化成了檔案管理工作的目標，計算機給予輔助工作成了檔案管理科學化的中樞紐帶。正因如此，研究分析計算機在檔案管理中的運用，對推動檔案管理工作的快速發(fā)展具有決定性作用。

檔案的含義，檔案其實就是社會組織、個人對過去的社會活動中形成清晰、準確、完整的記錄信息。隨著全球步入科技時代，在傳統(tǒng)的信息管理方法手段已經(jīng)無法適應時代的飛速發(fā)展進程，由此檔案管理逐漸運用起了計算機技術(shù)形成了檔案管理科技化、現(xiàn)代化工作方式。伴隨著數(shù)字檔案館的建成，數(shù)字化信息的儲存有了數(shù)倍的增加。在二十世紀中后期，檔案管理運用起計算機技術(shù)后，經(jīng)驗不斷累計，發(fā)現(xiàn)當今的計算機檔案管理系統(tǒng)只能進行檔案管理信息的簡潔化檢查、搜索、統(tǒng)計，沒有更好的手段應對信息量和普遍的工作，從而導致了計算機檔案管理工作中消耗了大量人力、財力、物力。因此，不斷加強和改良計算機在檔案管理工作中的運用，對提升檔案管理工作具著重大意義。

1 計算機在檔案管理中應用的必要性

在網(wǎng)絡時代，現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)在社會的各個領域，這樣就必定影響檔案管理工作的正常開展。就檔案管理來講，也需要不斷創(chuàng)新和改變傳統(tǒng)的管理模式，而應用計算機技術(shù)，才可以確保檔案管理工作順利進行。計算機可以在平時的檔案管理工作中應用。最關(guān)鍵的是能夠在檔案檢索工作中應用計算機，通過此應用可以真正滿足檔案檢索較大容量以及運算快速便捷的實際需求。計算機應用于檔案檢索中可以極大的縮短檔案檢索時間，提高檔案檢索質(zhì)量。并且使用計算機能夠在計算機系統(tǒng)中錄進固態(tài)檔案，設置數(shù)字檔案館，利用計算機建設的數(shù)字檔案館可以擴大檔案管理工作的空間。不只是這樣，也能夠利用計算機建立多樣化的計算機檔案管理網(wǎng)站，借助檔案管理網(wǎng)站可以真正滿足用戶的各種需求?，F(xiàn)階段，通過利用計算機能夠?qū)⒁酝男畔鞑マk公方法轉(zhuǎn)變，人們能夠利用計算機，從根本上實現(xiàn)檔案存儲、檔案查閱檢索以及檔案填寫等等。使用計算機構(gòu)建電子檔案，對收集以及管控各種信息是非常有利的，體現(xiàn)出檔案管理的個性化特征，以顯著提高檔案管理工作水平。

2 計算機在檔案管理中應用存在的主要問題

1）網(wǎng)絡安全問題。在網(wǎng)絡技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，檔案資料的網(wǎng)絡管理的可靠性以及安全性面臨嚴峻的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡有了越來越多的不安全因素，也不利于網(wǎng)絡化的發(fā)展。通常，如果網(wǎng)絡用戶數(shù)量快速增加，網(wǎng)絡的危險系數(shù)上升速度也相當快?，F(xiàn)如今，檔案管理網(wǎng)絡化安全面臨的挑戰(zhàn)具體表現(xiàn)在以下幾點：違法黑客采用多樣化的入侵手段、很多各種類型系統(tǒng)的計算機病毒的侵入等等。

2）電子文件的原始性以及很有可能被破壞問題。盡管電子文件檔案便于管理，然而電子檔案的原始性很有可能受到破壞，這是全球各個國家都面臨的重要難題，主要原因在于電子文件被修改的概率較大，而且采用現(xiàn)有的技術(shù)難以正確識別真假的電子文件信息[1]。隨著信息網(wǎng)絡時代的出現(xiàn)，電子文件安全問題越來越普遍，現(xiàn)在全球范圍內(nèi)幾乎都可以聯(lián)網(wǎng)，對于如此龐大的網(wǎng)絡接入，網(wǎng)絡黑客并不一定就是本國，也很有可能是其他的國家，所以當前電子文件的安全性也必須要敢于面對各種挑戰(zhàn)。

3 計算機在檔案管理中的具體應用

計算機屬于信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對海量數(shù)據(jù)信息的有效處理。然而基礎是確保計算機內(nèi)所有原始數(shù)據(jù)的精準性和合理性。因此，企業(yè)在檔案管理中應用計算機時，必須要確保檔案數(shù)據(jù)信息的收集以及輸入等等工作的有效性?，F(xiàn)階段，計算機在檔案管理中的具體應用主要包括以下幾點：

1）在庫房管理中應用。就檔案管理來講，庫房是其重要場所，在檔案管理中應用計算機的基礎上，也能夠科學管理庫房[2]。比如：企業(yè)在檔案管理中應用計算機，可以利用計算機技術(shù)對檔案存放庫房進行有效管理，可以自動調(diào)節(jié)以及監(jiān)測檔案庫房的溫度。并且計算機能夠合理設置防火系統(tǒng)與防盜系統(tǒng)，提高檔案庫房的安全性。通過這樣的管理，可以確保檔案庫房安全，防止檔案不小心損壞，保證檔案的安全性，進而促進企業(yè)現(xiàn)代化檔案管理。

2）在檔案存儲于保管中應用。企業(yè)在發(fā)展中，工作人員并不是固定不變的，存在一定的流動性，有待處理的事件處于動態(tài)中，建立的檔案數(shù)量也不斷增加。這樣就導致企業(yè)有很大的檔案管理工作量，需要企業(yè)積極提升檔案管理水平。正是因為企業(yè)的檔案信息量越來越多，企業(yè)應該將檔案存儲以及檔案保管工作落實到位[3]。以往的紙質(zhì)檔案管理，一旦損毀，就很難將其復原，而且在保管過程中很有可能受到各種因素的影響，比如：人為因素以及環(huán)境因素等等，無法確保安全，對檔案管理是非常不利的。然而在檔案管理中應用計算機，將檔案信息錄進后，能夠復制，在很大程度可以為確保檔案安全奠定堅實的基礎。此外，通過利用計算機可以為信息存儲和保管提供便利，對調(diào)閱以及查閱檔案都是相當有利的。

4 結(jié)語

總而言之，在知識經(jīng)濟時代，促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展是十分關(guān)鍵的。對于檔案管理人員來說，必須要應用計算機不斷提高檔案管理工作，要可以進一步提高自身的專業(yè)素質(zhì)，加強自身的計算機應用能力，只有這樣才可以使檔案管理服務水平大幅度的提升，確保可以實現(xiàn)既定的檔案管理目標。

參考文獻

[1]閆瑞鳳.新形勢下計算機技術(shù)在檔案管理中的應用研究[J].福建電腦，2015，31（03）：90+137.

[2]劉洪月.計算機在檔案管理方面的應用[J].計算機光盤軟件與應用，2014，17（16）：111-112.

[3]樊莉麗.計算機技術(shù)在檔案管理中的運用[J].中國管理信息化，2014，17（12）：46-47.