論信息系統(tǒng)項目整體管理

孫耀

摘要： 本文以某省智慧公路綜合信息管理平臺項目為例，結合筆者的實踐，探討在項目整體管理中的制定項目章程、編制項目管理計劃、指導和管理項目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項目、整體變更控制、項目收尾等過程中遇到的問題及解決方法。最后，針對存在的不足之處，提出了今后的改進思路。

關鍵字：整體;管理;項目

一、背景

2019年04月，筆者公司承建某省智慧公路綜合信息管理平臺項目，由于筆者具備較豐富的項目管理經(jīng)驗，也是單位軟件開發(fā)部門的相關負責人，因此有幸被指定為該項目的項目經(jīng)理。

項目基本情況：項目建設采用固定總價合同，項目工期為1年，項目總投資人民幣680萬元。項目成果由兩部分構成，一是公路地理信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，為公路地理信息圖層建設提供覆蓋全面、一數(shù)一源、動態(tài)更新、管理規(guī)范的公路行業(yè)大數(shù)據(jù);二是公路行業(yè)基礎業(yè)務與專題圖層，主要涵蓋省公路網(wǎng)（含高速公路）國省干線基礎技術和空間靜態(tài)圖層、交通流量、公路規(guī)劃計劃、組織機構、公路養(yǎng)護、公路路政、公路案件事故、車輛信息管等功能組成。技術解決方案：項目利用 ArcGIS Server構建運行在標準的.NET和j2 EE Web服務器上的企業(yè)應用， ArcGIS Server的管理由 ArcGIS Desktop負責，通過桌面應用以B/S的模式基于SOA思想，采用“服務總線+一體化框架+插件”多層式企業(yè)軟件架構開發(fā)實現(xiàn)局域網(wǎng)或 Internet來訪問 ArcGIS Server。整個項目循OGC、國家公共平臺等相關標準，充分利用GIS技術、系統(tǒng)集成技術和信息安全技術集中整合已有的地理信息數(shù)據(jù)及各類專題數(shù)據(jù)，實現(xiàn)互通、高效、集成、一體的GIS服務共享平臺和圖層，為業(yè)主提供全面的決策分析依據(jù)，并最終構建地理信息共享與應用的良好生態(tài)環(huán)境。它是該省2019年度建設的重點工程之一，具有嚴格的可靠性、穩(wěn)定性、可擴展性與先進性的要求;是一個科技程度較高、涉及技術面較廣、實施工期較長、項目干系人較多、管理層次復雜綜合大項目。

作為項目經(jīng)理意識到固定總價合同的重中之重是整合管理，科學地運用相關理論知識及指導方法做好項目的全局性統(tǒng)領工作，協(xié)調(diào)完成項目所需的所有范圍、進度、成本、質(zhì)量工作，帶領整個項目團隊走向成功。以下分別從項目章程、項目范圍說明書的制定、項目管理計劃編制、指導和管理項目執(zhí)行、監(jiān)督和控制項目工作、整體變更控制等方面對項目整體管理過程加以簡要論述。

二、制定項目章程

筆者邀請了業(yè)主單位的高層領導和業(yè)內(nèi)相關領域的專家以可研評估報告、合同和工作任務說明書為依據(jù)，共同制定了項目章程，明確了項目目標、項目總體要求、概要的里程碑計劃、概要預算、項目審批要求等內(nèi)容。在隨后的啟動大會上，業(yè)主單位的高層領導簽發(fā)項目章程并分發(fā)給項目有關組織、部門和人員，使得各項目干系人的利益聚集到項目章程，便于以后的沖突解決和溝通。

三、編制項目管理計劃

凡事預則立，不預則廢，實踐證明站在全局的高度科學合理的編制一個項目管理計劃對大型信息系統(tǒng)項目建設非常必要，筆者帶領項目團隊以項目章程為指導，將各過程的管理計劃進行定義、細化與協(xié)調(diào)整合，遵循局化、全過程、技術作與管理工作相協(xié)調(diào)、人員與資源相協(xié)調(diào)的原則，編制出一個指導項目實施和控制的綱領性指導文件且隨項目的進度不斷更新完善，才能使項目得以順利實施并取得最終的成功。項目管理計劃不僅明確了項目的過程、項目過程的實施程度，完成過程的工具和技術、干系人溝通等多方面內(nèi)容，同時也確立了進度、范圍、成本、質(zhì)量的基準。

四、指導和管理項目執(zhí)行

項目執(zhí)行過程中，筆者建立了有效的內(nèi)外部溝通渠道，實行了項目月度例會和項目周報制度，指派專門人員與甲方負責此項目科技與信息化部高級主管進行溝 通，并將溝通結果和問題匯總到筆者這里。如遇到一些較為重要的問題，筆者建議甲方組織會議，邀請相關干系人參會就問題進行說明和討論。由于項目涉及地理空間管理相關理論，筆者也組織項目組進行了相關知識學習，從而能夠更加理解甲方的思路和想法，并可從技術角度，向甲方提出更加合理化的建議。同時在里程碑達成時，組織團隊聚餐或戶外活動，以“大雁團隊”模式建設項目團隊創(chuàng)建了一個協(xié)作高效的項目團隊。

五、監(jiān)督和控制項目工作

該項目的固定總價合同模式，筆者和項目組非常重視項目成本控制工作，項目成本控制就是要保證項目在各種變化的條件下實現(xiàn)其預算成本。通過對項目實施過程中發(fā)生的各種實際成本與計劃成本進行比對檢查糾偏，盡量使項目的實際成本能控制在計劃和預算的范圍之內(nèi)。

為了確保項目執(zhí)行過程中的成本可控，筆者規(guī)定必須在項目各個里程碑處進行績效測量，通過計算項目掙值，與成本預算進行比對，找出存在的差距，分析可能的原因并制定應對措施。根據(jù)公司成本控制體系的規(guī)定：項目成本偏差在5%以內(nèi)，可由項目組自行處理，當出現(xiàn)5%以上成本偏差時，屬于重大偏差，會對成本預算基線產(chǎn)生影響，就需要上報公司，通過執(zhí)行成本變更控制流程來處理變更。涉及到成本基線修改的變更，還需在修改成本基線后報送項目各方備案。

六、規(guī)范流程，控制整體變更和項目收尾

整體變更控制是指在項目生命周期內(nèi)對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經(jīng)理及其項目團隊的核心重要工作。在復雜項目中，變更在所難免，但作為項目經(jīng)理，當有變更要求提出的時，書面記錄下相關請求，然后召集項目團隊相關人員進行評估對項目其它方面的影響，然后書而提交給CCB審核，只有審核通過后，才能變更范圍基線并通知相關干系人。

在項目收尾階段，筆者非常重視項目的管理收尾及合同收尾，按里程碑節(jié)點將已經(jīng)驗收的交付成果移交給業(yè)主單位，按照合同條款辦理資金支付手續(xù)，召開收尾會議對項目的經(jīng)驗教訓進行總結存檔，形成組織過程資產(chǎn)。

總結

本項目2020年4月順利交付上線至今系統(tǒng)運行正常，項目的圓滿成功與有效項目的管理密不可分。在本次項目管理過程中，筆者與項目組全面的應用了項目整體管理的方法使項目的始終處于可控狀態(tài)，取得了比較好的效果，得到了客戶的肯定與公司領導的獎勵。通過后來的項目總結，發(fā)現(xiàn)在項目成本管理方面還有些有待改進的地方：整體變更控制方面存在不足，項目中部分模塊出現(xiàn)“鍍金”情況，雖然滿足了客戶超預期需求，但給項目組額外增添了部分非增值的工作量。

2019年04月，筆者作為項目經(jīng)理參加了某省智慧公路綜合信息管理平臺項目，整個項目總投資人民幣680萬元，力圖通過該項目的建設，構建統(tǒng)一的公路智慧交通平臺，實現(xiàn)動態(tài)化、自動化、全局化的整合交通信息資源，完成信息資源的交互與共享，提供智慧管理與智慧服務。項目從2019年4月開始啟動，歷時12個月的建設于2020年04月項目竣工驗收。該平臺至今運行穩(wěn)定，取得了客戶的一致好評。

課題項目：陜西省林業(yè)科學院荒漠化防治創(chuàng)新團隊項目：“VDVI提取林地植被覆蓋率研究”編號：SXLK2020-0308