新時期高校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化路徑

張 婷 范秀琴

（內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館 內(nèi)蒙古 呼和浩特 010018）

高校教學(xué)檔案是對高校的招生、教學(xué)、科研等活動的記錄資料，主要以文字、圖表、聲像等形式進行保存，可以體現(xiàn)出高校的教學(xué)特色、專業(yè)特長以及綜合的實力，是衡量高校辦學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)之一。對教學(xué)檔案的管理有利于提高高校的教學(xué)、科研等工作質(zhì)量，也有利于促進高校管理水平的提升。當前的高校教學(xué)檔案受多方面因素的制約，存在管理不規(guī)范的問題，降低了高校教學(xué)檔案管理水平，不能很好地發(fā)揮教學(xué)檔案的價值。因此，高校需要加強對教學(xué)檔案管理的重視程度，結(jié)合本校的發(fā)展實際，優(yōu)化教學(xué)檔案管理的路徑，提高教學(xué)檔案管理水平。

一、高校教學(xué)檔案的特點及分類

1.教學(xué)檔案的特點

不同于其他的材料，高校教學(xué)檔案有內(nèi)容廣泛、知識性強、形成具有周期性的特點。高校教學(xué)檔案產(chǎn)生來源于多個渠道：教學(xué)管理部門的教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)等；教師在教學(xué)過程中形成的教案、教學(xué)成果等；學(xué)生管理部門的關(guān)于學(xué)生的思想狀況、參賽情況以及獎學(xué)金情況等，因此，教學(xué)檔案的內(nèi)容比較廣泛。[1]教學(xué)檔案真實地記錄了教學(xué)、科研過程以及產(chǎn)生的成果，很好地記錄了教學(xué)管理人員的教學(xué)方法和管理經(jīng)驗，里面大量的教學(xué)管理實踐內(nèi)容，為以后的教學(xué)管理工作提供了科學(xué)的參考。因此，教學(xué)檔案具有很強的知識性。另外，高校的教學(xué)活動是有計劃的，是根據(jù)不同的階段開展的，而且教學(xué)計劃具有很強的周期性，伴隨教學(xué)管理活動而產(chǎn)生的教學(xué)檔案，其形成過程也就有了一定的周期性。

2.教學(xué)檔案的分類

對高校教學(xué)檔案進行合理的分類可以提高管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮教學(xué)檔案價值。先根據(jù)教學(xué)年度將教學(xué)檔案劃分為若干個大類，再根據(jù)具體的檔案性質(zhì)進行細化。利用這種分類可以對每個年度的教學(xué)檔案進行科學(xué)劃分，同時可以和高校的文件歸檔統(tǒng)一管理，為檔案的整理節(jié)省時間。利用這種分類法將教學(xué)檔案分為綜合類、學(xué)科類、教學(xué)科研類和學(xué)生管理類。綜合類主要是高校的上級部門下達的與教學(xué)管理有關(guān)的材料、規(guī)定、文件等；學(xué)科類主要包括學(xué)科的設(shè)置、人才培養(yǎng)、專業(yè)建設(shè)等；教學(xué)科研類主要是教學(xué)大綱、教學(xué)計劃、實習、科研成果、教學(xué)質(zhì)量分析等；學(xué)生管理類主要是學(xué)生的學(xué)籍注冊、學(xué)歷認證、畢業(yè)生資料等。[2]

二、當前高校教學(xué)檔案管理存在的問題

1.對教學(xué)檔案管理的重要性認識不足

很多高校對于教學(xué)檔案的管理工作認識不足。在當前激烈的人才競爭環(huán)境下，高校對于學(xué)生的教學(xué)管理工作很重視，在以學(xué)生為本培養(yǎng)理念的引導(dǎo)下，高校無論是領(lǐng)導(dǎo)還是教師都很重視學(xué)生的教學(xué)工作，但是對于教學(xué)過程形成的檔案材料的作用認識不足。有的高校缺乏專業(yè)的教學(xué)檔案管理人員，多數(shù)是兼職，加上檔案管理工作的內(nèi)容比較瑣碎，相關(guān)材料的收集和整理需要花費較多的時間和精力，兼職人員由于自身主要工作的限制，不能很好地開展檔案管理工作，容易出現(xiàn)檔案隨意堆放辦公桌、檔案存放混亂的情況。由于對教學(xué)檔案管理工作的認識不足，對于檔案管理的投入不足，一些必要的硬件設(shè)施配置不足或者更新慢，導(dǎo)致有的檔案存放不下，有的重要的檔案資料由于存放不當會導(dǎo)致丟失或外泄，影響了教學(xué)檔案的質(zhì)量。

2.教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)低

當前，國內(nèi)設(shè)置檔案管理專業(yè)的高校不多，多數(shù)的檔案管理人員不具備檔案專業(yè)知識背景。因此，接受過專業(yè)系統(tǒng)教育的檔案人員較少，很大一部分的教學(xué)檔案管理人員都是校內(nèi)其他崗位轉(zhuǎn)崗或者是兼職的?，F(xiàn)有的教學(xué)檔案管理人員未受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，對于理論知識了解不多，普遍存在專業(yè)知識欠缺、業(yè)務(wù)水平低、專業(yè)素質(zhì)不高的情況。有的檔案管理人員認為檔案管理工作就是對相關(guān)材料的整理和存放，將相關(guān)材料整理后保存就可以了，至于檔案的內(nèi)容是否完整、是不是分類存放、是否利于后期的整理與利用等問題均不關(guān)注，讓很多有價值的教學(xué)檔案束之高閣。有的管理人員即使意識到教學(xué)檔案管理的重要性，但由于缺乏專業(yè)檔案學(xué)知識及技能，不知道如何去管理，或者是依靠自身的經(jīng)驗去管理，出現(xiàn)“不會管理”“管理不好”的情況。

3.教學(xué)檔案的利用率低

教學(xué)檔案在教學(xué)科研方面有重要的作用，但實際上幾乎很少用于教學(xué)研究，究其原因主要是檔案管理人員的服務(wù)意識差、檔案的內(nèi)容形式單一。檔案管理人員缺乏主動為教學(xué)科研服務(wù)的意識，多數(shù)情況下是有了檔案需求的師生來查閱資料，檔案管理人員才會幫助其將相應(yīng)的檔案找出，沒有主動將教學(xué)檔案推廣宣傳的意識。有的學(xué)生在學(xué)習過程中遇到了難題，需要查找資料，往往會在圖書館查閱，不知道去利用教學(xué)檔案來幫助自己解決學(xué)習中的困難。多數(shù)教學(xué)檔案基本都是打印的紙質(zhì)材料，對于視頻、聲頻等重要的資料保存不足，在多次查找借閱下，會加大教學(xué)檔案的磨損程度，重復(fù)利用率低，而且紙質(zhì)的材料也不利于檔案的長期保存，加上檔案管理的方式傳統(tǒng)，資料的查閱還是依靠人工為主，查閱過程比較耗時，也是檔案利用率低的一個原因。

三、新時期高校教學(xué)檔案管理的優(yōu)化路徑

1.提高對教學(xué)檔案管理工作的認識，規(guī)范化管理

高校要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，真正認識到教學(xué)檔案在教學(xué)活動、科學(xué)研究等方面的價值，加大對教學(xué)檔案的管理力度。對于教學(xué)檔案的管理，不是簡單地將檔案上架、存放，應(yīng)對上級檢查，要真正能發(fā)揮教學(xué)檔案的價值，為教學(xué)管理提供參考。高校要加強對教學(xué)檔案管理的認識，在必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面加大投入力度，更新設(shè)備，為教學(xué)檔案的存放提供良好的環(huán)境。同時，加大教學(xué)檔案的信息化建設(shè)力度，將信息化建設(shè)納入高校的整體發(fā)展規(guī)劃中去，促進教學(xué)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，提高教學(xué)檔案的信息處理能力，為其后續(xù)的重復(fù)利用奠定基礎(chǔ)。構(gòu)建檔案管理的長效機制，確保教學(xué)檔案管理工作能夠全面、科學(xué)的開展。根據(jù)本校實際，結(jié)合不同專業(yè)的特色，將教學(xué)檔案的歸檔、立卷等工作細化，制訂完善的管理流程，讓教學(xué)檔案的管理工作規(guī)范化、制度化。

2.加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)

檔案管理人員是主要的檔案管理力量，檔案材料的收集、整理、分類、保存及后期的利用等工作都需要專業(yè)人員參與，因此，建設(shè)專業(yè)的教學(xué)檔案管理隊伍是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。高校要加強教學(xué)檔案管理隊伍建設(shè)。一是要積極地引進專業(yè)的檔案學(xué)管理人才，為檔案管理隊伍充實力量。通過先進的人才引進政策，引進專業(yè)知識深厚、專業(yè)技能高且具備信息技術(shù)素養(yǎng)的高素質(zhì)檔案專業(yè)人才。在專業(yè)人才的帶動下，逐步提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的檔案知識及技能的專業(yè)培訓(xùn)，讓檔案管理人員在工作過程中有專業(yè)的理論知識指導(dǎo)，不僅能開展工作，而且能做好工作。開展檔案專題講座，不同的院系部門之間要經(jīng)常開展檔案管理座談會，相互交流經(jīng)驗，整體上提高教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。組織教學(xué)檔案管理知識及技能競賽等，來激發(fā)檔案管理人員的積極性。引導(dǎo)檔案管理人員參與高校的專業(yè)建設(shè)或者是課程建設(shè)等，便于檔案管理人員更好地了解教學(xué)管理中常見的問題。這樣，在進行教學(xué)資料收集時，檔案管理人員可根據(jù)教學(xué)實際，做到資料收集整理主次分明，篩選重要的檔案信息資料，歸檔存放整齊有序，讓教學(xué)檔案更好地為教學(xué)服務(wù)[5]。

3.提高教學(xué)檔案的利用率

要加強宣傳，讓師生更好地認識教學(xué)檔案的價值，學(xué)會合理地利用教學(xué)檔案。學(xué)校可以利用校園文化節(jié)、文化宣傳周等活動，對教學(xué)檔案進行展覽宣傳，也可以印發(fā)宣傳冊或舉辦相應(yīng)的專題講座等，讓師生認識到教學(xué)檔案的價值。另外，要與時俱進，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，提高教學(xué)檔案的信息化建設(shè)水平。利用信息化的數(shù)據(jù)信息，為師生提供教學(xué)動態(tài)、學(xué)籍管理方面的信息，方便師生檢索和查詢，隨時隨地為師生提供服務(wù)。

四、結(jié)語

高校教學(xué)檔案具有較高的教學(xué)科研價值，教學(xué)檔案管理部門及相關(guān)人員都應(yīng)該認識到教學(xué)檔案的重要作用，在把握教學(xué)檔案特點的基礎(chǔ)上，提高檔案管理的水平，強化教學(xué)檔案服務(wù)意識，創(chuàng)新工作路徑，適應(yīng)新時期的發(fā)展要求，推動教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。