企業(yè)合同管理中常見風(fēng)險(xiǎn)及防范策略

賈 青

（中鐵建電氣化局集團(tuán)第三工程有限公司，河北 保定 074000）

伴隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，如何進(jìn)一步提升企業(yè)合同管理水平，識別規(guī)避合同中存在的法律風(fēng)險(xiǎn)，構(gòu)建完善的法制風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防體系，成為保障企業(yè)持久穩(wěn)定運(yùn)行和良性發(fā)展的重要舉措，并得到各企業(yè)機(jī)構(gòu)的一致認(rèn)可。

一、企業(yè)合同管理期間常見的法律風(fēng)險(xiǎn)

1.合同訂立階段

（1）合同主體資信調(diào)查

在合同管理過程中，主體資信調(diào)查是對合同相對方資格與企業(yè)資質(zhì)開展審查，以判斷是否具備合同履約能力的一項(xiàng)工作。然而，根據(jù)實(shí)際工作情況來看，部分企業(yè)所制定合同主體資信調(diào)查流程不規(guī)范，或是缺乏有效監(jiān)管機(jī)制，致使合同主體資信調(diào)查結(jié)果不具備實(shí)際參考價(jià)值，這項(xiàng)問題主要體現(xiàn)在資格預(yù)審、合同相對方身份核實(shí)兩方面。其中，在合同主體資格預(yù)審方面，在合同管理期間并未嚴(yán)格執(zhí)行動(dòng)態(tài)化、全過程管理模式，所收集合同主體相關(guān)信息缺乏時(shí)效性，例如，企業(yè)沒有識別出合同相對方存在的未參加年檢、變更未核準(zhǔn)登記、未經(jīng)工商登記注冊等風(fēng)險(xiǎn)隱患，致使所簽訂合同無效，在問題嚴(yán)重時(shí)還將涉及到行政處罰風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，沒有在合同主體資信調(diào)查環(huán)節(jié)準(zhǔn)確核實(shí)合同相對方的真實(shí)身份，如果合同簽訂代表并非為公司法定代表人，或是合同簽訂代表的委托代理期限超限，則所簽署合同不具備有效性。

（2）合同約定條款

在企業(yè)所簽訂合同中，約定條款起到明確表現(xiàn)合同內(nèi)容、約定合同雙方權(quán)責(zé)義務(wù)、明確爭議問題解決方式的重要作用，是保證合同有效履行的關(guān)鍵。然而，部分企業(yè)疏于對合同約定條款的管理，致使所簽訂合同存在約定條款內(nèi)容不全、履行期限與地點(diǎn)不明確、違約責(zé)任約定不明、標(biāo)的物質(zhì)量約定不明確等問題，容易在合同履行期間產(chǎn)生糾紛矛盾，難以保障企業(yè)合法權(quán)益。

此外，在某些企業(yè)簽訂勞務(wù)分包合同時(shí)，由于在合同約定條款中未明確標(biāo)注工期要求、報(bào)酬條款、材料設(shè)備性能指標(biāo)與規(guī)格型號要求、勞務(wù)分包方資質(zhì)要求、拖欠勞務(wù)工工資的連帶責(zé)任等約定條件，致使合同履行期間屢屢出現(xiàn)突發(fā)狀況，并由此產(chǎn)生合同糾紛。例如，由于未在合同中明確規(guī)定報(bào)酬條款，或是報(bào)酬支付方式與途徑不合理，直接向勞務(wù)分包方預(yù)先支付較大比例報(bào)酬預(yù)付款，有可能出現(xiàn)勞務(wù)分包方無法履約而產(chǎn)生糾紛的情況。

2.合同履行階段

在某些企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)中存在著兩種典型的合同，物資采購合同與勞務(wù)分包合同，在合同履行階段，這兩種合同存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：

（1）物資合同中的貨物交付

在貨物交付環(huán)節(jié)，常見的合同風(fēng)險(xiǎn)包括企業(yè)無法按時(shí)交付貨物、交付的貨物與合同不符、客戶拒收貨物等，在采取不同交貨方式時(shí)存在的合同風(fēng)險(xiǎn)存在差異性。

例如，在采取自提方式時(shí)，如果提貨人未簽字蓋章確認(rèn)提貨單、提貨方未得到提貨授權(quán)時(shí)，將面臨貨物丟失風(fēng)險(xiǎn)，在企業(yè)未收到貨物款而提前發(fā)貨時(shí)面臨惡意拖欠與拒發(fā)貨款風(fēng)險(xiǎn)。在采取代辦托運(yùn)方式時(shí)，由于未提前得到客戶書面委托或代辦托運(yùn)規(guī)定條款內(nèi)容不全，面臨著貨物錯(cuò)誤交付的法律風(fēng)險(xiǎn)，由企業(yè)承擔(dān)托運(yùn)過錯(cuò)。同時(shí)，如果企業(yè)未按照合同約定條款內(nèi)容辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)時(shí)，在受到政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素影響致使貨物損毀與延期交付時(shí)，將由企業(yè)獨(dú)立承擔(dān)合同履約損失，主要包括額外產(chǎn)生的倉儲費(fèi)用、增加運(yùn)費(fèi)、貨物滅失等。

（2）保函

合同條款中沒有約定履約保函條款或預(yù)付款保函條款，或約定了而相對方在履行中并未提供保函。履約保函與預(yù)付款保函都是為保證合同的正常履行，降低法律風(fēng)險(xiǎn)的一種形式。例如，合同相對方未提供銀行履約保函或預(yù)付款保函，在履約時(shí)出現(xiàn)了經(jīng)營惡化，造成合同義務(wù)不能履行，影響到另一方的合法權(quán)益與正常經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)，如果合同相對方無法繼續(xù)經(jīng)營，另一方只能通過破算清算程序來確認(rèn)債權(quán)。另一方企業(yè)將獨(dú)自承擔(dān)合同無法履約的風(fēng)險(xiǎn)損失。

（3）貨物驗(yàn)收入庫

在貨物驗(yàn)收入庫環(huán)節(jié)，主要存在的合同風(fēng)險(xiǎn)為未做好貨物質(zhì)檢驗(yàn)收工作、未經(jīng)授權(quán)人員擅自在貨物驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，如此，在貨物后期使用期間出現(xiàn)質(zhì)量問題，或是核查到貨物規(guī)格型號、數(shù)量與合同約定內(nèi)容不一致時(shí)，由于已簽字確認(rèn)貨物驗(yàn)收單，難以追究供應(yīng)商責(zé)任，由企業(yè)承擔(dān)因貨物驗(yàn)收入庫風(fēng)險(xiǎn)而造成的額外損失。

（4）勞務(wù)分包合同的履約風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)

勞務(wù)分包合同履約期間，主要存在著合同風(fēng)險(xiǎn)為轉(zhuǎn)包與分包風(fēng)險(xiǎn)。其中，轉(zhuǎn)包是承包企業(yè)將承包的建設(shè)任務(wù)轉(zhuǎn)讓至轉(zhuǎn)承包人，而分包是將承包的建設(shè)任務(wù)中的部分任務(wù)發(fā)包給其他承包人。在轉(zhuǎn)包與分包過程中，存在著可能將實(shí)際的勞務(wù)作業(yè)任務(wù)分包至不具備相關(guān)勞務(wù)資質(zhì)的單位或個(gè)人，其缺乏承攬條件與資格。

3.合同解除階段

合同解除是經(jīng)過合同主體雙方協(xié)商確認(rèn)，或是在一方存在嚴(yán)重違約行為時(shí)，根據(jù)合同主體雙方約定或按照法律規(guī)定終止合同，取消合同主體權(quán)責(zé)義務(wù)關(guān)系，合同解除方式分為法定解除與約定解除，法定解除是雙方或一方主體嚴(yán)重違約時(shí)自動(dòng)解除合同，約定解除是經(jīng)過雙方協(xié)商確定或滿足約定條件后解除合同。

在采取不同合同解除方式時(shí)，所存在合同風(fēng)險(xiǎn)存在差異性，應(yīng)正確認(rèn)識到這一問題，準(zhǔn)確識別合同解除階段存在的全部風(fēng)險(xiǎn)隱患，針對性采取防范措施。例如，在采取合同約定解除方式時(shí)，如果沒有提前在合同條款中明確合同解除條件，或是企業(yè)在解除合同前并未履行告知合同相對人義務(wù)，而單方面解除合同時(shí)，將面臨合同無效解除的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

二、企業(yè)合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)防范策略

1.健全合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系

現(xiàn)階段，部分企業(yè)在合同履行期間頻頻出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)隱患與突發(fā)狀況的根本原因在于，尚未構(gòu)建起完善的合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系，存在管理標(biāo)準(zhǔn)模糊、缺乏明確管理流程、相關(guān)部門人員權(quán)責(zé)模糊、形成管理盲區(qū)等一系列問題，合同履行情況與管理水平受人為主觀因素影響，存在不確定性。

因此，對于企業(yè)經(jīng)營者而言，為有效規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)隱患，必須及早構(gòu)建起完善的合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系，體系由風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)分析、風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督控制四項(xiàng)子系統(tǒng)組成一個(gè)完美閉環(huán)，體系結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 合同風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

為實(shí)現(xiàn)這一目的，首先，參照同類合同風(fēng)險(xiǎn)管理案例，以我國現(xiàn)行法律法規(guī)為主要依據(jù)，對合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系中的條款內(nèi)容與管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)充完善，如明確合同審核流程標(biāo)準(zhǔn)、制定合同規(guī)范樣本與明確合同格式要求等，為合同管理和風(fēng)險(xiǎn)識別防范工作的開展提供明確參照。其次，引入權(quán)責(zé)機(jī)制，簡化管理組織結(jié)構(gòu)中的冗余部門崗位，明確劃分各部門人員的職責(zé)范圍與工作內(nèi)容，打造各執(zhí)其責(zé)、統(tǒng)一管理的良好合同管理局面，起到提高管理資源利用率、實(shí)現(xiàn)全員參與目的、解決部門信息溝通問題、多部門協(xié)調(diào)管理的效果。例如，由合同主辦部門專職開展合同主體資信調(diào)查、文件整理歸檔、調(diào)查與反映合同履行動(dòng)態(tài)等工作。由合同審核會簽部門專職開展合同技術(shù)與經(jīng)濟(jì)論證、提供專業(yè)咨詢意見、盡職調(diào)查、合同文本內(nèi)容審核等工作。最后，在合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系中構(gòu)建配套的合同履行結(jié)算監(jiān)督機(jī)制，持續(xù)采集合同履行期間產(chǎn)生的相關(guān)資料信息，在其基礎(chǔ)上真實(shí)反映合同履行情況，在出現(xiàn)突發(fā)狀況與全新風(fēng)險(xiǎn)隱患致使合同未按照約定內(nèi)容履行時(shí)，由監(jiān)督部門上報(bào)反饋問題，采取相應(yīng)處理措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)隱患，如辦理合同變更手續(xù)，按合同約定條款追究違約方責(zé)任。

2.培養(yǎng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識

現(xiàn)階段，部分企業(yè)經(jīng)營者與管理人員普遍存在風(fēng)險(xiǎn)防范意識淡薄現(xiàn)象，沒有正確認(rèn)識到合同管理、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作的重要程度，以及所形成風(fēng)險(xiǎn)隱患未得到規(guī)避預(yù)防時(shí)造成的嚴(yán)重?fù)p失，致使企業(yè)所構(gòu)建合同風(fēng)險(xiǎn)管理體系沒有發(fā)揮出應(yīng)有作用。

基于此，企業(yè)需要注重培養(yǎng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識，對不同崗位人員采取差異性合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識的培養(yǎng)方法。例如，針對企業(yè)經(jīng)營者與高級管理人員，重點(diǎn)提高其對合同法律風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)知程度，構(gòu)建長效領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)法機(jī)制，系統(tǒng)性、長期性學(xué)習(xí)與合同管理相關(guān)的法律法規(guī)知識，并樹立起全員參與、全過程管理的正確合同管理意識。其次，針對企業(yè)員工，將合同簽訂、履行、解除等各階段的常見風(fēng)險(xiǎn)隱患、工作流程、注意事項(xiàng)作為主要培訓(xùn)內(nèi)容，定期組織模擬實(shí)訓(xùn)活動(dòng)，在實(shí)訓(xùn)過程中重點(diǎn)強(qiáng)化企業(yè)員工的風(fēng)險(xiǎn)識別、預(yù)防能力，使其具備快速處理簡單合同風(fēng)險(xiǎn)問題的工作能力。最后，針對法律工作人員，在培訓(xùn)工作中幫助其樹立全過程管理風(fēng)險(xiǎn)防范意識，將風(fēng)險(xiǎn)識別、評價(jià)、監(jiān)督控制與防范工作貫穿于合同的全生命周期。

此外，為規(guī)避某些企業(yè)所簽訂勞務(wù)分包合同的風(fēng)險(xiǎn)隱患，重點(diǎn)對承包方開展普法宣傳工作，闡述按照合同約定履行自身義務(wù)的重要性，以及出現(xiàn)違約問題時(shí)需要承擔(dān)的責(zé)任。同時(shí)，對勞務(wù)工做好普法教育工作，幫助其樹立依法維護(hù)自身權(quán)益的正確意識，在出現(xiàn)惡意拖欠勞務(wù)工工資等問題時(shí)采取法律手段。如此，在出現(xiàn)惡意拖欠勞務(wù)工工資等合同風(fēng)險(xiǎn)問題時(shí)，可以在客觀層面上起到減少企業(yè)損失的作用。

3.打造律企聯(lián)動(dòng)風(fēng)控體系

對于多數(shù)國有企業(yè)而言，雖然在管理組織結(jié)構(gòu)中組建了專職的法律事務(wù)部門，在合同簽署、履行與解除等階段起到顯著的合同風(fēng)險(xiǎn)識別與預(yù)防作用；但在企業(yè)經(jīng)營管理期間，由于優(yōu)秀人才匱乏和突發(fā)事件風(fēng)險(xiǎn)防控經(jīng)驗(yàn)缺失，在國有企業(yè)法務(wù)管控體系建設(shè)期間面臨諸多難題挑戰(zhàn)，存在風(fēng)險(xiǎn)防范意識僵化、應(yīng)急處理能力不足等問題有待解決。

針對這一問題，為有效適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制法制建設(shè)的全新時(shí)代背景，可參照部分國有企業(yè)提出的律企聯(lián)動(dòng)、工件國企風(fēng)控體系的策略，與具備豐富經(jīng)驗(yàn)的律師事務(wù)所保持聯(lián)動(dòng)狀態(tài)，與之簽訂法律咨詢合同，定期舉辦企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)管理的研討會，在會上相互交流合同風(fēng)險(xiǎn)防控管理經(jīng)驗(yàn)，闡述在決策和業(yè)務(wù)實(shí)操層面的風(fēng)險(xiǎn)防控建議，必要時(shí)企業(yè)委托第三方機(jī)構(gòu)代為辦理提起或參與訴訟規(guī)避企業(yè)經(jīng)營與合同履行期間的法律風(fēng)險(xiǎn)、解決法律糾紛，以此來保障企業(yè)合法權(quán)益，提前預(yù)防和快速處理合同糾紛矛盾。

4.綜合不同階段的合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施

（1）合同訂立階段

在合同訂立階段，首先，為預(yù)防合同主體資信調(diào)查風(fēng)險(xiǎn)隱患的形成，嚴(yán)格執(zhí)行合同主體資格審查手續(xù)，審查合同相對方是否具備相關(guān)從業(yè)資質(zhì)、是否在工商局注冊登記和領(lǐng)取營業(yè)執(zhí)照、審查合同相對方的法人代表與簽訂代表是否具備委托代理權(quán)限等，持續(xù)采集實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)資料，在數(shù)據(jù)庫中使用新采集資料覆蓋原有資料，定期更新合同相對人的企業(yè)資質(zhì)、工商年檢等信息，如核查代理供應(yīng)商是否獲取生產(chǎn)商授權(quán)，禁止與未獲取授權(quán)的代理供應(yīng)商簽訂合同，以此規(guī)避合同無效或企業(yè)遭受行政處罰的法律風(fēng)險(xiǎn)。

其次，對合同文本內(nèi)容的完整性、合理性進(jìn)行反復(fù)核對，要求在合同文本中明確標(biāo)注約定條款信息，約定合同主體雙方的權(quán)責(zé)義務(wù)范圍，以及在受不可抗力影響或雙方存在違約行為時(shí)需要承擔(dān)的義務(wù)，調(diào)整容易引發(fā)雙方歧義的不當(dāng)條款內(nèi)容。待合同文本內(nèi)容審查通過、得到雙方一致認(rèn)可后，即可簽訂正式合同，合同正本一式兩份，由合同主體雙方分別持有一份合同原本歸檔保存，作為合同履行、處理糾紛矛盾的主要依據(jù)。

（2）合同履行階段

在合同履行階段，首先，針對部分企業(yè)物資采購合同中的交貨風(fēng)險(xiǎn)，要求交貨人員對提貨人的提貨權(quán)進(jìn)行審查，要求其獲取客戶提供的授權(quán)委托書，檢查委托書有效期和真實(shí)性，禁止向未得到授權(quán)委托書或僅具備合同簽訂權(quán)限的提貨人交付貨物。隨后，按規(guī)定嚴(yán)格辦理交貨手續(xù)，要求提貨人在交貨清單上簽字蓋章確認(rèn)，反復(fù)核對交貨地點(diǎn)、時(shí)間與方式，將提貨人出具的收貨憑證歸檔保存。同時(shí)，按合同約定條件辦理運(yùn)輸保險(xiǎn)，在出現(xiàn)突發(fā)狀況致使貨物延期交付時(shí)，通過保險(xiǎn)賠付款來抵消一部分或是全部產(chǎn)生的履約損失。

其次，針對保函風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)嚴(yán)格遵照合同約定要求和條款內(nèi)容，履行保函條款或是預(yù)付款保函條款，在合同履行期間要求對方按時(shí)提供預(yù)付款保函或是銀行履約文件，從而判斷對方是否具備繼續(xù)履約的條件，在判斷對方經(jīng)營惡化而無法繼續(xù)履行合同義務(wù)時(shí)，自動(dòng)采取破算清算程序獲取債權(quán)，由違約方獨(dú)立承擔(dān)合同履約損失。

再次，針對貨物驗(yàn)收、入庫風(fēng)險(xiǎn)，提前對貨物驗(yàn)收入庫的流程標(biāo)準(zhǔn)加以補(bǔ)充完善，要求驗(yàn)收人員嚴(yán)格按照規(guī)范要求開展各項(xiàng)工作，審核物資設(shè)備的質(zhì)量檢測報(bào)告、廠家生產(chǎn)許可證等資料文件，隨機(jī)抽取少量具有代表性的產(chǎn)品、材料送至實(shí)驗(yàn)室檢測，對關(guān)鍵設(shè)備開展現(xiàn)場調(diào)試運(yùn)行作業(yè)，根據(jù)調(diào)試結(jié)果與檢測報(bào)告，判斷貨物性能質(zhì)量是否與合同約定內(nèi)容一致，退回規(guī)格尺寸不符和存在質(zhì)量缺陷的貨物，以及存在隱性故障的設(shè)備。待貨物質(zhì)量檢查通過后，由相關(guān)部門協(xié)同出具貨物驗(yàn)收報(bào)告，倉儲與驗(yàn)收工作人員在驗(yàn)收入庫單上簽字確認(rèn)，禁止出現(xiàn)代簽現(xiàn)象。

最后，分包合同履行期間，由勞務(wù)發(fā)包方通過收取質(zhì)量保證金、采取經(jīng)濟(jì)手段等方式來促使承包方履行自身的責(zé)任義務(wù)，在出現(xiàn)轉(zhuǎn)包與分包情況時(shí)，必須從具備相關(guān)勞務(wù)企業(yè)資質(zhì)且得到企業(yè)認(rèn)同的范圍內(nèi)挑選轉(zhuǎn)承包人。同時(shí)，禁止將承包人自身需要履行的技術(shù)、安全、質(zhì)量等方面責(zé)任推給轉(zhuǎn)承包人，并將企業(yè)、承包方、轉(zhuǎn)承包人三者作為合同責(zé)任主體。

（3）合同解除階段

在合同解除階段，為避免企業(yè)在合同解除過程中承擔(dān)不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)，需要同時(shí)采取明確合同解除條件、正確行使合同解除權(quán)利、履行自身告知義務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。例如，在明確合同解除條件方面，在交易雙方簽訂合同時(shí)，必須在合同約定條款中補(bǔ)充標(biāo)注在出現(xiàn)各類違約行為時(shí)交易雙方是否具備按約定解除合同的條件，如果在不具備相關(guān)條件時(shí)仍舊強(qiáng)制解除合同，且未得到交易雙方協(xié)商確認(rèn)和保持一致意見時(shí)，則判定合同解除無效，在未履行剩余合同約定條件時(shí)追究違約方責(zé)任。而在企業(yè)行使合同解除權(quán)利時(shí)，需要履行自身的告知義務(wù)，向合同相對人闡述解除合同的正當(dāng)理由與解除時(shí)間。

三、結(jié)語

綜上所述，為推動(dòng)現(xiàn)代化企業(yè)的良性發(fā)展，有效規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，切實(shí)保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。因此，務(wù)必提高對合同管理工作中風(fēng)險(xiǎn)識別與防范問題的關(guān)注度，總結(jié)以往管理經(jīng)驗(yàn)和借鑒同類項(xiàng)目案例，有效識別合同簽訂、履行、解約等階段中存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，針對性采納上述風(fēng)險(xiǎn)防范策略。